本文目錄

1. 籌備大型會議掌握3個環(huán)節(jié)20個細節(jié)
2. 會議籌備進程及注意事項
3. 會議籌備工作十要點

籌備大型會議掌握3個環(huán)節(jié)20個細節(jié)。

流程:會前、會中、會后。

會前準備。

1、會議大項:類別、時間、地點會議議程:幾個議題、匯報人級別、時長、分管領(lǐng)導(dǎo)是否發(fā)言，是否涉mi。參會范圍:開到哪一層，是否需要設(shè)置分會場、是否需要開設(shè)電視電話會議、是否需要報備外來車輛。

2、會議通知:要堅持復(fù)雜程序簡單表述，簡單問題慎重對待的原則，擬定好交給領(lǐng)導(dǎo)審閱。下發(fā)通知可先發(fā)預(yù)通知，比如綠色軟件工作群告知，正式通知通過內(nèi)網(wǎng)、郵件下發(fā)。

3、會場準備:與綜合部門對接好，會議室地點、桌牌、會議資料、通信設(shè)備調(diào)試等。流程:會前、會中、會后

【會中服務(wù)】。

1、簽到、未到會人員電話提醒。

2、茶水服務(wù)。

3、發(fā)放資料、切換會議大屏內(nèi)容。

4、會議照片影像資料留存。

【會后總結(jié)】。

1、會議文件是否需要收回。

2、會議記錄、會議紀要。

3、是否需要新聞報道。

4、事項督辦。

5、總結(jié)經(jīng)驗。

值得提醒!!辦會在體制內(nèi)不能算優(yōu)點，可以當"跳板"。不要讓自己滯于辦公"工具人"的角色，但也要至少確保周全、不出錯。

辦會要點大全。

1、確認會議類別、時間、地點、參會范圍、議程。

2、按照具體任務(wù)，劃分職責，落實到小組個人。

3、申請會議室，對接桌牌、話筒、茶水等事宜。

4、擬定并發(fā)送預(yù)備會議通知。

5、制定簽到表。

6、報備外來車輛，協(xié)調(diào)停車場。

7、準備會議方案。

8、確定會議是否有保密內(nèi)容，做保密工作。

9、聯(lián)系宣傳報道部門。

10、撰寫各級領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、主持詞。

11、打印會議資料、座位示意圖。

12、跟領(lǐng)導(dǎo)匯報會議準備情況。

13、會議前檢查座次、桌牌、話筒、大屏等。

14、張貼座位示意圖。

15、會場簽到、引導(dǎo)秩序。

16、及時聯(lián)系未到人員、確認宣傳人員是否到位。

17、人員到齊后通知入會領(lǐng)導(dǎo)。

18、會議服務(wù)、會議記錄、回收會議資料。

19、宣傳稿、會議紀要、領(lǐng)導(dǎo)簽字。

20、事項督導(dǎo)檢查、分析復(fù)盤。

會議籌備進程及注意事項

會議籌備進程一般可分為以下幾個階段：首先是確定會議目標與主題，明確會議要解決的問題和達成的目標，這是整個籌備工作的基石。其次是制定詳細計劃，包括會議時間、地點、參會人員名單、議程安排等，確保各項細節(jié)得到妥善規(guī)劃。接下來是發(fā)布會議通知，通過正式渠道及時將會議相關(guān)信息通知到所有參會者，以便他們做好準備。在會議召開前，還需進行會場布置，檢查設(shè)備設(shè)施是否完備且運行正常，確保會議能夠順利進行。

在會議籌備過程中，注意事項尤為關(guān)鍵。例如，應(yīng)充分考慮參會者的時間安排，避免會議時間與其他重要活動沖突。同時，會議地點的選擇也需兼顧交通便利性與環(huán)境適宜性，以提升參會者的體驗。此外，會議資料的準備要充分且精準，包括會議背景資料、相關(guān)數(shù)據(jù)分析報告等，這些資料能夠幫助參會者更好地了解會議議題，提高決策效率。

