本文目錄

1. 籌備會是什么意思
2. 會議籌備工作十要點
3. 會議組織管理方面應(yīng)具備哪些能力

籌備會是一種會議，用于討論和安排某項任務(wù)或活動的準(zhǔn)備工作。它通常由項目負(fù)責(zé)人或組織領(lǐng)導(dǎo)召集，并邀請有關(guān)人員一同參加。籌備會的目的是確保活動或任務(wù)的順利開展，同時也為參與者提供了一個交流想法、溝通問題和解決難題的平臺。

在籌備會上，參與者需要對任務(wù)或活動的各個方面進行全面的分析和評估。這些方面包括預(yù)算、時間表、人力資源、營銷戰(zhàn)略、風(fēng)險控制和協(xié)調(diào)安排等。通過仔細(xì)研究這些方面，籌備會的參與者可以確定活動或任務(wù)最理想的實施方案，從而提高成功的幾率，并確保資源的正確配置。

除了為任務(wù)或活動做好準(zhǔn)備工作外，籌備會還可以為參與者提供一個機會，讓他們相互認(rèn)識、建立聯(lián)系，并共同開發(fā)創(chuàng)意和解決問題的能力。籌備會的參與者可以通過相互交流和合作，發(fā)現(xiàn)許多新的解決方案和市場機會。為了確保籌備會的順利開展，在會前需要制定議程并發(fā)送給參與者，確保所有人都知道在會議上需要討論什么，并準(zhǔn)備好相關(guān)材料。

會議籌備工作十要點

會議的籌備工作表面上看顯得紛繁復(fù)雜，但實際上還是有章可循的。我結(jié)合多年的實踐，談些粗淺的做法和體會，與同行們進行交流。下面是我給大家?guī)淼臅h籌備工作的十要點，希望大家喜歡。

如“全國衛(wèi)生工作會議”“全國新型農(nóng)村合作醫(yī)療試點工作會議”等。規(guī)范的會議名稱一般由三部分組成：一是會議范圍，二是會議內(nèi)容，三是會議性質(zhì)。其中會議性質(zhì)包括“現(xiàn)場會”“啟動會”“工作會”“座談會”“研討會”等。

程序是對會議各項活動，如各種儀式、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議發(fā)言、參觀活動等，按照先后順序做出安排。日程是對會議的活動逐日作出的安排，是程序的具體化。會議的步驟是會議有條不紊進行的保證，一旦經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，切不可隨意變動。

一般包括會議的名稱、開會的目的和主要內(nèi)容、會期、會議地點和食宿地點、與會人員、報到的日期和地點、需要攜帶的材料和數(shù)量及材料的打印規(guī)格、個人支付的費用、主辦單位、聯(lián)系人和聯(lián)系電話等要素。會議通知最好由與會議主題相關(guān)的人員起草，這樣更有利于通知的順利起草。報請上級單位批準(zhǔn)的會議，報送請示時，要附上會議通知的代擬稿。

一般包括與會人員的食宿費、會場的租用費、會標(biāo)的制作費、會務(wù)組和工作人員的房費、膠卷購買和沖洗費用等。如果需要邀請專家學(xué)者講課、作報告，還要將專家的講課費、交通費和食宿費等預(yù)算在內(nèi)。

會議的請示要講清開會的理由、會議的議程、會議的時間及會期、地點、參加會議的人數(shù)和人員級別、會議的經(jīng)費預(yù)算和準(zhǔn)備情況等。

下發(fā)會議通知要專人負(fù)責(zé)，避免遺漏、錯發(fā)和重發(fā)。下發(fā)會議通知應(yīng)注意兩點：一是會議通知下發(fā)要及時。下發(fā)過早，參會人員容易遺忘;下發(fā)太遲，與會人員收不到會議通知，即使收到通知，難于安排手頭的工作，也會降低會議的出席率。二是會議通知發(fā)出后要抓反饋。涉及多個部門、內(nèi)容重要的會議要隨會議通知附會議回執(zhí)，內(nèi)容包括參加會議人員的姓名、性別、民族、職務(wù)(職稱)、聯(lián)系電話、到會的日期、車次和航班號以及返程的日期、車次和航班號等。會前1～2天還要再次聯(lián)系，以確保與會人員能夠按時參會。

一是會議文件，包括下發(fā)的正式文件、文件討論稿或征求意見的文件;

二是講話材料，包括領(lǐng)導(dǎo)講話材料、書面交流材料和會議發(fā)言材料;

三是會議主持詞。在這里筆者重點談?wù)勅绾螠?zhǔn)備會議主持詞，它又叫程序稿，通過主持人在會議期間的講話來體現(xiàn)會議的程序。

主持詞的起草要注意三點：

一是要力求文字口語化。因為主持詞僅供主持人使用，其他與會人員沒有主持詞的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出現(xiàn)晦澀難懂的古詩詞，或過分華麗的辭章。

