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如何做好年鑒資料的收集和整理工作
資料是編撰年鑒的基礎，是一切精神產品不可缺少的原材料。占有大量、全面翔實的資料是編撰年鑒的先決條件。因此編撰年鑒必須舍得花費大氣力和足夠的時間進行此項工作。特別是年鑒條目基本擬定以后，資料工作就成為一段時期里的中心任務。
馬克思曾經指出：研究必須搜集豐富的材料。馬克思為了寫作《資本論》，閱讀了一千五百多種書籍，摘錄、筆記達一百多本。這對于我們編鑒人員來說，無疑是十分重要的指示和效法的典范。古人說：無征而不信。如果不首先做好資料的收集、鑒別和整理工作，編撰年鑒僅是一句空話。如果沒有大量新資料，就不可能寫出一部合格的新年鑒；如果沒有大量、全面、準確、典型的新資料，就很難寫成一部高水準的年鑒。
正因為年鑒保存資料多，通過資料，我們才能窺見一個地方發展史跡。所以，資料是維系著年鑒的生命，成也在資料，敗也在資料。在一些年鑒中，因資料收集殘缺不全，或者是誤用了一些失實資料，不僅影響了年鑒的質量，而且造成負面影響。所以，做好資料工作，對于編撰年鑒意義是重大的，我們一定要高度重視。
一、如何收集資料
年鑒既是以一定體例，反映一定行政單位，一定時期的政治、經濟、文化、軍事、自然現象和自然資源的綜合著述，相當于地方百科全書是精煉資料大匯集。資料收集工作是很關鍵又是一種基礎性的工作。必須扎扎實實，有計劃、有步驟地進行，任何投機取巧，企圖省力省事的做法都是不可取的。
（一）明確收集資料的時間，范圍和分類
1、收集資料時間。按來辦（2003）209號文件規定，編撰這部年鑒上限和下限是從1996年~2003年，時間跨度8年。因此，收集資料的時間也是從1996年開始到2003年止。也就是講要全面地、系統地、完整地收集8年以來各單位、各部門完成工作情況和有關數據。但要指出一點的是，從1996年~2003年8年時間有關情況和數字還要包括原柳州地區九縣一市，來賓市是從2002年12月28日掛牌成立，到現在也僅有一年多時間，如果不處理清楚，數據和情況很容易混淆，年鑒的質量也不高。對有關情況和數字的處理，還是要分開進行收集。原柳州地區的情況和數字就從1996年~2002年12月止，綜合收集這7年資料，綜合撰稿；2003年的資料就單獨收集、單獨撰稿。這樣做資料收集線索清楚，脈絡分明，寫起來也容易，這也是對歷史高度負責的具體表現。
2、收集資料范圍。編寫年鑒所要收集的資料，在范圍上便有地區性，時間性和全面性的特點。地區性，系指以收集本地區即所要編寫的年鑒的地區范圍為限。前人修鑒極重視此點，認為弄清年鑒所要包括的地區疆域乃是編鑒的前提，不要不分內外而漫無邊際地進行收集。即使收集外地區的材料，也不過為了供作參考或為提供對此材料而已。時期性，系指以收集年鑒體例所規定時限以內的材料為主，并本著詳近略遠原則進行取舍，但有關探本溯源、記述興革演變方面的資料，則可以向上延伸至地區建臵開始的時候，就此也只須扼要地述及即可，不必占過多的份量。全面性，或叫廣泛性，則指所要收集的資料必須包括本地區自然社會、人文各個方面，上至天文，下至地理，人文、風尚無所不包，舉凡政治、經濟、軍事、教育、科學、文化、民族、宗教、人物、方言、名勝、古跡……。只要對自然和社會發展有所考察價值的資料，均在征集范圍之內。可見年鑒所需資料范圍之廣泛，內容之豐富。至于具體的收集范圍則往往可以擬定征集綱目或收集提綱的方式加以提示。《來賓市年鑒》包括：基本情況（總述），政治、人大、政府、政協、人民團體、民族、宗教事務、人事、機構編制、民政、外事、華僑事務、信訪、行政審批、機關事務、法制、軍事、城建、國土資源、環保、工業、農業、交通運輸、信息產業、國內貿易、對外貿易、市場、旅游、財政稅務、金融保險、經濟管
理與監督、中介管理、文化、教育、科技、衛生、體育、社會生活、各縣（市、區）概況、人物、地方法規、規章選編、附錄等43個條目。并且每一條目都有具體的分目，也是收集資料收集提綱，在提綱的統馭下明確收集目標、分工、進度、方法、以及輕重緩急次序，爭取做到事半功倍之效，力求避免重復、混亂和無效勞動。
