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答：
開(kāi)會(huì)前關(guān)鍵要點(diǎn)
根據(jù)會(huì)議的目的，議程，與會(huì)人員的角色分工及會(huì)務(wù)組織來(lái)準(zhǔn)備。
一.會(huì)議的目的；1信息傳達(dá)與共享 2員工的指導(dǎo)與培訓(xùn) 3員工的激勵(lì)與動(dòng)員 4矛盾協(xié)調(diào)與解決 5決策改進(jìn)與創(chuàng)新 6聯(lián)系構(gòu)建與維持
二.會(huì)議的議程;1何時(shí)開(kāi)會(huì) 2在何地開(kāi)會(huì) 3具體討論什么議題 4每項(xiàng)議題的商討持續(xù)多長(zhǎng)時(shí)間 5具體的參加者有誰(shuí)
三.與會(huì)人員的角色分工;1那些必須貫徹或執(zhí)行會(huì)議決策的人 2那些可以提供有價(jià)值的信息或好主意的人 3那些能夠贊成會(huì)議結(jié)果的人 4那些能夠支持小組意見(jiàn)的高層管理者 5那些持分歧意見(jiàn)或者與傳統(tǒng)意見(jiàn)相悖的人 6那些對(duì)決策的成功而言不可或缺的人。
四.會(huì)務(wù)組織;會(huì)務(wù)清單有助于有序并準(zhǔn)確無(wú)誤的做好組織工作。最重要的事開(kāi)會(huì)地點(diǎn)的確定，影響因素包括地理位置，氣候，安全性，標(biāo)識(shí)，費(fèi)用，房間大小，座位質(zhì)量和舒適度，會(huì)議桌以及開(kāi)會(huì)設(shè)備。
開(kāi)會(huì)時(shí)關(guān)鍵要點(diǎn)
一.確定會(huì)議的基本程序有助于更好地保證會(huì)議順利開(kāi)展，有效控制會(huì)議中可能出現(xiàn)的障礙; 1闡述會(huì)議的主題及其目的，使與會(huì)者明確對(duì)會(huì)議具有高相關(guān)性和潛在價(jià)值的信息。 2介紹與會(huì)者，使與會(huì)者之間有基本的了解 3解釋會(huì)議議程，使與會(huì)者清楚討論的規(guī)則和時(shí)間限制。 4確保每一位與會(huì)者具有平等的發(fā)言機(jī)會(huì)，展開(kāi)充分的討論 5及時(shí)處理會(huì)議的干擾（如打瞌睡等）激發(fā)與會(huì)者的興趣和參與性 6隨時(shí)控制會(huì)議進(jìn)程，提醒發(fā)言時(shí)間，避免討論偏離主題 7在每個(gè)議題討論結(jié)束后，對(duì)意見(jiàn)統(tǒng)一和有分歧的觀點(diǎn)加以總結(jié)或評(píng)論，引出下一個(gè)議題 8在每場(chǎng)會(huì)議結(jié)束后總結(jié)會(huì)議達(dá)成的共識(shí)或取得的成果。
二.合理控制會(huì)議預(yù)算;會(huì)議的預(yù)算包括下列四個(gè)方面：交通費(fèi)用，會(huì)議設(shè)施費(fèi)用，餐飲費(fèi)用，雜費(fèi)。
三.成熟的危機(jī)管理;
1預(yù)測(cè)可能碰到的危機(jī)，針對(duì)具體的危機(jī)情境制定詳細(xì)的危機(jī)處理預(yù)案。 2重視溝通的作用，獲取負(fù)責(zé)人的聯(lián)系方式，注意與各設(shè)備和服務(wù)供應(yīng)商保持密切聯(lián)系，要求各供應(yīng)商出現(xiàn)特殊情況時(shí)提前給出通知。 3了解酒店突發(fā)事件的應(yīng)急部門(mén)及其工作程序，如酒店附近的醫(yī)療服務(wù)等。 4密切追蹤酒店人住情況。 5在會(huì)議議程中標(biāo)明緊急情況的聯(lián)絡(luò)號(hào)碼和聯(lián)絡(luò)人。 6在登記表中詢問(wèn)與會(huì)者是否具有“特殊需要”，如輪椅服務(wù)等。 7在與各供應(yīng)商的合同條款中詳細(xì)提出服務(wù)要求，標(biāo)明特殊情況下的讓步條款。
開(kāi)會(huì)后關(guān)鍵要點(diǎn)
一.會(huì)議備忘錄
1會(huì)議的主題是什么 2會(huì)議的時(shí)間，地點(diǎn)和與會(huì)者的具體信息是什么 3會(huì)議的主要發(fā)言內(nèi)容是什么 4會(huì)議達(dá)成了那些共識(shí)？存在那些意見(jiàn)分歧 5未來(lái)有那些行動(dòng)？每項(xiàng)行動(dòng)各由誰(shuí)負(fù)責(zé)？具體的時(shí)間安排如何？ 6下次會(huì)議討論的議題可能是什么？
二.會(huì)議評(píng)估
會(huì)議評(píng)估表立足于以下因素：1會(huì)議目標(biāo)的清晰度 2解決問(wèn)題的系統(tǒng)性 3與會(huì)者的出席率 4干擾的有效處理程度 5會(huì)議形式的恰當(dāng)性 6會(huì)前細(xì)節(jié)的安排 7時(shí)間安排 8不開(kāi)會(huì)是否能夠達(dá)成確定目標(biāo) 9會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度
