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您好！
要讓會(huì)議順利進(jìn)行，前期的會(huì)議簽到是至關(guān)重要的，如果是小型商務(wù)會(huì)議，人數(shù)較少，那么簽到相對(duì)簡(jiǎn)單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會(huì)議或者展覽，那么簽到就是一項(xiàng)相對(duì)復(fù)雜的工作，既要讓簽到有序進(jìn)行。
通常情況下，會(huì)議的簽到與住宿安排連在一起。大型會(huì)議如果想要簽到過(guò)程不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準(zhǔn)備是必須的。
1.回執(zhí)統(tǒng)計(jì)表、簽到表格、引導(dǎo)及協(xié)助人員、
2、住宿賓館準(zhǔn)確的房間數(shù)量及房間號(hào)、房間分配表、鑰匙及早餐券、標(biāo)明入住者姓名及房號(hào)的小信封
(內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對(duì)明顯的路徑指示、酒店功能開(kāi)閉說(shuō)明及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。
3.會(huì)議(展覽)須知、會(huì)議(展覽)詳細(xì)日程。
4.會(huì)后會(huì)間考察線(xiàn)路及參與方式。
5.返程預(yù)定及確認(rèn)、會(huì)務(wù)交通使用方式及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等等。
盡量使用電腦簽到。一般情況下，簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少于6人——工作時(shí)間應(yīng)該根據(jù)會(huì)展參與人員抵達(dá)時(shí)間合理分配。
如果事先將回執(zhí)的項(xiàng)目設(shè)計(jì)得很周全，對(duì)于簽到及入住安排有很大幫助。
湖南省會(huì)議接待服務(wù)中心,是湖南會(huì)議接待第一品牌，湖南長(zhǎng)沙會(huì)議公司中最有影響力的一家。我們專(zhuān)注于會(huì)議服務(wù)、會(huì)議接待、會(huì)議策劃、會(huì)議培訓(xùn)、旅游考察、租車(chē)服務(wù)、酒店代訂。公司旗下有湖南省會(huì)義國(guó)際旅行社有限公司、湖南新泰線(xiàn)汽車(chē)租賃有限公司，為我中心的長(zhǎng)沙會(huì)議接待、張家界會(huì)議接待及湖南各地區(qū)的會(huì)議接待提供了很好支持與保障。
望采納，謝謝
公司準(zhǔn)備舉辦大型會(huì)議，而作為會(huì)議接待工作人員的你是否對(duì)開(kāi)會(huì)議的流程接待清楚呢?下面是我為你整理的大型會(huì)議接待流程，希望對(duì)你有幫助。
大型會(huì)議接待流程
一、會(huì)議報(bào)道之前的工作
1、與會(huì)議主辦單位確認(rèn)會(huì)議的報(bào)到日期、會(huì)議名稱(chēng)、會(huì)議用水牌和布標(biāo)、到會(huì)的大致人數(shù)、使用會(huì)議室的日期和會(huì)議室擺設(shè)方式、會(huì)務(wù)組老師(或工作人員)到達(dá)日期(確認(rèn)航班或車(chē)次)、會(huì)務(wù)組的會(huì)議要求(會(huì)議主辦單位內(nèi)容，到會(huì)講課老師的安排和待遇、接送問(wèn)題、酒店住宿安排、講課的時(shí)間、有關(guān)會(huì)議安排的細(xì)節(jié)問(wèn)題、會(huì)后考察的具體行程安排);同時(shí)提供所掌握的酒店情況給會(huì)議的老師以供其參考，在推薦酒店的過(guò)程中需要注意選擇的酒店的價(jià)格在符合會(huì)議要求的范圍內(nèi)。