3、資料類型。年鑒體例是條目體，一事一條。有綜合性條目、單一性條目之分。以條目來確定收集資料的范圍和內容，這是編寫年鑒重大突破。按照資料來源可分為三個方面：一是文字記載資料，二是口述資料，三是實物資料；第二種分類包括入書資料和背景資料、考證資料、參考資料等四種類型。入書資料是主要資料，背景資料、考證資料、參考資料都是輔助資料。入書資料是指全部寫進年鑒的著述資料，是經過精心篩選加工而成。這種資料也叫做主體資料和要素資料，這種資料要求是全面的、系統的、完整的，必須包括有五個要素。即：時間（指事情或事件發生在何年何月何日何時）、地點（準確無誤的地點，有時還注明原名或今名），事主（事情發生的經過，有始有末）、人物（當事人的姓名、性別、身份和職務，不能籠統稱同志、先生和女士）、原因和結果；背景資料是指對事態發生、發展、變化起著重要作用的歷史條件和現實環境的的資料，這種資料用不多，但起到重要作用；考證資料主要用于對某些有爭議的重大事件或人物進行考證，一般不入書。比如麒麟山人的來歷，就要到實地考察，翻閱有關檔案材料，不然，就不懂得麒麟山人到現在已有2~3萬年，處在舊石器時代。還有傳說楊貴妃是容縣人，就要有大量的考證資料作證明。不通過考證，就不能得出準確的結論；參考資料就是指作參考的材料。入書資料和輔助資料都是相輔相成的。
（二）收集資料前要處理好四個辯證關系
1、可靠性與可信性關系?？煽坎坏瓤尚?，而可信也必須可靠。可靠性與可信性是兩個不同概念，可靠性是指資料來源有根有據，記載摘錄無誤；可信性是對資料分析、考證、求真的結果，是資料準確性的更高層次。因此，可靠的資料不一定可信，而可信的的資料必須有事實和科學依據，不能主觀推測，妄加臆斷。如：1957年，有一個縣一個公社一農戶有1.12畝水稻收干谷3087斤，折畝產2756.3斤，資料來自自治區檔案館，并附有當時縣委和地委聯合調查組的調查報告，應該說是可靠的，然而從當時廣西水稻生產水平及品種特性等方面來分析，這一事實缺乏科學性，資料是不可信的。所以在收集資料時，要認真細致，科學地分析資料，發現問題，推敲質疑，考證鑒別，使資料既可靠又可信，準確無誤。
2、全面性與典型性關系。資料既要全面完整，又應力求精練、典型，具有代表性。全面性概括而言，即"縱不斷線、橫不缺項"。但并非將包羅萬象的資料兼收并蓄，才能算全面完整。因為年鑒篇幅有限，一個條目連標題加釋文是500-1000個字，必須惜墨如金，將時間和空間進行高度濃縮和精練，遴選典型的，也能說明問題的，具有代表性的事物，來顯示一方的概貌和歷史發展的軌跡，達到"滴水見太陽"的結果。如寫農作物栽培技術，往往從整地播種到收獲加工，逐項評述，以示全面完整，結果形同教科書和科普叢書。又如有的篇章將歷次會議及發布的文件，按年序列入，以求資料齊全，也無必要。應擇其對事物發展起伏有密切關聯的資料入書。如植物保護與各種農作物單元均涉及到病蟲害。這些病蟲害是我們這個地方發生多而重的典型，很有代表性的。至于一些小作物的病蟲害覆蓋面積較小，則在各自單元中略書一筆。全面性與典型性資料，難免不出現交叉重復資料，所以，我們要分辨主次，進行刪補，要從不同角度，進行科學處理，使資料歸屬得當，符合各條目的完整和典型性。
3、宏觀與微觀的關系。既要從宏觀上反映資料整體特征，又應在微觀上有具體資料的著述。年鑒要從宏觀方面抓住地方的總體特征，把握事物興衰起伏的主線，顯示事物變化的因果關系和歷史發展脈絡，但同時也需要有微觀的具體資料和統計數據，才能言之有物。反之，在浩瀚的資料面前，如果忽視宏觀的整體性，只重微觀事物的記述，便會出現類似史料匯編和統計表冊，使讀者只見樹木不見森林。在編撰時，要把握為整體格局，突出地方特色。比如，水果，有人曾把水果歸屬于經濟作物篇（因水果確屬一種經濟作物），后來考慮水果是我們這個地方一大優勢，種類很多，內容豐富，在經濟作物篇中只作為一章，則許多重要果樹必降格為節為目，這樣就不能突出地方優勢特點，又將造成章節內容不平衡。所以要把水果升格為一個篇，與經濟作物篇平起平座，既在宏觀上突出了地方特點，又在微觀上提供了眾多重要果樹記述適當篇幅。微觀記述也要掌握分寸，防止繁瑣細微，減少不必要的圖表，用簡練文字概括記述，既壓縮了篇幅，也增強了可讀性。
