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會議通知是機關、企事業單位日常工作中經常遇到的一種公文，目的明確，內容具體，是一種比較容易掌握的公文文種。
方法/步驟
用正式公文下發通知的會議，往往比較重要。寫作的原則是：明確具體。即讓接到通知的人員在思想上明確會議的各項要素，在行動上知道接下來該怎么做。下圖中的通知既沒有主送單位，有沒有明確的參會人員，應該避免。
簡明的會議通知應包含如下元素：召開會議的單位、會議主要內容，會議時間、地點、參加會議的人員等。這類會議通知，往往用一段話把以上要素包括在內即可。
還有一些比較正規、重要、議程較多的會議，往往還要明確參會人員的報到時間、地點、食宿安排等，有的還要寫明會議的中心議題、主要議程，需要參會人員做什么準備等等。這類會議通知，往往在一個自然段里寫不清楚，比較凌亂，可以分為幾個要點來寫。如：一、會議內容；二、時間及地點；三、參會人員；四、注意事項等等。
在格式上。正文前要頂格寫通知發往的單位，正文后要注明會議組織者的聯系電話。最后落款，注明發文單位、日期，有時要蓋章，以示嚴肅、正式。
有的會議需要參會人員提交回執，可以在附件中規定回執格式，一般包括與會人員的單位名稱、姓名、職務或職稱、性別、民族，抵離會議城市的時間、航班、車次，是否需接站及其他要求等。有時為了便于外地人員參會，還要附帶報到地點的交通路線、位置示意圖等。
注意事項
應提前將通知下發相關單位、人員。一般會議提前兩三天，重要大型的會議，需要提前一周乃至半月制發會議通知。
會議通知的目的是讓相關人員能夠順利參會，內容要令人一目了然，不缺項漏項，使人不知所措。
通知分為批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發布規章；傳達要求下級機關和有關單位需要周知或共同執行的事項；任免和聘用干部，用“通知”。
通知有哪幾類
通知用得最為廣泛，因而使用頻率很高。但也并不是什么事項都可以用通知行文的。根據《國家行政機關公文處理辦法》的規定，通知是上級機關向下級機關傳達指示、布置工作與周知事項時所用的一種下行文。這樣理解才是比較正確的。
根據性質和用途，通知可分為五類：
（1）發布性通知
指發布規章的通知。
（2）批轉、轉發性通知
批轉性通知是指對下級機關的上行公文加按語批轉給所屬單位、部門要求貫徹執行或參照執行的通知。按語只是通知的變化形式。所以，下級機關的公文一被上級機關批轉，就有了上級機關的意圖，就與上級機關所制發的公文一樣，有了同等的效力。
轉發性通知是對上級機關和不相隸屬的機關的公文，加上按語作出評價或提出參照執行的意見，轉發給隸屬下級機關的通知。
這兩種通知的區別是：
①從性質上看，批轉性通知具有批準轉發的性質；轉發性通知則是借鑒、參照的性質。
②從所加按語看，批轉性通知的按語不僅要對批轉的公文表明態度，作出評價，而且要提出執行要求和注意事項；轉發性通知只作出評價，指出可借鑒的方面即可。
③從執行要求看，批轉性通知有指令性，下級機關及有關人員必須遵守執行；轉發性通知僅要求參照執行。
（3）貫徹、周知性通知
即要求下級機關辦理事項、周知事項和執行事項的通知。這是行政公務方面的關于一般性工作的通知，強制力和行政約束力沒有前兩類大，如會議通知等。
（4）指示規定性通知
還有的通知＿具有命令性和指示性，對一些帶有政策性、傾向性的問題，不適于用命令、指示發文，就可用具有指示性、規定性的通知，寫作時不僅要提出指示性、強制性的要求，還要指出怎么執行，交代具體的措施和方法。如《國務院關于堅決制止亂砍濫伐森林的緊急通知》（1980年12月5日）。
（5）任免聘用通知
會議通知的方式各種各樣，其主要方式有： A、口頭通知 B、電話（傳真）通知 C、書面通知 D、電子郵件口頭通知這種方式最突出的優點是快捷、省事，適合于參加人員少的小型會議。電話（傳真）通知大多數會議都采取這種方式通知。以電話（傳真）為媒介傳遞信息，快捷、準確、到位，一般情況下，成本也不高。當然，以這種方式傳達通知時，會務人員必須作通知情況書面記載。書面通知書面通知是一種傳統的方式，適合大型會議。如由于書面通知在傳遞過程中需要一定的時間，所以要提前準備，如果在預定的時間里對方沒有收到，還需要及時采取補救措施。電子郵件它是信息時代的產物，綜合了上述三種方式的優勢——快捷、準確、低成本，而且內容清楚，一目了然。目前，通過電子郵件傳達會議通知的情況越來越多。但是，由于有的地方尚未普及網絡技術，所以這種方式目前還未被普遍采用。
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