2、在上述情況落實(shí)后盡快將所選酒店訂妥(房間、餐標(biāo)、會(huì)議室價(jià)格按天計(jì)算、酒店位置)，落實(shí)在會(huì)議報(bào)到日期接站所用車(chē)輛和聯(lián)系方式(需根據(jù)報(bào)到人數(shù)安排相應(yīng)接站用車(chē));落實(shí)會(huì)后考察行程的用車(chē)、導(dǎo)游、火車(chē)票、飛機(jī)票、地接社(只是提前進(jìn)行大致預(yù)訂)。
▲會(huì)議場(chǎng)地要求：9個(gè)多媒體教室;容納2-300人左右
3、在酒店預(yù)訂完畢后，將酒店的大致情況以書(shū)面的形式將傳真件發(fā)送至主辦方，尤其是將酒店的具體準(zhǔn)確的所在地理位置和從機(jī)場(chǎng)或火車(chē)站出發(fā)到達(dá)酒店的乘車(chē)(公交車(chē))方式告知會(huì)議主辦方;同時(shí)可再次與對(duì)方確認(rèn)會(huì)議報(bào)到人數(shù)和日程安排有無(wú)變化或是更改。
4、第三項(xiàng)(3、)工作完畢后可向行程用車(chē)單位或個(gè)人、導(dǎo)游、機(jī)車(chē)票、地接社作出相對(duì)準(zhǔn)確的答復(fù)，以便對(duì)方作出相應(yīng)的安排和接會(huì)準(zhǔn)備。
5、準(zhǔn)備會(huì)議所用相關(guān)用具(會(huì)議在酒店或團(tuán)隊(duì)車(chē)輛使用的各類(lèi)標(biāo)識(shí)、簽到登記的表格、文具用品、學(xué)習(xí)資料袋包括：筆記本、筆、文件袋】、預(yù)訂返程交通所用表格和車(chē)次時(shí)刻表、相應(yīng)的返程交通價(jià)格表、會(huì)后考察的紀(jì)念品【禮品】、座簽牌)同時(shí)通知會(huì)議用酒店此次會(huì)議的名稱(chēng)和對(duì)于提前到達(dá)的學(xué)員如何安排住宿。
6、通知酒店，會(huì)務(wù)工作人員需要提前一天也可根據(jù)到會(huì)人員的情況而定進(jìn)駐酒店并準(zhǔn)備會(huì)務(wù)組用房;同時(shí)通知接站的用車(chē)和確認(rèn)司機(jī)的聯(lián)系電話(huà)、車(chē)型及接站人員會(huì)議所在酒店和會(huì)務(wù)組房間號(hào);同時(shí)與會(huì)議主辦方聯(lián)系告知會(huì)務(wù)工作人員已經(jīng)入住酒店。在入住酒店后須將會(huì)議的名稱(chēng)和報(bào)到地點(diǎn)、乘車(chē)方式、酒店聯(lián)系電話(huà)、會(huì)務(wù)組所在房間通知辦公室職守人員
二、會(huì)議報(bào)到前準(zhǔn)備工作
1、入住酒店的工作人員須將會(huì)務(wù)組房間布置好以便會(huì)議報(bào)到時(shí)使用;同時(shí)與酒店各個(gè)相關(guān)部門(mén)協(xié)調(diào)好會(huì)議細(xì)節(jié)問(wèn)題(如：會(huì)議用布標(biāo)、水牌、會(huì)議室、餐廳的情況);將會(huì)務(wù)組標(biāo)識(shí)張貼好在容易看到的地方。
2、詳細(xì)了解本會(huì)議所用場(chǎng)所的位置。如:餐廳、會(huì)議室、會(huì)務(wù)組老師和講課老師所用的房間。
3、相關(guān)會(huì)議使用設(shè)備的準(zhǔn)備情況。如：會(huì)場(chǎng)布置情況、多媒體投影儀。
三、會(huì)議期間的工作
1、會(huì)議在報(bào)到期間最重要的是收費(fèi)。在收費(fèi)過(guò)程中必須細(xì)致、準(zhǔn)確、書(shū)面登記。
收費(fèi)過(guò)程中必須嚴(yán)格按程序操作，及：
(1)確定學(xué)員情況
(2)根據(jù)情況計(jì)算應(yīng)交費(fèi)用
(3)填寫(xiě)收費(fèi)據(jù)不撕!