4、觀點與事實關系。寓觀點于事實之中，編鑒修志必然要有一定的立場和觀點，但要實事求是，述而不作。因此，不能以觀點去代替和渲染事實，而要用事實去彰明觀點，用事實為資料來說話，要寓觀點于記事當中。那么記述事物時便應考慮該事物是否反映了正確的、科學的觀點。有一個例子：茶葉，條目：文化大革命期間，在農業學大寨的號召下，掀起到荒山野嶺開辟茶園的運動，群眾干勁足，熱情高，全區茶園面積一躍而達3萬公頃，是有史以來茶葉面積最多的時期。這段記載確是事實，給人們印象是?文革?對生產力起了促進作用。但是，歷史的真實面貌是：搞運動式的一哄而起，不講科學、盲目蠻干的行為，并不能真正的推動生產力的發展。后經證實，當時種下120株便算一畝，余下的畝產也只有20-30斤，3萬公頃的茶園沒有取得應有效益，形式上的面積數量不足以代表生產力實質性發展。所以這段記述刪除了。有時為了闡明因果關系，以已有定論的正確觀點?畫龍點睛?一筆，也是可以的。如在?蔬菜?條目中，?文革期間，農村政策受‘左’的思想影響，批判社員把自留地搞商品化，把自留地種植的作物當作資本主義‘尾巴’割掉，并在片面理解‘以糧為綱’的思想指導下，各社隊的蔬菜基地，大多改種糧食，全區蔬菜面積比以前銳減，1971年公有33.17萬畝……?這段文字雖夾雜一些觀點，但以當時的實際背景為事實，素描一筆，明確揭示蔬菜面積銳減的主要原因，還是順理成章的。
（三）收集資料前還要做好以下三個方面工作
1、要認真研究設計年鑒條目，以條目來全面統攬收集資料的計劃和提綱。來辦（2003）209號文件，1996年~2003年《來賓市年鑒》條目框架、基本選題和撰稿分工，都規定各單位、各部門設臵多少條目，這里強調一下，我們不懂得你
們單位工作職能和完成任務情況。因此，規定的條目和分目，各單位可根據實際情況增加或減少，問題都不大。比如宣傳部門，大條目是?宣傳?，分目中我們設有?概況、專項宣傳活動，十六大精神學習與宣傳，理論教育，新聞輿論，思想政治教育，宣傳信息調研，對外宣傳，干部隊伍建設，主要活動，重大舉措施，重大成果?等。這些分目中，有些是已做的工作，有些是沒有做這個工作。所以，要結合實際增加或減少分目。有的部門我們只設：?概況、主要工作、重大活動、重大舉措、重大成果?等分目，我們確實不了解部門完成哪些職能工作，只能設臵這些分目來給部門參考，形成書面材料或者入書時就不能這樣寫做。要根據工作職能、任務情況設臵條目。在收集資料前，要求編寫人員要知道自己所編的書是什么樣子，用什么體裁，設臵多少條目，需要什么資料。要根據條目來設計制定收集資料提綱。條目和資料是相輔相成的，有了條目才能明確收集資料目的和范圍；通過收集資料和研究資料，才會發現初步設計的條目不夠完善，才能據實加以修改，并根據修改條目，再去補充收集資料。
2、要統纜全局，周密計劃，明確編寫年鑒對各種資料的具體要求。編年鑒不僅需要大量入書資料，還要有各種背景資料、考證資料、參考資料等輔助資料（前面已經介紹），收集資料要做到心中有數，列入收集計劃，以免漏收。
3、要進行調查研究，弄清資料所在的地點和范圍。也就是資料源，定好條目，做好計劃，有的放矢地收集各種資料。資料源是很多的，有本單位檔案，其他單位檔案、圖書館、檔案館、電視、廣播、報刊、民情社情機構公布數字和情況，發函征集等等，這些都是資料來源之地，所以要做好調查研究，有計劃有步驟進行。
（四）收集資料的方法
前面已經講到了資料分類、收集資料要處理好4個關系，收集資料前要做好三個方面工作等等，都是為了收集資料打下基礎工作。怎樣收集資料？收集資料工作講起來簡單，做起來就不容易了。收集資料方法，以我個人體會，應該在條目設定以后，在條目框架指導下，一步一個腳印地進行收集資料工作。收集資料前，首先要明確：1、以條目為線索收集資料（前面已介紹過）；2、成立收集資料小組，分工負責，密切協作。小組成員當然都是單位的行家里手。人員不夠可以聘請退休老干部參加收集編寫。像市物價局，它就聘請興賓區區志辦提前退休老秘書負責這項工作。市審計局聘請了幾位已退休的老領導來負責這項工作。這些老同志有一定文字功底，經驗豐富，也很樂意干，那不是一舉兩得了；3、
召開各種座談會，把收集的有關材料公布，廣泛聽取知情者意見，當事人的意見。1996年~2003年時間跨度8年，不開座談會，不訪當事人、知情者，收集的資料是不全的，很容易出現錯漏遺忘現象。就會影響入書資料的質量；4、由近及遠，先易后難，選準切入點，擴大收集資料的突破口。先收集容易資料，先查本單位的檔案材料，進行摘錄；四是向有關單位發函征集，請他們幫助收集或提供線索。滄桑八年，人事已非。有些人已調離原單位，有些當事人已離休退休回原籍，有些材料需要考證，你都得發函給別人幫助提供。要廣開收集資料門路，除查閱本單位外，還要查閱有關單位檔案。到圖書館、檔案館、科研單位調查收集。還注意利用近年來報刊、廣播、電視提供的各種信息，新聞報道、專題評述，熱點和焦點問題追蹤調查和專題特寫都要注意搜集；5、做好資料反饋工作。對人物、事件、重要數據等，形成書面材料以后，都要反饋給當事人看，征求意見，補充修正，使收集的資料更加全面、完整、準確，就可以入書。
