電話:15753252007
本文目錄
會務工作是為會議服務的各種具體事務工作。它包括如下幾個方面。第一，會議預案制定。會議預案即會議籌備方案，預案制定的好壞直接影響會議的質量。
會議預案包括：會名、會期、會場、與會者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會議票證、籌備處內部的職責分工及工作人員的調配、會場布置、會議議程，如有選舉、發獎、攝影、錄像等項，也應列入預案。
第二，準備會議文件。會議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(會前分發或會上分發)。
第三，會議通知。會議通知的擬議與分發必須及時。重要會議在發出通知后還要跟蹤落實，以了解對方能否如期出席會議。
第四，會前檢查。這包括對預案執行情況的匯報檢查和現場檢查的兩種方式。匯報檢查主要由籌備工作負責人向會議主持人或主要領導匯報全面的準備情況及存在的問題，重點是會議文件材料。現場檢查重點在于會場的布置和安全保衛工作。
第五，會議進行時的具體服務。包括會間制度，如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報的編寫與印發等。大型集會的現場指揮和特殊情況下的應急措施等不僅要在預案中作為專項列出，還要確定好指揮人員及其指揮標志。
第六，會議結束時的會務工作，包括對會議內容的總結，會議紀要的撰寫與分發，會議新聞報道或舉行新聞發布會、記者招待會等，會務工作總結。此外如代表離會、財務結算、物資清退等各項善后工作。
會議有規模大小和時間長短之分。會議的規模可以從幾人到幾萬人不等，時間也是可長可短，類型也是各種各樣，性質也是有所差別，但是會議工作的內容與流程卻基本相似。一般的會議工作內容和流程分成三個階段：會前準備階段，會議實施階段和評估總結階段。
會前準備：
會前準備就是對會議的事前計劃，他是為達到會議的目標而對各種工作任務所做出的系統安排，會前計劃一般包括以下內容：會議策劃，會議選址，制定營銷方案和預算制定。
會議策劃：
（1）策劃委員會：策劃委員會是一個對會議負有某些責任的團隊，通常由主辦組織內部成員構成。
制定目標：一個具體的目標并且文字形式落實在書面上。
確定人選：確定成員，內部還是外部指派。
具體運作：實地場景考察，設計評估，工作記錄記錄下來以備后期參考。
（2）策劃方案：會議策劃的內容主要包括：
邀請誰？實際有多少人出席？
有效的會議需要充分的時間，必須考慮節假日等。
會議在哪里舉行。
會議的明確的目標。
會議的具體形式，包括會議的開幕式閉幕式等，具體的會議內容。
2.會議選址：
（1）會議地點類型：
酒店：一些中小型會議多選擇酒店進行。
會議中心：會議中心是為大型會議而專門設計的，一般不設置客房和娛樂區。
大學：大多數學校都擁有專門的學術報告廳，有些也是對社會開放的。
輪船：輪船，特別是一些游輪，也設置會議設施。
療養院：療養地也配備會議設施，可以療養，也可以開會。
（2）會議的地點選擇
會議的地點選擇一般要從以下的幾個方面考慮。
1.距離和交通情況
2.舉辦會議的歷史
3.住宿的條件
4.地點的收費狀況
5.地點的安全因素
5.地點的服務設施是否全面
6.附近的景點，是否能互惠合作等。
（3）制定營銷方案等
市場的宣傳對于一個會議的成敗至關
1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預期。
2.宣傳材料，宣傳材料要什么風格。
3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。
4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？
請點擊輸入圖片描述
（4）預算制定
