本文目錄

1. 如何準(zhǔn)備會(huì)議材料
2. 會(huì)議的準(zhǔn)備工作有哪些
3. 論述會(huì)議文件發(fā)放的步驟

前段時(shí)間單位的會(huì)議不斷，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備發(fā)言稿簡(jiǎn)直就是一件折磨死人的工作。在經(jīng)過一段時(shí)間的工作后，逐步發(fā)現(xiàn)準(zhǔn)備會(huì)議材料其實(shí)也并不是多難的事，關(guān)鍵是按照會(huì)議的主旨，有針對(duì)性的把問題說清楚就可以了。今天小編就和您一起探討一下如何準(zhǔn)備會(huì)議材料。

方法/步驟：1了解會(huì)議要旨。在發(fā)布“禁會(huì)令”后，各級(jí)單位已經(jīng)精簡(jiǎn)了很多沒有必要的會(huì)議，所以目前能開的會(huì)議都是比較重要，需要一語而中的的會(huì)議。所以在準(zhǔn)備材料之前，一定要了解此會(huì)議到底要解決什么問題。2理清會(huì)議通知要求。在開會(huì)之前我們都會(huì)接到關(guān)于會(huì)議的通知，通知中會(huì)有關(guān)于會(huì)議需要準(zhǔn)備內(nèi)容的條款。3有的放矢。針對(duì)會(huì)議要求制定發(fā)言提綱，內(nèi)容要言之有物，不可都是空話套話。特別是關(guān)于量化指標(biāo)，必須把時(shí)間，地點(diǎn)，具體量化值都寫清楚明白，不可以囫圇吞棗，言之無物。4口語化。發(fā)言稿最終是給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言時(shí)用的，最后是要用語言表達(dá)出來的，如果過于文學(xué)程式化，那么會(huì)讓發(fā)言所言無味，所以必須避免用生僻詞匯，簡(jiǎn)潔的口語化發(fā)言稿才是成功的。口語化的發(fā)言稿也便于受眾理解。

5例會(huì)的材料。例會(huì)，一般有周例會(huì)，月例會(huì)。例會(huì)材料有很大相似性，只是工作進(jìn)展上略有不同，所以準(zhǔn)備例會(huì)材料可以選用模版，然后把當(dāng)前的第一手?jǐn)?shù)據(jù)更新到模版上就可以了。這也是準(zhǔn)備會(huì)議材料的一個(gè)小技巧。注意事項(xiàng)多年的秘書工作會(huì)讓我們更加睿智，希望您能善于總結(jié)，盡量少做重復(fù)工作。

會(huì)務(wù)工作是為會(huì)議服務(wù)的各種具體事務(wù)工作。它包括如下幾個(gè)方面。第一，會(huì)議預(yù)案制定。會(huì)議預(yù)案即會(huì)議籌備方案，預(yù)案制定的好壞直接影響會(huì)議的質(zhì)量。

會(huì)議預(yù)案包括：會(huì)名、會(huì)期、會(huì)場(chǎng)、與會(huì)者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會(huì)議票證、籌備處內(nèi)部的職責(zé)分工及工作人員的調(diào)配、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議議程，如有選舉、發(fā)獎(jiǎng)、攝影、錄像等項(xiàng)，也應(yīng)列入預(yù)案。

第二，準(zhǔn)備會(huì)議文件。會(huì)議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(fā)(會(huì)前分發(fā)或會(huì)上分發(fā))。

第三，會(huì)議通知。會(huì)議通知的擬議與分發(fā)必須及時(shí)。重要會(huì)議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實(shí)，以了解對(duì)方能否如期出席會(huì)議。

第四，會(huì)前檢查。這包括對(duì)預(yù)案執(zhí)行情況的匯報(bào)檢查和現(xiàn)場(chǎng)檢查的兩種方式。匯報(bào)檢查主要由籌備工作負(fù)責(zé)人向會(huì)議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)全面的準(zhǔn)備情況及存在的問題，重點(diǎn)是會(huì)議文件材料。現(xiàn)場(chǎng)檢查重點(diǎn)在于會(huì)場(chǎng)的布置和安全保衛(wèi)工作。