要規范地講，收集資料的辦法：一是查閱檔案，組織力量進行抄錄查閱，寫成資料卡片，以備編寫；二是調查訪問，作好記錄、錄音和錄相；三是發函索?。凰氖切形恼骷?，把散失在社會上的文物、圖書、手稿、報刊收集起來；五是創辦刊物，或通訊或資料叢刊，發動群眾撰稿，多方面提供線索。
征集資料要做到?三個結合?：即?廣征?與?特約?結合；查檔與走訪結合；條條編史與塊塊編鑒結合，層層發動，眾手取材。同時，還可以采取下面幾方面：1、事先各有關單位溝通渠道，互相提供資料目錄索引，彼此合作，提高工效；
2、收集資料時注意先遠后近，先內后外和先?活?（資料）后?死?（資料）這三條關于輕重緩急的規定；3、收集資料后及時組織科學管理和利用，做到統一規劃，互通有無。所謂先遠后近，即先找少見的早期資料；先內后外，即先清理本部門、本地區的文書檔案；先活后死，即先搶救活材料。
具備什么條件，才算資料征集基本完成呢？1、該查閱的資料，盡可能查閱了；2、該抄錄的檔案，盡可能抄錄了；3、該訪問的口碑，盡可能訪問了；4、該實地勘查的地方盡可能勘查了。從內容上看，1、縱不斷線；2、橫不缺項；3、考證翔實；4、具備特點。
二、如何整理資料
收集大堆資料上來以后，要把這些資料加工整理編成一部書，就涉及到資料整理問題。資料整理工作是很關鍵一著。在收集好資料上來以后，還要做好三個工作。
（一）整理資料四個原則
要善于識別資料和選擇資料，不能眉毛和胡子一把抓。不善于識別資料，什么都想抓，結果收到資料一大籮，有用的卻不多。更嚴重的是誤用了一些失實的資料，造成年鑒質量低下。所以，在選擇資料中，應該把握以下四個原則：一是在同一類資料中，要選擇最真實可信、最具有權威性的。比如收集各種數字。要弄清這些數字的來源，來歷不明的數字最好不要。都有來源，但來源不同，一種是使用單位臨時統計的，一種是統計部門統計的，兩者有差異，應選擇統計部門的，因為統計部門的數字是經過綜合平衡得出來的，屬全局的數字，可靠性比較高；二是同樣的資料，有新的舊的，新舊都出自同一部門，但兩者說法不一樣，前后有矛盾，就應該選擇最新年的數字；三是在眾多的資料中，有原始的第一手資料，有間接第二手、第三手資料，遇到這種情況，應當選擇原始第一手資料。因為間接資料經過多次轉錄和使用，往往走了樣、變了味；四是在選擇資料中，還要考慮編纂年鑒的需要，有目的地選擇具有典型性和普遍性的，最有地方特色的，這樣才能更有效地提高年鑒的質量。
（二）資料摘錄的方法
抄錄資料必須一絲不茍，不能有半點差錯。資料都是從四面八方收集起來的，其中有相當部分是從各種檔案、圖書、報
刊上一點一滴抄錄下來的，稍有不慎便會出現差錯；誤用差錯的資料，還會以訛傳訛，造成惡劣后果。要保證資料收集的質量；一是要將資料抄寫在專用的卡片上，一事一卡；二是摘抄資料要忠于原文，不能自行刪改，抄后還要核對原文，原文如果有錯，可以加注說明；三是同一事物有幾種說法，要分別抄錄，幾說并存，不能隨意選擇其中一種；四是一定要注明資料來源和出處，包括書名、作者、版本、卷頁數、收藏單位等；五是如屬口碑采訪資料，要寫明被采訪者的姓名、年齡、身份、住址等。
（三）資料的整理
資料收集到一定程度后，即要進行分類整理。整理資料有以下幾個步驟：1、編號登記；2、建卡歸類；3、資料匯編。整理目的，一是檢查所收的資料的廣度和深度，再根據需要，及時補充；二是便于保管和利用。登記和整理資料的方法可以多種多樣，一般有簿式登記和卡片登記兩種。所謂簿式登記就是根據資料情況，采用分類登記本進行，如資料登記本、文獻資料登記本、口碑資料登記本、實物登記本等。分類方法，可按條目所需資料來分類，可以按時間順序來分類，可按資料的主題來分類。所謂卡片登記，就是采用卡片式的登記方法，類似圖書館的圖書卡片。采用這種方式可將資料種
類分得更細，查起來更加容易。
（四）資料進行公示
對入書資料進行公示。如人物、重大事件登報公示，寫明截止時間，這樣做便于社會監督，減少編書失誤。
（五）編好資料長編