以某公司年度工作總結(jié)會議為例，在籌備進程中，籌備組首先明確了會議的目的是總結(jié)過去一年的工作成果，并規(guī)劃未來一年的發(fā)展目標。基于此，籌備組制定了詳細的會議計劃，包括確定會議日期、預(yù)定符合公司形象的會議室、編排包含各個環(huán)節(jié)的議程等。在發(fā)布會議通知時，除了基本的會議信息外，還附帶了參會人員需提前準備的工作總結(jié)報告模板，以確保會議內(nèi)容的針對性和實效性。在會議召開前一天，籌備組還對會場進行了細致的檢查，包括音響、投影等設(shè)備的調(diào)試，以及座位布局的調(diào)整，力求為參會者提供一個舒適、高效的會議環(huán)境。

會議籌備工作是一個系統(tǒng)性、細節(jié)性的過程，它要求籌備人員既要有全局觀念，又能夠關(guān)注到每一個細節(jié)。通過明確的籌備進程和周到的注意事項，可以確保會議的順利召開，進而達到預(yù)期的目標和效果。在實際操作中，還需根據(jù)具體情況靈活調(diào)整籌備方案，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的各種變化。

會議籌備工作十要點

會議的籌備工作表面上看顯得紛繁復(fù)雜，但實際上還是有章可循的。我結(jié)合多年的實踐，談些粗淺的做法和體會，與同行們進行交流。下面是我給大家?guī)淼臅h籌備工作的十要點，希望大家喜歡。

如“全國衛(wèi)生工作會議”“全國新型農(nóng)村合作醫(yī)療試點工作會議”等。規(guī)范的會議名稱一般由三部分組成：一是會議范圍，二是會議內(nèi)容，三是會議性質(zhì)。其中會議性質(zhì)包括“現(xiàn)場會”“啟動會”“工作會”“座談會”“研討會”等。

程序是對會議各項活動，如各種儀式、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議發(fā)言、參觀活動等，按照先后順序做出安排。日程是對會議的活動逐日作出的安排，是程序的具體化。會議的步驟是會議有條不紊進行的保證，一旦經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準，切不可隨意變動。

一般包括會議的名稱、開會的目的和主要內(nèi)容、會期、會議地點和食宿地點、與會人員、報到的日期和地點、需要攜帶的材料和數(shù)量及材料的打印規(guī)格、個人支付的費用、主辦單位、聯(lián)系人和聯(lián)系電話等要素。會議通知最好由與會議主題相關(guān)的人員起草，這樣更有利于通知的順利起草。報請上級單位批準的會議，報送請示時，要附上會議通知的代擬稿。

一般包括與會人員的食宿費、會場的租用費、會標的制作費、會務(wù)組和工作人員的房費、膠卷購買和沖洗費用等。如果需要邀請專家學(xué)者講課、作報告，還要將專家的講課費、交通費和食宿費等預(yù)算在內(nèi)。

會議的請示要講清開會的理由、會議的議程、會議的時間及會期、地點、參加會議的人數(shù)和人員級別、會議的經(jīng)費預(yù)算和準備情況等。

下發(fā)會議通知要專人負責，避免遺漏、錯發(fā)和重發(fā)。下發(fā)會議通知應(yīng)注意兩點：一是會議通知下發(fā)要及時。下發(fā)過早，參會人員容易遺忘;下發(fā)太遲，與會人員收不到會議通知，即使收到通知，難于安排手頭的工作，也會降低會議的出席率。二是會議通知發(fā)出后要抓反饋。涉及多個部門、內(nèi)容重要的會議要隨會議通知附會議回執(zhí)，內(nèi)容包括參加會議人員的姓名、性別、民族、職務(wù)(職稱)、聯(lián)系電話、到會的日期、車次和航班號以及返程的日期、車次和航班號等。會前1～2天還要再次聯(lián)系，以確保與會人員能夠按時參會。