第五，會(huì)議進(jìn)行時(shí)的具體服務(wù)。包括會(huì)間制度，如簽到制度、候會(huì)制度、會(huì)議的記錄、簡(jiǎn)報(bào)的編寫與印發(fā)等。大型集會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)指揮和特殊情況下的應(yīng)急措施等不僅要在預(yù)案中作為專項(xiàng)列出，還要確定好指揮人員及其指揮標(biāo)志。

第六，會(huì)議結(jié)束時(shí)的會(huì)務(wù)工作，包括對(duì)會(huì)議內(nèi)容的總結(jié)，會(huì)議紀(jì)要的撰寫與分發(fā)，會(huì)議新聞報(bào)道或舉行新聞發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì)等，會(huì)務(wù)工作總結(jié)。此外如代表離會(huì)、財(cái)務(wù)結(jié)算、物資清退等各項(xiàng)善后工作。

會(huì)議有規(guī)模大小和時(shí)間長(zhǎng)短之分。會(huì)議的規(guī)模可以從幾人到幾萬人不等，時(shí)間也是可長(zhǎng)可短，類型也是各種各樣，性質(zhì)也是有所差別，但是會(huì)議工作的內(nèi)容與流程卻基本相似。一般的會(huì)議工作內(nèi)容和流程分成三個(gè)階段：會(huì)前準(zhǔn)備階段，會(huì)議實(shí)施階段和評(píng)估總結(jié)階段。

會(huì)前準(zhǔn)備：

會(huì)前準(zhǔn)備就是對(duì)會(huì)議的事前計(jì)劃，他是為達(dá)到會(huì)議的目標(biāo)而對(duì)各種工作任務(wù)所做出的系統(tǒng)安排，會(huì)前計(jì)劃一般包括以下內(nèi)容：會(huì)議策劃，會(huì)議選址，制定營(yíng)銷方案和預(yù)算制定。

會(huì)議策劃：

（1）策劃委員會(huì)：策劃委員會(huì)是一個(gè)對(duì)會(huì)議負(fù)有某些責(zé)任的團(tuán)隊(duì)，通常由主辦組織內(nèi)部成員構(gòu)成。

制定目標(biāo)：一個(gè)具體的目標(biāo)并且文字形式落實(shí)在書面上。

確定人選：確定成員，內(nèi)部還是外部指派。

具體運(yùn)作：實(shí)地場(chǎng)景考察，設(shè)計(jì)評(píng)估，工作記錄記錄下來以備后期參考。

（2）策劃方案：會(huì)議策劃的內(nèi)容主要包括：

邀請(qǐng)誰？實(shí)際有多少人出席？

有效的會(huì)議需要充分的時(shí)間，必須考慮節(jié)假日等。

會(huì)議在哪里舉行。

會(huì)議的明確的目標(biāo)。

會(huì)議的具體形式，包括會(huì)議的開幕式閉幕式等，具體的會(huì)議內(nèi)容。

2.會(huì)議選址：

（1）會(huì)議地點(diǎn)類型：

酒店：一些中小型會(huì)議多選擇酒店進(jìn)行。

會(huì)議中心：會(huì)議中心是為大型會(huì)議而專門設(shè)計(jì)的，一般不設(shè)置客房和娛樂區(qū)。

大學(xué)：大多數(shù)學(xué)校都擁有專門的學(xué)術(shù)報(bào)告廳，有些也是對(duì)社會(huì)開放的。

輪船：輪船，特別是一些游輪，也設(shè)置會(huì)議設(shè)施。

療養(yǎng)院：療養(yǎng)地也配備會(huì)議設(shè)施，可以療養(yǎng)，也可以開會(huì)。

（2）會(huì)議的地點(diǎn)選擇

會(huì)議的地點(diǎn)選擇一般要從以下的幾個(gè)方面考慮。

1.距離和交通情況

2.舉辦會(huì)議的歷史

3.住宿的條件

4.地點(diǎn)的收費(fèi)狀況

5.地點(diǎn)的安全因素

5.地點(diǎn)的服務(wù)設(shè)施是否全面

6.附近的景點(diǎn)，是否能互惠合作等。

（3）制定營(yíng)銷方案等

市場(chǎng)的宣傳對(duì)于一個(gè)會(huì)議的成敗至關(guān)