(4)收款
(5)將收據(jù)撕下交于學(xué)員
(6)填寫(xiě)報(bào)到表。
2、在出現(xiàn)收費(fèi)后，收據(jù)已開(kāi)出的情況下;學(xué)員行程出現(xiàn)變化必須在原收據(jù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行加注或更改，更改后的內(nèi)容必須有客人簽字和日期。
四、會(huì)議期間需要注意注意問(wèn)題
1、會(huì)務(wù)組必須始終保持整潔、干凈和安靜的環(huán)境。
2、會(huì)務(wù)組所用的書(shū)面文件需保存完好。
3、會(huì)務(wù)費(fèi)的支出或相互來(lái)往必須以書(shū)面形式體現(xiàn);及相互出據(jù)憑證。
4、各人會(huì)務(wù)款必須保管好，做到每天進(jìn)行清點(diǎn)，保險(xiǎn)安全的寄存。
大型會(huì)議預(yù)定籌備的流程
一、會(huì)議預(yù)訂
1.如果公司沒(méi)有單獨(dú)的大型會(huì)議室，我們就需要先從各酒店預(yù)訂會(huì)場(chǎng)，最好是離公司最近，也方便吃住的商圈開(kāi)始尋找會(huì)場(chǎng)，并做好預(yù)訂。
2.會(huì)議預(yù)訂確定內(nèi)容事項(xiàng)
1)會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、公司名稱(chēng)、會(huì)務(wù)組聯(lián)系人、會(huì)議人數(shù)、場(chǎng)地租金、免費(fèi)項(xiàng)目、收費(fèi)項(xiàng)目、結(jié)帳方式、其他要求。
2)會(huì)場(chǎng)布置形式：課桌式、劇院式、U字形、T字形、回字形、雞尾酒字形、口字型等。
3)會(huì)議用品基礎(chǔ)配置：大便簽紙、鉛筆(刀筆)、話(huà)筒、移動(dòng)白板套裝、投影儀、幕布、會(huì)議臺(tái)，會(huì)場(chǎng)指示牌。(如無(wú)特殊說(shuō)明，不得使用KTV系統(tǒng))
4)會(huì)議收費(fèi)項(xiàng)目：茶歇(紅茶、咖啡、綠茶、礦泉水)，橫幅制作。
3.完成會(huì)議預(yù)定流程后，一般需要提前兩天下會(huì)議通知書(shū)給各參會(huì)人員，抄送給公司上級(jí)。
二、會(huì)場(chǎng)布置
1.會(huì)場(chǎng)布置一般由承接會(huì)議的酒店負(fù)責(zé)安排按會(huì)議通知單要求布置會(huì)場(chǎng)工作，會(huì)議籌備組協(xié)助酒店布置。
2.會(huì)議期間的茶水服務(wù)由酒店方負(fù)責(zé)，會(huì)務(wù)組可以根據(jù)需求選擇茶水的品種。
3.會(huì)議擺放標(biāo)準(zhǔn)：會(huì)議桌椅橫豎一條線(xiàn)，便簽橫豎一條線(xiàn)，鉛筆統(tǒng)一斜45度朝左擺放在便簽紙中心并橫邊對(duì)齊。
4.橫幅放置最好是會(huì)場(chǎng)最前方或者最后方的上邊緣，方便拍照時(shí)的整體效果提現(xiàn)。鮮花布置可以放在講臺(tái)的最中央，最好是重要領(lǐng)導(dǎo)的前方。
三、會(huì)議開(kāi)始前檢查
1.會(huì)前檢查一般由承辦酒店帶領(lǐng)會(huì)務(wù)組組成檢查小組負(fù)責(zé)
2.會(huì)前檢查要求：桌椅是否符合標(biāo)準(zhǔn)、紙筆水?dāng)[放是否符合標(biāo)準(zhǔn)、整體無(wú)垃圾、無(wú)污漬，臺(tái)面干凈、整潔。
3.會(huì)議設(shè)備檢查要求：提前半個(gè)小時(shí)確保會(huì)議區(qū)域照明全部正常使用;夏季空調(diào)保證在25度、冬季保證在28度;會(huì)議室音響、話(huà)筒、投影等設(shè)備確保運(yùn)行正常。
4.復(fù)審會(huì)議通知單上的內(nèi)容，會(huì)務(wù)組及時(shí)與酒店方跟進(jìn)。
四、會(huì)議清場(chǎng)
1.會(huì)場(chǎng)清理一般由承辦酒店負(fù)責(zé)，但作為會(huì)務(wù)組要清點(diǎn)下自己帶的物品和工具，整理好，以免落下。
2.使用后的多媒體設(shè)備內(nèi)的U盤(pán)或資料盡量妥善保管好，如使用酒店電腦，切記不要把重要資料留在電腦里，以免泄漏。
五、賬務(wù)結(jié)算
1、一般會(huì)務(wù)組都會(huì)有一個(gè)財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)會(huì)議籌備組織的財(cái)務(wù)支出和收入。
2、結(jié)算時(shí)記得根據(jù)公司的要求開(kāi)具發(fā)票(增值稅普票和專(zhuān)票)。
3、賬務(wù)結(jié)清后回到公司要整理下這次會(huì)議成功召開(kāi)的報(bào)告以備向上級(jí)匯報(bào)。
大型會(huì)議接待方案（一）
一、會(huì)前準(zhǔn)備工作
1、組織會(huì)務(wù)班子、明確工作職責(zé)。大型會(huì)議還要制定詳細(xì)的會(huì)務(wù)工作方案。
