本文目錄

1. 網(wǎng)絡(luò)視頻會議注意事項(xiàng)
2. 如何高效的組織一場會議
3. 企業(yè)開網(wǎng)絡(luò)視頻會議都有哪些流程

網(wǎng)絡(luò)視頻會議注意事項(xiàng)

01

會前要準(zhǔn)備充分

1.提前通知。組織者要科學(xué)組織，統(tǒng)籌部署，合理安排，提前準(zhǔn)備好網(wǎng)絡(luò)會議資料，下發(fā)相關(guān)通知。會議資料至少提前1天發(fā)放至參會人員，供其會前閱讀。

2.提前溝通。組織者要做好會議預(yù)約工作，提前溝通會議時間，避免會議沖突。參會人員收到會議通知后要及時反饋，如不能參加要嚴(yán)格履行請假手續(xù)并說明理由，提交給組織者。

3.提前調(diào)試。組織者要提前告知參會人員需調(diào)試好參會電子設(shè)備，熟悉網(wǎng)絡(luò)會議操作流程，保證網(wǎng)絡(luò)相對穩(wěn)定，選擇室內(nèi)安靜環(huán)境，避免在嘈雜吵鬧場合。

4.提前進(jìn)入。組織者需提前5-10分鐘發(fā)起會議，參會人員提前進(jìn)入會議，做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，將設(shè)備調(diào)至勿擾模式，避免發(fā)生意外情況，中斷會議。

5.提前應(yīng)對。組織者要做好備選方案，當(dāng)會議遇到不可抗拒力量終止時，應(yīng)及時通過其他方式進(jìn)行。

會中要有序組織

6.精心組織。會議主持人要做好會議秩序的掌控，將會議的順序、內(nèi)容、注意事項(xiàng)強(qiáng)調(diào)清楚，有序安排好人員發(fā)言。

7.保持安靜。會中參會人員不發(fā)言的時候盡量選擇靜音，保持聆聽即可，并盡量佩戴耳機(jī)，有效避免周圍噪音。

8.嚴(yán)肅會紀(jì)。會議不允許遲到早退，組織者及紀(jì)檢部門將做好會風(fēng)會紀(jì)監(jiān)督工作，如遇掉線、丟失音頻、圖像等特殊情況，及時解決，再次進(jìn)入會議，如短時間內(nèi)無法解決，及時聯(lián)系組織者。

9.得體著裝。視頻會議時，參會人員要著裝得體，禁止著睡衣、家居服參會。

10.適宜環(huán)境。參會人員要盡量選擇白色墻面或者光線均勻的環(huán)境作為會議背景，防止畫面昏暗不清。要與鏡頭要保持合適的距離，避免過遠(yuǎn)或者過近。

會后要整理歸檔

11.做好記錄。組織者要做好會議記錄，專人記錄會議的主題、內(nèi)容、決議等情況，形成決議的會議應(yīng)下發(fā)紀(jì)要至所有參會者，并督促其執(zhí)行。

12.及時歸檔。組織者要做好會議的圖片、與會人員發(fā)言截圖等資料的收集、整理和留存工作，并及時進(jìn)行歸檔，做到有據(jù)可查。

當(dāng)今社會越來越追求高效，每個人都恨不得自己每天48個小時。然而我們卻觀察到絕大多數(shù)職場人在花時間在一些曠日持久、卻毫無成效的會議上，如何組織一個高效會議應(yīng)該成為每一個有追求的職場人必備的技能。

一、什么是高效會議

組織會議的目的是解決具體問題，達(dá)成共識，輸出結(jié)果以推進(jìn)后續(xù)工作。高效會議流程有三大獨(dú)特階段，形成簡單的框架，即：1.明確范圍以獲得成功，2.主持舉行會議，3.富有成效地實(shí)施。

明確范圍以獲得成功：這里的范圍不局限于明確會議的目標(biāo)、會議討論內(nèi)容，還包含召集合理范圍的相關(guān)方參與，以及制定明確的議程。明確會議目標(biāo)，使討論的內(nèi)容更有針對性；召集合適的人員參加，發(fā)表的意見和建議有相關(guān)性，能作出決定；準(zhǔn)備恰當(dāng)?shù)男畔ⅲ屝畔Ⅱ?yàn)證決定的對錯；制定明確的議程，令會議高度系統(tǒng)化和緊湊。

主持舉行會議：在會議的實(shí)際進(jìn)展中，作為會議的組織方，我們要明確與會人員的角色，讓與會人員高度參與；主持討論，讓討論或會議按照理想方向推進(jìn)；真正解決問題，形成方案與共識；歸納約定和結(jié)論，達(dá)成一致并按約定進(jìn)行明確表述。

