本文目錄

1. 會(huì)議籌備工作十要點(diǎn)
2. 籌備大型會(huì)議掌握3個(gè)環(huán)節(jié)20個(gè)細(xì)節(jié)
3. 會(huì)議籌備進(jìn)程及注意事項(xiàng)

會(huì)議籌備工作十要點(diǎn)

會(huì)議的籌備工作表面上看顯得紛繁復(fù)雜，但實(shí)際上還是有章可循的。我結(jié)合多年的實(shí)踐，談些粗淺的做法和體會(huì)，與同行們進(jìn)行交流。下面是我給大家?guī)?lái)的會(huì)議籌備工作的十要點(diǎn)，希望大家喜歡。

如“全國(guó)衛(wèi)生工作會(huì)議”“全國(guó)新型農(nóng)村合作醫(yī)療試點(diǎn)工作會(huì)議”等。規(guī)范的會(huì)議名稱一般由三部分組成：一是會(huì)議范圍，二是會(huì)議內(nèi)容，三是會(huì)議性質(zhì)。其中會(huì)議性質(zhì)包括“現(xiàn)場(chǎng)會(huì)”“啟動(dòng)會(huì)”“工作會(huì)”“座談會(huì)”“研討會(huì)”等。

程序是對(duì)會(huì)議各項(xiàng)活動(dòng)，如各種儀式、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議發(fā)言、參觀活動(dòng)等，按照先后順序做出安排。日程是對(duì)會(huì)議的活動(dòng)逐日作出的安排，是程序的具體化。會(huì)議的步驟是會(huì)議有條不紊進(jìn)行的保證，一旦經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，切不可隨意變動(dòng)。

一般包括會(huì)議的名稱、開(kāi)會(huì)的目的和主要內(nèi)容、會(huì)期、會(huì)議地點(diǎn)和食宿地點(diǎn)、與會(huì)人員、報(bào)到的日期和地點(diǎn)、需要攜帶的材料和數(shù)量及材料的打印規(guī)格、個(gè)人支付的費(fèi)用、主辦單位、聯(lián)系人和聯(lián)系電話等要素。會(huì)議通知最好由與會(huì)議主題相關(guān)的人員起草，這樣更有利于通知的順利起草。報(bào)請(qǐng)上級(jí)單位批準(zhǔn)的會(huì)議，報(bào)送請(qǐng)示時(shí)，要附上會(huì)議通知的代擬稿。

一般包括與會(huì)人員的食宿費(fèi)、會(huì)場(chǎng)的租用費(fèi)、會(huì)標(biāo)的制作費(fèi)、會(huì)務(wù)組和工作人員的房費(fèi)、膠卷購(gòu)買和沖洗費(fèi)用等。如果需要邀請(qǐng)專家學(xué)者講課、作報(bào)告，還要將專家的講課費(fèi)、交通費(fèi)和食宿費(fèi)等預(yù)算在內(nèi)。

會(huì)議的請(qǐng)示要講清開(kāi)會(huì)的理由、會(huì)議的議程、會(huì)議的時(shí)間及會(huì)期、地點(diǎn)、參加會(huì)議的人數(shù)和人員級(jí)別、會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算和準(zhǔn)備情況等。

下發(fā)會(huì)議通知要專人負(fù)責(zé)，避免遺漏、錯(cuò)發(fā)和重發(fā)。下發(fā)會(huì)議通知應(yīng)注意兩點(diǎn)：一是會(huì)議通知下發(fā)要及時(shí)。下發(fā)過(guò)早，參會(huì)人員容易遺忘;下發(fā)太遲，與會(huì)人員收不到會(huì)議通知，即使收到通知，難于安排手頭的工作，也會(huì)降低會(huì)議的出席率。二是會(huì)議通知發(fā)出后要抓反饋。涉及多個(gè)部門(mén)、內(nèi)容重要的會(huì)議要隨會(huì)議通知附會(huì)議回執(zhí)，內(nèi)容包括參加會(huì)議人員的姓名、性別、民族、職務(wù)(職稱)、聯(lián)系電話、到會(huì)的日期、車次和航班號(hào)以及返程的日期、車次和航班號(hào)等。會(huì)前1～2天還要再次聯(lián)系，以確保與會(huì)人員能夠按時(shí)參會(huì)。

