本文目錄

1. 會議和會務的區別
2. 會議籌備工作十要點
3. 會議的準備工作有哪些

會議和會務是兩個既相關又有所區別的概念。具體區別如下：

會議是一種集體討論、交流思想和決定事務的方式，是一種組織和協調各方意見的平臺。它是人們為了某個共同目的或議題，進行聚集、交流、討論的活動。會議可以幫助決策者做出決定，協調不同立場，解決問題并促進信息共享。無論是在政治領域、商業場合還是社會組織中，會議都扮演著至關重要的角色。它的規模和形式各異，可以小到幾個人的工作會議，也可以大到數萬人的國際會議。

會務則是關于會議的安排、管理和服務工作。它包括會議策劃、日程安排、場地布置、人員接待、資料準備等各個方面的工作。會務工作的目的是確保會議的順利進行，使與會者能夠高效、有序地參與討論和決策。會務是一個支持性的角色，它本身并不直接參與會議的討論和決策過程，但為會議的順利進行提供了重要的保障。

具體來說，會議強調的是交流和決策的過程，包括討論的內容、達成的共識和產生的結果等。而會務則更側重于會議的組織和實施過程，包括會議的籌備、管理和服務等方面。兩者相互依存，沒有會議就沒有會務工作，而會務工作的質量和效率也直接影響到會議的成敗。在實際操作中，會議和會務往往緊密配合，共同實現會議的目標和任務。

簡而言之，會議是人們交流思想和決定事務的集體性活動，而會務則是關于會議的安排、管理和服務的支持性工作。會議側重于內容和結果，而會務側重于過程和保障。兩者相互關聯，共同確保會議的順利進行。

會議籌備工作十要點

會議的籌備工作表面上看顯得紛繁復雜，但實際上還是有章可循的。我結合多年的實踐，談些粗淺的做法和體會，與同行們進行交流。下面是我給大家帶來的會議籌備工作的十要點，希望大家喜歡。

如“全國衛生工作會議”“全國新型農村合作醫療試點工作會議”等。規范的會議名稱一般由三部分組成：一是會議范圍，二是會議內容，三是會議性質。其中會議性質包括“現場會”“啟動會”“工作會”“座談會”“研討會”等。

程序是對會議各項活動，如各種儀式、領導講話、會議發言、參觀活動等，按照先后順序做出安排。日程是對會議的活動逐日作出的安排，是程序的具體化。會議的步驟是會議有條不紊進行的保證，一旦經過領導批準，切不可隨意變動。

一般包括會議的名稱、開會的目的和主要內容、會期、會議地點和食宿地點、與會人員、報到的日期和地點、需要攜帶的材料和數量及材料的打印規格、個人支付的費用、主辦單位、聯系人和聯系電話等要素。會議通知最好由與會議主題相關的人員起草，這樣更有利于通知的順利起草。報請上級單位批準的會議，報送請示時，要附上會議通知的代擬稿。

一般包括與會人員的食宿費、會場的租用費、會標的制作費、會務組和工作人員的房費、膠卷購買和沖洗費用等。如果需要邀請專家學者講課、作報告，還要將專家的講課費、交通費和食宿費等預算在內。

會議的請示要講清開會的理由、會議的議程、會議的時間及會期、地點、參加會議的人數和人員級別、會議的經費預算和準備情況等。

下發會議通知要專人負責，避免遺漏、錯發和重發。下發會議通知應注意兩點：一是會議通知下發要及時。下發過早，參會人員容易遺忘;下發太遲，與會人員收不到會議通知，即使收到通知，難于安排手頭的工作，也會降低會議的出席率。二是會議通知發出后要抓反饋。涉及多個部門、內容重要的會議要隨會議通知附會議回執，內容包括參加會議人員的姓名、性別、民族、職務(職稱)、聯系電話、到會的日期、車次和航班號以及返程的日期、車次和航班號等。會前1～2天還要再次聯系，以確保與會人員能夠按時參會。