1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預(yù)期。

2.宣傳材料，宣傳材料要什么風(fēng)格。

3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。

4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？

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（4）預(yù)算制定

控制會(huì)議的預(yù)算就相當(dāng)于掌握了整個(gè)會(huì)議，預(yù)算的第一步就是確認(rèn)此次會(huì)議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費(fèi)用。費(fèi)用包括兩類，暨固定費(fèi)用和可變化費(fèi)用，無論預(yù)算多么準(zhǔn)確，都會(huì)有意料之外的狀況發(fā)生，總預(yù)算應(yīng)有10%的額外費(fèi)用。

會(huì)議實(shí)施

實(shí)施會(huì)議方案時(shí)，其工作內(nèi)容包括：參會(huì)人員的登記注冊(cè)，收集相關(guān)信息，尋求演講者，聯(lián)絡(luò)場(chǎng)地，必要時(shí)解決糾紛等。

會(huì)議實(shí)施一般包括以下幾點(diǎn)步驟

1.編制會(huì)場(chǎng)手冊(cè)。

2.設(shè)置信息中心（提供實(shí)時(shí)服務(wù)）

3.建立指導(dǎo)委員會(huì)（負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)的指導(dǎo)工作進(jìn)行）

三、總結(jié)和評(píng)估

會(huì)議的總結(jié)與評(píng)估（會(huì)議一旦結(jié)束，應(yīng)該立即對(duì)其進(jìn)行評(píng)估工作），一般分為3個(gè)部分

1.從籌備到會(huì)議結(jié)束的各項(xiàng)工作總結(jié)

2.效益分析和核算成本

3.本項(xiàng)目市場(chǎng)調(diào)查

4.客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關(guān)系）

5.召開表彰會(huì)，感謝相關(guān)人員（做好感謝工作，致謝會(huì)議相關(guān)的工作人員以及合作單位等，并將數(shù)據(jù)提供給媒體等，擴(kuò)大影響力）。

會(huì)議的籌備工作表面上看顯得紛繁復(fù)雜，但實(shí)際上還是有章可循的。筆者結(jié)合多年的實(shí)踐，談些粗淺的做法和體會(huì)，與同行們進(jìn)行交流。關(guān)于會(huì)議的籌備，具體講要做好以下十項(xiàng)工作。

一確定會(huì)議名稱

會(huì)議名稱也就是會(huì)議的題目，如“全國衛(wèi)生工作會(huì)議”“全國新型農(nóng)村合作醫(yī)療試點(diǎn)工作會(huì)議”等。規(guī)范的會(huì)議名稱一般由三部分組成：一是會(huì)議范圍，二是會(huì)議內(nèi)容，三是會(huì)議性質(zhì)。其中會(huì)議性質(zhì)包括“現(xiàn)場(chǎng)會(huì)”“啟動(dòng)會(huì)”“工作會(huì)”“座談會(huì)”“研討會(huì)”等。

二初定會(huì)議步驟

會(huì)議步驟包括會(huì)議的議程、程序、日程等。議程是會(huì)議議題的先后順序，是會(huì)議程序的基礎(chǔ)。程序是對(duì)會(huì)議各項(xiàng)活動(dòng)，如各種儀式、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議發(fā)言、參觀活動(dòng)等，按照先后順序做出安排。日程是對(duì)會(huì)議的活動(dòng)逐日作出的安排，是程序的具體化。會(huì)議的步驟是會(huì)議有條不紊進(jìn)行的保證，一旦經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，切不可隨意變動(dòng)。