一是會議文件，包括下發(fā)的正式文件、文件討論稿或征求意見的文件;

二是講話材料，包括領(lǐng)導(dǎo)講話材料、書面交流材料和會議發(fā)言材料;

三是會議主持詞。在這里筆者重點談?wù)勅绾螠蕚鋾h主持詞，它又叫程序稿，通過主持人在會議期間的講話來體現(xiàn)會議的程序。

主持詞的起草要注意三點：

一是要力求文字口語化。因為主持詞僅供主持人使用，其他與會人員沒有主持詞的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出現(xiàn)晦澀難懂的古詩詞，或過分華麗的辭章。

二是要注意會議程序的銜接。講話要承前啟后，簡明扼要地總結(jié)前面發(fā)言人的講話要點，順理成章地引出下一個發(fā)言人。語言要力求簡潔，避免重復(fù)和啰嗦，切忌話中套話，使人聽不出頭緒。

三是主持詞的內(nèi)容要提綱挈領(lǐng)，不要有論述性的話語，篇幅不宜太長，以免沖談會議的主題。

會場條件的好壞、舒適程度的高低，對與會人員的心理會起到不可忽視的作用，直接影響到會議的效果。因此，要重視會場的選擇和布置。

會場的大小要根據(jù)參會人數(shù)的多少來定，還要根據(jù)會議的需要考慮會場的設(shè)備，如會場的照明、空調(diào)、音響、錄音、多媒體等設(shè)備。會場的布置是辦會工作的一項重要內(nèi)容，主要有：

一是會標的布置。會標應(yīng)與會議的名稱一致，字數(shù)要少而精，如“全國衛(wèi)生工作會議”。

二是席位卡的擺放。主席臺上擺放席位卡的原則是“左為尊，右為次”。主席臺上就座的人數(shù)最好為單數(shù)，最主要的領(lǐng)導(dǎo)居中，其他席位卡按照先左后右的順序分別依次擺放。

三是主席臺的擺放。一般有兩種形式：其一，主席臺高于臺下的座位。適用于人數(shù)多、比較重要的會議，如報告會、工作會等，會場顯得比較莊重、嚴肅、正規(guī);其二，主席臺與其他座位處于同一平面。適用于人數(shù)較少的會議，如座談會、研討會等，會場顯得較隨和，與會人員之間的關(guān)系顯得平等。

四是座位的安排。安排座位一般根據(jù)會議的性質(zhì)，如果是座談會，座位擺成回字形，回字的兩邊和底邊可以多擺放座位;如果是向檢查組、檢查團匯報情況的匯報會，座位擺成回字形，但是回字的頂部和兩邊各擺一排座位，底邊可多擺放幾排座位。此外還可以根據(jù)會議的氣氛和會場的本身條件安排座位。

一是秘書組，負責會議文件、領(lǐng)導(dǎo)講話稿等材料的起草、整理會議記錄、編發(fā)會議簡報和會議材料的歸檔等工作;二是材料組，負責會議材料袋的購買、材料的裝袋和分發(fā)，以及會議的簽到等工作;三是接待組，負責與會人員的食宿安排、會場布置以及工作人員的安排，如禮儀人員、服務(wù)人員和攝影人員等，此外還要做好會議經(jīng)費的預(yù)決算工作。

會前檢查一般分為三個步驟，一是聽取會議所有籌備人員的口頭匯報;二是到現(xiàn)場實地檢查，包括會議材料的準備情況和會場的布置工作;三是針對可能出現(xiàn)遺漏的問題，進一步采取補救措施。會前檢查一般要邀請有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)親臨現(xiàn)場給予指導(dǎo)。

【溫馨提示】關(guān)于籌備會議的完成標準，籌備會議的完成標準怎么寫的介紹，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議設(shè)備，青島會議接送，青島會議住宿，青島會議場地，青島會議模特，青島會議公司策劃，青島會議接待服務(wù)等。