一是會議文件，包括下發的正式文件、文件討論稿或征求意見的文件;

二是講話材料，包括領導講話材料、書面交流材料和會議發言材料;

三是會議主持詞。在這里筆者重點談談如何準備會議主持詞，它又叫程序稿，通過主持人在會議期間的講話來體現會議的程序。

主持詞的起草要注意三點：

一是要力求文字口語化。因為主持詞僅供主持人使用，其他與會人員沒有主持詞的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出現晦澀難懂的古詩詞，或過分華麗的辭章。

二是要注意會議程序的銜接。講話要承前啟后，簡明扼要地總結前面發言人的講話要點，順理成章地引出下一個發言人。語言要力求簡潔，避免重復和啰嗦，切忌話中套話，使人聽不出頭緒。

三是主持詞的內容要提綱挈領，不要有論述性的話語，篇幅不宜太長，以免沖談會議的主題。

會場條件的好壞、舒適程度的高低，對與會人員的心理會起到不可忽視的作用，直接影響到會議的效果。因此，要重視會場的選擇和布置。

會場的大小要根據參會人數的多少來定，還要根據會議的需要考慮會場的設備，如會場的照明、空調、音響、錄音、多媒體等設備。會場的布置是辦會工作的一項重要內容，主要有：

一是會標的布置。會標應與會議的名稱一致，字數要少而精，如“全國衛生工作會議”。

二是席位卡的擺放。主席臺上擺放席位卡的原則是“左為尊，右為次”。主席臺上就座的人數最好為單數，最主要的領導居中，其他席位卡按照先左后右的順序分別依次擺放。

三是主席臺的擺放。一般有兩種形式：其一，主席臺高于臺下的座位。適用于人數多、比較重要的會議，如報告會、工作會等，會場顯得比較莊重、嚴肅、正規;其二，主席臺與其他座位處于同一平面。適用于人數較少的會議，如座談會、研討會等，會場顯得較隨和，與會人員之間的關系顯得平等。

四是座位的安排。安排座位一般根據會議的性質，如果是座談會，座位擺成回字形，回字的兩邊和底邊可以多擺放座位;如果是向檢查組、檢查團匯報情況的匯報會，座位擺成回字形，但是回字的頂部和兩邊各擺一排座位，底邊可多擺放幾排座位。此外還可以根據會議的氣氛和會場的本身條件安排座位。

一是秘書組，負責會議文件、領導講話稿等材料的起草、整理會議記錄、編發會議簡報和會議材料的歸檔等工作;二是材料組，負責會議材料袋的購買、材料的裝袋和分發，以及會議的簽到等工作;三是接待組，負責與會人員的食宿安排、會場布置以及工作人員的安排，如禮儀人員、服務人員和攝影人員等，此外還要做好會議經費的預決算工作。

會前檢查一般分為三個步驟，一是聽取會議所有籌備人員的口頭匯報;二是到現場實地檢查，包括會議材料的準備情況和會場的布置工作;三是針對可能出現遺漏的問題，進一步采取補救措施。會前檢查一般要邀請有關的領導親臨現場給予指導。

會務工作是為會議服務的各種具體事務工作。它包括如下幾個方面。第一，會議預案制定。會議預案即會議籌備方案，預案制定的好壞直接影響會議的質量。

會議預案包括：會名、會期、會場、與會者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會議票證、籌備處內部的職責分工及工作人員的調配、會場布置、會議議程，如有選舉、發獎、攝影、錄像等項，也應列入預案。

第二，準備會議文件。會議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(會前分發或會上分發)。

第三，會議通知。會議通知的擬議與分發必須及時。重要會議在發出通知后還要跟蹤落實，以了解對方能否如期出席會議。

第四，會前檢查。這包括對預案執行情況的匯報檢查和現場檢查的兩種方式。匯報檢查主要由籌備工作負責人向會議主持人或主要領導匯報全面的準備情況及存在的問題，重點是會議文件材料?，F場檢查重點在于會場的布置和安全保衛工作。