一是會(huì)議文件，包括下發(fā)的正式文件、文件討論稿或征求意見(jiàn)的文件;

二是講話材料，包括領(lǐng)導(dǎo)講話材料、書(shū)面交流材料和會(huì)議發(fā)言材料;

三是會(huì)議主持詞。在這里筆者重點(diǎn)談?wù)勅绾螠?zhǔn)備會(huì)議主持詞，它又叫程序稿，通過(guò)主持人在會(huì)議期間的講話來(lái)體現(xiàn)會(huì)議的程序。

主持詞的起草要注意三點(diǎn)：

一是要力求文字口語(yǔ)化。因?yàn)橹鞒衷~僅供主持人使用，其他與會(huì)人員沒(méi)有主持詞的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出現(xiàn)晦澀難懂的古詩(shī)詞，或過(guò)分華麗的辭章。

二是要注意會(huì)議程序的銜接。講話要承前啟后，簡(jiǎn)明扼要地總結(jié)前面發(fā)言人的講話要點(diǎn)，順理成章地引出下一個(gè)發(fā)言人。語(yǔ)言要力求簡(jiǎn)潔，避免重復(fù)和啰嗦，切忌話中套話，使人聽(tīng)不出頭緒。

三是主持詞的內(nèi)容要提綱挈領(lǐng)，不要有論述性的話語(yǔ)，篇幅不宜太長(zhǎng)，以免沖談會(huì)議的主題。

會(huì)場(chǎng)條件的好壞、舒適程度的高低，對(duì)與會(huì)人員的心理會(huì)起到不可忽視的作用，直接影響到會(huì)議的效果。因此，要重視會(huì)場(chǎng)的選擇和布置。

會(huì)場(chǎng)的大小要根據(jù)參會(huì)人數(shù)的多少來(lái)定，還要根據(jù)會(huì)議的需要考慮會(huì)場(chǎng)的設(shè)備，如會(huì)場(chǎng)的照明、空調(diào)、音響、錄音、多媒體等設(shè)備。會(huì)場(chǎng)的布置是辦會(huì)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，主要有：

一是會(huì)標(biāo)的布置。會(huì)標(biāo)應(yīng)與會(huì)議的名稱一致，字?jǐn)?shù)要少而精，如“全國(guó)衛(wèi)生工作會(huì)議”。

二是席位卡的擺放。主席臺(tái)上擺放席位卡的原則是“左為尊，右為次”。主席臺(tái)上就座的人數(shù)最好為單數(shù)，最主要的領(lǐng)導(dǎo)居中，其他席位卡按照先左后右的順序分別依次擺放。

三是主席臺(tái)的擺放。一般有兩種形式：其一，主席臺(tái)高于臺(tái)下的座位。適用于人數(shù)多、比較重要的會(huì)議，如報(bào)告會(huì)、工作會(huì)等，會(huì)場(chǎng)顯得比較莊重、嚴(yán)肅、正規(guī);其二，主席臺(tái)與其他座位處于同一平面。適用于人數(shù)較少的會(huì)議，如座談會(huì)、研討會(huì)等，會(huì)場(chǎng)顯得較隨和，與會(huì)人員之間的關(guān)系顯得平等。

四是座位的安排。安排座位一般根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)，如果是座談會(huì)，座位擺成回字形，回字的兩邊和底邊可以多擺放座位;如果是向檢查組、檢查團(tuán)匯報(bào)情況的匯報(bào)會(huì)，座位擺成回字形，但是回字的頂部和兩邊各擺一排座位，底邊可多擺放幾排座位。此外還可以根據(jù)會(huì)議的氣氛和會(huì)場(chǎng)的本身?xiàng)l件安排座位。

