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會(huì)務(wù)工作是為會(huì)議服務(wù)的各種具體事務(wù)工作。它包括如下幾個(gè)方面。第一，會(huì)議預(yù)案制定。會(huì)議預(yù)案即會(huì)議籌備方案，預(yù)案制定的好壞直接影響會(huì)議的質(zhì)量。
會(huì)議預(yù)案包括：會(huì)名、會(huì)期、會(huì)場(chǎng)、與會(huì)者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會(huì)議票證、籌備處內(nèi)部的職責(zé)分工及工作人員的調(diào)配、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議議程，如有選舉、發(fā)獎(jiǎng)、攝影、錄像等項(xiàng)，也應(yīng)列入預(yù)案。
第二，準(zhǔn)備會(huì)議文件。會(huì)議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(fā)(會(huì)前分發(fā)或會(huì)上分發(fā))。
第三，會(huì)議通知。會(huì)議通知的擬議與分發(fā)必須及時(shí)。重要會(huì)議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實(shí)，以了解對(duì)方能否如期出席會(huì)議。
第四，會(huì)前檢查。這包括對(duì)預(yù)案執(zhí)行情況的匯報(bào)檢查和現(xiàn)場(chǎng)檢查的兩種方式。匯報(bào)檢查主要由籌備工作負(fù)責(zé)人向會(huì)議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)全面的準(zhǔn)備情況及存在的問(wèn)題，重點(diǎn)是會(huì)議文件材料。現(xiàn)場(chǎng)檢查重點(diǎn)在于會(huì)場(chǎng)的布置和安全保衛(wèi)工作。
第五，會(huì)議進(jìn)行時(shí)的具體服務(wù)。包括會(huì)間制度，如簽到制度、候會(huì)制度、會(huì)議的記錄、簡(jiǎn)報(bào)的編寫與印發(fā)等。大型集會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)指揮和特殊情況下的應(yīng)急措施等不僅要在預(yù)案中作為專項(xiàng)列出，還要確定好指揮人員及其指揮標(biāo)志。
第六，會(huì)議結(jié)束時(shí)的會(huì)務(wù)工作，包括對(duì)會(huì)議內(nèi)容的總結(jié)，會(huì)議紀(jì)要的撰寫與分發(fā)，會(huì)議新聞報(bào)道或舉行新聞發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì)等，會(huì)務(wù)工作總結(jié)。此外如代表離會(huì)、財(cái)務(wù)結(jié)算、物資清退等各項(xiàng)善后工作。
會(huì)議有規(guī)模大小和時(shí)間長(zhǎng)短之分。會(huì)議的規(guī)模可以從幾人到幾萬(wàn)人不等，時(shí)間也是可長(zhǎng)可短，類型也是各種各樣，性質(zhì)也是有所差別，但是會(huì)議工作的內(nèi)容與流程卻基本相似。一般的會(huì)議工作內(nèi)容和流程分成三個(gè)階段：會(huì)前準(zhǔn)備階段，會(huì)議實(shí)施階段和評(píng)估總結(jié)階段。
會(huì)前準(zhǔn)備：
會(huì)前準(zhǔn)備就是對(duì)會(huì)議的事前計(jì)劃，他是為達(dá)到會(huì)議的目標(biāo)而對(duì)各種工作任務(wù)所做出的系統(tǒng)安排，會(huì)前計(jì)劃一般包括以下內(nèi)容：會(huì)議策劃，會(huì)議選址，制定營(yíng)銷方案和預(yù)算制定。
會(huì)議策劃：
（1）策劃委員會(huì)：策劃委員會(huì)是一個(gè)對(duì)會(huì)議負(fù)有某些責(zé)任的團(tuán)隊(duì)，通常由主辦組織內(nèi)部成員構(gòu)成。
制定目標(biāo)：一個(gè)具體的目標(biāo)并且文字形式落實(shí)在書面上。
確定人選：確定成員，內(nèi)部還是外部指派。
具體運(yùn)作：實(shí)地場(chǎng)景考察，設(shè)計(jì)評(píng)估，工作記錄記錄下來(lái)以備后期參考。
（2）策劃方案：會(huì)議策劃的內(nèi)容主要包括：
邀請(qǐng)誰(shuí)？實(shí)際有多少人出席？
有效的會(huì)議需要充分的時(shí)間，必須考慮節(jié)假日等。
會(huì)議在哪里舉行。
會(huì)議的明確的目標(biāo)。
