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由于項目啟動會議主要是信息展示而不是討論，一般時間都比較短，因此一些需要與會各方認可或承諾的事宜，需要在啟動會議前溝通清楚，否則會嚴重影響啟動會議的效果。
另外，根據(jù)項目的實際情況，項目的內、外部啟動會議也可以合二為一，但項目經理一
定需要兼顧各與會者所關心的內容。
能否開好項目啟動會議，關鍵取決于前期準備工作是否做得充分和到位，當然啟動會議文稿的組織、會議的形式、項目經理的臨場表達也非常重要。
成功高效的項目會議必須做好會議的管理，包括會前準備、會中安排及會后落實等。
1.會前準備
會前準備：明確會議目的→明確與會者→明確會議日程→通知與會者→開會
2.會中安排
首先進行會議導入，說明議題及其重要性，期望達到的目標。充分發(fā)言引出意見，可以指名、交替或以全員為對象發(fā)問，再整理歸納眾人提出的意見，刪除一些離題和目前沒有能力做到的意見，評估各個意見的優(yōu)缺點及評估意見能否達到議題的目的并做好會議紀要。
一個成功高效的項目會議通常會遇到以下問題，要有技巧地主持會議。
(1)上下級同時出席會議，影響下級發(fā)表意見
可以指名下屬發(fā)言。請上級不要做結論性發(fā)言，否則下級只能隨聲附和或保持沉默。不要讓下級在上司面前受困。
(2)面對習慣性的反對者
會議主持者可呼吁提出建設意見，反對意見保留，在下一步討論。
(3)脫離主題現(xiàn)象
此時會議主持者應可詢問討論的內容與正題的關系，及時打斷討論回到正題，也可暫停休息，再次開會時要求針對主題討論。
(4)私自交流者
可采取制造片刻寂靜，讓私自交流者警覺或請私自交流者將討論的問題和大家說明。
(5)與會人員內向，不主動發(fā)表意見
可指名請其就有關專長問題發(fā)表看法，也可先詢問同意與否再詢問理由。
(6)提問題過于抽象
建議將意見具體化再進行闡述，或詢問其他人是否聽懂有關的意見。
(7)與會人員發(fā)生爭執(zhí)
請爭執(zhí)各方把觀點分別說明，并寫下來，比較兩者異同。尋求其他人的意見。
3.會后工程
(1)安排
審核和歸納會議紀要做出結論→任務分解→指定責任人
(2)跟蹤會議結論的實施
跟蹤結論的實施成果，評估結果是否達到會議的目標，是否發(fā)現(xiàn)新問題，需要再進行討論。
如何開好項目會議?
在項目管理中，會議是關鍵組成部分，它們幫助團隊實現(xiàn)目標、解決問題并確保項目進展順利。為了開好項目會議，我們需要了解并遵循一些基本步驟和最佳實踐。本文將詳細介紹 PMP 8大會議，幫助您更好地管理項目會議。
項目啟動會，作為啟動階段結束時召開的會議，主要任務是發(fā)布項目章程、任命項目經理，并賦予項目經理動用組織資源的權力。在會議前，應確保對干系人進行了識別，并已有干系人登記冊與干系人管理策略?？蛻舴筋I導需表達信息化推動的決心，向項目經理和項目小組成員進行授權，以調動員工積極性。同時，會議應規(guī)劃風險初步識別，并允許項目經理向干系人匯報粗略的項目計劃。
項目開踢會議，發(fā)生在規(guī)劃階段結束，其主要目的是正式批準綜合性項目計劃，并在干系人之間達成共識。此時，組織結構已確定，團隊成員的角色與職責也被定義。會議中需要對項目的范圍、進度、成本及風險應對等事項進行確認，以確保項目執(zhí)行順利進行。
焦點小組會議與引導式研討會，前者旨在將干系人和主題專家集中，了解他們對提議產品、服務或成果的期望和態(tài)度；后者通過邀請跨職能干系人參與，對產品需求進行集中討論與定義。引導式研討會有助于建立信任、促進關系、改善溝通，并有利于參加者達成一致意見。
規(guī)劃會議與分析，作為風險管理過程的第一個會議，目標是制定風險管理計劃。會議需要項目經理、相關團隊成員和干系人等參與，以確定風險管理活動的總體計劃、成本種類和進度活動，并建立或評審風險應急儲備的使用方法。會議輸出將匯總在風險管理計劃中。
狀態(tài)審查會，監(jiān)控風險的最后一個工具與技術，其目的在于定期審查項目狀態(tài)，包括風險和不確定性、項目小組人員安排、內部交流界面形成、報告制度、客戶關系、分包和承包者關系等。會議時間取決于已識別風險的優(yōu)先級和應對難度。
投標人會議，在投標書或建議書提交之前，旨在確保所有潛在賣方對采購技術要求和合同要求有清晰一致的理解，確保公平競爭。會議需確保所有問題回答并納入采購文件，確保所有潛在賣方信息一致。
項目經驗總結會，任何項目收尾階段都需總結經驗教訓，更新知識庫，作為組織過程資產供未來項目參考。經驗教訓應由項目干系人參與、項目團隊編寫、項目經理負責，并由 PMO歸檔。
為了開好項目會議，確保會議目標明確、參與者充分準備、議程有效、討論內容聚焦、決策迅速實施，并在會后進行追蹤與反饋，以持續(xù)改進會議效率與效果。遵循這些步驟，您將能夠更高效地管理項目會議，推動項目成功。
【溫馨提示】關于如何開好項目安排會議，如何開好項目安排會議記錄的介紹，部分內容來自網(wǎng)絡，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議設備，青島會議接送，青島會議住宿，青島會議場地，青島會議模特，青島會議公司策劃，青島會議接待服務等。