一是秘書(shū)組，負(fù)責(zé)會(huì)議文件、領(lǐng)導(dǎo)講話稿等材料的起草、整理會(huì)議記錄、編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議材料的歸檔等工作;二是材料組，負(fù)責(zé)會(huì)議材料袋的購(gòu)買、材料的裝袋和分發(fā)，以及會(huì)議的簽到等工作;三是接待組，負(fù)責(zé)與會(huì)人員的食宿安排、會(huì)場(chǎng)布置以及工作人員的安排，如禮儀人員、服務(wù)人員和攝影人員等，此外還要做好會(huì)議經(jīng)費(fèi)的預(yù)決算工作。

會(huì)前檢查一般分為三個(gè)步驟，一是聽(tīng)取會(huì)議所有籌備人員的口頭匯報(bào);二是到現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地檢查，包括會(huì)議材料的準(zhǔn)備情況和會(huì)場(chǎng)的布置工作;三是針對(duì)可能出現(xiàn)遺漏的問(wèn)題，進(jìn)一步采取補(bǔ)救措施。會(huì)前檢查一般要邀請(qǐng)有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)親臨現(xiàn)場(chǎng)給予指導(dǎo)。

籌備大型會(huì)議掌握3個(gè)環(huán)節(jié)20個(gè)細(xì)節(jié)。

流程:會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后。

會(huì)前準(zhǔn)備。

1、會(huì)議大項(xiàng):類別、時(shí)間、地點(diǎn)會(huì)議議程:幾個(gè)議題、匯報(bào)人級(jí)別、時(shí)長(zhǎng)、分管領(lǐng)導(dǎo)是否發(fā)言，是否涉mi。參會(huì)范圍:開(kāi)到哪一層，是否需要設(shè)置分會(huì)場(chǎng)、是否需要開(kāi)設(shè)電視電話會(huì)議、是否需要報(bào)備外來(lái)車輛。

2、會(huì)議通知:要堅(jiān)持復(fù)雜程序簡(jiǎn)單表述，簡(jiǎn)單問(wèn)題慎重對(duì)待的原則，擬定好交給領(lǐng)導(dǎo)審閱。下發(fā)通知可先發(fā)預(yù)通知，比如綠色軟件工作群告知，正式通知通過(guò)內(nèi)網(wǎng)、郵件下發(fā)。

3、會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備:與綜合部門(mén)對(duì)接好，會(huì)議室地點(diǎn)、桌牌、會(huì)議資料、通信設(shè)備調(diào)試等。流程:會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后

【會(huì)中服務(wù)】。

1、簽到、未到會(huì)人員電話提醒。

2、茶水服務(wù)。

3、發(fā)放資料、切換會(huì)議大屏內(nèi)容。

4、會(huì)議照片影像資料留存。

【會(huì)后總結(jié)】。

1、會(huì)議文件是否需要收回。

2、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要。

3、是否需要新聞報(bào)道。

4、事項(xiàng)督辦。

5、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

值得提醒!!辦會(huì)在體制內(nèi)不能算優(yōu)點(diǎn)，可以當(dāng)"跳板"。不要讓自己滯于辦公"工具人"的角色，但也要至少確保周全、不出錯(cuò)。

辦會(huì)要點(diǎn)大全。

1、確認(rèn)會(huì)議類別、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)范圍、議程。

2、按照具體任務(wù)，劃分職責(zé)，落實(shí)到小組個(gè)人。

3、申請(qǐng)會(huì)議室，對(duì)接桌牌、話筒、茶水等事宜。

4、擬定并發(fā)送預(yù)備會(huì)議通知。

5、制定簽到表。

6、報(bào)備外來(lái)車輛，協(xié)調(diào)停車場(chǎng)。

7、準(zhǔn)備會(huì)議方案。

8、確定會(huì)議是否有保密內(nèi)容，做保密工作。

9、聯(lián)系宣傳報(bào)道部門(mén)。

10、撰寫(xiě)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、主持詞。

11、打印會(huì)議資料、座位示意圖。

12、跟領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議準(zhǔn)備情況。

13、會(huì)議前檢查座次、桌牌、話筒、大屏等。

14、張貼座位示意圖。

15、會(huì)場(chǎng)簽到、引導(dǎo)秩序。

16、及時(shí)聯(lián)系未到人員、確認(rèn)宣傳人員是否到位。

17、人員到齊后通知入會(huì)領(lǐng)導(dǎo)。

18、會(huì)議服務(wù)、會(huì)議記錄、回收會(huì)議資料。

19、宣傳稿、會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)簽字。

20、事項(xiàng)督導(dǎo)檢查、分析復(fù)盤(pán)。

會(huì)議籌備進(jìn)程及注意事項(xiàng)