會(huì)議的具體形式，包括會(huì)議的開幕式閉幕式等，具體的會(huì)議內(nèi)容。
2.會(huì)議選址：
（1）會(huì)議地點(diǎn)類型：
酒店：一些中小型會(huì)議多選擇酒店進(jìn)行。
會(huì)議中心：會(huì)議中心是為大型會(huì)議而專門設(shè)計(jì)的，一般不設(shè)置客房和娛樂(lè)區(qū)。
大學(xué)：大多數(shù)學(xué)校都擁有專門的學(xué)術(shù)報(bào)告廳，有些也是對(duì)社會(huì)開放的。
輪船：輪船，特別是一些游輪，也設(shè)置會(huì)議設(shè)施。
療養(yǎng)院：療養(yǎng)地也配備會(huì)議設(shè)施，可以療養(yǎng)，也可以開會(huì)。
（2）會(huì)議的地點(diǎn)選擇
會(huì)議的地點(diǎn)選擇一般要從以下的幾個(gè)方面考慮。
1.距離和交通情況
2.舉辦會(huì)議的歷史
3.住宿的條件
4.地點(diǎn)的收費(fèi)狀況
5.地點(diǎn)的安全因素
5.地點(diǎn)的服務(wù)設(shè)施是否全面
6.附近的景點(diǎn)，是否能互惠合作等。
（3）制定營(yíng)銷方案等
市場(chǎng)的宣傳對(duì)于一個(gè)會(huì)議的成敗至關(guān)
1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預(yù)期。
2.宣傳材料，宣傳材料要什么風(fēng)格。
3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。
4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？
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（4）預(yù)算制定
控制會(huì)議的預(yù)算就相當(dāng)于掌握了整個(gè)會(huì)議，預(yù)算的第一步就是確認(rèn)此次會(huì)議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費(fèi)用。費(fèi)用包括兩類，暨固定費(fèi)用和可變化費(fèi)用，無(wú)論預(yù)算多么準(zhǔn)確，都會(huì)有意料之外的狀況發(fā)生，總預(yù)算應(yīng)有10%的額外費(fèi)用。
會(huì)議實(shí)施
實(shí)施會(huì)議方案時(shí)，其工作內(nèi)容包括：參會(huì)人員的登記注冊(cè)，收集相關(guān)信息，尋求演講者，聯(lián)絡(luò)場(chǎng)地，必要時(shí)解決糾紛等。
會(huì)議實(shí)施一般包括以下幾點(diǎn)步驟
1.編制會(huì)場(chǎng)手冊(cè)。
2.設(shè)置信息中心（提供實(shí)時(shí)服務(wù)）
3.建立指導(dǎo)委員會(huì)（負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)的指導(dǎo)工作進(jìn)行）
三、總結(jié)和評(píng)估
會(huì)議的總結(jié)與評(píng)估（會(huì)議一旦結(jié)束，應(yīng)該立即對(duì)其進(jìn)行評(píng)估工作），一般分為3個(gè)部分
1.從籌備到會(huì)議結(jié)束的各項(xiàng)工作總結(jié)
2.效益分析和核算成本
3.本項(xiàng)目市場(chǎng)調(diào)查
4.客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關(guān)系）
5.召開表彰會(huì)，感謝相關(guān)人員（做好感謝工作，致謝會(huì)議相關(guān)的工作人員以及合作單位等，并將數(shù)據(jù)提供給媒體等，擴(kuò)大影響力）。
1.會(huì)前準(zhǔn)備：確保會(huì)議所需的資料、用品、演講稿等物品齊全。
2.會(huì)議場(chǎng)所：布置會(huì)議室，確保橫幅、燈光、音響、茶水等設(shè)施完善。
3.會(huì)議住宿：確認(rèn)房間樓層、號(hào)碼，并詢問(wèn)參會(huì)人員是否有特殊需求。
4.會(huì)議餐飲：確定用餐時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)，并特別關(guān)注特殊飲食要求的參會(huì)人員。
5.會(huì)議旅游：確認(rèn)旅游線路、用車安排、導(dǎo)游服務(wù)以及是否增加景點(diǎn)。
6.會(huì)議娛樂(lè)：確定娛樂(lè)形式、標(biāo)準(zhǔn)、地點(diǎn)，以滿足參會(huì)人員的休閑需求。
7.會(huì)議服務(wù)：提供合影、文秘服務(wù)，確保代表們得到滿意的服務(wù)。