以下內(nèi)容為新榜市場(chǎng)總監(jiān)李鐵男在活動(dòng)行線下沙龍「千人峰會(huì)的品牌與運(yùn)營(yíng)」的現(xiàn)場(chǎng)分享內(nèi)容整理，其中有部分口語(yǔ)化表達(dá)，請(qǐng)知悉。
分享人介紹：
李鐵男，新榜市場(chǎng)總監(jiān)，2014年加入新榜，目前負(fù)責(zé)新榜市場(chǎng)、新榜學(xué)院、新榜大會(huì)、新榜全國(guó)行等項(xiàng)目，對(duì)新媒體有深入研究，擅長(zhǎng)新媒體運(yùn)營(yíng)、短視頻、直播電商等領(lǐng)域。
內(nèi)容整理：活動(dòng)行
-以下為正文-
做一個(gè)長(zhǎng)期主義者，每一場(chǎng)活動(dòng)都想辦法把整個(gè)觀眾體驗(yàn)、嘉賓的體驗(yàn)，以及合作伙伴的體驗(yàn)，做到極致。在不斷做的過(guò)程當(dāng)中去積累口碑，然后整個(gè)行業(yè)內(nèi)會(huì)形成一定的認(rèn)知，再經(jīng)過(guò)不斷輸出活動(dòng)，不斷的和這群人通過(guò)活動(dòng)產(chǎn)生鏈接，慢慢地積累勢(shì)能，勢(shì)能積累起來(lái)之后，口碑、品牌就會(huì)慢慢起來(lái)。長(zhǎng)期主義+價(jià)值輸出+時(shí)間復(fù)利，你將解鎖一份刺激與歡喜。
活動(dòng)流程主要分為六個(gè)步驟！市場(chǎng)調(diào)研-活動(dòng)立項(xiàng)—活動(dòng)籌備—推廣&招募—活動(dòng)執(zhí)行—活動(dòng)復(fù)盤(pán)。
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一、活動(dòng)框架
1、活動(dòng)目的
這是做活動(dòng)前最重要的一個(gè)問(wèn)題，我為什么要做這個(gè)活動(dòng)？
1）提升影響力，強(qiáng)化品牌。
2）政策發(fā)布，比如今日頭條的生機(jī)大會(huì)，快手的光合大會(huì)等。
3）會(huì)銷(xiāo)，會(huì)銷(xiāo)類(lèi)的公司，有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)議流程，對(duì)會(huì)議的信息密度沒(méi)有嚴(yán)格要求，但強(qiáng)調(diào)氛圍的調(diào)動(dòng)，有KPI指標(biāo)。
2、市場(chǎng)調(diào)研
這一塊相對(duì)來(lái)說(shuō)比較簡(jiǎn)單，既然做這個(gè)行業(yè)的活動(dòng)，肯定本來(lái)就能觸達(dá)到這個(gè)行業(yè)的一些人群，那么通過(guò)面對(duì)面也好，或者通過(guò)線上聊也好，或者通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查也好，或者通過(guò)請(qǐng)教公司一些老的員工也好，或者看同行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)、競(jìng)品的活動(dòng)也好，基本上就能得出來(lái)結(jié)論，在這個(gè)結(jié)論上可以去驗(yàn)證一下，就會(huì)明白用戶的需求，知道活動(dòng)的方向在哪里。
3、確定邊界
想明白為什么要做這個(gè)活動(dòng)，基本上心里邊大致的版圖就有了。
從現(xiàn)在的時(shí)間起，去倒推，大概這個(gè)活動(dòng)準(zhǔn)備周期需要多久，比如說(shuō)需要30天，從現(xiàn)在情況往后推30天，看是放在周中還是周末，是做半天還是全天，活動(dòng)類(lèi)型，誰(shuí)來(lái)講？誰(shuí)來(lái)聽(tīng)？這個(gè)活動(dòng)目的是怎樣的？基本上有一個(gè)大體的模糊的畫(huà)像，在這個(gè)時(shí)間沒(méi)有精準(zhǔn)的對(duì)接到個(gè)人，但是知道它大概有怎樣一個(gè)標(biāo)簽、知道大致通過(guò)什么樣的渠道能夠去觸達(dá)。
同時(shí)邊界很重要！它畫(huà)了一些方向，知道哪些東西可以用，哪些東西不能用。
1）預(yù)算不一樣，整個(gè)的邊界完全是不一樣的。可能因?yàn)轭A(yù)算有限，有些場(chǎng)地就不會(huì)考慮，有些老師也不會(huì)考慮。
2）人數(shù)和預(yù)算也是緊密相關(guān)的，做500人的活動(dòng)、1000人活動(dòng)、100人的活動(dòng)，完全是不同的概念。