編寫資料長編。這是收集資料階段最后一道工序。所謂資料長編，就是將收集到的原始資料加以篩選，核實后，按年鑒條目進行分類，然后按照?豎寫始末?的原則，以時為序，對資料進行系統的編排，并一一注明每條資料的來源和出處。它不是一般的資料匯編，而是按照篇目要求，將入書資料逐一進行有序的定位，對號入座。所以，資料長編實際就是年鑒的雛型。編寫資料長編的好處：一是使資料工作做得更加完善。年鑒對資料要求是：齊備、翔實。縱看始末起伏，脈絡分明；橫看有點面，體現本質。只有將資料按條目一一對號入座，才能看出我們收集的資料是否齊備和翔實，資料不足就要及時補救，編寫資料，是對資料進行一次全面整理和檢查驗收，既完善了資料，又消化了資料；二是有了資料長編，撰寫時就不用邊寫邊找原始資料，使撰寫工作變得又快又好；三是編寫資料長編，有利于年鑒的總纂、審查、修改和出版；四是可以充分發揮史料作用。
資料長編有三種：一種是把原始資料一事一卡的記載，按年鑒條目和時間順序匯編；二是對原始資料作進一步加工整理，按條目編排出來；三是指按編纂人的觀點和語言寫出來，并注明資料出處，這實際上已接近初稿。在現代條件，任何一個專業、部門、學科的歷史和現狀，資料汗牛充棟，要收集的資料少則幾百萬字，多達一、二千萬字的，如何把這樣宏富的資料，凝煉成為三、四十萬字的書稿，那是很有講究的。年鑒雖是資料書，但不是簡單的原始資料的匯編或纂輯，而是資料性的著述。它要求編撰者詳盡地占有資料，消化資料，在忠實于資料原意的基礎上，用自己的語言把它嚴謹地、科學地、系統地記述下來?；谀觇b特點，要把大量的資料化為一部年鑒就必須有一個科學的工作方法和程序，那就是做好資料長編。
首先，資料工作可以做很長時間，總有資料可收，而我們又不能老泡在資料收集階段。但怎樣才算資料收集齊全呢？光憑資料字數繁富，做的卡片多少，是不能作為標準的。這就有賴于資料長編的整理：將已經搜集到的、上卡的資料，先分分類，按制定的年鑒條目，使之對號入座，檢查出是否有缺項，是否有斷線；每個條目的歷史和現狀，資料是否齊備；
事物發展的興衰起伏，階段性、規律性是否清晰，因果關系能否顯觀；幾說并存或某些傳說口碑資料，進行一番鑒別考證。資料經過整理成為長編后，資料工作進行得如何，是否能開始入書編撰，也就一清二楚了。
其次，我們掌握了資料，必須對資料進行梳理加工，消化反芻，使死資料變成活資料，使我們對資料的把握、認識，實現一次從感性到理性的飛躍，做到全局在胸，才能順利地進行入書編撰。不然，在一大堆亂糟糟的資料面前，就貿然進行編寫，必然會顧此失彼，不得要領。就是幾萬張卡片的翻檢查證，也將不勝其繁，吃力不討好。做資料長編，就可完全避免上述弊端。因為資料經過粗梳分類，精梳編排，歸納加工，概括記述等步驟形成為長編后再動手編撰入書，就會水到渠成，有一瀉千里之勢。搞好資料長編，也就完成了年鑒編寫的一半任務，確是經驗之談。
再次，年鑒質量的優劣，最終取決于資料是否真實可靠，是否科學系統。這要要求我們在編寫年鑒之前，應對全部資料進行嚴肅認真的考證鑒別，以去粗取精、去偽存真。做資料長編，就包含了這項工序。選入長編的資料，一般都應經過鑒別和選擇，做到確有存史價值。對多說歧義的資料，應通過各種方法加以考證。對口碑傳說資料，應特別慎重，盡可能核實，確保準確可靠。基本資料要求豐富、精煉，背景資料不能缺，考證資料要并存。收入長編的資料，力求使用第一手的，必要時補以第二手、第三手資料。經過這樣整理加工的資料長編，就為編寫年鑒提供了可靠的依據。
做資料長編，是前人的成功經驗。特別是對編撰年鑒這樣卷帙浩繁的資料性著述來說，更須堅持。做資料長編，是編撰年鑒的一個重要環節，一個必經階段，是合乎編纂年鑒規律的成功經驗。應該明白，所謂做長編?費時費工?，是整理鑒別資料的需要，是編纂年鑒的需要。所以，這并非無效勞動，而是科學的編撰年鑒的方法和程序。
資料的加工整理是科研的重要輔助工作。為了便于對資料的分析研究，把搜集的片斷、零亂的資料按不同的研究任務和性質，采用核對考據、挑選淘汰、匯總統計加工的方法進行加工整理，是特別需要的。核對考據是把資料進行核實、鑒定，了解它的真實性、科學性、整體性和可比性等。之后，應對搜集的資料進行選擇、淘汰。在此基礎上，把大量分散、零亂的、片斷的同類資料綜合在一起，成為一個有系統的，一目了然的統一體，以便對資料進一步研究分析。最后，對加工整理出來的資料分門別類地登記保管。
所謂資料，一般是指具有一定理性認識價值和學科特定內容的信息形式，廣義的資料包括文字、數字、圖表、符號、錄音帶、錄像帶、計算機磁盤等，狹義的資料一般僅指文字或印刷品內容。
二．資料和文獻的搜集和整理
(1)通過圖書館搜集資料
(2)通過個別交流來搜集
