本文目錄

1. 如何組織有效會(huì)議和開(kāi)展會(huì)議
2. 辦公室主任如何安排會(huì)議
3. 行政秘書(shū)如何組織會(huì)議

一、是會(huì)議，必有準(zhǔn)備

永遠(yuǎn)不開(kāi)沒(méi)有準(zhǔn)備的會(huì)議，會(huì)議的成本是時(shí)間，會(huì)議沒(méi)有結(jié)果就是對(duì)公司的犯罪，沒(méi)有準(zhǔn)備的會(huì)議就等于一場(chǎng)集體謀殺。所以，會(huì)議由事先檢查制度，沒(méi)有準(zhǔn)備好的會(huì)議必須取消。在會(huì)議前，必須把會(huì)議材料提前發(fā)給與會(huì)人員，與會(huì)人員要提前看材料并做好準(zhǔn)備，不能進(jìn)了會(huì)議室才開(kāi)始思考。

二、是會(huì)議，必有主題

開(kāi)會(huì)必須要有明確的會(huì)議目的，在會(huì)議準(zhǔn)備的PPT前3頁(yè)，必須顯示會(huì)議主題。沒(méi)有主題和流程的會(huì)議，就好比讓大家來(lái)喝茶聊天，浪費(fèi)大家的生命。會(huì)議的主題，要事先通知與會(huì)人員。

三、是會(huì)議，必有紀(jì)律

開(kāi)會(huì)設(shè)一名紀(jì)律檢查官（一般由主持人擔(dān)任）議前先宣布會(huì)議紀(jì)律，對(duì)于遲到要處罰，對(duì)于會(huì)議上不安流程進(jìn)行要提醒，對(duì)于發(fā)言帶情緒要提醒，對(duì)于開(kāi)小會(huì)私下討論的行為要提醒和處罰，對(duì)于在會(huì)上發(fā)惡劣脾氣和攻擊他人行為進(jìn)行處罰。

四、是會(huì)議，會(huì)前必有議程

要在會(huì)議之前明確清楚的會(huì)議議程，會(huì)議運(yùn)營(yíng)人員并要在會(huì)前書(shū)面發(fā)給各參加會(huì)議的人員，使他們能了解會(huì)議的目的、時(shí)間、內(nèi)容，使他們能有充分的時(shí)間準(zhǔn)備相關(guān)的資料和安排好相關(guān)工作。每一項(xiàng)討論必須控制時(shí)間，不能泛泛而談，海闊天空。

五、是會(huì)議，必有結(jié)果

開(kāi)會(huì)的目的就是解決問(wèn)題，會(huì)議如果沒(méi)有達(dá)成結(jié)果，將是對(duì)大家時(shí)間的浪費(fèi)，所以，每個(gè)人都要積極的參與到會(huì)議議程中來(lái)，會(huì)議監(jiān)督官有權(quán)利打斷那些偏離會(huì)議主題的冗長(zhǎng)的發(fā)言，會(huì)議時(shí)間盡量控制在1.5-2H以內(nèi)，太長(zhǎng)的時(shí)間會(huì)超過(guò)人的疲勞限度。會(huì)議主持人要設(shè)置時(shí)間提醒，現(xiàn)在還有60分鐘，還有30分鐘，還有10分鐘。會(huì)議的決議要形成記錄，并當(dāng)場(chǎng)宣讀出來(lái)確認(rèn)。沒(méi)有確認(rèn)的結(jié)論，可以另外再討論，達(dá)成決議并確認(rèn)的結(jié)論，馬上進(jìn)入執(zhí)行程序。

六、是開(kāi)會(huì)，必有訓(xùn)練

培養(yǎng)員工，讓員工減少犯錯(cuò)，提示技能，本質(zhì)是提高了時(shí)間價(jià)值。很多企業(yè)有專門針對(duì)如何開(kāi)會(huì)的培訓(xùn)，對(duì)每個(gè)層級(jí)的員工都有足夠的“會(huì)議訓(xùn)練”，而許多企業(yè)缺乏這樣的培訓(xùn)：如何開(kāi)會(huì)，如何主持，如何記錄，如何追蹤，如何對(duì)待分歧，如何會(huì)場(chǎng)匯報(bào)等的。這些必要的訓(xùn)練，會(huì)讓公司的會(huì)議變得高效。