3）時(shí)長(zhǎng)基本上就決定了嘉賓的數(shù)量。大家都比較熱衷于做下午場(chǎng)的活動(dòng)，相對(duì)來(lái)說(shuō)比較簡(jiǎn)單，從下午2點(diǎn)開(kāi)始到5點(diǎn)結(jié)束，大概3小時(shí)，180分鐘，基本上是6位嘉賓，一個(gè)嘉賓25分鐘，總共150分鐘，剩下30分鐘，中間可以加一些圓桌論壇等環(huán)節(jié)。中間控場(chǎng)不用那么嚴(yán)格，但是整個(gè)嘉賓的數(shù)量和分享時(shí)長(zhǎng)是一個(gè)反相關(guān)的。另外還要考慮場(chǎng)地，吃飯，交通是否方便。
4）場(chǎng)地，2019年比較特殊，7月到10月的很多大型的活動(dòng)不能舉辦，再加上今年過(guò)年比較早，1月25日初一，很多大型的活動(dòng)全部壓到年底，加上很多年會(huì)也在這個(gè)時(shí)間，就會(huì)把整個(gè)酒店的費(fèi)用拉高，往年可能提前兩個(gè)月去找酒店，今年必須要提前兩個(gè)月三個(gè)月甚至更長(zhǎng)時(shí)間！北京能容納千人的且交通比較方便的其實(shí)不多，可能是西邊便宜，南邊便宜，北邊和東邊貴。
通過(guò)上面的分析，要做一個(gè)什么樣的活動(dòng)，那么大致的框架就出來(lái)了，先把整個(gè)邊界定好，接著再細(xì)化，內(nèi)部還有一個(gè)溝通磨合的過(guò)程，不可能一開(kāi)始把這些非常精準(zhǔn)化。
二、活動(dòng)ing
1、確認(rèn)主題
第一不要引起歧義。
第二要讓大家明白活動(dòng)的價(jià)值，用戶能知道你要給他傳遞什么。
針對(duì)行業(yè)內(nèi)的活動(dòng)，一般都只寫(xiě)嘉賓的title，因?yàn)檫@個(gè)行業(yè)大家都知道他是誰(shuí)，所以說(shuō)不用在活動(dòng)的板塊上再去說(shuō)這個(gè)嘉賓怎樣，做過(guò)什么。但是注意，跨行業(yè)的活動(dòng)，需要寫(xiě)嘉賓的介紹，因?yàn)橛^眾來(lái)自于不同行業(yè)，也可能來(lái)自于五面八方，通過(guò)嘉賓的介紹來(lái)判斷活動(dòng)是否是適合自己。
2、時(shí)間場(chǎng)地
一般場(chǎng)地是一個(gè)大場(chǎng)地，一個(gè)小場(chǎng)地，在這里大場(chǎng)地指的是哪個(gè)城市，小場(chǎng)地是具體地點(diǎn)，比如確定12月底要在北京做一個(gè)活動(dòng)，北京就是一個(gè)大場(chǎng)地，大場(chǎng)地可以滯后到什么時(shí)間？假如有很多外地的嘉賓來(lái)參與，會(huì)提前預(yù)訂機(jī)票，要提前半個(gè)月或者20天要把這個(gè)場(chǎng)地給確定死；假如活動(dòng)本身是在北京的人來(lái)參與的，活動(dòng)開(kāi)始之前一周會(huì)給大家群發(fā)消息就OK了。
一般來(lái)講雙休日好過(guò)工作日，周六好過(guò)周日。但是也要考慮活動(dòng)的規(guī)模與影響力，不要放在周一，周一往往會(huì)議比較多，很難走開(kāi)。
下午好于上午：盡量活動(dòng)不要上午辦，下午的活動(dòng)通過(guò)開(kāi)場(chǎng)時(shí)間稍微往前延一點(diǎn)，把結(jié)束的時(shí)間稍微往后延一點(diǎn)，比如1點(diǎn)半開(kāi)始一直到下午6點(diǎn)，能容納的嘉賓和信息含量比較多，這樣效率更高，也節(jié)省費(fèi)用。
另外場(chǎng)地動(dòng)線在大型的活動(dòng)中是非常重要的，要從“小白”的用戶視野出發(fā)，不要想當(dāng)然，要考慮到人流行進(jìn)方向、路線、擁堵節(jié)點(diǎn)以及展位間距、方向，要避免“冷清展位”（人流無(wú)法流動(dòng)過(guò)去的展位）。
會(huì)場(chǎng)最好是“后進(jìn)式”，屏幕和入場(chǎng)口不在同一側(cè)，不要從前門(mén)進(jìn)，避免觀眾橫穿遮擋視線，提前設(shè)置隔離欄，避免分散注意力。一般做的活動(dòng)比較多了之后，基本上看一眼這個(gè)場(chǎng)地，整個(gè)搭建方案就有了，就知道什么地方放簽到臺(tái)、什么地方放入場(chǎng)、什么地方放屏幕、什么地方放上下臺(tái)、什么地方放控臺(tái)，基本上就相當(dāng)清楚。
3、確定關(guān)鍵傳播節(jié)點(diǎn)
假如1月份舉辦一場(chǎng)500人的活動(dòng)，往前倒推，首先要確認(rèn)活動(dòng)是免費(fèi)還是收費(fèi)，因?yàn)槊赓M(fèi)和收費(fèi)的到場(chǎng)率不一樣，要根據(jù)到場(chǎng)率去算，需要報(bào)名多少人，現(xiàn)場(chǎng)到多少人。根據(jù)目前手頭的資源，去倒推，比如說(shuō)活動(dòng)推一次能報(bào)60人，需要推五次，推5次的節(jié)點(diǎn)可能一周推兩次，可能一周推一次。一周推兩次，可能用不同的渠道，用公眾號(hào)推一次，用海報(bào)推一次，這樣傳播的節(jié)點(diǎn)基本上就出來(lái)了。
