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準備會議材料的要求包括準確性、完整性、清晰性、及時性和適應性。
準確性
會議材料的準確性是基本要求。所有提供的數據和信息都必須是真實的，沒有誤導性的內容。例如，如果會議涉及財務報告，那么所有的數字和數據都必須經過核實，確保準確無誤。準確性不僅體現在內容上，也包括語法、拼寫和格式等細節。任何小的錯誤都可能影響信息的傳達，甚至可能損害公司的形象。
完整性
完整性意味著會議材料應該包含所有必要的信息，以便與會者能夠全面了解討論的主題。遺漏關鍵信息可能會導致誤解或決策失誤。例如，在提交項目建議書時，除了描述項目的目標和計劃外，還應包括風險評估、預算和時間表等關鍵信息。
清晰性
清晰性要求會議材料的組織結構清晰，語言簡潔明了。材料應該按邏輯順序排列，以便讀者能夠輕松跟隨并理解。避免使用復雜的術語或冗長的句子。如果可能的話，使用圖表、圖片和其他視覺輔助工具來增強信息的傳達效果。
及時性
及時性是指會議材料應該在會議開始前足夠的時間內準備好，以便與會者有足夠的時間審閱。提前分發材料可以讓與會者有時間思考并準備討論，從而提高會議效率。在某些情況下，可能需要在會議結束后盡快提供補充材料或更新，以反映討論的結果或新的信息。
適應性
適應性意味著會議材料應根據與會者的背景和需求進行調整。例如，如果與會者來自不同的部門或具有不同的專業背景，那么材料應該使用他們都能理解的語言和術語。此外，材料的格式和布局也應考慮到易用性和可訪問性，例如提供電子版本以方便在移動設備上閱讀。
會議材料如何寫
一、主持詞
主持詞，屬于會議程序性材料，是會議主持人在會議進行中的主持性講話。此項材料準備好，會使會議顯得隆重而有序，不容忽視。
主持詞一般由開頭語、銜接語和結束語組成。
開頭語的主要內容是宣傳會議開始，介紹參加會議的人員，講明會議的主要任務、重要議程及有關要求。如“會議現在開始。這次會議的主要議程有項……大會進行第一項議程，由同志代表縣行黨委作年度工作報告”。
銜接語的主要作用是將上下程序有機地銜接起來。如“下面進行第項，由同志作會議總結”。
結束語可長可短，短可以只有兩個字“散會”，長可以簡要回顧會議收獲、強調有關問題、提出會議貫徹的具體要求。無論長短，“散會”或“現在宣傳會議圓滿結束”等結束語不可缺少。
二、領導講話
領導講話，是被邀請參加會議的上級行領導，地方黨政領導對開好會議及做好有關工作所作的重要講話。
領導講話由題目和正文兩部分組成。
題目一般以講話者的姓名和在什么會議上的講話組成。如《***在全區農行行長會議上的講話》、《***在全縣農村信用社銀企座談會上的講話》。
正文由開頭、主體和結尾三部分組成。
開頭要對與會人員作相應稱謂。如“同志們”等。接著簡要指明會議的重要意義，有的對開好會議提出希望，之后用“下面我講幾點意見”等過渡性用語引領下文。比發“今天，參加縣委政研室、縣信用聯社聯合召開的銀企座談會，非常高興。參加這次座談會的大部分同志是鄉鎮企業的廠長、經理，大家聚在一起，共同探討如何密切銀企關系，加快重點企業發展問題，這對促進我縣城鄉經濟發展具有重要意義。下面我講幾點意見，供大家參考。”
主體部分，要對前一時期的有關工作加以評價，肯定成績，指出不足，提出要求。這一部分是領導講話的核心，內容必須充實。肯定成績要恰如其分，指出不足要求實中肯，提出要求要切合實際。領導講話應當站得高，看得遠，要有議論和說理，在理論與實踐的結合上下功夫，善于提出問題，分析問題，指出解決問題的辦法措施，不可泛泛而談。
