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本文目錄
1.會議主題或目的:通知中應(yīng)該明確說明會議的主題或目的,以便參會者明確會議的重點(diǎn)。
2.會議時間和地點(diǎn):通知中應(yīng)該明確說明會議的時間和地點(diǎn),以便參會者安排自己的行程。
3.會議主持人:通知中應(yīng)該說明會議的主持人,以便參會者了解會議的組織者。
4.會議議程或內(nèi)容:通知中應(yīng)該簡要說明會議的議程或內(nèi)容,以便參會者了解會議的主要議題。
5.參會人員:通知中應(yīng)該明確說明參會人員的要求,以便參會者知道自己是否符合參會條件。
6.會議材料和要求:通知中應(yīng)該說明會議所需的材料和要求,以便參會者準(zhǔn)備必要的文件和資料。
7.會議聯(lián)系方式:通知中應(yīng)該提供會議的聯(lián)系方式,以便參會者有問題時能夠及時聯(lián)系到會議組織者。
8.會議注意事項:通知中應(yīng)該提醒參會者注意一些事項,例如會議的著裝要求、會議期間的交通安排等。
會議通知是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位日常工作中經(jīng)常遇到的一種公文，目的明確，內(nèi)容具體，是一種比較容易掌握的公文文種。
方法/步驟
用正式公文下發(fā)通知的會議，往往比較重要。寫作的原則是：明確具體。即讓接到通知的人員在思想上明確會議的各項要素，在行動上知道接下來該怎么做。下圖中的通知既沒有主送單位，有沒有明確的參會人員，應(yīng)該避免。
簡明的會議通知應(yīng)包含如下元素：召開會議的單位、會議主要內(nèi)容，會議時間、地點(diǎn)、參加會議的人員等。這類會議通知，往往用一段話把以上要素包括在內(nèi)即可。
還有一些比較正規(guī)、重要、議程較多的會議，往往還要明確參會人員的報到時間、地點(diǎn)、食宿安排等，有的還要寫明會議的中心議題、主要議程，需要參會人員做什么準(zhǔn)備等等。這類會議通知，往往在一個自然段里寫不清楚，比較凌亂，可以分為幾個要點(diǎn)來寫。如：一、會議內(nèi)容；二、時間及地點(diǎn)；三、參會人員；四、注意事項等等。
在格式上。正文前要頂格寫通知發(fā)往的單位，正文后要注明會議組織者的聯(lián)系電話。最后落款，注明發(fā)文單位、日期，有時要蓋章，以示嚴(yán)肅、正式。
有的會議需要參會人員提交回執(zhí)，可以在附件中規(guī)定回執(zhí)格式，一般包括與會人員的單位名稱、姓名、職務(wù)或職稱、性別、民族，抵離會議城市的時間、航班、車次，是否需接站及其他要求等。有時為了便于外地人員參會，還要附帶報到地點(diǎn)的交通路線、位置示意圖等。
注意事項
應(yīng)提前將通知下發(fā)相關(guān)單位、人員。一般會議提前兩三天，重要大型的會議，需要提前一周乃至半月制發(fā)會議通知。
會議通知的目的是讓相關(guān)人員能夠順利參會，內(nèi)容要令人一目了然，不缺項漏項，使人不知所措。
會議通知一般要具備六要素，分別是：參加人員、會議名稱、會議議題、會議時間、會議地點(diǎn)、會議其它要求。
1、參與人員
參與人員又叫與會者，就是參加會議的正式成員，但有時也需要列席者。
2、會議名稱
正式會議必須有一個恰當(dāng)、確切的名稱。3、會議議題
議題是會議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問題。議題必須具有必要性和重要性，又必須具有明確性和可行性。會議圍繞這樣的議題展開討論、進(jìn)行研究，才容易取得共識或最后表決通過。
每次會議的議題應(yīng)該盡可能集中、單一，不宜過多，不宜太分散。尤其是不宜把許多互不相干的問題放在同一會議上討論，使與會者的注意力分散，不利于解決問題。
有些重大的代表會議，先由代表提出“提案”，由秘書或秘書處匯總。再提交主席團(tuán)或?qū)ｉT的“提案審查委員會”審議通過，才能成為列入會議議程的正式議題。
4、會議時間
會議時間有三種含義：
①指會議召開的時間；
②指整個會議所需要的時間、天數(shù)；
③指每次會議的時間限度。
5、會議地點(diǎn)
會議地點(diǎn)，又稱“會址”，簡單的說就是在哪里開會。
選擇會址，要考慮會場設(shè)施、交通條件、安全保衛(wèi)、氣候與環(huán)境條件等因素。
6、會議其它要求
如，著裝規(guī)定，需要攜帶的物品，到哪里領(lǐng)取會議材料等。
上述6要素，在下達(dá)會議通知時，必須明確清楚，這樣才能保證會議的正常進(jìn)行。
【溫馨提示】本次分享的會議通知的常見要素和會議通知的要素有哪些的問題是否解決了您的問題，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實(shí)時信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議收費(fèi)，青島會議旅游，青島會議酒店，青島會議主持人，青島會議場地，青島會議公司策劃，青島會議接待服務(wù)等。