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會務(wù)工作是為會議服務(wù)的各種具體事務(wù)工作。它包括如下幾個方面。第一，會議預(yù)案制定。會議預(yù)案即會議籌備方案，預(yù)案制定的好壞直接影響會議的質(zhì)量。
會議預(yù)案包括：會名、會期、會場、與會者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會議票證、籌備處內(nèi)部的職責(zé)分工及工作人員的調(diào)配、會場布置、會議議程，如有選舉、發(fā)獎、攝影、錄像等項(xiàng)，也應(yīng)列入預(yù)案。
第二，準(zhǔn)備會議文件。會議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(fā)(會前分發(fā)或會上分發(fā))。
第三，會議通知。會議通知的擬議與分發(fā)必須及時。重要會議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實(shí)，以了解對方能否如期出席會議。
第四，會前檢查。這包括對預(yù)案執(zhí)行情況的匯報檢查和現(xiàn)場檢查的兩種方式。匯報檢查主要由籌備工作負(fù)責(zé)人向會議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)匯報全面的準(zhǔn)備情況及存在的問題，重點(diǎn)是會議文件材料?，F(xiàn)場檢查重點(diǎn)在于會場的布置和安全保衛(wèi)工作。
第五，會議進(jìn)行時的具體服務(wù)。包括會間制度，如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報的編寫與印發(fā)等。大型集會的現(xiàn)場指揮和特殊情況下的應(yīng)急措施等不僅要在預(yù)案中作為專項(xiàng)列出，還要確定好指揮人員及其指揮標(biāo)志。
第六，會議結(jié)束時的會務(wù)工作，包括對會議內(nèi)容的總結(jié)，會議紀(jì)要的撰寫與分發(fā)，會議新聞報道或舉行新聞發(fā)布會、記者招待會等，會務(wù)工作總結(jié)。此外如代表離會、財(cái)務(wù)結(jié)算、物資清退等各項(xiàng)善后工作。
會議有規(guī)模大小和時間長短之分。會議的規(guī)?？梢詮膸兹说綆兹f人不等，時間也是可長可短，類型也是各種各樣，性質(zhì)也是有所差別，但是會議工作的內(nèi)容與流程卻基本相似。一般的會議工作內(nèi)容和流程分成三個階段：會前準(zhǔn)備階段，會議實(shí)施階段和評估總結(jié)階段。
會前準(zhǔn)備：
會前準(zhǔn)備就是對會議的事前計(jì)劃，他是為達(dá)到會議的目標(biāo)而對各種工作任務(wù)所做出的系統(tǒng)安排，會前計(jì)劃一般包括以下內(nèi)容：會議策劃，會議選址，制定營銷方案和預(yù)算制定。
會議策劃：
（1）策劃委員會：策劃委員會是一個對會議負(fù)有某些責(zé)任的團(tuán)隊(duì)，通常由主辦組織內(nèi)部成員構(gòu)成。
制定目標(biāo)：一個具體的目標(biāo)并且文字形式落實(shí)在書面上。
確定人選：確定成員，內(nèi)部還是外部指派。
具體運(yùn)作：實(shí)地場景考察，設(shè)計(jì)評估，工作記錄記錄下來以備后期參考。
（2）策劃方案：會議策劃的內(nèi)容主要包括：
邀請誰？實(shí)際有多少人出席？
有效的會議需要充分的時間，必須考慮節(jié)假日等。
會議在哪里舉行。
會議的明確的目標(biāo)。
會議的具體形式，包括會議的開幕式閉幕式等，具體的會議內(nèi)容。
2.會議選址：
（1）會議地點(diǎn)類型：
酒店：一些中小型會議多選擇酒店進(jìn)行。
會議中心：會議中心是為大型會議而專門設(shè)計(jì)的，一般不設(shè)置客房和娛樂區(qū)。
大學(xué)：大多數(shù)學(xué)校都擁有專門的學(xué)術(shù)報告廳，有些也是對社會開放的。
輪船：輪船，特別是一些游輪，也設(shè)置會議設(shè)施。
療養(yǎng)院：療養(yǎng)地也配備會議設(shè)施，可以療養(yǎng)，也可以開會。
（2）會議的地點(diǎn)選擇
會議的地點(diǎn)選擇一般要從以下的幾個方面考慮。
1.距離和交通情況
2.舉辦會議的歷史
3.住宿的條件
4.地點(diǎn)的收費(fèi)狀況
5.地點(diǎn)的安全因素
5.地點(diǎn)的服務(wù)設(shè)施是否全面
6.附近的景點(diǎn)，是否能互惠合作等。
（3）制定營銷方案等
市場的宣傳對于一個會議的成敗至關(guān)
1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預(yù)期。
2.宣傳材料，宣傳材料要什么風(fēng)格。
3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。