同時，主體部分往往還提出希望與要求。地方黨政領導參加金融部分的會議，一方面希望金融部門深化改革，改進服務，做好各項業務工作，為支持地方經濟發展多做貢獻;另一方面要求政府及地方有關部門轉變職能，為金融部門創造寬松的工作環境。上級行的領導參加下級行的會議、本行領導參加本行職能部門的會議，一方面要求下級行或有關部門改進工作，適應形勢;另一方面要求各行領導重視和支持專業部門的工作。
結尾往往提出號召，鼓舞士氣，對講話起收束作用。
三、工作報告
工作報告，是領導同志代表領導部門對前一時期的工作進行總結，對當前的形勢進行分析，對今后一個時期的工作進行安排部署的重要講話。工作報告的內容是經領導集體討論決定的，代表著領導集體的意見，對下具有一定的約束力和政策指導作用。全行性工作會議的工作報告多由單位的一把手或主持工作的領導所做。
工作報告由題目、正文兩部分組成。
題目有多種制作方法，最簡單的一種是由講話者的姓名、會議名稱和“講話”組成。如《同志在全區農行黨委書記、行長會議上的講話》。如果工作報告的主題易于歸納概括，最好采用正題配副題的制作方法。正題對報告的主題高度概括，副題作為對正題的補充，提出“同志在會議上的講話”。如某市工商銀行年度工作會議報告的正題為：加快內部改革，強化集約經營，打一場扭虧增盈的翻身仗。副題為：同志在全市工商銀行縣市區支行行長會議上的講話。
工作報告的正文由開頭、主體和結尾三部分組成。
開頭先對與會人員作相應的稱謂。如“同志們”。接著簡要介紹會議的中心議題。如“這次會議的主要任務是：認真貫徹全國金融工作會議和農行全國分行行長會議精神，總結年工作，部署年任務。省行希望把這次會議開成振奮精神，堅定信心，打好扭虧增盈翻身仗的動員會、誓師會。”之后，用“下面我講個問題”或“下面我代表黨委講幾點意見”等過渡性用語引領下文。
主體部分的結構布局沒有固定模式。有的分兩部分寫，一部分總結分析前一時期的工作，另一部分是下一步的工作任務及政策措施。有的分三部分寫，第一部分是工作回顧，包括前一時期的工作成績、存在的問題、產生問題的原因和有利因素;第二部分寫今后一個時期的主要目標和任務，這一部分往往篇幅較長，內容較多;第三部分是為完成上述目標任務需要采取的保證措施。有的按照工作報告需要強調部署的內容，分成若干個并列的部分來寫。此種結構安排方法運用較多。年度河南省農業銀行行長會議的工作報告就屬于此類。該報告共分五個部分：一是年工作的簡要回顧;二是認清形勢，振奮精神，明確目標，理清全省農行的發展思路;三是選準位置，明確方向，大力支持農業產業化和城鄉一體化的發展;四是進一步加強經營管理，提高全行經營管理水平;五是深化改革，從嚴治行，保證全年各項工作任務順序完成。
通常情況下，分三部分寫和分若干并列專題來寫的較為多一些，而分兩部分的少一些。如果需要安排部署的工作很多，任務很重，內容又相對獨立，可以采用分若干并列專題的寫法。如果工作任務相對集中，又非常重要，可以分三部分來寫。
撰寫工作報告，應注重了解方方面面的情況，收集豐富生動的材料。工作中存在哪些問題，產生問題的主客觀原因是什么，從哪幾個方面入手加以解決;工作目標有幾項，目標值得如何確定，為完成目標任務需要采取哪些政策措施;哪些屬于經驗需要推廣，哪些屬于教訓需要吸取;上級行的指示精神是什么，哪些方面切合本行實際，哪些方面與本行實際不符;本級行領導尤其是一把手的工作意圖有哪些，是十分明確還是較為零碎;基層單位有哪些呼聲，有什么意見與建議，建議是否可行，要求是否合理;職能部門的工作意見是什么，是否符合全局利益等等，都需要充分掌握。在此基礎上，本著不唯書、不唯上、只為實的.原則，根據上級精神，結合本單位實際，提煉出切實可行的工作意見，供領導及有關方面討論修改，最后形成正確的集體決策。