第五，會議進行時的具體服務。包括會間制度，如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報的編寫與印發等。大型集會的現場指揮和特殊情況下的應急措施等不僅要在預案中作為專項列出，還要確定好指揮人員及其指揮標志。

第六，會議結束時的會務工作，包括對會議內容的總結，會議紀要的撰寫與分發，會議新聞報道或舉行新聞發布會、記者招待會等，會務工作總結。此外如代表離會、財務結算、物資清退等各項善后工作。

會議有規模大小和時間長短之分。會議的規模可以從幾人到幾萬人不等，時間也是可長可短，類型也是各種各樣，性質也是有所差別，但是會議工作的內容與流程卻基本相似。一般的會議工作內容和流程分成三個階段：會前準備階段，會議實施階段和評估總結階段。

會前準備：

會前準備就是對會議的事前計劃，他是為達到會議的目標而對各種工作任務所做出的系統安排，會前計劃一般包括以下內容：會議策劃，會議選址，制定營銷方案和預算制定。

會議策劃：

（1）策劃委員會：策劃委員會是一個對會議負有某些責任的團隊，通常由主辦組織內部成員構成。

制定目標：一個具體的目標并且文字形式落實在書面上。

確定人選：確定成員，內部還是外部指派。

具體運作：實地場景考察，設計評估，工作記錄記錄下來以備后期參考。

（2）策劃方案：會議策劃的內容主要包括：

邀請誰？實際有多少人出席？

有效的會議需要充分的時間，必須考慮節假日等。

會議在哪里舉行。

會議的明確的目標。

會議的具體形式，包括會議的開幕式閉幕式等，具體的會議內容。

2.會議選址：

（1）會議地點類型：

酒店：一些中小型會議多選擇酒店進行。

會議中心：會議中心是為大型會議而專門設計的，一般不設置客房和娛樂區。

大學：大多數學校都擁有專門的學術報告廳，有些也是對社會開放的。

輪船：輪船，特別是一些游輪，也設置會議設施。

療養院：療養地也配備會議設施，可以療養，也可以開會。

（2）會議的地點選擇

會議的地點選擇一般要從以下的幾個方面考慮。

1.距離和交通情況

2.舉辦會議的歷史

3.住宿的條件

4.地點的收費狀況

5.地點的安全因素

5.地點的服務設施是否全面

6.附近的景點，是否能互惠合作等。

（3）制定營銷方案等

市場的宣傳對于一個會議的成敗至關

1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預期。

2.宣傳材料，宣傳材料要什么風格。

3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。

4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？

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（4）預算制定

控制會議的預算就相當于掌握了整個會議，預算的第一步就是確認此次會議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費用。費用包括兩類，暨固定費用和可變化費用，無論預算多么準確，都會有意料之外的狀況發生，總預算應有10%的額外費用。

會議實施

實施會議方案時，其工作內容包括：參會人員的登記注冊，收集相關信息，尋求演講者，聯絡場地，必要時解決糾紛等。

會議實施一般包括以下幾點步驟

1.編制會場手冊。

2.設置信息中心（提供實時服務）

3.建立指導委員會（負責現場的指導工作進行）

三、總結和評估

會議的總結與評估（會議一旦結束，應該立即對其進行評估工作），一般分為3個部分

1.從籌備到會議結束的各項工作總結

2.效益分析和核算成本

3.本項目市場調查

4.客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關系）

5.召開表彰會，感謝相關人員（做好感謝工作，致謝會議相關的工作人員以及合作單位等，并將數據提供給媒體等，擴大影響力）。

【溫馨提示】會議籌備還是會務籌備和會議籌備階段的會務工作有哪些的問題，以上的文章解決了您的問題嗎？部分內容來自網絡，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議會場，青島會議酒店，青島會議接送，青島會議服務，青島會議用車，青島會議公司策劃，青島會議接待服務等。