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教室型
這種布置與學(xué)校教室一樣,在椅子前面有桌子,方便與會(huì)者做記錄。桌與桌之間前后距離要大些,要給與會(huì)者留有座位空間。這種布置也要求中間留有過(guò)道,每一排的長(zhǎng)度取決于會(huì)議室的大小及出席會(huì)議的人數(shù)。這種擺設(shè)讓參加者可以做筆記與參加小組練習(xí)。一般要求每個(gè)座位上放有墊子,或每個(gè)座位放置一個(gè)水杯,或用托盤提供水杯服務(wù)。
主席臺(tái)U型
很多小型的會(huì)議傾向于面對(duì)面的布置和安排,U形是較常見的,即將與會(huì)者的桌子與主席臺(tái)桌子垂直相連在兩旁。如果只有外側(cè)安置座位,桌子的寬度可以窄些;如果兩旁安排座位,就應(yīng)考慮提供更大的空間來(lái)呈放材料。
主席臺(tái)方框形和圓形
將主席臺(tái)與與會(huì)者桌子連接在一起,形成方形或圓形,中間留有空隙,椅子只安排在桌子外側(cè)。這種布置通常用于規(guī)格較高、與會(huì)者身份較高的討論會(huì)。這種會(huì)議人數(shù)一般不會(huì)很多,而且會(huì)議不具有談判性質(zhì)。
討論會(huì)型
用兩張長(zhǎng)桌并列成長(zhǎng)方形討論桌的形式。一般有方形,圓形和橢圓形幾種,多用于討論會(huì),也可用于宴會(huì)等。這種布置可以鼓勵(lì)小組討論。會(huì)議桌上一般要求有臺(tái)布,而椅子應(yīng)與臺(tái)布接近。
圓桌型
這種擺設(shè)形式在以與會(huì)者地位都平等的會(huì)議中使用會(huì)有最好的效果。圓型的自助餐型的桌子布置,多用于有關(guān)酒會(huì)等與飲食結(jié)合在一起的會(huì)議。在中間的圓桌上,可以放上鮮花或其他展示物。
馬蹄型
此種適合小型聚會(huì)而較不拘束的擺設(shè),讓參加者能做筆記和參與小組討論,這種布置能鼓勵(lì)別人更積極地參與會(huì)議。
會(huì)議室的位置
會(huì)議室是一間公司里人氣最旺的地方。如何規(guī)劃會(huì)議室?一般來(lái)講，會(huì)議室也有一個(gè)整體的互動(dòng)關(guān)系。很多公司的會(huì)議室附帶有樣品展示的空間，既是會(huì)議室，又是樣品展示間。所以，從大格局來(lái)看，宜把會(huì)議室設(shè)在公司的前面部分。比如從外面來(lái)公司開會(huì)的人，不需經(jīng)過(guò)公司內(nèi)部就能進(jìn)到會(huì)議室，這樣公司的運(yùn)作機(jī)密也不會(huì)有流失的顧慮。外面的經(jīng)銷商來(lái)公司談判時(shí)，也能有個(gè)很好的空間談判。
會(huì)議桌的選擇
作為大多數(shù)客戶必到會(huì)議室，不僅要表達(dá)整體形象，而且要采用裝修策略來(lái)減少對(duì)抗，為自己和生意伙伴創(chuàng)造愉快，放松的商務(wù)洽談氛圍，為商業(yè)洽談的成功助力。
會(huì)議室的光線
會(huì)議室的光線應(yīng)較為明亮。除了在使用投影的時(shí)候需要一種較暗的光線環(huán)境外，其他的時(shí)候的光線，反而容易使客戶的心態(tài)放松。很多人在設(shè)計(jì)時(shí)往往把會(huì)議室設(shè)計(jì)的只比會(huì)議桌稍大一點(diǎn)的，這樣極容易使客戶產(chǎn)生一種拘謹(jǐn)?shù)男膽B(tài)。一個(gè)適當(dāng)大小，留有一定活動(dòng)空間的會(huì)議室，往往容易使客戶的心理松懈，有利于洽談。
會(huì)議室大小
風(fēng)水上講究的是藏風(fēng)聚氣，會(huì)議室的大小對(duì)會(huì)議的效果產(chǎn)生影響。在會(huì)議室的規(guī)劃時(shí)，員工的數(shù)量是重點(diǎn)考慮的因素。除非公司員工較多，需要召開大型的全體員工會(huì)議，否則不宜將會(huì)議室設(shè)計(jì)得過(guò)大。人數(shù)較少在大型會(huì)議室召開，人氣容易被房間吸收而無(wú)法聚積，不僅不利于共識(shí)的達(dá)成，還易使參與會(huì)議的員工走神和困倦。