2、發(fā)出會(huì)議通知。包括會(huì)議名稱(chēng)、內(nèi)容、會(huì)期、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員范圍。
3、印刷會(huì)議日程，編排好會(huì)議程序，制定注意事項(xiàng)。
4、大型會(huì)議要編組并提出小組召集人、討論地點(diǎn)。
5、大型會(huì)議要印制會(huì)議憑證。如出席證、列席證、工作證、請(qǐng)柬等。
6、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)場(chǎng)布置要充分體現(xiàn)會(huì)議氣氛。
（1）懸掛會(huì)標(biāo)、徽記、旗幟登。
（2）設(shè)置主席臺(tái)，落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)，安排座次，設(shè)置發(fā)言席，拜訪(fǎng)席簽、話(huà)筒，并保證音響效果。
（3）確定會(huì)議桌擺放形式，明確劃分分會(huì)場(chǎng)區(qū)域，并使與會(huì)者明確。
（4）保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。
（5）擺放適宜花卉。
7、后期服務(wù)工作。大型會(huì)議要對(duì)與會(huì)人員的食宿、用車(chē)、醫(yī)療保健、文化娛樂(lè)、安全保衛(wèi)等做出細(xì)致安排。
8、做好會(huì)議發(fā)言、投票、發(fā)獎(jiǎng)、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作。
9、進(jìn)行會(huì)前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)準(zhǔn)備工作情況。
二、會(huì)務(wù)組織與服務(wù)工作
1、會(huì)務(wù)人員提前1小時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，反復(fù)檢查會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備情況。
2、搞好會(huì)議簽到、材料分發(fā)。
3、落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。
4、按預(yù)訂方案組織與會(huì)人員由前向后以此就座。
5、維持好會(huì)場(chǎng)秩序。會(huì)議開(kāi)始前5分鐘，關(guān)閉會(huì)場(chǎng)大門(mén)，與會(huì)人員入座就緒，無(wú)關(guān)人員離開(kāi)會(huì)場(chǎng)；開(kāi)會(huì)期間關(guān)閉手機(jī)，一般不允許找人，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。
6、做好會(huì)議紀(jì)錄，寫(xiě)好會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。
7、組織照相。
8、為與會(huì)人員預(yù)訂車(chē)、船、機(jī)票等。
三、會(huì)議善后工作
1、會(huì)議結(jié)束后，要檢查會(huì)場(chǎng)，帶回剩余材料、席簽等。
2、組織送站。根據(jù)與會(huì)人員離會(huì)時(shí)間，提前安排車(chē)輛、送站人員等。
3、做好會(huì)議文件的清退、收集、歸檔工作。
4、做好會(huì)議報(bào)道工作。
大型會(huì)議接待方案（二）
根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)不同、會(huì)議接待的準(zhǔn)備工作的內(nèi)容不同以及會(huì)議接待的方式不同，對(duì)會(huì)議的組織方法，禮儀要求也不同。
首先是會(huì)議的籌備工作。
根據(jù)會(huì)議規(guī)模，確定接待規(guī)格。
發(fā)放會(huì)議通知和會(huì)議日程。
會(huì)議通知必須寫(xiě)明召集人的姓名或組織、單位名稱(chēng)，會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議主題以及會(huì)議參加者、會(huì)務(wù)費(fèi)、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請(qǐng)的人是否參加會(huì)議，準(zhǔn)備參加會(huì)議的是否有其他要求等。對(duì)于外地的會(huì)議參加者還要附上到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)和住宿賓館的路線(xiàn)圖。這個(gè)路線(xiàn)圖避免了外地人問(wèn)路的許多麻煩。