會(huì)議籌備進(jìn)程一般可分為以下幾個(gè)階段：首先是確定會(huì)議目標(biāo)與主題，明確會(huì)議要解決的問(wèn)題和達(dá)成的目標(biāo)，這是整個(gè)籌備工作的基石。其次是制定詳細(xì)計(jì)劃，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員名單、議程安排等，確保各項(xiàng)細(xì)節(jié)得到妥善規(guī)劃。接下來(lái)是發(fā)布會(huì)議通知，通過(guò)正式渠道及時(shí)將會(huì)議相關(guān)信息通知到所有參會(huì)者，以便他們做好準(zhǔn)備。在會(huì)議召開(kāi)前，還需進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置，檢查設(shè)備設(shè)施是否完備且運(yùn)行正常，確保會(huì)議能夠順利進(jìn)行。

在會(huì)議籌備過(guò)程中，注意事項(xiàng)尤為關(guān)鍵。例如，應(yīng)充分考慮參會(huì)者的時(shí)間安排，避免會(huì)議時(shí)間與其他重要活動(dòng)沖突。同時(shí)，會(huì)議地點(diǎn)的選擇也需兼顧交通便利性與環(huán)境適宜性，以提升參會(huì)者的體驗(yàn)。此外，會(huì)議資料的準(zhǔn)備要充分且精準(zhǔn)，包括會(huì)議背景資料、相關(guān)數(shù)據(jù)分析報(bào)告等，這些資料能夠幫助參會(huì)者更好地了解會(huì)議議題，提高決策效率。

以某公司年度工作總結(jié)會(huì)議為例，在籌備進(jìn)程中，籌備組首先明確了會(huì)議的目的是總結(jié)過(guò)去一年的工作成果，并規(guī)劃未來(lái)一年的發(fā)展目標(biāo)。基于此，籌備組制定了詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃，包括確定會(huì)議日期、預(yù)定符合公司形象的會(huì)議室、編排包含各個(gè)環(huán)節(jié)的議程等。在發(fā)布會(huì)議通知時(shí)，除了基本的會(huì)議信息外，還附帶了參會(huì)人員需提前準(zhǔn)備的工作總結(jié)報(bào)告模板，以確保會(huì)議內(nèi)容的針對(duì)性和實(shí)效性。在會(huì)議召開(kāi)前一天，籌備組還對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行了細(xì)致的檢查，包括音響、投影等設(shè)備的調(diào)試，以及座位布局的調(diào)整，力求為參會(huì)者提供一個(gè)舒適、高效的會(huì)議環(huán)境。

會(huì)議籌備工作是一個(gè)系統(tǒng)性、細(xì)節(jié)性的過(guò)程，它要求籌備人員既要有全局觀念，又能夠關(guān)注到每一個(gè)細(xì)節(jié)。通過(guò)明確的籌備進(jìn)程和周到的注意事項(xiàng)，可以確保會(huì)議的順利召開(kāi)，進(jìn)而達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)和效果。在實(shí)際操作中，還需根據(jù)具體情況靈活調(diào)整籌備方案，以應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的各種變化。

【溫馨提示】關(guān)于籌備會(huì)議的細(xì)節(jié)要求，籌備會(huì)議的細(xì)節(jié)要求是什么的介紹，部分內(nèi)容來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議設(shè)備，青島會(huì)議接送，青島會(huì)議住宿，青島會(huì)議場(chǎng)地，青島會(huì)議模特，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。