控制會議的預算就相當于掌握了整個會議，預算的第一步就是確認此次會議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費用。費用包括兩類，暨固定費用和可變化費用，無論預算多么準確，都會有意料之外的狀況發生，總預算應有10%的額外費用。
會議實施
實施會議方案時，其工作內容包括：參會人員的登記注冊，收集相關信息，尋求演講者，聯絡場地，必要時解決糾紛等。
會議實施一般包括以下幾點步驟
1.編制會場手冊。
2.設置信息中心（提供實時服務）
3.建立指導委員會（負責現場的指導工作進行）
三、總結和評估
會議的總結與評估（會議一旦結束，應該立即對其進行評估工作），一般分為3個部分
1.從籌備到會議結束的各項工作總結
2.效益分析和核算成本
3.本項目市場調查
4.客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關系）
5.召開表彰會，感謝相關人員（做好感謝工作，致謝會議相關的工作人員以及合作單位等，并將數據提供給媒體等，擴大影響力）。
一、提高會議效率的方法是什么：
1、會議成果
一定要在會議開始之初就讓與會者明白這次會議想要得出什么樣的結果。在常規會議上，組織者一定要開門見山地將自己對會議的期望表達出來。在特殊會議上，如果實在不方便直接講出來就給出相應的暗示。同時，會議的組織者也要表達出自己期望在會議結束時會有什么樣的效果。所以，在會議開始的時候就闡明會議的結果是提高會議效率最有效的措施。將會議目標寫在顯眼的地方也會非常有用。
2、會議日程安排
根據會議議題重要性的不同安排出相應的時間，并列出一張簡單的會議進程表格。這樣就可以對會議的進程了如指掌，在時間安排上也會更加科學。
3、會議角色
會議當中有很多的角色，只要將各種角色弄清楚并各司其職才能提高會議的效率。不管你是會議的設計者、組織者還是指導者，這些角色的任務是各不相同的，只有保證各種角色的人員認真完成自己的工作才能保障會議的順利進行。
4、會議規則
在召開會議之前，一定要制定好各種預案，尤其是那種比較常見的問題。如果會議之前各種預案都比較完善的話，就可以將各種問題防患于未然。比如，會議過程中是否允許用電腦，會議內容是否允許記錄等等，這都需要提前想到的。
二、提高會議效率十大要領
1、會議目的要明確
一個單位或者部門召開會議，無論其規模大小、類型如何，第一步就是設定會議目的，明確會議到底要解決什么問題，而且表述要盡可能具體，讓每一位與會人員清楚明白，以便提前做好相關準備。
2、參會人數要適當
參加會議的人員一般包括會議的組織者、參與者和記錄人員等。參會人數的數量要適當，人員太多易七嘴八舌、偏離主題，導致會期延長，最后草草收場;人員太少則不能有效征集意見和建議，不利于民主決策、科學決策。同時，參會人員的層級不能相差太遠。
3、會前準備要充分
會前準備工作包括發出會議通知，告知會期、時間、地點等;印制會議日程，編排會議議程;做好會場布置，如懸掛會標、徽記、旗幟等，安排座次，擺放席簽、話筒、資料、茶杯等，保證照明、通風、空調設備齊全有效;做好會議食宿、集體照相等方面的準備。
4、會議規則要清晰
堅持“四不”原則;不跑題，緊緊圍繞會議主題發言;不打斷，尊重發言人;不超時，無論誰發言都有時間限制;不攻擊，不指責、批判他人，更不能進行人身攻擊。
5、主持協調要到位
會議主持人要加強協調，保證會議按照預定議程進行。要不斷向與會人員明示或暗示會議的目標和主題，有人偏離主題時應及時制止。保證與會人員在發言時不受他人攻擊，在會議過程中始終保持中立，以取得與會者的信任。
6、會議氣氛要和諧
氛圍良好，與會人員才會暢所欲言，會議才能取得預期效果。會議前，環境布置有講究，不能太壓抑，要讓與會人員有一種輕松舒適的感覺;會議中，要發揚民主精神，鼓勵與會人員積極發言，允許有不同聲音和不同意見，注意集思廣益。
7、會議服務要周到
會場上提供話筒、茶水、應急處理等服務看似小事，但對會議效率的影響也很明顯。有的會議發言的人較多，話筒數量不夠，就要做好話筒傳遞服務，確保有序銜接;有的會議需要使用展板、投影等設施，要提前主備好;會議需要臨時增加與會人員，應及時通知到位。