會(huì)議日程是會(huì)議活動(dòng)在會(huì)期以?xún)?nèi)每一天的具體安排，它是人們了解會(huì)議情況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會(huì)議通知一起發(fā)放。
選擇會(huì)場(chǎng)。
選擇會(huì)場(chǎng)，要根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)和會(huì)議的內(nèi)容來(lái)綜合考慮。最好是達(dá)到一下標(biāo)準(zhǔn)：
第一：大小要適中。會(huì)場(chǎng)太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會(huì)者一種不景氣的感覺(jué)；會(huì)場(chǎng)太小，人數(shù)過(guò)多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無(wú)法把會(huì)開(kāi)好。所以，英國(guó)的首相丘吉爾曾說(shuō)：“絕對(duì)不用太大的房間，而只要一個(gè)大小正好的房間。”
第二：地點(diǎn)要合理。歷史召集的會(huì)議，一兩個(gè)小時(shí)就散的，可以把會(huì)場(chǎng)定在與會(huì)人員較集中的地方。超過(guò)一天的會(huì)議，應(yīng)盡量把地點(diǎn)定的離與會(huì)者住所較近一些，免得與會(huì)者來(lái)回奔波。
第三：附屬設(shè)施要齊全。會(huì)務(wù)人員一定要對(duì)會(huì)場(chǎng)的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話(huà)、擴(kuò)音、錄音等進(jìn)行檢查，不能夠因?yàn)椤吧洗螘?huì)議是從這里開(kāi)的，沒(méi)出什么問(wèn)題，”就草率地認(rèn)為“這回也會(huì)同樣順利”。否則，可能會(huì)造成損失。
第四：要有停車(chē)場(chǎng)。現(xiàn)代社會(huì)召集會(huì)議，“一雙草鞋一把傘”趕來(lái)開(kāi)會(huì)的人已經(jīng)不多了。轎車(chē)、摩托車(chē)都要有停放處，會(huì)才能開(kāi)得成。
會(huì)場(chǎng)的布置。
會(huì)場(chǎng)的布置包括會(huì)場(chǎng)四周的裝飾和坐席的配置。
一般大型的會(huì)議，根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，在場(chǎng)內(nèi)懸掛橫幅。門(mén)口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語(yǔ)。可在會(huì)場(chǎng)內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花；為使會(huì)場(chǎng)更加莊嚴(yán)，主席臺(tái)上可懸掛國(guó)旗、黨旗或懸掛國(guó)徽、會(huì)徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應(yīng)擦洗干凈，擺放美觀(guān)、統(tǒng)一。
坐席的配置要是和會(huì)議的'風(fēng)格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：
①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會(huì)者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺(jué)。另外，與會(huì)者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見(jiàn)。這種形式適于10—20人左右的會(huì)議。座次安排應(yīng)注意來(lái)賓或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面對(duì)面做，來(lái)賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門(mén)的正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)相對(duì)而坐。同級(jí)別的對(duì)角線(xiàn)相對(duì)而坐。
②口字型。如果使用長(zhǎng)形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會(huì)議。
③教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達(dá)情況、指示為目的的會(huì)議，這時(shí)與會(huì)者人數(shù)比較多、而且與會(huì)者之間不需要討論、交流意見(jiàn)。這種形式主席臺(tái)與聽(tīng)眾席相對(duì)而坐。主席臺(tái)的座次按人員的職務(wù)、社會(huì)的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。