按照常規(guī)的做法，絕大多數(shù)公司的會(huì)議室都設(shè)置在離公司大門最近的位置。其實(shí)，這樣的格局更適合涉及較多核心商業(yè)秘密的公司，比如產(chǎn)品設(shè)計(jì)類等。來(lái)訪者進(jìn)入公司后，直接通過(guò)門廳接待區(qū)進(jìn)入會(huì)義室，從而與真正的辦公職能區(qū)形成空間上的隔離。
雖然這樣的做法提高了保密性，但是來(lái)訪者帶來(lái)的人氣直接從大門流入會(huì)議室，而無(wú)法再經(jīng)過(guò)通道進(jìn)入公司內(nèi)部被聚積和吸收，這些能量所能起到的生旺作用就會(huì)大打折扣。
對(duì)于一般的公司而言，將會(huì)議室設(shè)在辦公室中部或是尾部，或許會(huì)是不錯(cuò)的選擇。來(lái)訪者身止所攜帶的生氣不僅可以增加公司的人氣，而且還可以充分利用接待區(qū)至?xí)h室之間通道的位置，對(duì)企業(yè)文化、產(chǎn)品等進(jìn)行宣傳，樹立公司司良好的對(duì)外形象，提高談判的成功率。當(dāng)然，前提是必須對(duì)這部分通道進(jìn)行精心設(shè)計(jì)，這樣才能產(chǎn)生最佳效果。
絕大多數(shù)時(shí)候，由于受到辦公室面積的限制，許多公司的會(huì)議室會(huì)顯得比較局促，除了會(huì)議桌之外，基本上只篩僅能供一個(gè)人通行的過(guò)道。雖然這樣看起來(lái)是充分利用了會(huì)議室的面積，其實(shí)過(guò)于緊湊容易使人有拘謹(jǐn)?shù)母杏X(jué)，不利于會(huì)議的開展。
一般說(shuō)來(lái)，除了會(huì)議桌之外，會(huì)議室的流通空間在設(shè)計(jì)時(shí)也需要得到重視。為了營(yíng)造放松的心情，使會(huì)議能夠在融洽的氛圍中進(jìn)行，會(huì)議桌與封面之間應(yīng)該留下較為闊綽的空間，至少不低于1.3米，一來(lái)方便參與會(huì)議的人員從自己的座位進(jìn)出，二來(lái)也為了氣的流動(dòng)留下足夠的空間，以達(dá)到藏風(fēng)的目的。
對(duì)于辦公區(qū)域?yàn)榫执俚墓緛?lái)說(shuō)，尤其是中小型公司，既想在限的辦公室中設(shè)立單獨(dú)的會(huì)議室，又想用一個(gè)會(huì)議室滿足各種規(guī)模會(huì)議的需要，那么就需要在會(huì)議室的設(shè)計(jì)上想點(diǎn)辦法了。在這種情況下，首先可以盡可能地將會(huì)議室設(shè)計(jì)得大些，然后在適當(dāng)?shù)奈恢糜闷溜L(fēng)或活動(dòng)隔離墻將其隔開。
通過(guò)這樣的設(shè)計(jì)，原來(lái)的會(huì)議室也就一分為二，變成一大一小的會(huì)議室。平時(shí)，兩個(gè)會(huì)議室可以單獨(dú)使用，而且互不干擾，避免了排隊(duì)等候會(huì)議室的尷尬，提高了工作效率。當(dāng)需要召天大型會(huì)議時(shí)，只需要將中間的屏風(fēng)收起來(lái)，或者是將活動(dòng)隔離墻推到兩側(cè)，就可以立即恢復(fù)到原來(lái)的大會(huì)議室。
通過(guò)這樣的設(shè)計(jì)，不僅在有限的面積內(nèi)提高了會(huì)議室的使用率，同時(shí)也兼顧到風(fēng)水上藏風(fēng)聚氣的要求，可謂一舉兩得。
在商業(yè)的空間的風(fēng)水設(shè)計(jì)中，明堂的概念顯得非常重要，因?yàn)樗梢愿玫鼐鄯e生氣，起到提高運(yùn)勢(shì)的作用。在辦公室的風(fēng)水中，除了公司大門外要求最好有較為寬闊的走廊作為明堂之外，在面積及格局允許的情況下，可以在大型會(huì)議室的門口留出一塊相對(duì)空曠的地方，這樣就可以在辦公室內(nèi)形成一個(gè)小型的明堂，從而起到聚水生財(cái)?shù)哪康摹?/p>
從實(shí)際使用的角度來(lái)看，由于大型會(huì)議室參與人數(shù)較多，這樣的設(shè)計(jì)也方便了參與者的進(jìn)出。
公司經(jīng)營(yíng)中的對(duì)外交流和對(duì)內(nèi)溝通活動(dòng)，絕大部分都是在會(huì)議室進(jìn)行的，而恰當(dāng)?shù)剡x擇會(huì)議桌的形成，可以創(chuàng)造出輕松的會(huì)議氛圍，減少在會(huì)議中可能因意見不同而產(chǎn)生的對(duì)抗，提高會(huì)議效率，尤其是提高項(xiàng)目洽談的成功率。