8、形成紀要要盡快
會后，要根據會議主持人的要求，遵照會議精神，迅速撰寫會議紀要，呈送主持人批閱，盡快形成準確完整的會議紀要，盡快分發至相關單位和部門，以免影響決議的落實。
9、傳達精神要及時
會議結束后，應通過專題會、新聞報道、內部簡報等形式，盡快將會議精神傳達給相關人員。傳達時要終于會議，科學嚴謹，準確無誤，防止片面性;同時要注意保密，不向無關人員透露會議內容。
10、決議跟蹤要閉環
開會是為了統一思想，研究措施，解決問題。對會議形成的決議，要堅持一抓到底，建立追蹤制度，按照PDCA閉環管理要求，對議定事項進行跟蹤，重點對會議安排的工作是否落實、會議提出的問題是否解決等進行檢查、考核，確保各項決議能夠按時按要求完成。
品管圈的十大基本流程分別為：主題選定、擬定活動計劃、現狀把握、目標設定、解析、對策擬定、對策實施與檢討、效果確認、標準化以及檢討與改進。
主題選定：品管圈活動關鍵在于品管活動的最終成果是否與預期相同，因此“選定合適的活動主題”是非常重要的因素。主題是品管圈活動的靈魂，應遵循醫院目標管理的方向、領導的方針、上級的指示和要求來選定。
擬定活動計劃書：主題選定后就要擬定活動計劃、要預估整個活動所需的事件，規劃進度，有了進度規劃之后，人員才能按照規劃去執行操作，否則就會出現拖拉的現象。
現狀把握：在提出問題時，如果沒有了解實際情況，就無法決定目標值及達成時限。因此，做好現狀把握和分析工作，在品管圈活動中亦是一個重要的緩解。如果能正確地把握現況，就能大幅提升品管圈活動得成功率。
目標設定：確定主題后，必須制定活動目標，根據醫院或部門計劃，考量目前的水準，由全體全院自助設立目標值，檢討目標達成的可能性，是否能力所及，考慮活動結束后是否能評價，能夠被肯定，不能收集數據時，以文字來敘述達成的目標。
解析：在解析階段中，我們將針對依照二八法則找出來的改善重點進行“解析”，一步步反復思考，列舉出所有激發問題的可能原因，針對容易出錯的重點范圍設計查檢項目，到現場進行數據收集，完成數據收集后繪制柏拉圖，再從柏拉圖中找出改善重點，然后針對改善重點進行原因分析。
對策擬定：對策，是根據形式發展，為了解決特定問題或達到目的所制定的方法或思路。
對策實施與檢討：掌握實施變化，如果確認為對策無效，需重新擬定對策，在實施再確認。
效果確認：對策全部實施一段時間后，對策之間會有相輔相成的作用。為了驗證對策效果是短期還是長期的，互相融合后有加成還是抵消的作用，在所有對策執行完畢且改善后的一段時間，需進行總體對策的效果確認。
標準化：標準化是在醫院現況的基礎上，將材料、設備、工作、服務等的說明、作業方法、業務手續，依據科學技術和實踐經驗，依據標準方式，用書面表示及有組織性的運用。
檢討與改進：品管圈活動結束后，需以品管圈十大活動步驟為基礎，討論活動過程中進行到每個步驟時所發現的優缺點，將個步驟的優缺點逐一列出，并針對缺點明確今后的努力方向。
品管圈的思考方向
當不知道真正的問題有哪些，甚至不知道主要的問題在哪里的時候，因此，就要教如何分析以找出主要的問題。而且，要教如何列出主要問題可能的清單，在由中找出真正的問題。然后要幫忙找出解決的方法。最后，一定要教如何在掌握的現況中，保持成果。
所有參加者都可以獲得以下的好處：品管圈會議中可以有機會在大眾面前講話。彼此結交更多的朋友，有助于營造工作場所愉快的氣氛。更能意識到本身工作的重要性與職責，因而對自己的工作更感到自豪。改善了個性，與養成專心處理問題的能力，這些品管圈的經驗也可以應用到家庭生活上。
【溫馨提示】本次分享的會議管理十大步驟和會議管理十大步驟包括的問題是否解決了您的問題，部分內容來自網絡，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議收費，青島會議旅游，青島會議酒店，青島會議主持人，青島會議場地，青島會議公司策劃，青島會議接待服務等。