(3)通過個別交流來搜集
①通過相關詞運用搜索引擎查詢相關網頁、網站，再查詢相關資料，并把有用的下載，編輯整理成文檔，存于磁盤或打印
②訪問一些專門的網站，如人民教育出版社網站，點擊所需相關內容，查詢相關資料并選擇下載、保存。
二）整理
整理資料是繼搜集資料之后，作為科學研究操作程序的繼續，是一種對于有價值信息的自覺的加工與管理。整理資料的目的是為了便于保存與應用。其通常步驟為：
1．分類
分類是管理的開始。這里指的是在特定的專題中，建立資料的種屬關系。資料的整理工作是科學研究中非常重要的一個環節。因為研究結論最終是從觀察、調查、測量中獲得的事實資料中分析并推論出來的，被整理的事實資料是否真實、可靠、準確，將直接影響到結論是否正確、可靠，所以說，做好資料的整理是做出科學結論的前提。而資料整理的核心工作就是資料分類。要進行資料分類首先解決按什么標志分類，而分類標志就是資料分類所依據的特征。它有兩條原則:
首先，應根據研究課題的目的來確定分類標志。
其次，是對資料進行質量分類和數量分類。
資料分類時，還要注意把反映人們主觀意見、感受的資料和反映客觀事實的資料分開，把反映特殊情況資料和具有總體特征資料區分開。
2．排序
排序也稱賦序。是指使資料在資料庫中有一個固定的位置，便于查找。小額資料可依時間順序往下排列。額資料可分年度
3．編目
編目可使繁多的資料成為有序集合，便于查找運用。每份資料均應及時填入目錄，并注明有關項目，一般指：類別、編號、資料名稱、作者、發表日期、資料來源、入檔日期。
（三）定性和定量分析研究
科學研究的任務是從表面上雜亂無章的現象中，通過偶然的、零亂的現象去看清事物的面貌。發掘和研究被掩蓋了的規律，認識和掌握事物的本質。為了完成這一任務，就需要對經過整理的豐富事實資料進行分析研究。
當前教育科研的一個重要特點，就是強調定性研究和定量研究的結合，數量資料和非數量資料的結合。為此，在研究資料的分析中，注重采用統計分析和邏輯分析兩種方法。統計分析是把大量的、散亂的數量資料，依據統計的理論和思維方式，對它們進行描述和推斷，將研究對象的本質、特征揭示出來。邏輯分析是運用抽象和概括、歸納和演繹等方法，對豐富的現象資料進行思維加工，從而能去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里，達到認識事物本質、揭示規律的目的。
（四）整理資料的具體方法
資料的內容、形式與應用方式不一，因而整理資料的方法也就有所不同。
1．卡片部分形式的資料，如提綱、片斷、語錄等，常用抄錄卡片的方式。因字數不多，閱讀時隨手制作，應用也很方便。
2．剪貼過期的報紙刊物中的有用資料，應用這種方法最為合適。既可保留全文，又很簡便省事，也是一種很有效益的利用。
3．打印一式多份的資料，應用打印件散發保存，是最經濟可行的方法。
4．復印資料內容比較重要、需要復制保留全文的完整形式，而且所需份數不多，以此方法最為理想。只要條件允許，可適當應用。
5．電子文檔保存于磁盤。
三．資料和文獻中應注意的問題
1．全面性
無論橫向還是縱向，要使占有的資料具有一定的廣度。資料既要有一定數量，更要有一定質量、有典型意義。從效率觀出發，爭取以盡可能少的資料，包容盡可能多的內容，提高資料利用效率，為研究工作提供堅實的基礎。
2．獨創性
推動研究的因素，是資料中的獨創性因素。這是每份資料的主要價值所在。獨創性是指對問題的認識能有新的水平。否則，全然重復性的資料，原無必要重新進入交流，只能增加閱讀者的無謂的信息負擔。
3．批判性任何文獻資料，都是一定社會條件下的產物，在不同程度上反映了撰寫者的立場、觀點和學識水平。因而，搜集材料的過程，同時也應是一個判識材料的過程
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文獻資料的整理加工
一、文獻資料初步整理加工指導
文獻資料初步整理加工應怎樣進行?
(1)做文獻資料的目錄登記，要求盡量完整和準確，最好用卡片式登記，便于攜帶、保存、分類、歸納、查找和使用。
(2)根據資料與專題的相關度確定取舍分類形式。
(3)根據確定的保存形式進行初步整理加工(分類保存)。
(4)對多次出現在不同目錄書中或多次被其他文獻引用的新觀點、新資料要重點查閱。
(5)對孤證資料尤其要慎重，不可輕易舍棄。
二、文獻資料的進—步整理加工指導
文獻資料進一步整理加工應怎樣進行?