三草擬會(huì)議通知

會(huì)議通知一般包括會(huì)議的名稱、開會(huì)的目的和主要內(nèi)容、會(huì)期、會(huì)議地點(diǎn)和食宿地點(diǎn)、與會(huì)人員、報(bào)到的日期和地點(diǎn)、需要攜帶的材料和數(shù)量及材料的打印規(guī)格、個(gè)人支付的費(fèi)用、主辦單位、聯(lián)系人和聯(lián)系電話等要素。會(huì)議通知最好由與會(huì)議主題相關(guān)的人員起草，這樣更有利于通知的順利起草。報(bào)請(qǐng)上級(jí)單位批準(zhǔn)的會(huì)議，報(bào)送請(qǐng)示時(shí)，要附上會(huì)議通知的代擬稿。

四會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算

會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算開支的項(xiàng)目一般包括與會(huì)人員的食宿費(fèi)、會(huì)場(chǎng)的租用費(fèi)、會(huì)標(biāo)的制作費(fèi)、會(huì)務(wù)組和工作人員的房費(fèi)、膠卷購買和沖洗費(fèi)用等。如果需要邀請(qǐng)專家學(xué)者講課、作報(bào)告，還要將專家的講課費(fèi)、交通費(fèi)和食宿費(fèi)等預(yù)算在內(nèi)。

五辦理會(huì)議報(bào)批

重要的會(huì)議必須報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批。會(huì)議的請(qǐng)示要講清開會(huì)的理由、會(huì)議的議程、會(huì)議的時(shí)間及會(huì)期、地點(diǎn)、參加會(huì)議的人數(shù)和人員級(jí)別、會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算和準(zhǔn)備情況等。

六下發(fā)會(huì)議通知

會(huì)議通知?jiǎng)?wù)必經(jīng)過處室領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。下發(fā)會(huì)議通知要專人負(fù)責(zé)，避免遺漏、錯(cuò)發(fā)和重發(fā)。下發(fā)會(huì)議通知應(yīng)注意兩點(diǎn)：一是會(huì)議通知下發(fā)要及時(shí)。下發(fā)過早，參會(huì)人員容易遺忘；下發(fā)太遲，與會(huì)人員收不到會(huì)議通知，即使收到通知，難于安排手頭的工作，也會(huì)降低會(huì)議的出席率。二是會(huì)議通知發(fā)出后要抓反饋。涉及多個(gè)部門、內(nèi)容重要的會(huì)議要隨會(huì)議通知附會(huì)議回執(zhí)，內(nèi)容包括參加會(huì)議人員的姓名、性別、民族、職務(wù)（職稱）、聯(lián)系電話、到會(huì)的日期、車次和航班號(hào)以及返程的日期、車次和航班號(hào)等。會(huì)前1～2天還要再次聯(lián)系，以確保與會(huì)人員能夠按時(shí)參會(huì)。

七準(zhǔn)備會(huì)議材料

會(huì)議材料主要有三種：一是會(huì)議文件，包括下發(fā)的正式文件、文件討論稿或征求意見的文件；二是講話材料，包括領(lǐng)導(dǎo)講話材料、書面交流材料和會(huì)議發(fā)言材料；三是會(huì)議主持詞。在這里筆者重點(diǎn)談?wù)勅绾螠?zhǔn)備會(huì)議主持詞，它又叫程序稿，通過主持人在會(huì)議期間的講話來體現(xiàn)會(huì)議的程序。主持詞的起草要注意三點(diǎn)：一是要力求文字口語化。因?yàn)橹鞒衷~僅供主持人使用，其他與會(huì)人員沒有主持詞的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出現(xiàn)晦澀難懂的古詩詞，或過分華麗的辭章。二是要注意會(huì)議程序的銜接。講話要承前啟后，簡(jiǎn)明扼要地總結(jié)前面發(fā)言人的講話要點(diǎn)，順理成章地引出下一個(gè)發(fā)言人。語言要力求簡(jiǎn)潔，避免重復(fù)和啰嗦，切忌話中套話，使人聽不出頭緒。三是主持詞的內(nèi)容要提綱挈領(lǐng)，不要有論述性的話語，篇幅不宜太長(zhǎng)，以免沖談會(huì)議的主題。

八選擇布置會(huì)場(chǎng)