開(kāi)會(huì)難免有意見(jiàn)不一或者爭(zhēng)論，如果處理不好，就會(huì)影響開(kāi)會(huì)的效果，適當(dāng)注意一些藝術(shù)和技巧，就會(huì)化險(xiǎn)為夷，例如要盡量做到在會(huì)上公開(kāi)稱贊、私下批評(píng)，在會(huì)中要做到就事論事，對(duì)事不對(duì)人，爭(zhēng)論時(shí)也要尊重別人，不可惡意批評(píng)別人，對(duì)他人的意見(jiàn)如贊同不要忘了公開(kāi)表示你的稱贊，對(duì)意見(jiàn)不同也要注意措詞，不能傷害別人的自尊，特別是有上級(jí)人員參加時(shí)更要注意，千萬(wàn)不能為了體現(xiàn)自己而貶低他人。有時(shí)候要采取民主集中模式，開(kāi)放心胸，容納意見(jiàn)，要開(kāi)放自己的心胸去傾聽(tīng)別人的意見(jiàn)，不要被自己先有的立場(chǎng)所左右，不要將你的結(jié)論強(qiáng)加于人，如果你要公布既定的政策、決定，要在事前說(shuō)明不容討論，需要與會(huì)人員討論的一定不能是既定的決議。

七、是開(kāi)會(huì)，必須守時(shí)

要在會(huì)議之前明確清楚的會(huì)議議程，會(huì)議運(yùn)營(yíng)人員并要在會(huì)前書(shū)面發(fā)給各參加會(huì)議的人員，使他們能了解會(huì)議的目的、時(shí)間、內(nèi)容，使他們能有充分的時(shí)間準(zhǔn)備相關(guān)的資料和安排好相關(guān)工作。每一項(xiàng)討論必須控制時(shí)間，不能泛泛而談，海闊天空。

八、是開(kāi)會(huì)，必有記錄

一定要有一個(gè)準(zhǔn)確完整的會(huì)議記錄，每次會(huì)議要形成決議，會(huì)議的各項(xiàng)決議一定要有具體執(zhí)行人員及完成期限，如此項(xiàng)決議的完成需要多方資源，一定要在決議記錄中明確說(shuō)明，避免會(huì)后互相推諉，影響決議的完成，這點(diǎn)特別重要，企業(yè)的各級(jí)管理人員經(jīng)常會(huì)犯的一個(gè)毛病，由于會(huì)議沒(méi)有形成決議，導(dǎo)致會(huì)議的作用沒(méi)有體現(xiàn)出來(lái)，更會(huì)讓一些管理人員誤認(rèn)為開(kāi)會(huì)沒(méi)有意義，直接影響其不想主持開(kāi)會(huì)或者參與開(kāi)會(huì)。

九、是散會(huì)，必有事后追蹤

記住“散會(huì)不追蹤，開(kāi)會(huì)一場(chǎng)空”。加強(qiáng)核對(duì)檢查：要建立會(huì)議事后追蹤程序，會(huì)議每項(xiàng)決議都要有跟蹤、核對(duì)檢查，如有意外可及時(shí)發(fā)現(xiàn)適時(shí)調(diào)整，確保各項(xiàng)會(huì)議決議都能完成。很多企業(yè)管理人員都沒(méi)有這樣的意識(shí)和習(xí)慣，企業(yè)的高層也缺乏這樣的要求。

1、選好場(chǎng)地，布置會(huì)場(chǎng)，擺坐簽。（特別要注意坐簽的擺放，會(huì)標(biāo)的規(guī)范）。

2、寫好會(huì)議流程，下發(fā)會(huì)議邀請(qǐng)或會(huì)議通知（會(huì)議流程里包含會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、發(fā)言次序及會(huì)上安排的其他活動(dòng)等。）

3、安排會(huì)務(wù)人員，如需寫材料或有電子文檔演示之類要先準(zhǔn)備好材料。（注：會(huì)務(wù)人員包括簽到、接待、倒茶、發(fā)材料等人員）

會(huì)務(wù)工作流程

一、會(huì)前準(zhǔn)備：

1、了解掌握會(huì)議主（議）題、召開(kāi)的時(shí)間、出席范圍和人數(shù)，安排會(huì)議場(chǎng)所。

2、發(fā)布會(huì)議通知。通知內(nèi)容主要包括主（議）題、時(shí)間、地點(diǎn)、出席范圍和其它需要提醒的事項(xiàng)。通知的方式主要包括列入學(xué)校會(huì)議安排表、在校園網(wǎng)公布、電話通知、電子郵件通知和書(shū)面通知等，根據(jù)會(huì)議的需要采取一種或多種方式的通知。