準(zhǔn)備會(huì)議資料。
會(huì)務(wù)組應(yīng)該準(zhǔn)備有關(guān)會(huì)議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會(huì)者，方便于與會(huì)者的閱讀和做好發(fā)言準(zhǔn)備。
會(huì)議前的接待禮儀。
會(huì)前檢查。
這是對(duì)在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或不落實(shí)的地方進(jìn)行的補(bǔ)救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準(zhǔn)備齊全。
提前進(jìn)入接待崗位。
接待人員應(yīng)該在與會(huì)者到來(lái)之前提前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個(gè)崗位。
①簽到。設(shè)一張簽字臺(tái)，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔(dān)。簽字臺(tái)北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時(shí)，應(yīng)脫下筆套，筆尖對(duì)自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上。簽到本應(yīng)精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待人員應(yīng)經(jīng)常向會(huì)議組織者匯報(bào)到會(huì)人數(shù)。
②引座。簽到后。會(huì)議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會(huì)者引入會(huì)場(chǎng)就座。對(duì)重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪，會(huì)議開(kāi)始前幾分鐘再到主席臺(tái)就座。
③接待。與會(huì)者坐下后，接待人員應(yīng)遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會(huì)者解答各種問(wèn)題，滿(mǎn)足各種要求，提供盡可能周到的服務(wù)。
會(huì)議中的服務(wù)禮儀
會(huì)議進(jìn)行中的服務(wù)要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時(shí)。
倒茶服務(wù)人員注意觀(guān)察每一位與會(huì)者，以便及時(shí)為期天茶水。到誰(shuí)是動(dòng)作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面，手指不能因在北口上，不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開(kāi)背蓋，右手吃水戶(hù)，將熱開(kāi)水準(zhǔn)確倒入杯里，不能讓茶水見(jiàn)到桌面上或與會(huì)者身上。杯子放在與會(huì)者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差錯(cuò)，應(yīng)不動(dòng)聲色地盡快處理，不能驚動(dòng)其他人，不能慌慌張張，來(lái)回奔跑，將與會(huì)者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。
其他服務(wù)會(huì)議按擬定的程序進(jìn)行，應(yīng)緊湊，不要出現(xiàn)冷場(chǎng)的局面。這就要求各個(gè)工作人員“嚴(yán)陣以待”，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。如，會(huì)議進(jìn)行第一項(xiàng)：全體起立、奏國(guó)歌。這是音響應(yīng)立即播放出國(guó)歌。又如，大會(huì)宣布辦法榮譽(yù)證書(shū)，組織人員應(yīng)迅速將受獎(jiǎng)人員排好隊(duì)，禮儀小姐把領(lǐng)導(dǎo)從主席坐席上引出來(lái)，另有禮儀小姐將證書(shū)一一遞上，由領(lǐng)導(dǎo)頒發(fā)給受獎(jiǎng)?wù)摺槭箷?huì)場(chǎng)上的活動(dòng)有條不紊，必要時(shí)應(yīng)將有關(guān)人員組織起來(lái)進(jìn)行模擬訓(xùn)練，避免會(huì)場(chǎng)上出現(xiàn)混亂。
如果與會(huì)者有電話(huà)或有人要相告特別重要的事，服務(wù)人員應(yīng)走到他身邊，輕聲轉(zhuǎn)告他。如果要通知主席臺(tái)上的領(lǐng)導(dǎo)，最好用字條傳遞通知，避免無(wú)關(guān)人員在臺(tái)上頻繁走動(dòng)和耳語(yǔ)，分散與會(huì)者注意力。