撰寫工作報告一定要有新意，突出中心工作，不能面面俱到，應當突出改革，從完善機制入手，只有機制活，才能萬事興，報告才有高度;應當有本行特色，一切符合實際，不能照抄照搬，上下一腔;要具體具體再具體，不能大話空話套話連篇，不能靠說大話來鼓舞士氣，不能用空話作理論指導，更不能用套話顯示全面且有高度。同時，工作報告的語言要樸實，文字要精練，句子要簡短，閱讀要上口。
工作報告的結尾，同領導講話的結尾一樣，提出號召，收束全文。如“同志們，當前擺在我們面前的工作任務是十分繁重而光榮的。縣委相信，只要全縣上下有迎難而上、知難而進的勇氣，有干不好工作誓不罷休的斗志，有抓住不放、鍥而不舍的韌勁，就一定能夠全面完成今年的各項工作任務。
四、會議總結
會議總結，是會議結束時單位有關領導所作的總結性講話。時間較短、內容單一、規模較小的會議，可以省去會議總結這一項，有關需要強調說明的問題，由會議主持人來完成。而規模較大、內容重要、會期稍稱一點的會議，都應當有領導同志，多數由單位的二把手對會議進行總結。
會議總結由題目、正文兩部分組成。
題目一般由講話人的姓名和會議名稱組成。如《同志在會議結束時的講話》。
正文由開頭、主體、結尾三部分組成。
正文的開頭，先對與會人員作相應的稱謂。如“同志們”等。之后要對會議議程、報告主題加以簡述。比如“這次會議歷時天，今天就要結束了。會議期間，同志們聽取了同志的重要講話和同志所作的工作……圍繞上述領導講話和有關專題文件，大家進行了認真討論，一致認為，會議開得緊湊而富有成效，尤其是同志的工作報告，客觀評價了我行上年度改革與發展取得的成績，辯證地分析了當前全行面臨的形勢，提出的工作目標、任務、措施符合上級行的要求，也切合我行實際，具有一定的針對性和可操作性。通過學習討論，與會同志進一步統一了思想，明確了目標，鼓舞了士氣，堅定了完成今年各項工作任務的信心和決心。大家在討論中還提出了許多好的意見和建議，我們將在修訂文件時吸收進去”。接著，多用“下面，我就大家討論中所反映的主要問題和需要強調的幾項工作講幾點意見”等過渡性語句引領下文。
主體部分，主要就會議討論中大家提出的有關問題給予答復，對工作報告中講得不夠明了的問題加以明確，對需要進一步強調的工作加以強調。對上述問題都應當分段逐一表述。
結尾提出貫徹會議的意見，以及其他一些號召性語言。
撰寫會議總結，首要的是了解會議議程，吃透領導講話等會議文件的精神實質。同時，要了解會議討論當中，以及會下有關方面反映的問題，并對這些問題歸納概括，梳理成類，逐一答復;一時不能答復的，也應做必要的說明和交待。會議總結不能追求內容上的全和篇幅上的長，有話則長，無話則短，工作報告中已經明確的問題，總結中不要重復。
總結是對會議主體報告的補充與完善，起輔助作用，切忌將會議總結寫成“第二工作報告”。有些文秘人員怕起草會議總結時無話可寫，有意將應列入工作報告的內容預先留下，列入總結當中，這是不合適的。若該講的內容已列入工作報告，且沒有需解答和強調的問題，就無需畫蛇添足，非寫個長篇總結不可。會議總結的篇幅以短為佳。
問題一：會議記錄要怎么寫？一、會議記錄格式
一般會議記錄的格式包括兩部分：一部分是會議的組織情況，要求寫明會議名稱、時間、地點、出席人數、缺席人數、列席人數、主持人、記錄人等。另一部分是會議的內容要求寫明發言、決議、問題。這是會議記錄的核心部分。
對于發言的內容，一是詳細具體地記錄，盡量記錄原話，主要用于比較重要的會議和重要的發言。二是摘要性記錄
只記錄會議要點和中心內容，多用于一般性會議。
會議結束，記錄完畢，要另起一行寫散會二字，如中途休會，要寫明休會字樣。
例文一：
會議名稱會議時間
會議地點記錄人
出席與列席會議人員
缺席人員
會議主持人審閱簽字
主要議題
發言記錄：
例文二：
××公司辦公會議記錄
時間：一九××年×月×日×時