分類建立了卡片庫后，緊接著應將有用的信息一一記錄在卡片上。
1．寫評語做記號
對所讀資料寫上自己的看法、解釋或質疑，這就是寫評語。讀者在資料上對重點、難點、妙處及感興趣的地方做上各種標記，如直線、墳浪線、雙直線、雙波浪線、圓圈、問號、括號、驚嘆號等自己約定意義的符號。日后根據符號可方便查詢。如果書是自己的，評語和記號可直接寫在書上；如果書不是自己的，評語和記號只可寫在復印件或卡片上。
2．做簡要記錄
對資料上重點、難點、妙處及感興趣的地方及時做好簡要記錄。這樣可為今后寫作提供論證、引證之用。做簡要記錄時，不得改動原文，也不得斷章取義。還要標明書名或論文題目、作者姓名、出版單位、出版時間、版本、頁碼等。
3．編寫摘要
把原文的基本內容、主題思想、觀點、獨到之處或其他數據，用自己的話或引用原文的話進行簡明扼要的總結。
編寫要求如下：摘要是以提供文獻內容梗概為目的，不加評論和補充解釋，簡明、確切地記述文獻的重要內容的短文，應包括目的、方法、結果、結論，字數一般在400字以內。
1）中文摘要
(1)編寫時要客觀、如實地反映一次文獻，切不可加進文摘編寫者的
主觀見解、解釋或評論。
(2)要著重反映文稿中的新觀點。
(3)不要重復本學科領域已成常識的內容。
(4)不要簡單地重復題名中已有的信息。
(5)書寫要合乎語法，盡量同文稿的文體保持一致。
(6)結構要嚴謹，表達要簡明，語義要確切。一般不分段落。
(7)要用第三人稱的寫法。
2）英文摘要
英文摘要應是中文摘要的轉譯，字數以250個實詞為宜。
(1)盡量使用短句子，但要避免重復單調。
(2)應用過去時態描述所進行的工作，用現在時態敘述結論。
(3)盡量避免使用長系列形容詞或名詞來修飾名詞。
(4)適當地應用主動語態代替被動語態。
(5)應用重要的名詞開頭，避免使用短語或從句開頭。
(6)盡量避免使用第一人稱(we，I)的形式為主語的句子。
例如，在查閱了“冬季教室空氣質量對學生疲勞的影響”的研究報告之后，編寫摘要如下：
作者發現：冬季教室長時間封閉，學生極易疲勞。作者認為：學生極易疲勞是因為教室空氣質量下降的影響。
作者通過測量教室內通風和不通風兩種情況下的空氣中二氧化碳、氧氣、硫化氫等氣體含量和溫度、濕度、微生物等，對空氣質量進行了評估，并測定了學生的視敏度、反應速度等疲勞指標。大量數據表明：在不通風的情況下，二氧化碳含量高出通風良好時的4倍，此時學生相應的視敏度、記憶廣度、瞬時記憶力、反應速度、注意力集中的下降速度為通風時的1．5倍、2．5倍、5．3倍、2倍和1．25倍。這表明：教室空氣質量下降時，學生疲勞速度加快。
作者通過實驗，找到一種經濟有效的解決方案：在教室安裝排氣扇，課間進行5分鐘左右的強制通風，即可有效地遏制由于封閉引起的空氣質量下降，減緩學生的疲勞速度。
作者認為：該研究為中小學冬季教室封閉使學生極易疲勞找到理論依據和一種有效的解決方案，同時對教育投入較少的發展中國家尤其有借鑒價值。
4．寫綜合評論
按分類對收集的某一類別所有資料進行歸納、分析后，對他人的觀點或方法可能認同，也可能產生一些自己的想法，從而對自己正在研究的專題提出新的方案。這樣寫成的類似研究報告的文章叫做綜合評論(實際上就是一篇科研論文，這種寫綜合評論的方法就叫做文獻研究法)。通過寫綜合評論，可將這一類資料的精髓內化為自己知識體系的一部分。長期堅持，你可能博古通今，可為自己和他人的研究提供有價值的東西。開始學寫綜合評論時，可能會感到很難，故可以寫得簡單些，不要面面俱到。寫得越多，也就會寫得越好。
一、會前要精心準備
領導在不同時間、地點、場合的講話，體現了領導的工作思路以及工作安排和要求。因此，做好會前準備尤為關鍵，它決定著錄音文件的質量和工作落實的效果。
1．深化思想意識。思想支配行動。秘書要有一種“進京趕考”的意識，把做好會議記錄整理作為工作的頭等大事。要具備“打持久戰”的意識，會議從開始到結束，從聽取錄音到文件定稿，過程繁多而時間緊迫，秘書必須加班加點、通宵達旦完成，這是身與心的考驗。有些秘書把錄音整理當作小事，于是就滋生了完任務的想法，結果導致錄音文件質量低下，影響了工作開展。
2．查備記錄工具。會前要準備好錄音筆、記錄本、鋼筆、備用電池等必備工具，這是一切錄音整理的前提和保障。同時，要仔細檢查錄音筆能否正常工作，包括電量和可用內存是否充足。事實證明，很多秘書會前不重視準備工作，到會場才發現問題，結果導致無法錄音或錄音效果不理想?？傊?，會前要精心周密準備，確保會議錄音完整清晰。