開會(huì)要借助于一定的場(chǎng)所。會(huì)場(chǎng)條件的好壞、舒適程度的高低，對(duì)與會(huì)人員的心理會(huì)起到不可忽視的作用，直接影響到會(huì)議的效果。因此，要重視會(huì)場(chǎng)的選擇和布置。

會(huì)場(chǎng)的大小要根據(jù)參會(huì)人數(shù)的多少來定，還要根據(jù)會(huì)議的需要考慮會(huì)場(chǎng)的設(shè)備，如會(huì)場(chǎng)的照明、空調(diào)、音響、錄音、多媒體等設(shè)備。會(huì)場(chǎng)的布置是辦會(huì)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，主要有：一是會(huì)標(biāo)的布置。會(huì)標(biāo)應(yīng)與會(huì)議的名稱一致，字?jǐn)?shù)要少而精，如“全國衛(wèi)生工作會(huì)議”。二是席位卡的擺放。主席臺(tái)上擺放席位卡的原則是“左為尊，右為次”。主席臺(tái)上就座的人數(shù)最好為單數(shù)，最主要的領(lǐng)導(dǎo)居中，其他席位卡按照先左后右的順序分別依次擺放。三是主席臺(tái)的擺放。一般有兩種形式：其一，主席臺(tái)高于臺(tái)下的座位。適用于人數(shù)多、比較重要的會(huì)議，如報(bào)告會(huì)、工作會(huì)等，會(huì)場(chǎng)顯得比較莊重、嚴(yán)肅、正規(guī)；其二，主席臺(tái)與其他座位處于同一平面。適用于人數(shù)較少的會(huì)議，如座談會(huì)、研討會(huì)等，會(huì)場(chǎng)顯得較隨和，與會(huì)人員之間的關(guān)系顯得平等。四是座位的安排。安排座位一般根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)，如果是座談會(huì)，座位擺成回字形，回字的兩邊和底邊可以多擺放座位；如果是向檢查組、檢查團(tuán)匯報(bào)情況的匯報(bào)會(huì)，座位擺成回字形，但是回字的頂部和兩邊各擺一排座位，底邊可多擺放幾排座位。此外還可以根據(jù)會(huì)議的氣氛和會(huì)場(chǎng)的本身?xiàng)l件安排座位。

九明確人員分工

會(huì)議的會(huì)務(wù)人員可分三個(gè)小組，一是秘書組，負(fù)責(zé)會(huì)議文件、領(lǐng)導(dǎo)講話稿等材料的起草、整理會(huì)議記錄、編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議材料的歸檔等工作；二是材料組，負(fù)責(zé)會(huì)議材料袋的購買、材料的裝袋和分發(fā)，以及會(huì)議的簽到等工作；三是接待組，負(fù)責(zé)與會(huì)人員的食宿安排、會(huì)場(chǎng)布置以及工作人員的安排，如禮儀人員、服務(wù)人員和攝影人員等，此外還要做好會(huì)議經(jīng)費(fèi)的預(yù)決算工作。

十會(huì)前全面檢查

會(huì)前的全面檢查是進(jìn)一步落實(shí)會(huì)議準(zhǔn)備工作的重要環(huán)節(jié)。會(huì)前檢查一般分為三個(gè)步驟，一是聽取會(huì)議所有籌備人員的口頭匯報(bào)；二是到現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地檢查，包括會(huì)議材料的準(zhǔn)備情況和會(huì)場(chǎng)的布置工作；三是針對(duì)可能出現(xiàn)遺漏的問題，進(jìn)一步采取補(bǔ)救措施。會(huì)前檢查一般要邀請(qǐng)有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)親臨現(xiàn)場(chǎng)給予指導(dǎo)。

【溫馨提示】本次分享的會(huì)議通知前準(zhǔn)備材料和會(huì)議通知前準(zhǔn)備材料有哪些的問題是否解決了您的問題，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議收費(fèi)，青島會(huì)議旅游，青島會(huì)議酒店，青島會(huì)議主持人，青島會(huì)議場(chǎng)地，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。