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在準備會議的時候，要注意以下事項：
Æ考慮周全
要成功地舉辦一次會議，尤其是大型會議，須要考慮很多方面的問題，比如開會的時間是否能保證大家都能參加，會不會遇到外賓來訪或者公司出貨；不能出席的人是否有替代人選，怎樣聯絡；會議的主席、主持、記錄人員、現場服務人員等相關人員的安排是否妥當；會議需要什么輔助器材，由誰負責；會議進行的時間預計有多久等等。只有事先做好準備工作，才能保證會議地順利進行與圓滿結束。
Æ選擇合適的會議場所
會議場所的選擇有很多種，最常用的是公司的會議室；有時公司會在周末安排員工到一個山清水秀的度假勝地，一邊開會，一邊度假；至于大型的、重要的會議則可以專門租用飯店的會場。不管采用哪種方式，對會場的基本要求是一致的，即：會場應該舒適寬敞，隔音效果好，采光通風良好，沒有其他干擾，最好有窗簾，便于在放投影資料時看得清楚，安靜不嘈雜，空調良好，插座、電源、白板、麥克風等設備齊全。
Æ用文字記錄會議的相關事項
在準備會議的過程中，有關會議的各個事項，如時間、地點、會議議程等等都應該用文字記錄下來，便于在后續工作中察看。有關會議的決定、通知等要打印出來發給相關人員，不能只進行口頭通知，俗話說“口說無憑”，有時候秘書已經通知了各個部門主管，可是有的人忙起來就忘記了，所以必須把工作做細致。
做好會議記錄需要注意哪些問題
為了便于黨支部和上級黨組織檢查支部工作情況或查閱有關材料，凡是召開支委會或支部大會，都必須認真做好會議記錄。那么如何做好黨支部的會議記錄，需要注意哪些問題?下面我為大家提供會議記錄注意事項如下：
一、做好會議記錄的技巧：
1、提升自己的書寫速度。
要做會議記錄，首先要有一定的書寫速度，不能人家說了三句話，你才記下來一句話。在平日里多寫東西，有意識地提升自己的書寫速度，久而久之速度就提升起來了。
2、借助錄音筆等工具。
在做會議記錄的時候，即使是書寫速度再快的人，也會有疏忽漏寫的情況發生。這個時候，我們會議前準備的錄音筆就派上用場了。在會議結束后，我們就可以根據錄音填補自己缺失的地方，完善自己的會議記錄。
3、提前了解會議的主要內容。
在開會以前，可以通過會議通知了解一下會議的大體內容，然后在會前就將一些可以寫上的東西寫好，比如時間、地點、參會人等，等正式會議開始，就只需要記錄參會人的觀點了。
4、認真聆聽參會人的觀點。
所謂的會議記錄是要記錄參會人的不同觀點，而不是每一句話都要記錄。所以在進行會議記錄的時候，我們完全可以先聆聽發言人的話，然后歸納總結后記錄。
5、不要一心二用，左顧右盼。
做會議記錄最忌諱的就是會議過程中開小差，一心二用。一旦自己有一個地方跟不上，那么其他地方就會隨之跟不上，就會嚴重影響會議記錄的完整性。所以，記錄時要保持高度集中，認真記錄。
6、一個沒記完，果斷跳過。
很多人在第一次做會議記錄的時候，都會想著一個一個記好，不想漏掉一個。可是，在開會期間，總會出現無法跟上步調的時候，這時候，就要果斷跳過這個地方，直接記錄下一個人的發言，以免影響后面的整體記錄。
二、在做會議記錄時，要注意以下幾點：
1、提前到達會場，記錄會議的組織情況，包括會議的名稱，開會的時間、地點、缺席和列席人員、主持人的姓名、記錄人的姓名等。
2、準確記錄會議的內容。要寫明發言人的姓名，發言的內容，包括討論的內容、提出的建議、通過的決議等，必要時還要記下表決情況。
3、采用速記方式。把每一位發言人所講的中心意思概括出來，不要一字一句地記錄。要把重點放在所討論的.問題上，把問題的核心點出來，如會議待解決的問題、提出的觀點、問題各個小點解決的方案、問題討論到最后的結果等。
4、要確保會議記錄的準確性和及時發出。在會議紀要發出前，如果遇到不太清楚的地方，最好跟相關人員確認核實一遍，以免發出會議記錄后產生異議或錯記。
三、會議記錄內容
會議名稱、日期、地點、議題、主持人、出席與缺席人(支部大會人數較多時可注明出席、缺席人數)、列席人、記錄人的姓名，每個人發言的要點，決議事項。對通過的決議要詳細記錄贊成和不贊成的具體意見、記錄要準確、具體、清楚，一般由組織委員負責。記錄是黨支部工作的重要檔案材料，應由書記或副書記妥善保管，如他們因故外出時間較長，可暫由主持支部工作的委員保管。支部書記因工作調離，會議記錄要做移交。
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一、了解會議要旨。在發布“禁會令”后，各級單位已經精簡了很多沒有必要的會議，所以目前能開的會議都是比較重要，需要一語而中的的會議。所以在準備材料之前，一定要了解此會議到底要解決什么問題。
二、理清會議通知要求。在開會之前我們都會接到關于會議的通知，通知中會有關于會議需要準備內容的條款。
三、有的放矢。針對會議要求制定發言提綱，內容要言之有物，不可都是空話套話。特別是關于量化指標，必須把時間，地點，具體量化值都寫清楚明白，不可以囫圇吞棗，言之無物。
四、口語化。發言稿最終是給領導發言時用的，最后是要用語言表達出來的，如果過于文學程式化，那么會讓發言所言無味，所以必須避免用生僻詞匯，簡潔的口語化發言稿才是成功的。口語化的發言稿也便于受眾理解。
五、例會的材料。例會，一般有周例會，月例會。例會材料有很大相似性，只是工作進展上略有不同，所以準備例會材料可以選用模版，然后把當前的第一手數據更新到模版上就可以了。這也是準備會議材料的一個小技巧。
注意事項：
多年的秘書工作會讓我們更加睿智，希望您能善于總結，盡量少做重復工作。
【溫馨提示】關于會議準備材料的注意事項，會議準備的注意事項的介紹，部分內容來自網絡，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議設備，青島會議接送，青島會議住宿，青島會議場地，青島會議模特，青島會議公司策劃，青島會議接待服務等。