再根據(jù)整個(gè)行業(yè)的一些大事件，比如說(shuō)雙11或者說(shuō)其他的能預(yù)測(cè)到一些節(jié)點(diǎn)，不跟他們搶流量，把這些節(jié)點(diǎn)給錯(cuò)開(kāi)，根據(jù)行業(yè)內(nèi)人的一些特殊習(xí)慣。在這邊給大家舉個(gè)例子，比如說(shuō)像直播行業(yè)，直播行業(yè)要去發(fā)海報(bào)的話，可能在半夜兩三點(diǎn)或者凌晨四五點(diǎn)發(fā)，效果特別好，因?yàn)樽鲋辈ミ@個(gè)行業(yè)，播到凌晨一兩點(diǎn)，播完之后還要和團(tuán)隊(duì)復(fù)盤(pán)，之后才能睡覺(jué)，要根據(jù)這些，把具體的傳播時(shí)間點(diǎn)再進(jìn)行微調(diào)。
物料是活動(dòng)對(duì)外宣傳物料，像海報(bào)、主視覺(jué)或者說(shuō)像嘉賓的背景，類(lèi)似于傳播方面的一些物料。這些物料有利于去招募或者對(duì)外去做宣傳。
4、信息入口的問(wèn)題
作為活動(dòng)負(fù)責(zé)人，剛開(kāi)始要定主題、定框架、定基調(diào)、定邊界，在對(duì)外合作的時(shí)候，最怕遇到一件事同時(shí)好幾個(gè)人來(lái)對(duì)接。一般我們辦活動(dòng)首先會(huì)在群里邊立一個(gè)規(guī)矩：公司里邊指定一個(gè)總的負(fù)責(zé)人，他既是內(nèi)部信息匯總的節(jié)點(diǎn)，也是外部信息的出口，保證所有的信息的入口和流出在公司內(nèi)部都有一個(gè)人，同時(shí)同步到群里和協(xié)同工具中，避免信息差。一場(chǎng)活動(dòng)需要團(tuán)隊(duì)協(xié)同，每個(gè)人具體來(lái)負(fù)責(zé)哪一塊，一般要形成文字，同步給各個(gè)合作方。總之兵分幾路，各司其職。
5、信息的協(xié)同和傳遞
這塊特別重要，特別是合作類(lèi)的活動(dòng)，比如多方主辦，并有政府的指導(dǎo)參與，這種活動(dòng)難度很高，建議一般一個(gè)活動(dòng)，它的聯(lián)合主辦方不要超過(guò)三家，超過(guò)三家的話就是說(shuō)會(huì)特別麻煩，因?yàn)槊總€(gè)人對(duì)活動(dòng)的認(rèn)知與需求都不一樣。
合作類(lèi)的活動(dòng)，盡量簡(jiǎn)化，在活動(dòng)開(kāi)始的時(shí)間，要明確劃分好雙方的職責(zé)，哪些東西，你有決定權(quán)，哪些東西，我只是通知你，其它事我全權(quán)處理，不然到后邊肯定會(huì)撕逼的，會(huì)牽涉大量的時(shí)間精力來(lái)處理這個(gè)事，這是外部。內(nèi)部的話也是同樣的一個(gè)邏輯，比如嘉賓，特別是大會(huì)，嘉賓總計(jì)超過(guò)三十幾位，嘉賓對(duì)接這塊可能是5到6個(gè)人，嘉賓是按照板塊來(lái)劃分，每個(gè)人對(duì)接幾個(gè)嘉賓。
有些嘉賓不可能親自來(lái)對(duì)接，一般會(huì)由品牌負(fù)責(zé)人或者助理來(lái)對(duì)接，這里邊就會(huì)牽涉到一個(gè)信息的傳遞與協(xié)同。要借助一些工具來(lái)防止信息在傳遞過(guò)程中的衰減，比如石墨文檔、有道云筆記等，具體用哪個(gè)可以根據(jù)公司內(nèi)部情況選擇。
三、嘉賓相關(guān)
1、邀請(qǐng)清單
活動(dòng)主題定完之后，大家在一塊開(kāi)個(gè)腦爆會(huì)議，然后就說(shuō)你認(rèn)為的嘉賓是誰(shuí)誰(shuí)，每個(gè)人在黑板上寫(xiě)，寫(xiě)完之后用排除法，先做加法，后做減法，然后把不合適嘉賓全部排除掉，比如說(shuō)我來(lái)推薦這個(gè)嘉賓，我為什么推薦這個(gè)嘉賓？這個(gè)嘉賓好在哪一塊？今年做了哪些東西，哪一塊應(yīng)該講的特別好。
嘉賓模式就兩塊，一個(gè)是做得好，一個(gè)是講得好。
做得好的話，要有實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，因?yàn)樵趯?shí)際的過(guò)程當(dāng)中做過(guò)和沒(méi)做過(guò)是不一樣的。做過(guò)的話，能講出來(lái)有一些比較重要的細(xì)節(jié)，但是可能會(huì)被別人忽視，那這樣的話對(duì)行業(yè)內(nèi)的人是有收獲感，也就是所謂的干貨。
有些嘉賓，雖然沒(méi)做過(guò)，但是一直在行業(yè)內(nèi)深度觀察，表達(dá)能力特別好、氣場(chǎng)和節(jié)奏感特別好，在臺(tái)上講的特別好，但是這樣的人是少的。
還有一些人做的特別好，但是一到臺(tái)上就緊張，講不全或者講不好，根本表達(dá)不出來(lái)，這種嘉賓的話，建議大家就不要邀請(qǐng)了，因?yàn)樗赡茏龅脑俸茫窃谂_(tái)上講不出來(lái)的話，實(shí)際上對(duì)臺(tái)下的觀眾是沒(méi)有收獲，現(xiàn)場(chǎng)的感覺(jué)也會(huì)比較尷尬。
2、嘉賓邀約