地點：公司辦公樓五樓大會議室
出席人：×××××××××××××××……
缺席人：×××××××××……
主持人：公司總經理
記錄人：辦公室主任劉××
主持人發言：(略)
與會者發言：×××………………………………………………………………
×××………………………………………………………………
散會
主持人：×××(簽名)
記錄人：×××(簽名)
(本會議記錄共×頁)
二、會議記錄的基本要求
一、準確寫明會議名稱（要寫全稱），開會時間、地點，會議性質。
二、詳細記下會議主持人、出席會議應到和實到人數，缺席、遲到或早退人數及其姓名、職務，記錄者姓名。如果是群眾性大會，只要記參加的對象和總人數，以及出席會議的較重要的領導成員即可。如果某些重要的會議，出席對象來自不同單位，應設置簽名簿，請出席者簽署姓名、單位、職務等。
三、忠實記錄會議上的發言和有關動態。會議發言的內容是記錄的重點。其他會議動態，如發言中插話、笑聲、掌聲，臨時中斷以及別的重要的會場情況等，也應予以記錄。
記錄發言可分摘要與全文兩種。多數會議只要記錄發言要點，即把發言者講了哪幾個問題，每一個問題的基本觀點與主要事實、結論，對別人發言的態度等，作摘要式的記錄，不必“有聞必錄”。某些特別重要的會議或特別重要人物的發言，需要記下全部內容。有錄音機的，可先錄音，會后再整理出全文；沒有錄音條件，應由速記人員擔任記錄；沒有速記人員，可以多配幾個記得快的人擔任記錄，以便會后互相校對補充。
四、記錄會議的結果，如會議的決定、決議或表決等情況。
會議記錄要求忠于事實，不能夾雜記錄者的任何個人情感，更不允許有意增刪發言內容。會議記錄一般不宜公開發表，如需發表，應征得發言者的審閱同意。
三、會議記錄的重點
會議記錄應該突出的重點有：
（1）會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動；
（2）會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；
（3）權威人士或代表人物的言論；
（4）會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論；
（5）會議已議決的或議而未決的事項；
（6）對會議產生較大影響的其他言論或活動。
四、會議記錄的寫作技巧
一般說來，有四條：一快、二要、三省、四代。
一快，即記得快。字要寫得小一些、輕一點，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢，斜一點寫。
二要，即擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領導同志發言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結論性意見、決定或......>>
問題二：公司開會我要做會議記錄。我要怎么寫呢？會議類別：
時間：
地點：
主持人：
參會人：
主題：
紀要內容：
正文寫簡單的會議內容即可（簡明扼要的分點表述）。
記錄人：
把主要內容寫進去就行，比如什么時候動工，誰需要負責哪部分工作，相互協調、配合。。。大概內容寫進去就行。最好是開會時隨時做個筆記。。開完之后再整理一下就OK了。
范文:
康威焦化工程例會會議紀要
會議時間：2010年9月6日17:00-18:00
會議地點：康威三樓會議室
參加人員：
康威焦化：鄭向民、焦恩惠、楊金崗、尹利峰、張春記、楊新建
中科窯爐：徐建元
國龍礦建：聶玉峰
宏信公司：白新晶、祝紅偉
工程監理：周天繼
主持人：陳鶴露
記錄人：李金永
會議內容：
監理單位、施工單位匯報上周工程進度、安全、質量工作。
