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在會議開始前要有一個較為完備的計劃，如果你的計劃詳細，那么行動起來就會省力不少。
一個會議的順利召開需要協調各方力量，要同時兼顧好許多方面，因此你的計劃一定要盡可能的周全，只有這樣在具體實施的時候才不至于慌亂。
首先要確定好參加會議的人員，及時向領導掌握好情況，在做到心中有數，對于每一個參會人員都確保能夠通知到位，同時對于會議想要邀請的嘉賓一定要提前聯系，避免因為時間問題不能到場。
其次，要做好會議地點的布置工作，這是很重要的一項工作，會場的布置要根據會議主題來確定，一定要簡潔、大方，列好會議所需物品的清單，按照座位的順序有序的擺放好，包括姓名牌和水杯等物品，同時要對會議用到的物品進行登記，以便會議結束后入檔保存或及時歸還。
做好會議期間的接待工作，對于那些遠道而來的參會人員一定要安排好食宿問題，盡可能的為他們提供一個良好的參會環境。
在會議開始時，要做好簽到工作，可以派一名專人來負責這項工作，同時要做好會議的引導工作，避免參會人員有找不到座位的情況。
做好會議的記錄工作，要選派一名素質過硬的秘書來完成這項工作，會議記錄是很重要的，要把領導的會議精神詳細的記錄下來，以便于日后向大家傳達會議精神。
會議結束后，要及時的歸還布置會場所需的道具，同時對領導精神進行整理。
1、明確會議目的
每一次開會都應該有明確的會議目的，在發出會議邀請函并安排的時候，首先應該詢問自己，為什么應該舉辦這次會議，我想從這次會議中得到什么樣的結果。比如會議的目的是要討論產品的定價方案，目的就是要討論不同的定價方案，最終通過會議確定最終的定價方案；如果會議的目的是分析競爭對手，那么最終就要得到如何和競爭對手展開競爭的方案。
2、設置會議時間
開會前，應提前確定好會議持續的時間，結合第一個原則[Purpose]，給出會議應該持續的時間，其目的是為了在確定的時間內達到會議的目的。雖然對每一次會議都沒有固定的時間限制，但會議的時間，通常是越短越好。但很多時候，會議通常會超出我們的安排，使得會議變得低效。設置會議時間的目的是為了讓會議變得更加精確，使每一個會議的參加者都能夠貢獻自己的意見和建議。
3、安排會議日程
第三個原則是按照會議的目的和時間，安排好會議的日程，會議日程可以幫助會議有目的的進行，如果會議沒有明確的日程做保障，很可能出現的問題就是，會議超出了原有的時間，或者會議沒有達到既定的目的。會議日程也可以保證會議的參加者都可以在會議上發生。我們常接觸到的一些國際大會都是有明確的日常的，日程保障了會議有效的進行，而辦公室日常的會議也有日程的安排，則會收到更好的效果。
4、積極準備會議
要保證在確定的時間內達到會議的目的，就要求參會者積極的準備會議，每一個會議的參會者都應該為會議準備一些問題，或者帶著問題去參會，這便可以更好的提高會議的效率。試想一下，如果在會前，沒有積極的準備會議，那么在會議過程中，我們便會在聽會的時候，抽出時間來去準備會議，三心二意，既浪費了時間，會議的目的也許沒有達到。
5、專注會議過程
參會人員在會議過程中應當專注，應集中精力在會議上，避免處理其他工作。我在工作中參加會議時，常常有同事去處理其他的事情，他在會議上只是一個擺設，參會只是例行公事，不參與討論，不提供意見，如果有問題問到時，甚至還需要多次重復問題，如此分心參加會議，很難達到會議目的。
6、確定會議領導
最后，會議應該有明確的負責人，負責人目的保證會議的前五個原則高效進行。
會議有目標，就容易實現目的，的目的，時間，日程，準備，專注，領導六個原則，可保證會議的
會議議程的安排應包括以下內容：
1、報到時間：
會議報道需預留一小時左右，讓與會者有充足時間前來報到。
2、開幕式：
通常會安排在第一天上午，也可以安排于下午時刻，以便參加晚上的歡迎晚宴。
3、會議內容安排：
會議內容需要明確內容、主講者、引言者和討論者，會議須設有主題、以及相關發表人和每場的評論人，一般一個主題發表和討論約在一小時內，每場會議須設休息時間，約以10~20分鐘為宜。
4、休息時間：
安排休息、茶點時間：約20分鐘內。
5、午宴和晚宴：
午宴或晚宴，可安排簡單的雞尾酒會，或隆重的自助午餐或晚餐。
6、閉幕典禮：
建議安排于最后一天的中午時間，因為方便將參會者航班安排于下午時刻。
7、會議后的自由時間和參訪行程：
可讓與會者能自行運用的時間和自行參加的參訪行程。
會議議程安排須注意
1、內容流程須確認無誤
會議議程的內容與主講者的先后順序，都需確認無誤，不可前后倒置或雜亂無章。重要的會議議程需事先進行排練，以防出錯。
2、議程安排須適度
會議議程不能安排過多，也不能太少。各個研討內容的相關性需調配，若議程過多，與會者的精力和時間所限，能得到的回響也有限。
若議程太少，流程過于松散，則是浪費與會者的時間。會議的目標、內容、要求的不同，議程應逐項、逐段周密細致、不互相沖突的安排。
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