及時(shí)向辦公室負(fù)責(zé)人報(bào)告通知送達(dá)的情況和擬出席情況。

3、邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)嘉賓。如邀請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及來(lái)賓與會(huì)，要提前制發(fā)邀請(qǐng)函并在會(huì)前匯總反饋情況報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)需要，安排車輛接送事宜。

4、準(zhǔn)備會(huì)議材料。會(huì)議材料主要指會(huì)議文件、與會(huì)人員胸卡、文件袋等涉會(huì)材料與物品。在會(huì)議召開(kāi)之前，提交領(lǐng)導(dǎo)審定后付印。

5、落實(shí)會(huì)場(chǎng)布置。根據(jù)會(huì)議要求做好會(huì)場(chǎng)布置。主要包括：（1）主席臺(tái)布置。包括主席臺(tái)座次和席位牌、會(huì)議材料、話筒、花卉、茶水等。（2）會(huì)場(chǎng)環(huán)境。包括會(huì)標(biāo)布置、盆花擺放、音響設(shè)備、燈光空調(diào)等必要時(shí)，安排就座區(qū)域分布。（3）落實(shí)服務(wù)人員。包括簽到服務(wù)、材料分發(fā)服務(wù)、茶水服務(wù)和其它應(yīng)急服務(wù)。

6、安排會(huì)議接待。根據(jù)會(huì)議需要，做好接站、住宿和返程票務(wù)安排等。大型會(huì)議要制作接送安排一覽表、住宿安排一覽表。根據(jù)會(huì)議安排，落實(shí)參觀游覽安排，及有關(guān)紀(jì)念品贈(zèng)送工作。

7、發(fā)布新聞信息。通知黨委宣傳部，做好新聞宣傳工作安排。如有必要，安排專人做好會(huì)議記錄，做好比那機(jī)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的準(zhǔn)備工作。

8、協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作。重大會(huì)議或會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作涉及多個(gè)單位和部門的，需要召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)，落實(shí)有關(guān)工作。會(huì)務(wù)協(xié)調(diào)一般要求明確工作目標(biāo)、任務(wù)、期限；明確責(zé)任部門、責(zé)任人。協(xié)調(diào)會(huì)前，一般應(yīng)提出工作分工預(yù)案。

9、檢查會(huì)務(wù)準(zhǔn)備情況。會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作布置后，要重視動(dòng)態(tài)的檢查監(jiān)督，對(duì)沒(méi)有及時(shí)完成規(guī)定任務(wù)的，要及時(shí)采取措施加以彌補(bǔ)。

二、會(huì)中服務(wù)

1、檢查會(huì)場(chǎng)布置情況。提前開(kāi)啟空調(diào)設(shè)備。重點(diǎn)檢查音響等設(shè)備、主席臺(tái)的布置情況。

2、檢查服務(wù)人員就位情況。（1）檢查簽到準(zhǔn)備工作，簽到處負(fù)責(zé)人員應(yīng)該提前到位，做好簽到準(zhǔn)備工作。（2）檢查迎領(lǐng)、禮儀等其他服務(wù)人員就位情況。（3）檢查休會(huì)期間茶點(diǎn)服務(wù)等。

3、檢查會(huì)議記錄人員到位情況。記錄要準(zhǔn)確、完整；重要內(nèi)容要記清原話；必要時(shí)要做好錄音準(zhǔn)備工作。

4、檢查攝影、攝像等新聞采訪人員的到位情況。

5、做好與會(huì)人員合影的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

6、做好會(huì)議的安全保衛(wèi)和醫(yī)療保障工作。

7、編印會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。

8、編印會(huì)議通訊錄。

9、做好與會(huì)人員返程的相關(guān)安排。

三、會(huì)后工作

1、分發(fā)與會(huì)人員照片、通訊錄。

2、安排相關(guān)人員、車輛為與會(huì)人員送行。

3、做好會(huì)議記錄及相關(guān)材料的整理歸檔工作。

4、落實(shí)會(huì)議形成的決議，明確專人協(xié)調(diào)落實(shí)，必要時(shí)予以督查督辦。

5、根據(jù)工作需要，對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行必要的問(wèn)候和工作聯(lián)系。

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