做好會(huì)后服務(wù)的準(zhǔn)備。會(huì)議進(jìn)行之中，就應(yīng)為會(huì)后服務(wù)做好準(zhǔn)備。如，會(huì)后要照相，就應(yīng)提前將場(chǎng)地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準(zhǔn)備。另外，會(huì)后的用車(chē)也應(yīng)在會(huì)議結(jié)束前妥善安排。
會(huì)后服務(wù)
會(huì)議結(jié)束后，全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作。
組織活動(dòng)會(huì)議結(jié)束后，有時(shí)還會(huì)安排一些活動(dòng)。如聯(lián)歡會(huì)、會(huì)餐、參觀(guān)、照相等，這些工作很繁瑣，應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)，而且這位領(lǐng)導(dǎo)要有很強(qiáng)的組織能力才能勝任，同時(shí)其他接待人員要積極配合，各負(fù)其責(zé)，做好自己分擔(dān)的工作，以保證活動(dòng)計(jì)劃的順利實(shí)施。
送別根據(jù)情況安排好與會(huì)者的交通工具，使其愉快、及時(shí)地踏上歸程。
清理會(huì)議文件①根據(jù)保密原則，回收有關(guān)文件資料。②整理會(huì)議紀(jì)要。③新聞報(bào)道。④主卷歸檔。⑤會(huì)議總結(jié)
大型會(huì)議接待方案（三）
一、會(huì)前
1、與會(huì)議主辦方洽談，了解會(huì)議要求及所需服務(wù)項(xiàng)目。
2、提供會(huì)議所需要的航班、車(chē)票、住宿酒店、會(huì)議場(chǎng)所、交通等信息，并制定完備的會(huì)議預(yù)案書(shū)給會(huì)議方。
3、派專(zhuān)人協(xié)助客戶(hù)實(shí)地考察會(huì)議舉辦地的吃、住、會(huì)議場(chǎng)地、游、娛樂(lè)等相關(guān)方面的情況。
4、確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。
二、會(huì)中
1、會(huì)議接待：專(zhuān)人負(fù)責(zé)機(jī)場(chǎng)，車(chē)站的禮儀、接站、公關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會(huì)議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺(tái)、指示牌等。
2、會(huì)前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會(huì)議所需要的會(huì)議資料，會(huì)議用品，會(huì)議演講稿等會(huì)議相關(guān)物品。
3、會(huì)議場(chǎng)所：專(zhuān)人到會(huì)議室檢查會(huì)議室條幅、燈光、音響、茶飲等。
4、會(huì)議住宿：房間樓層及房間號(hào)確認(rèn)，詢(xún)問(wèn)是否有特殊要求。
5、會(huì)議餐飲：用餐時(shí)間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（回民）的確認(rèn)。
6、會(huì)議旅游：旅游線(xiàn)路行程、用車(chē)、導(dǎo)游是否增加景點(diǎn)等確認(rèn)。
7、會(huì)議娛樂(lè)：娛樂(lè)消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂(lè)地點(diǎn)的確認(rèn)。
8、會(huì)議服務(wù)：會(huì)議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。
三、會(huì)后
1、結(jié)帳：提供會(huì)議過(guò)程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說(shuō)明，專(zhuān)人與客戶(hù)進(jìn)行核對(duì)并結(jié)帳。
2、資料：會(huì)議后的資料收集，根據(jù)客戶(hù)要求制作會(huì)議通訊錄或花名冊(cè)。
3、合影：會(huì)議期間參會(huì)人員集體合影，會(huì)議結(jié)束前沖印出來(lái)分發(fā)給每位與會(huì)人員以做留念。
【溫馨提示】關(guān)于大型會(huì)議酒店接待安排，酒店大型會(huì)議接待流程的介紹，部分內(nèi)容來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線(xiàn)詳詢(xún)。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議設(shè)備，青島會(huì)議接送，青島會(huì)議住宿，青島會(huì)議場(chǎng)地，青島會(huì)議模特，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。