8.會(huì)后工作：整理會(huì)議費(fèi)用明細(xì)，與客戶核對(duì)并結(jié)賬；收集會(huì)議資料，制作通訊錄或花名冊(cè)。
會(huì)議接待禮儀：
-男性員工應(yīng)保持胡須整潔，頭發(fā)整齊不遮擋額頭、耳朵，后頸不觸領(lǐng)。
-女性員工應(yīng)化淡妝，保持文雅，符合年齡和身份。
-工作期間避免化濃妝，注意個(gè)人衛(wèi)生，避免口腔異味。
-著裝要求：?jiǎn)T工統(tǒng)一穿著公司西服套裝，男性內(nèi)穿藍(lán)色襯衣，女性內(nèi)穿白色襯衣，衣著整潔無(wú)污漬，扣子齊全。
-領(lǐng)帶應(yīng)打好，配穿皮鞋，上衣口袋不裝物品，褲口袋少裝物品，避免挽袖口和褲腳。
舉止規(guī)范：
-接待時(shí)保持精神集中，展現(xiàn)積極的工作態(tài)度，避免疲勞、憂郁或不滿的表現(xiàn)。
-站立姿勢(shì)要端正，抬頭、挺胸、收腹，雙手自然下垂。
-行走時(shí)步伐堅(jiān)定，步幅適中，節(jié)奏適宜。
會(huì)議前的準(zhǔn)備工作包括以下幾個(gè)方面：
一、確定會(huì)議議題和目標(biāo)
會(huì)議議題和目標(biāo)是會(huì)議籌備的起點(diǎn)。在會(huì)議開始前，需要明確會(huì)議的議題，確保會(huì)議討論的焦點(diǎn)。同時(shí)，設(shè)定明確的目標(biāo)，有助于會(huì)議達(dá)到預(yù)期的效果。會(huì)議議題和目標(biāo)確定后，可以圍繞這些核心內(nèi)容進(jìn)行后續(xù)的準(zhǔn)備工作。
二、制定會(huì)議日程和計(jì)劃
根據(jù)會(huì)議的議題和目標(biāo)，制定詳細(xì)的會(huì)議日程和計(jì)劃。這包括會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、參與者名單以及會(huì)議的議程安排等。確保每個(gè)議程項(xiàng)目都有明確的時(shí)間分配，并考慮到可能出現(xiàn)的意外情況，以維持會(huì)議的順利進(jìn)行。
三、準(zhǔn)備會(huì)議材料和設(shè)備
根據(jù)會(huì)議的需求，準(zhǔn)備相應(yīng)的會(huì)議材料，如會(huì)議背景資料、相關(guān)文件、演講稿等。同時(shí)，檢查會(huì)議所需的設(shè)備是否齊全，如投影儀、屏幕、音響設(shè)備、麥克風(fēng)等，確保會(huì)議進(jìn)行時(shí)設(shè)備能夠正常運(yùn)行。
四、進(jìn)行場(chǎng)地布置和環(huán)境準(zhǔn)備
根據(jù)預(yù)計(jì)參與人數(shù)和會(huì)議需求，對(duì)會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行合理布置。確保座位安排、投影和音響設(shè)備的位置合適。同時(shí)，對(duì)會(huì)議環(huán)境進(jìn)行檢查，如室溫、照明、通風(fēng)等，為參會(huì)人員提供一個(gè)舒適的會(huì)議環(huán)境。
五、確認(rèn)參會(huì)人員名單并發(fā)送邀請(qǐng)函
確認(rèn)參會(huì)人員名單后，及時(shí)發(fā)送邀請(qǐng)函，確保參會(huì)人員能夠準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議。在邀請(qǐng)函中，可以提醒參會(huì)人員會(huì)議的議題、時(shí)間、地點(diǎn)以及需要準(zhǔn)備的資料，幫助參會(huì)人員更好地準(zhǔn)備和參與會(huì)議。
會(huì)議前的準(zhǔn)備工作對(duì)于會(huì)議的順利進(jìn)行至關(guān)重要。通過(guò)確定會(huì)議議題和目標(biāo)、制定會(huì)議日程和計(jì)劃、準(zhǔn)備會(huì)議材料和設(shè)備、進(jìn)行場(chǎng)地布置和環(huán)境準(zhǔn)備以及確認(rèn)參會(huì)人員名單并發(fā)送邀請(qǐng)函等步驟，可以為會(huì)議的順利進(jìn)行奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
【溫馨提示】關(guān)于會(huì)議準(zhǔn)備工作有哪些，會(huì)議準(zhǔn)備工作有哪些學(xué)生會(huì)期中總結(jié)大會(huì)的介紹，部分內(nèi)容來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議設(shè)備，青島會(huì)議接送，青島會(huì)議住宿，青島會(huì)議場(chǎng)地，青島會(huì)議模特，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。