監理單位對施工單位下周工作提出如下要求：
、安全方面：
黃岡中科方面：熄焦塔支模板要嚴格按照規范進行加固，確保安全。
國龍礦建方面：
化驗樓腳手架搭設連墻件、剪刀撐嚴格按照規范進行；
基坑支護嚴格按照施工要求進行，基坑抽水夜間值班必須至少有2人；
土方外運車輛要進行登記，便于統一管理。
宏信公司方面：
道路軟基坑注意加固；
夜間施工要設安全警示燈，做到萬無一失。
、工程質量方面：
國龍礦建方面：
化驗樓砌墻的平整度控制方面，要求抽調技術高的工人操作；
預制構件、鋼結構半成品的購買要求施工單位要帶甲方共同到廠家察看確認，并且以后凡是進廠的材料方面都要求有質保書；
混凝土試塊、砂漿試塊、鋼筋留樣送檢都要嚴格按照規范執行。
黃岡中科方面：
操作平臺鋼結構焊接焊縫、防腐嚴格遵照圖紙及相關標準；
三軌基礎澆筑時表面龜裂，一定要做好現場操作控制工作；
同條件下的混凝土試塊送檢不少于3組；
、工程進度方面：
周計劃可適當調整，但必須保證月進度計劃完成；
要求國龍礦建等施工隊的周計劃要安排的周密、嚴謹；
三、甲方對下周工作的安排：
安全方面：各施工單位要把安全工作放在第一位，不安全不施工，做好各項安全施工措施的編制與執行，甲方、監理共同監督，抓好機械、人身、施工過程的安全管理。
工程質量方面：
張景偉牽頭，監理單位配合對1#焦爐機側鋼平臺焊接、防腐進行監督；
尹工負責落實1#焦爐端臺縱拉條縫進行處理；
化驗樓砌墻要求嚴格按照標準驗收，并且要有記錄；
國龍礦建混凝土配料時要求用磅秤嚴格進行配料。
工程進度方面：
九月份工程要全面展開，快速推進，
下小雨的情況下，要求國龍礦建進度不能停；
宏信公司基坑抽水要24小時間斷抽排。
工程設計方面：
與設計院聯系，給排水系統、供電系統、消防系統預留位置一定要到位；
關于熄焦管道預留口位置錯誤的情況，要求以后相關預留位置要有三方共同簽字確認，切實落實各方責任。
其他方面：
以后的每月第一個周一監理例會，監理單位要著重對上月任務完成情況進行通報；
工農關系方面，由荀總與綜合辦共同協調解決。...>>
問題三：《開會會議記錄怎么寫》會議記錄按照以下幾個大綱寫，我想效果可能好一些。
一、準確寫明會議名稱（要寫全稱），開會時間、地點，會議性質。
二、詳細記下會議主持人、出席會議應到和實到人數，缺席、遲到或早退人數及其姓名、職務，記錄者姓名。如果是群眾性大會，只要記參加的對象和總人數，以及出席會議的較重要的領導成員即可。如果某些重要的會議，出席對象來自不同單位，應設置簽名簿，請出席者簽署姓名、單位、職務等。
三、忠實記錄會議上的發言和有關動態。會議發言的內容是記錄的重點。其他會議動態，如發言中插話、笑聲、掌聲，臨時中斷以及別的重要的會場情況等，也應予以記錄。
記錄發言可分摘要與全文兩種。多數會議只要記錄發言要點，即把發言者講了哪幾個問題，每一個問題的基本觀點與主要事實、結論，對別人發言的態度等，作摘要式的記錄，不必“有聞必錄”。某些特別重要的會議或特別重要人物的發言，需要記下全部內容。有錄音機的，可先錄音，會后再整理出全文；沒有錄音條件，應由速記人員擔任記錄；沒有速記人員，可以多配幾個記得快的人擔任記錄，以便會后互相校對補充。
四、記錄會議的結果，如會議的決定、決議或表決等情況。
會議記錄要求忠于事實，不能夾雜記錄者的任何個人情感，更不允許有意增刪發言內容。會議記錄一般不宜公開發表，如需發表，應征得發言者的審閱同意。
問題四：會議記錄怎么寫才能讓領導滿意？一、會議紀要的概念
會議紀要是一種記載、傳達會議情況及議定事項的紀實性公文。它用于黨政機關、社會團體、企事業單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。