要說(shuō)清楚這幾件事：在什么地方做一個(gè)多少規(guī)模的活動(dòng)，這個(gè)活動(dòng)的時(shí)長(zhǎng)是多久？有哪些嘉賓來(lái)參與？同臺(tái)嘉賓是哪些？站在嘉賓的角度來(lái)看這個(gè)活動(dòng)對(duì)他或者所在公司的價(jià)值是什么？在邀請(qǐng)的過(guò)程中，一定要把這些東西表達(dá)清楚，做成PPT也好，做文字也好，傳遞給對(duì)方。
一些活動(dòng)在前期邀約嘉賓中，會(huì)寫(xiě)一大堆特別大咖位的嘉賓，最后卻來(lái)不了，對(duì)于觀眾來(lái)說(shuō)體驗(yàn)特別不好，特別是賣(mài)票活動(dòng)，可能觀眾來(lái)買(mǎi)票，就是沖著1到2個(gè)嘉賓，想聽(tīng)他講，最后會(huì)發(fā)現(xiàn)想聽(tīng)的兩個(gè)人壓根就沒(méi)來(lái)，現(xiàn)場(chǎng)特別尷尬，后續(xù)還會(huì)因?yàn)檫@些會(huì)產(chǎn)生退票，或者其他不必要的麻煩，所以請(qǐng)務(wù)必在顯著位置注明擬邀。
3、嘉賓信息收集
邀請(qǐng)嘉賓一般會(huì)要嘉賓的簡(jiǎn)介，title、照片、成功案例、Demo。
關(guān)于嘉賓的Demo。Demo這塊很多嘉賓不一定能提供，但如果是一些干貨類(lèi)收費(fèi)活動(dòng)，特別是異地嘉賓，一般會(huì)讓他提供一個(gè)demo，提前商量一個(gè)選題，錄一個(gè)10分鐘視頻。通過(guò)視頻可以看到這個(gè)嘉賓形象、氣場(chǎng)、表達(dá)習(xí)慣、邏輯框架、語(yǔ)言節(jié)奏等，有一些整體了解并有助于后期判斷。
4、嘉賓PPT
1）時(shí)間：嘉賓的PPT，截止時(shí)間一定要敲死。一定要把截止時(shí)間往前趕一趕，按照行業(yè)經(jīng)驗(yàn)來(lái)說(shuō)，總有1-2個(gè)嘉賓的PPT姍姍來(lái)遲，要為后邊調(diào)整留下空間。
2）版本：記住一定要編號(hào)，養(yǎng)成好習(xí)慣，避免弄錯(cuò)版本。過(guò)渡版本一定要?jiǎng)h掉，因?yàn)橛行┛嘏_(tái)會(huì)把原來(lái)老的版本放上去，一般到這個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)嘉賓改的東西不多，但是有個(gè)別的嘉賓的心理素質(zhì)不好，一旦發(fā)現(xiàn)ppt不對(duì)，會(huì)直接在臺(tái)上發(fā)懵，或者將問(wèn)題公開(kāi)化，“PPT放錯(cuò)了，主辦方能不能給我換一下”，這時(shí)候會(huì)極度尷尬。
3）體積：把PPT盡量體積小一點(diǎn)防止死機(jī)，如果里面有視頻的，記得把視頻摘出來(lái)，單獨(dú)再存一份，在活動(dòng)進(jìn)行中，注意和嘉賓提前約定信號(hào)，萬(wàn)一發(fā)生操作失誤，在臺(tái)上直接發(fā)信號(hào)“麻煩工作人員幫我播放下視頻”，這樣完全不影響整個(gè)會(huì)議的流程，整個(gè)對(duì)觀眾來(lái)說(shuō)，體驗(yàn)是無(wú)損的。
4）內(nèi)容：一定要有干貨，有方法論，特別是可以反復(fù)使用，可以遷移的，比如一些數(shù)據(jù)，對(duì)行業(yè)前沿的分析和展望，個(gè)人固有的成功經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和升華，過(guò)去走過(guò)的一些彎路和坑是非常重要的，但會(huì)被別人所忽略的一些細(xì)節(jié)。
5）金句：這些既叫金句又叫拍照點(diǎn)，就是大家為什么有些人講到某一個(gè)程度的情況下，大家都情不自禁拿出手機(jī)拍照，可能是情感上的共鳴，可能是信息含量大，短時(shí)間內(nèi)難以消化，或者是一句很有哲理的人生格言非常適合發(fā)朋友圈，也或者是一個(gè)思維模型，很多人會(huì)拍照留存，從而形成二次傳播。
5、演講時(shí)長(zhǎng)
有的嘉賓參加大會(huì)經(jīng)驗(yàn)比較少，之前明明約定了20分鐘演講時(shí)間，也敲定了演講主題和大綱，但是他扔過(guò)來(lái)一個(gè)60頁(yè)P(yáng)PT，此時(shí)需要和對(duì)方溝通下，問(wèn)題在哪里，把PPT的邏輯框架整理出來(lái)，大幅刪減，在這一步就控制時(shí)長(zhǎng)，另外在現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行中，也有倒計(jì)時(shí)屏幕、倒計(jì)時(shí)牌、背景音樂(lè)等信號(hào)來(lái)提示嘉賓注意時(shí)間，控制好活動(dòng)的節(jié)奏。
6、嘉賓接待
嘉賓的機(jī)票酒店、接送機(jī)、住宿、用餐、短信通知、參與通知、迎來(lái)送往、嘉賓禮品，實(shí)際上這些東西都很細(xì)的，不要一個(gè)一個(gè)細(xì)節(jié)去通知，要學(xué)會(huì)“湊整”，我們一般會(huì)給嘉賓兩個(gè)文檔，第一個(gè)文檔主要前期對(duì)接的時(shí)候使用，需要嘉賓提交什么資料以及deadline，需要嘉賓做的事情等，確認(rèn)演講主題、大綱，以及提交PPT等。第二個(gè)文檔主要就是后期嘉賓的機(jī)酒、接送機(jī)、酒店入住、用餐、彩排、就坐的位置、上場(chǎng)次序、PPT是否對(duì)外等細(xì)節(jié)。