4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？
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（4）預(yù)算制定
控制會議的預(yù)算就相當(dāng)于掌握了整個會議，預(yù)算的第一步就是確認(rèn)此次會議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費(fèi)用。費(fèi)用包括兩類，暨固定費(fèi)用和可變化費(fèi)用，無論預(yù)算多么準(zhǔn)確，都會有意料之外的狀況發(fā)生，總預(yù)算應(yīng)有10%的額外費(fèi)用。
會議實(shí)施
實(shí)施會議方案時，其工作內(nèi)容包括：參會人員的登記注冊，收集相關(guān)信息，尋求演講者，聯(lián)絡(luò)場地，必要時解決糾紛等。
會議實(shí)施一般包括以下幾點(diǎn)步驟
1.編制會場手冊。
2.設(shè)置信息中心（提供實(shí)時服務(wù)）
3.建立指導(dǎo)委員會（負(fù)責(zé)現(xiàn)場的指導(dǎo)工作進(jìn)行）
三、總結(jié)和評估
會議的總結(jié)與評估（會議一旦結(jié)束，應(yīng)該立即對其進(jìn)行評估工作），一般分為3個部分
1.從籌備到會議結(jié)束的各項(xiàng)工作總結(jié)
2.效益分析和核算成本
3.本項(xiàng)目市場調(diào)查
4.客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關(guān)系）
5.召開表彰會，感謝相關(guān)人員（做好感謝工作，致謝會議相關(guān)的工作人員以及合作單位等，并將數(shù)據(jù)提供給媒體等，擴(kuò)大影響力）。
如何安排大型會議活動地點(diǎn)？場地布置有哪些要素？如何使大型會議活動場地看起來更好，以下這五項(xiàng)布置要素可以參考一下。
1、主題切入不可否認(rèn)，會議主題是最基本的原則，大型會議活動場地的布置必須基于會議本身的性質(zhì)，并且不能自由、輕松，安排會場時，應(yīng)注意突出會議的主題和目的。
2、常規(guī)與會者不一定對會議的安排有特殊偏好，但是一些基本要素將成為每個人的統(tǒng)一判斷標(biāo)準(zhǔn)，并且不可能讓每個人都滿意，因此我們必須確保整個會議場地是規(guī)則性場地且整齊有序。
3、簡單組織者最擔(dān)心會議的最終效果，與盲目地選擇高端而昂貴的會議場地相比，是否可以使用最經(jīng)濟(jì)的方式為與會者創(chuàng)造一個舒適的會議環(huán)境是更好地反映會議策劃者的水平，在選擇會議場所的布局時，關(guān)鍵是要從自身的經(jīng)濟(jì)能力和會議的實(shí)際效果出發(fā)，而不是盲目追求實(shí)現(xiàn)不了的布置效果。
4、實(shí)用客戶的需求應(yīng)放在極為重要的位置，會議服務(wù)人員必須事先了解以避免造成布局上的遺漏，優(yōu)秀的策劃者要事先了解會議的進(jìn)度，并為會議期間可能使用的各種類型做好準(zhǔn)備，要詳細(xì)考慮現(xiàn)場設(shè)施、設(shè)備的情況，一切以實(shí)用為主，規(guī)避花哨而不實(shí)用的設(shè)備設(shè)施，為客戶節(jié)省費(fèi)用。
5、和諧細(xì)節(jié)的完美還可以服務(wù)于會議的整體氣氛，因此會議場地的布局應(yīng)考慮要素之間的協(xié)調(diào)效果，一切以和諧為基準(zhǔn)。
布置會議場地需要注意的問題：
1、做好會議銘牌，一般在主席臺上，有多人就坐的話，每個人前面都要放一個帶有名字的銘牌，另外，如果參會者是以團(tuán)體的形式參加的，最好是每一個區(qū)域也標(biāo)上名字，屬于哪個團(tuán)隊(duì)的，這樣便于大家相互認(rèn)識。
2、室內(nèi)會場還需要室內(nèi)的溫度，燈光等，特別是冬夏季節(jié)，要做好室溫的控制，使與會者不致過熱或者過冷，影響會議效果，同時如果需要開燈，那么還要對燈光進(jìn)行調(diào)試，保證能正常運(yùn)行。
3、資料的準(zhǔn)備，一般舉辦會議的時候，都會有相關(guān)會議的資料，這些要準(zhǔn)備好，給那些需要的人，提前放在會議坐席上。
4、根據(jù)會議的類型，會議的形式和會議的規(guī)模，合理的布置會議的座位，如圓桌會議。如果是培訓(xùn)會議，那么最好是扇形的位置，觀眾在扇面上，主講人在扇子的底部，根據(jù)不同會議類型確定會場座位的安排。
【溫馨提示】關(guān)于會議場地安排措施，會議場地安排措施有哪些的介紹，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實(shí)時信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議設(shè)備，青島會議接送，青島會議住宿，青島會議場地，青島會議模特，青島會議公司策劃，青島會議接待服務(wù)等。