3．收集會議資料。錄音整理要做到“知己知彼”，會前就要充分收集會議資料，了解會議背景和目的，進一步把握文稿主旨和方向，這樣形成的文稿才具有針對性。同時，要收集會議議程、領導講話稿、相關會議思想傳達提綱等材料。這項工作必須做實。秘書可利用手中的資料，提前了解會議內容，深度把握會議細節，提高會議錄音與整理的效率和準確性。
二、會中要精心運籌
會中，秘書必須打起十二分精神，一邊做記錄，一邊理解會議內容。要知道領導講了什么，重點是什么，安排了什么，切忌當記錄機器，應做一個有思想的記錄人。
1．巧妙運用錄音技巧。要充分利用各種錄音技巧，準確、全面、清晰地采集錄音信息。全程錄音，既可以作為音像檔案保存，又可為
工作研究整理提供充足的信息資料。分段錄音，關鍵要突出重點，運用錄音筆功能設置，對每位領導講話單獨錄音，特別是主要領導的講話要全部錄取，方便會后整理。一般應靠近音源錄音。根據會場設施，有音響設備的要把錄音筆放在音響處（一般在領導面前放一支錄音筆領導感覺會很不舒服）；沒有音響設備的就要放在靠近領導的位置?？傊ＷC錄音音質清晰和完整。
2．充分利用會議資料。會前要認真收集相關材料。根據會議方案等資料，可準確核實到會人員，在會后的文稿整理中也能快速準確反映出來。在討論文稿和領導講話時，可以把討論意見和領導現場講話內容直接反應在文稿上，根據領導意圖再增、減、刪、改，這樣就能準確把握主要領導的決策意見。這是提高錄音整理效率的重要手段。
3．突出會場應變能力。會場情況復雜多變，如電話聲、交談聲等都會干擾錄音。領導講話時如忘記開話筒（這時錄音沒有效果），就要迅速準確地把領導所講內容用文字記錄下來。在專題研究會議上領導和參會人員的發言順序和內容也是靈活的，為此就要準確記下領導的插話內容，這些多是領導強調的重點，也是會議和形成文稿的核心部分，如不記下備查將大大增加反復聽劣質音頻的痛苦。同時，要隨時關注領導講話表情，如工作不盡如人意時，領導表情嚴肅、語氣強硬，會后整理文稿時就要把工作要求的力度體現出來。
三、會后要精心打磨
整理好會議錄音，不是簡單的復制照排，而要把錄音作為一件藝術品來打磨，確保最終形成的文稿能準確體現會議主旨，結構完整、語言通順。
1．緊扣大會主旨。對領導講話的主旨要明確，理解要深刻，精神要吃透。在形成文稿時，要根據會議召開的背景和目的，貫穿一種風格，明確一種導向。如信訪研判會旨在討論
解決辦法，最終化解信訪問題，所以在文稿寫作中就要明確責任和時限。有些整理錄音者對會議主旨不明、要求不清，結果最終整理出的文稿偏離大方向，表達的不是領導想要表達的意思，有時甚至造成歧義，嚴重背離領導意圖。
2．確保嚴謹凝練。文稿要條理清楚，邏輯嚴密，層次分明。對聽不清的地方、領導講的數字、時間節點、專業術語等，要反復聽并查閱記錄，詢問職能部門予以核實，確保準確無誤。對領導帶有方言的口音，辨識要準，口頭語要規范成書面語，不能產生歧義，弄出笑話。對領導講話中穿插、反復提及的工作或問題，要針對工作性質或問題類別加以梳理歸類。對領導的即興講話，要根據講話的主題、涉及的問題、提出的要求，認真思考、合理取舍、科學歸納并分出層次，字斟句酌，確保語句凝練流暢。整理領導講話，邏輯要嚴密，思路要清晰，不能前后矛盾，對一些問題的論證和事例說明，要歸納本質，言簡意賅。
3．提高整理效率。要提高效率，就要發揮團隊協作精神。聽取錄音時可由幾人分別分段聽取，會后將錄音分段原稿和分段整理文稿交于現場聽會或熟悉工作的秘書處統稿，并按要求整理出工作通報、會議紀要等文件材料。每位秘書都要提高工作責任心，保證自己所聽錄音的準確性和整理錄音的質量，以免在統稿時陷入被動，甚至返工重聽錄音，以致不能及時簽印文稿，最終造成辦公室工作的被動。
總之，秘書要注重積累，把厚積薄發作為一種事業發展的取向。要注重提高文學素養，加強錘煉寫作技藝。要多學習上級文件，了解社情民意，全面提高對工作的熟悉程度和認識水平。只有這樣，才能在整理會議錄音時游刃有余，也才能干好辦公室的其他工作，做一名稱職的秘書。
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