7、嘉賓彩排
彩排很重要的，即使嘉賓到了之后沒(méi)有特別長(zhǎng)的時(shí)間，哪怕有五分鐘，都非常管用。
1）熟悉場(chǎng)地：位置大致在哪里？知道上臺(tái)口從哪上，然后需要要站在哪個(gè)地方，定位點(diǎn)、拍照點(diǎn)在哪里？是手持麥克還是頭戴？
2）提示器的位置與倒計(jì)時(shí)：告知有提示器，然后防止嘉賓回頭看屏幕，并告訴在哪個(gè)地方，明天會(huì)有一個(gè)志愿者舉牌子，提示倒計(jì)時(shí)，注意信號(hào)提示。
3）上場(chǎng)通知：一般采用原則是上一個(gè)候一個(gè)，通知一個(gè)，可以就近在控臺(tái)的位置，安排沙發(fā)，讓嘉賓提前候場(chǎng)，提前配置好頭戴，并告知一些注意事項(xiàng)，并加油鼓氣等。
四、場(chǎng)地搭建
1、搭建商的選擇：專業(yè)、靠譜。和專業(yè)人做事能省去很多的精力和心血，專業(yè)靠譜，怎么評(píng)估，第一看過(guò)去，要看案例，第二在溝通的過(guò)程中看對(duì)方的專業(yè)程度和態(tài)度。雙方有一個(gè)磨合的過(guò)程，最好能和一個(gè)公司長(zhǎng)期的合作，知道你的訴求，做事風(fēng)格。
2、搭建方案：這個(gè)涉及因素較多，在這里不再展開(kāi)，主要就是大屏、舞臺(tái)、燈光、展位、外場(chǎng)簽到、互動(dòng)空間、采訪間等等。
五、活動(dòng)招商
1、招商原則
一句話，廣撒網(wǎng)，重點(diǎn)捕魚(yú)。一般承諾80%，后續(xù)給到30%驚喜，前期稍稍收一點(diǎn)，不要為了招商而做出不切實(shí)際的承諾，不然事后容易起糾紛。
客戶的核心訴求必須想辦法滿足，然后滿足不了的話提前說(shuō)清楚，客戶能接受的話繼續(xù)往下談，客戶接受不了可以就此打住，或平衡各方利益，各退一步。
2、客戶來(lái)源
1）把握熱點(diǎn)、新的機(jī)會(huì)。比如今年短視頻直播電商比較火，如果舉辦一個(gè)關(guān)于短視頻直播的大會(huì)，這些公司肯定有訴求，想要在行業(yè)大量的曝光，這樣的話這個(gè)活動(dòng)中能提供的價(jià)值和他們的需求就是一個(gè)契合點(diǎn)，形成了一個(gè)鏈接，那么這就有可能成為你的客戶。
2）每年做的一些活動(dòng)，那么留下來(lái)一些客戶，實(shí)際上這些客戶是有可能產(chǎn)生復(fù)購(gòu)的。這些客戶要重點(diǎn)維持維護(hù)。
3）行業(yè)競(jìng)品類(lèi)公司，都有哪些贊助商，對(duì)方說(shuō)不定可能會(huì)有同樣的需求，因?yàn)檎麄€(gè)的用戶人群是比較一致的，等于對(duì)方為你指明了一條道路。
3、整合資源
要去整合資源，活動(dòng)贊助分兩塊，一個(gè)是本身活動(dòng)資源，比如一些線下的展位、現(xiàn)場(chǎng)的視頻輪播、上臺(tái)演講、參與圓桌、頒獎(jiǎng)、主持人口播，等等一些和現(xiàn)場(chǎng)相關(guān)的信息。另外一塊是公司資源，很多公司把廣告位推廣、信息流等全部打包賣(mài)給客戶，總之，挖掘客戶需求，在能力范圍之內(nèi)去滿足。
六、活動(dòng)傳播
1、用戶畫(huà)像
你想要吸引的用戶他是誰(shuí)？他在哪個(gè)地方？通過(guò)什么樣的渠道去觸達(dá)，又如何才能吸引他？
2、媒體合作
傳播的方案要形成一個(gè)文件。A套餐、B套餐、C套餐，明確我能夠提供哪些？然后對(duì)方會(huì)根據(jù)你的資源去匹配。明確自己的資源、能鏈接的資源，找別人之前，想一想別人憑什么會(huì)幫我，我能提供給別人什么權(quán)益，最終雙方要達(dá)到共贏才行，不然偶發(fā)性幫忙是暫時(shí)的，不長(zhǎng)久。
3、它山之石可以攻玉
已報(bào)名觀眾，可以使用一些工具批量生成個(gè)性化的朋友圈海報(bào)，方便對(duì)方曬朋友圈，這樣也可以匯聚來(lái)零散的個(gè)人朋友圈流量，雖然量不大，但是轉(zhuǎn)化率相對(duì)較高。
4、微信群：紅包炸群、群冠名，活絡(luò)群主
這點(diǎn)比較簡(jiǎn)單，不再贅述，重點(diǎn)：引起注意，否則白搭。
5、活動(dòng)平臺(tái)——活動(dòng)行
七、門(mén)票及簽到
1、門(mén)票免費(fèi)or收費(fèi)
收費(fèi)門(mén)票，增加一個(gè)收入的同時(shí)，也可以提高報(bào)名門(mén)檻。觀眾的的質(zhì)量更高一點(diǎn)，但是考慮主辦方影響力、嘉賓咖位、所在地消費(fèi)能力、話題熱度等，免費(fèi)的活動(dòng)很容易招募，但是到場(chǎng)率也沒(méi)辦法控制，另外免費(fèi)的活動(dòng)容易受到外界環(huán)境的一些影響，一般來(lái)說(shuō)大概在50—70%左右，如果辦500人活動(dòng)，全部免費(fèi)的，如果到場(chǎng)率按照50%來(lái)算，至少要一千人才能保證這個(gè)活動(dòng)到場(chǎng)500人。