會議紀要通過記載會議基本情況、會議成果、會議議定事項，綜合概括地反映會議精神，以便與會者統一認識，會后全面如實地進行傳達組織落實開展工作的依據。同時會議紀要可以多向行文，具有上報、下達以及與同級機關進行交流的作用；向上級機關呈報，用以匯報會議情況，以便得到上級機關對工作的指導；向同級機關發送，用以通報會議情況，以便得到同級機關的支持和配合；向下級機關發送，用以傳達會議精神，以便下級機關貫徹執行。
會議紀要通常情況只印發到會的單位，視情況抄送有關的單位。為便于上級了解工作開展情況，也要抄報上級主管部門。
二、會議紀要的特點
（一）紀實性。會議紀要是根據會議的宗旨、議程、會議紀錄、會議活動情況等有關材料綜合整理出來的公文。在會議紀要中不能隨間篡改會議的基本精神，不能擅自增加或冊減會議的內容，不能隨便更動與會者議定的事項，不能對會議達成的共識進行修改，也不需要對會議或會議的某項內容進行分析、評論。它要求如實地記載會議的基本情況，對會議存在的分歧意見和問題等，也要真實、概括地予以反映。會議紀要具有紀實性特點，因而具有歷史憑證的作用和查考利用的價值。
（二）概括性。會議紀要不同于會議記錄。會議記錄是由專人把會議的基本情況如實記錄下來的書面材料，會議紀要，是根據會議的中心議題、指導思想和議定事項，在會議記錄所提供材料的基礎上，經過概括、整理、提練、才能形成公文，所以，與會議記錄相比，會議紀要能夠更集中地反映會議的精神實質，具有高度的概括性。
（三）指導性。會議紀要有兩項功能，一項是“記載”，一項是“傳達”，并且通過“記載”去“傳達”，它所記載、傳達的會議情況和議定事項，是與會者及其組織領導者的共同意志的體現，是會議成果的結晶，集中反映了會議的精神實質，因而具有很強的指導性。
三、會議紀要的分類
根據會議性質不同，會議紀要可以分為辦公會議紀要和專項會議紀要。
辦公會議紀要是各級黨政機關、企事業單位、社會團體召開的定期或不定期的工作會議形成的會議紀要。
專項會議紀要是為研究專項問題而召開的會議所形成的會議紀要。
根據內容的不同，會議紀要分為專題型紀要和綜合性紀要。這種內容的會議紀要比較普遍。
專題型紀要主要反映與會者就會議主要議題，在統一認識的基礎上所形成的決定、決議。這種紀要多用于黨委會議和機關的行政會議，或座談會、研討會等。
綜合性紀要則側重于全面概述會議基本情況，包括會議的議題、討論情況、討論結果等。這種會議紀要多用于領導集體辦公會議等。
四、會議紀要的結構、內容和寫法
會議紀要一般由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：
（一）首部。這部分的主要項目是標題。有的會議紀要的首部還有成文時間等項目內容。
會議紀要的標題通常是由會議名稱和文種構成的。如《全國城市愛國衛生現場經驗交流會紀要》、《關于改革××局、××局管理體制的會議紀要》等。也有的由發文機關、會議名稱和文種構成，如《××集團公司經理辦公室會議紀要》。
成文時間即會議通過的時間或領導人簽發的時間。一般在標題下居中位置用括號注明年、月、日。也有把成文時間寫在尾部的署名下面。
（二）正文。公議紀要正文的結構由前言、主體和結尾三部分組成。
1、前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成......>>
問題五：會議記錄怎么寫，有什么格式時間地點出席人缺席人列席人主持人記錄人會議內容主持人的講話，人員的發言以及決議最后交代散會時間落款，主福人某某記錄人某某，以及他們的簽名+
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