富有成效地實(shí)施：任何沒有結(jié)果輸出的會議都是在浪費(fèi)時間。這要求我們列出行動綱要，恰當(dāng)定義需要采取的行動，以確保取得理想效果；明確后續(xù)執(zhí)行責(zé)任，分配恰當(dāng)?shù)娜藛T采取行動并推動結(jié)果；定義執(zhí)行行動的預(yù)期時間，推動行動節(jié)奏以交付成果。

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二、組織高效會議小貼士

基于過往大量參與會議的經(jīng)歷及總結(jié)，我們給出了一些組織高效會議的最佳做法：

永遠(yuǎn)準(zhǔn)時開始。準(zhǔn)點(diǎn)開始是對準(zhǔn)時參會人的尊重，同時邀請遲到人員在會后了解他們錯過的內(nèi)容。

把開始時間安排在整點(diǎn)后的15分鐘。這樣讓參會人有時間從他們的上一個會議轉(zhuǎn)換到你的會議。

介紹每位參會人并解釋參會原因。這讓大家了解自己在此次會議中國被期望扮演的角色，并鼓勵大家踴躍參與。

介紹會議目標(biāo)并展示議程。在開始前詢問變更的建議或澄清。

按照議程一項(xiàng)一項(xiàng)地過議題。每次只過一項(xiàng)議題，在進(jìn)入下一個議題之前要確保所有參會人員都認(rèn)為上一個議題已經(jīng)討論完成。把突出事項(xiàng)和問題放到一個跟蹤問題清單中以便后續(xù)的跟蹤。

關(guān)注時間并確保小組注意力集中地討論。

準(zhǔn)時結(jié)束會議。即時議程中的議題沒有討論完，必要的話，在小組成員都在的情況下組織加時會議或后續(xù)跟蹤會議。如果你比預(yù)期用時短，參會人員會有自己賺到的心理。

把突出事項(xiàng)分配給合適的小組成員，并制定預(yù)期完成的時間。

感謝參會人的參與并強(qiáng)調(diào)會議工作的價值。使參會人對自己自己在會議上所付出的時間感到滿意。

十二小時內(nèi)將會議紀(jì)要發(fā)送給相關(guān)方。這里的相關(guān)方不僅僅指與會人員。

全時云會議開會只需要三個步驟：安排會議、加入會議和網(wǎng)絡(luò)共享。

第一步安排會議：

Outlook安排會議，一鍵安排會議

輸入?yún)肃]件地址，會議主題、時間，點(diǎn)擊“發(fā)送”，會議即安排成功，會議主持人及參會人都將收到會議日歷提醒。

如不使用outlook，也可使用其它郵件系統(tǒng)安排會議。

第二步加入會議：

1、通過會議通知郵件一鍵登錄，可以實(shí)現(xiàn)最快登陸。

2、通過客戶端登陸。

1）輸入用戶名和主持人密碼一鍵登錄

2）登陸成功后，開啟語音

開啟語音有兩種方法：使用電話和使用電腦語音。

使用電話：輸入您的手機(jī)或固話，點(diǎn)擊呼叫。

使用電腦語音，請事先準(zhǔn)備好麥克風(fēng)、耳機(jī)等硬件設(shè)備。連接電腦語音，電腦語音開啟成功，您就加入會議了。

如不能上網(wǎng)，也可使用電話純語音加入會議，撥打接入號碼，輸入密碼即可加入。

第三步網(wǎng)絡(luò)共享：桌面共享、白板共享、文檔共享

1、推薦主講人使用桌面共享，參會人可以直觀的看到主持人桌面上的任何操作。

2、如果想分享多媒體影音，可使用文檔共享。

3、如果需要頭腦風(fēng)暴，與會者和主持人可以通過白板共享功能進(jìn)行溝通。

4、如果想指定會中其他參會人來網(wǎng)絡(luò)共享，右鍵點(diǎn)擊參會人用戶名就可以通過指定共享人來轉(zhuǎn)換共享人的權(quán)限。

5、會議中，主持人也可以外呼參會人，或通過郵件邀請他人入會。

6、主持人也可通過全體靜音來提升會議質(zhì)量，保證會場安靜。

【溫馨提示】本次分享的網(wǎng)絡(luò)會議流程和網(wǎng)絡(luò)會議流程怎么寫的問題是否解決了您的問題，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實(shí)時信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議收費(fèi)，青島會議旅游，青島會議酒店，青島會議主持人，青島會議場地，青島會議公司策劃，青島會議接待服務(wù)等。