2、簽到時(shí)間與簽到工具
簽到時(shí)間如果放在上午，比如9點(diǎn)開(kāi)始，8點(diǎn)半之前簽到的人很少，高峰期是9點(diǎn)到9點(diǎn)半這個(gè)時(shí)間。活動(dòng)臨近開(kāi)場(chǎng)的時(shí)間，才是簽到高峰期，短時(shí)間內(nèi)巨大人流量涌來(lái)，會(huì)產(chǎn)生很多問(wèn)題，需要提前預(yù)防。要思考：簽到的空間是否開(kāi)闊，簽到通道設(shè)置、簽到的流程是否合理，簽到的效率如何，簽到的人員有無(wú)經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，簽到工具測(cè)試，簽到的物料準(zhǔn)備是否到位等這些因素都會(huì)影響簽到的進(jìn)程，處理不好都會(huì)導(dǎo)致后面的人怨聲載道，會(huì)影響活動(dòng)開(kāi)場(chǎng)和用戶體驗(yàn)。現(xiàn)場(chǎng)一定要有個(gè)人敢于拍板，敢于承擔(dān)責(zé)任，當(dāng)機(jī)立斷，不要優(yōu)柔寡斷，快速處理問(wèn)題。
八、執(zhí)行關(guān)鍵
1、抓大放小
所有流程彩排三遍以上，讓相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)這個(gè)活動(dòng)的流程非常熟悉，如搭建方、主持人、控臺(tái)方、兼職負(fù)責(zé)人、禮儀負(fù)責(zé)人等環(huán)節(jié)的參與者，如果不能實(shí)現(xiàn)，也要讓對(duì)方知道自己負(fù)責(zé)的環(huán)節(jié)大概的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，以及有問(wèn)題找誰(shuí)處理。
所有的錦上添花，是來(lái)自于平常的準(zhǔn)備，現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行中不要臨場(chǎng)發(fā)揮。活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)能把準(zhǔn)備好的東西做出來(lái)就可以了，現(xiàn)場(chǎng)會(huì)有各種各樣難以預(yù)料的各種意外的情況出現(xiàn)，要抓大放小，穩(wěn)定優(yōu)先，解決關(guān)鍵問(wèn)題，次要問(wèn)題如果有精力再處理，否則先擱置。
2、風(fēng)險(xiǎn)管理
從開(kāi)始的報(bào)備到場(chǎng)地、嘉賓、觀眾、設(shè)備，實(shí)際上很多意外，剛才大家說(shuō)有一個(gè)“放”的過(guò)程，一個(gè)“收”的過(guò)程，在“放”和“收”的過(guò)程中，多條線都有各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)，比如說(shuō)某個(gè)嘉賓同意來(lái)，但是臨時(shí)又來(lái)不了；比如說(shuō)一千人的場(chǎng)子，報(bào)名量不夠怎么辦？然后怎么去算？現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備突然出現(xiàn)問(wèn)題怎么辦？
要應(yīng)對(duì)這些潛在的風(fēng)險(xiǎn)，在活動(dòng)的前期，肯定要拆解各個(gè)環(huán)節(jié)，分析關(guān)鍵要素，做預(yù)備方案，不斷演練，將問(wèn)題重現(xiàn)，場(chǎng)景化，然后設(shè)計(jì)解決方案，把風(fēng)險(xiǎn)降到最低。風(fēng)險(xiǎn)不可以杜絕，但是可以降低。
九、活動(dòng)復(fù)盤(pán)
所有活動(dòng)每次都要復(fù)盤(pán)，查漏補(bǔ)缺，也是“擇其善者而從之，擇其不善者而改之”，借鑒的看，好的繼續(xù)發(fā)揚(yáng)，不好就摒棄，這也是內(nèi)部之間相互激勵(lì)，，相互學(xué)習(xí)，不斷完美化的一個(gè)過(guò)程。這里有個(gè)原則“PDCA”，又稱“戴明環(huán)”，是一個(gè)質(zhì)量控制流程，P是計(jì)劃，C是檢查，D是執(zhí)行，A是復(fù)盤(pán)，做之前先思考計(jì)劃，做的過(guò)程中不斷優(yōu)化迭代，最后不斷改進(jìn)反思并繼續(xù)下一個(gè)循環(huán)。
所有東西，開(kāi)會(huì)一定要有人專人記錄，形成白紙黑字，不斷的留存，不斷的積累，逐漸形成SOP手冊(cè)，也可以作為內(nèi)部的培訓(xùn)教材。
