青島會務服務做好大型會務工作的策略

 

 

青島大型會務服務策略一；掌控好大局。所謂會務工作的大局就是會議的目的、主題、基本要求、參會范圍等宏觀策略上的安排，把握住了大局，才能保證會議的效果，著手具體會務工作才能不偏離方向，才會有條不紊，減少重復勞動與差錯。首先，確定召開會議的必要性，即召開此次會議是否符合上級的要求和當前工作的實際需要，召開的時機是否恰當，是否有比較充實的內容安排和重要的工作部署等。其次，科學確定好會議的基本框架，例如：選擇會議時間應多考慮出席領導和貴賓的因素，選擇會議地點應多考慮會議內容需要、參會人員規模、車輛停放以及食宿便利等因素，確定參會人員的范圍則主要考慮會議的目的和要達到的效果。再次，做好會議方案的征求意見和報批工作。方案確定前應當充分征求各方意見，嚴格履行報批程序，盡量減少會議事項的中途變更和增減。最后，通過對會議宏觀上的把握來調控具體事項。例如，有些會議想安排的內容很多，但為了確保整個會議活動的緊湊有序、不出差錯，就需要壓縮會議議程；有些會議經費比較緊張，就需要相應簡化議程、活動、場景布置等來減少支出。

 

 

 

青島大型會務服務策略二；把握好重點。一是落實參會人員。該到的不到，人來的不齊，這個會議的效果自然可想而知。會務人員必須認真做好會議通知工作，注意反饋統計具體參會人員名單和聯系方式，需要時執行請假制度。對于出席領導和貴賓的邀請工作要積極主動，必要時會議主辦單位負責人應親自出面，并落實專人跟蹤。二是保證會議材料的質量。會議的材料主要有會議主報告、領導講話、交流發言材料等，它是會議各項內容的具體載體，是會議順利召開的基礎。會議材料質量不高，會議肯定不會成功。準備會議材料是重點工作，需要會議主辦單位領導親自關心，直接把關，做到精益求精。三是落實會務工作負責人和現場總調度。確定總攬各項會務工作的負責人，一般是部門辦公廳（室）主任，特別重要的會議可由主辦單位領導直接上陣指揮協調。此外，在會議現場也應明確一個總調度人員，所有會議現場事項統一向其匯報，由其決斷和安排，避免遇到一些意外情況出現混亂。

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