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會議通知的基本內(nèi)容由標題、受文者、正文組成。
1、標題。形式：制發(fā)機關+事由+文種
2、受文者。即接收通知者，受文者可以是機關、單位、部門，也可以是個人。
3、正文。這是通知的主要部分，要求寫明的內(nèi)容有：
會議名稱、議題、會議的目的、會議召開的時間、地點、出席會議的人員以及對其提出的要求，報到的時間、地點、會議日程安排、會議組織者的聯(lián)系方式及其他事項。
撰寫會議通知要注意，內(nèi)容要具體、確切。時間、地點、會議性質，會議前的準備（是否要準備發(fā)言稿，是否帶論文，帶多少篇等），都要交代清楚，不能含糊；
事項要完整齊全。除了時問、地點、議題、準備要求等主要事項外，會議的接待工作、交通、住宿安排、經(jīng)費等都須明確寫出。如果有的會議要進行分組討論，則還需附上分組名單。
示例范文：
關于召開全省軍隊轉業(yè)干部安置工作會議的通知
各市市委、市人民政府，省委各部委，省各委辦廳局，省各直屬單位，部屬各有關單位：
為貫徹中發(fā)〔2002〕3號和國轉聯(lián)〔2002〕3號文件，傳達全國軍隊轉業(yè)干部安置工作會議精神，部署2002年我省軍隊轉業(yè)干部安置工作，省委、省政府決定，于6月18日在南京召開全省軍隊轉業(yè)干部安置工作會議。現(xiàn)將有關事項通知如下：
一、出席會議人員
各市分管軍隊轉業(yè)干部安置工作的副書記或副市長1名，市委組織部、人事局、勞動局負責同志和市委組織部綜合干部科（處）長、軍轉辦主任各1名。
省委各部委，省各委辦廳局，省各直屬單位及部屬各有關單位負責同志和人事（干部）處長各1名。
軍隊出席會議人員的通知由省軍轉辦另發(fā)。
二、會議時間、地點
會議定于6月18日在南京雙門樓賓館（南京市虎踞北路185號）召開，會期1天。各市出席會議人員于6月17日下午到雙門樓賓館報到；省級機關各部門、單位和部屬各有關單位出席會議人員6月18日上午8：15直接到雙門樓賓館開會。各市限帶車2輛。
三、其他事項
各市、省級機關各部門、單位和部屬各有關單位請于6月17日上午11時前將出席會議人員名單報省軍轉辦。
中共江蘇省委辦公廳
江蘇省人民政府辦公廳
二○○二年六月十五日
抄送：省委常委，副省長。
南京軍區(qū)，省軍區(qū)，省武警總隊。
新華日報，省廣電總臺。
會議通知是機關、企事業(yè)單位日常工作中經(jīng)常遇到的一種公文，目的明確，內(nèi)容具體，是一種比較容易掌握的公文文種。
方法/步驟
用正式公文下發(fā)通知的會議，往往比較重要。寫作的原則是：明確具體。即讓接到通知的人員在思想上明確會議的各項要素，在行動上知道接下來該怎么做。下圖中的通知既沒有主送單位，有沒有明確的參會人員，應該避免。
簡明的會議通知應包含如下元素：召開會議的單位、會議主要內(nèi)容，會議時間、地點、參加會議的人員等。這類會議通知，往往用一段話把以上要素包括在內(nèi)即可。
還有一些比較正規(guī)、重要、議程較多的會議，往往還要明確參會人員的報到時間、地點、食宿安排等，有的還要寫明會議的中心議題、主要議程，需要參會人員做什么準備等等。這類會議通知，往往在一個自然段里寫不清楚，比較凌亂，可以分為幾個要點來寫。如：一、會議內(nèi)容；二、時間及地點；三、參會人員；四、注意事項等等。
在格式上。正文前要頂格寫通知發(fā)往的單位，正文后要注明會議組織者的聯(lián)系電話。最后落款，注明發(fā)文單位、日期，有時要蓋章，以示嚴肅、正式。
有的會議需要參會人員提交回執(zhí)，可以在附件中規(guī)定回執(zhí)格式，一般包括與會人員的單位名稱、姓名、職務或職稱、性別、民族，抵離會議城市的時間、航班、車次，是否需接站及其他要求等。有時為了便于外地人員參會，還要附帶報到地點的交通路線、位置示意圖等。
注意事項
應提前將通知下發(fā)相關單位、人員。一般會議提前兩三天，重要大型的會議，需要提前一周乃至半月制發(fā)會議通知。
會議通知的目的是讓相關人員能夠順利參會，內(nèi)容要令人一目了然，不缺項漏項，使人不知所措。
1.會議主題或目的:通知中應該明確說明會議的主題或目的,以便參會者明確會議的重點。
2.會議時間和地點:通知中應該明確說明會議的時間和地點,以便參會者安排自己的行程。
3.會議主持人:通知中應該說明會議的主持人,以便參會者了解會議的組織者。
4.會議議程或內(nèi)容:通知中應該簡要說明會議的議程或內(nèi)容,以便參會者了解會議的主要議題。
5.參會人員:通知中應該明確說明參會人員的要求,以便參會者知道自己是否符合參會條件。
6.會議材料和要求:通知中應該說明會議所需的材料和要求,以便參會者準備必要的文件和資料。
7.會議聯(lián)系方式:通知中應該提供會議的聯(lián)系方式,以便參會者有問題時能夠及時聯(lián)系到會議組織者。
8.會議注意事項:通知中應該提醒參會者注意一些事項,例如會議的著裝要求、會議期間的交通安排等。
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