這可能是史上最全的大型活動(dòng)操盤(pán)指南，每個(gè)成功活動(dòng)的背后都是事無(wú)巨細(xì)，但是“紙上得來(lái)終覺(jué)淺，絕知此事要躬行”，這些經(jīng)驗(yàn)，還是要在實(shí)踐中運(yùn)用出來(lái)，愿你也能做出成功的大活動(dòng)！
籌備大型會(huì)議掌握3個(gè)環(huán)節(jié)20個(gè)細(xì)節(jié)。
流程:會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后。
會(huì)前準(zhǔn)備。
1、會(huì)議大項(xiàng):類(lèi)別、時(shí)間、地點(diǎn)會(huì)議議程:幾個(gè)議題、匯報(bào)人級(jí)別、時(shí)長(zhǎng)、分管領(lǐng)導(dǎo)是否發(fā)言，是否涉mi。參會(huì)范圍:開(kāi)到哪一層，是否需要設(shè)置分會(huì)場(chǎng)、是否需要開(kāi)設(shè)電視電話會(huì)議、是否需要報(bào)備外來(lái)車(chē)輛。
2、會(huì)議通知:要堅(jiān)持復(fù)雜程序簡(jiǎn)單表述，簡(jiǎn)單問(wèn)題慎重對(duì)待的原則，擬定好交給領(lǐng)導(dǎo)審閱。下發(fā)通知可先發(fā)預(yù)通知，比如綠色軟件工作群告知，正式通知通過(guò)內(nèi)網(wǎng)、郵件下發(fā)。
3、會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備:與綜合部門(mén)對(duì)接好，會(huì)議室地點(diǎn)、桌牌、會(huì)議資料、通信設(shè)備調(diào)試等。流程:會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后
【會(huì)中服務(wù)】。
1、簽到、未到會(huì)人員電話提醒。
2、茶水服務(wù)。
3、發(fā)放資料、切換會(huì)議大屏內(nèi)容。
4、會(huì)議照片影像資料留存。
【會(huì)后總結(jié)】。
1、會(huì)議文件是否需要收回。
2、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要。
3、是否需要新聞報(bào)道。
4、事項(xiàng)督辦。
5、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。
值得提醒!!辦會(huì)在體制內(nèi)不能算優(yōu)點(diǎn)，可以當(dāng)"跳板"。不要讓自己滯于辦公"工具人"的角色，但也要至少確保周全、不出錯(cuò)。
辦會(huì)要點(diǎn)大全。
1、確認(rèn)會(huì)議類(lèi)別、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)范圍、議程。
2、按照具體任務(wù)，劃分職責(zé)，落實(shí)到小組個(gè)人。
3、申請(qǐng)會(huì)議室，對(duì)接桌牌、話筒、茶水等事宜。
4、擬定并發(fā)送預(yù)備會(huì)議通知。
5、制定簽到表。
6、報(bào)備外來(lái)車(chē)輛，協(xié)調(diào)停車(chē)場(chǎng)。
7、準(zhǔn)備會(huì)議方案。
8、確定會(huì)議是否有保密內(nèi)容，做保密工作。
9、聯(lián)系宣傳報(bào)道部門(mén)。
10、撰寫(xiě)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、主持詞。
11、打印會(huì)議資料、座位示意圖。
12、跟領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議準(zhǔn)備情況。
13、會(huì)議前檢查座次、桌牌、話筒、大屏等。
14、張貼座位示意圖。
15、會(huì)場(chǎng)簽到、引導(dǎo)秩序。
16、及時(shí)聯(lián)系未到人員、確認(rèn)宣傳人員是否到位。
17、人員到齊后通知入會(huì)領(lǐng)導(dǎo)。
18、會(huì)議服務(wù)、會(huì)議記錄、回收會(huì)議資料。
19、宣傳稿、會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)簽字。
20、事項(xiàng)督導(dǎo)檢查、分析復(fù)盤(pán)。
【溫馨提示】本次分享的籌備會(huì)議的關(guān)鍵和籌備會(huì)議的關(guān)鍵在于什么的問(wèn)題是否解決了您的問(wèn)題，部分內(nèi)容來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議收費(fèi)，青島會(huì)議旅游，青島會(huì)議酒店，青島會(huì)議主持人，青島會(huì)議場(chǎng)地，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。
本文標(biāo)題：籌備會(huì)議的關(guān)鍵，籌備會(huì)議的關(guān)鍵在于什么