二是要注意會議程序的銜接。講話要承前啟后，簡明扼要地總結(jié)前面發(fā)言人的講話要點，順理成章地引出下一個發(fā)言人。語言要力求簡潔，避免重復(fù)和啰嗦，切忌話中套話，使人聽不出頭緒。

三是主持詞的內(nèi)容要提綱挈領(lǐng)，不要有論述性的話語，篇幅不宜太長，以免沖談會議的主題。

會場條件的好壞、舒適程度的高低，對與會人員的心理會起到不可忽視的作用，直接影響到會議的效果。因此，要重視會場的選擇和布置。

會場的大小要根據(jù)參會人數(shù)的多少來定，還要根據(jù)會議的需要考慮會場的設(shè)備，如會場的照明、空調(diào)、音響、錄音、多媒體等設(shè)備。會場的布置是辦會工作的一項重要內(nèi)容，主要有：

一是會標(biāo)的布置。會標(biāo)應(yīng)與會議的名稱一致，字?jǐn)?shù)要少而精，如“全國衛(wèi)生工作會議”。

二是席位卡的擺放。主席臺上擺放席位卡的原則是“左為尊，右為次”。主席臺上就座的人數(shù)最好為單數(shù)，最主要的領(lǐng)導(dǎo)居中，其他席位卡按照先左后右的順序分別依次擺放。

三是主席臺的擺放。一般有兩種形式：其一，主席臺高于臺下的座位。適用于人數(shù)多、比較重要的會議，如報告會、工作會等，會場顯得比較莊重、嚴(yán)肅、正規(guī);其二，主席臺與其他座位處于同一平面。適用于人數(shù)較少的會議，如座談會、研討會等，會場顯得較隨和，與會人員之間的關(guān)系顯得平等。

四是座位的安排。安排座位一般根據(jù)會議的性質(zhì)，如果是座談會，座位擺成回字形，回字的兩邊和底邊可以多擺放座位;如果是向檢查組、檢查團匯報情況的匯報會，座位擺成回字形，但是回字的頂部和兩邊各擺一排座位，底邊可多擺放幾排座位。此外還可以根據(jù)會議的氣氛和會場的本身條件安排座位。

一是秘書組，負(fù)責(zé)會議文件、領(lǐng)導(dǎo)講話稿等材料的起草、整理會議記錄、編發(fā)會議簡報和會議材料的歸檔等工作;二是材料組，負(fù)責(zé)會議材料袋的購買、材料的裝袋和分發(fā)，以及會議的簽到等工作;三是接待組，負(fù)責(zé)與會人員的食宿安排、會場布置以及工作人員的安排，如禮儀人員、服務(wù)人員和攝影人員等，此外還要做好會議經(jīng)費的預(yù)決算工作。

會前檢查一般分為三個步驟，一是聽取會議所有籌備人員的口頭匯報;二是到現(xiàn)場實地檢查，包括會議材料的準(zhǔn)備情況和會場的布置工作;三是針對可能出現(xiàn)遺漏的問題，進一步采取補救措施。會前檢查一般要邀請有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)親臨現(xiàn)場給予指導(dǎo)。

主要應(yīng)具備以下幾個方面的能力：一是統(tǒng)籌組織能力。把會前、會中、會后的整個事情統(tǒng)籌考慮，做好周密部署，確保每個環(huán)節(jié)不出紕漏。作為主辦會議的管理者，要善于調(diào)動各方面的積極性，發(fā)揮每名工作人員的能力，共同把會務(wù)籌備好。二是協(xié)調(diào)溝通能力。積極主動與參會的領(lǐng)導(dǎo)、各方面的代表和人員進行溝通，充分了解一些重要嘉賓的工作習(xí)慣等，提前做好準(zhǔn)備。三是細(xì)致落實能力。把會務(wù)的整個環(huán)節(jié)都要考慮和落實的越細(xì)越好，比如領(lǐng)導(dǎo)講話的話筒音質(zhì)和音量、與會人員座位提醒、合影留念的安排、會議結(jié)束后送站、就餐的安排、領(lǐng)導(dǎo)講話的錄音，等等，會議成敗的關(guān)鍵在于是否細(xì)致落實。四是合作共事能力。一項工作特別是象組織會議這樣的大型活動，都不是哪一個個體可能獨立完成的，需要團隊共同努力完成，這就要求團隊中的每個成員都要有相互補臺、相互配合支持、主動當(dāng)好配角的精神。五是總結(jié)提高能力。會議結(jié)束后，要及時進行總結(jié)分析，肯定好的做法，查找不足，研究改進的措施，為做好今后的工作積累經(jīng)驗。

【溫馨提示】本次分享的籌備會議的能力和籌備會議的能力有哪些的問題是否解決了您的問題，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實時信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議收費，青島會議旅游，青島會議酒店，青島會議主持人，青島會議場地，青島會議公司策劃，青島會議接待服務(wù)等。