會(huì)議桌的選擇要根據(jù)會(huì)議室的大小、形狀來(lái)確定。一般說(shuō)來(lái)，圓形或是橢圓形的會(huì)議桌可以營(yíng)造出和諧的交流氛圍，同時(shí)也有利于與會(huì)者意見的統(tǒng)一。在這樣平等的氛圍中召開會(huì)議，更能使人放松思維、暢所欲言，有助于創(chuàng)意和團(tuán)隊(duì)精神的發(fā)揮。
長(zhǎng)條形的會(huì)議桌更加適合用來(lái)召開較為正式的會(huì)議，比如經(jīng)營(yíng)決策會(huì)議等。在長(zhǎng)條形的會(huì)議桌中，不同位置的座位代表著不同級(jí)別的職位，所以也很難形成活躍的會(huì)議氛圍。
另外，為了避免使會(huì)議的氣氛過(guò)于緊張，會(huì)議桌的四個(gè)角最好不要選直角的，略微有弧度的邊角造型一方同可以避免沖煞，另一方面還可以防止對(duì)身體造成傷害。
恰當(dāng)?shù)牟贾貌粌H可以美化會(huì)議室的環(huán)境，還可以在無(wú)形中提高公司的人氣。
在進(jìn)行會(huì)議室布置時(shí)，適合室內(nèi)栽養(yǎng)的綠色植物是不錯(cuò)的選擇，它可以使公司和員工之間保持和諧的關(guān)系，也能促進(jìn)與客戶之間的合作。所以，不妨在會(huì)議室的東方和北方兩個(gè)方位擺上一些綠色植物。為了弱化角落產(chǎn)生的煞氣，也可以將這些植物擺放在會(huì)議室的各個(gè)角落里。
還可以選用自然風(fēng)景的圖畫懸掛在會(huì)議室的墻壁，最好是帶有山水圖案的，這樣也能起到帶動(dòng)風(fēng)水的效應(yīng)。除此之外，也可以將公司業(yè)務(wù)的相關(guān)數(shù)據(jù)做成圖表，連同以往取得的成績(jī)一起，以墻報(bào)展示欄的方式呈現(xiàn)在會(huì)議室的墻壁上，對(duì)外可以起到宣傳作用，對(duì)內(nèi)則可以營(yíng)造積極向上的團(tuán)隊(duì)氛圍，鼓舞士氣。
恰當(dāng)?shù)臅?huì)議場(chǎng)地布置，可以提高談判的成功率。利用風(fēng)水中的氣運(yùn)和氣散原理，合理安排雙方的座位，就可以對(duì)會(huì)議的效果起到促進(jìn)作用。
在談判會(huì)議開始之前，應(yīng)該先將會(huì)議室布置妥當(dāng)，這樣有利于給對(duì)方以良好的印象，在安排座位時(shí)，將對(duì)方的位置安排在靠近會(huì)議室大門的地方，其主要談判者的位置最好是里邊唯一的座位，其他參與者安排在靠近大門的長(zhǎng)邊那一側(cè)，使對(duì)方的座位盡量背對(duì)門口。
由于此地氣流的運(yùn)動(dòng)頻繁，而其主要談判者又左右無(wú)靠，在運(yùn)勢(shì)上就會(huì)顯得較為虛弱。由于我方座位與其相對(duì)，處在相對(duì)來(lái)講比較靜的位置，更容易吸收到生氣聚積后產(chǎn)生的能量，在氣勢(shì)和運(yùn)勢(shì)上自然也就更勝一籌，談判成功的概率自然也就會(huì)高對(duì)于方。
下面給出一些辦公室設(shè)計(jì)的一般要求，供參考：
第一點(diǎn)：辦公室布置主要考慮因素
在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，通常考慮的因素有很多，但有兩個(gè)主要的因素是必須加以重點(diǎn)考慮的：信息傳遞與交流的迅速、方便；人員的勞動(dòng)生產(chǎn)率。
1信息傳遞與交流的迅速、方便
信息的傳遞與交流既包括各種書面文件、電子信息的傳遞，也包括人與人之間的信息傳遞和交流。對(duì)于需要跨越多個(gè)部門才能完成的工作，部門之間的相對(duì)地理位置也是一個(gè)重要問(wèn)題。在這里，應(yīng)用工作設(shè)計(jì)和工作方法研究中的“工作流程”的概念來(lái)考慮辦公室布置是很有幫助的。而工作設(shè)計(jì)和工作方法研究中的各種圖表分析技術(shù)也同樣可以應(yīng)用于辦公室布置。
2人員的勞動(dòng)生產(chǎn)率
辦公室布置中要考慮的另一個(gè)主要因素是辦公室人員的勞動(dòng)生產(chǎn)率。當(dāng)辦公室人員主要是由高智力、高工資的專業(yè)技術(shù)人員所構(gòu)成時(shí)，勞動(dòng)生產(chǎn)率的提高就具有更重要的意義。而辦公室布置，會(huì)在很大程度上影響辦公室人員的勞動(dòng)生產(chǎn)率。但也必須根據(jù)工作性質(zhì)的不同、工作目標(biāo)的不同來(lái)考慮什么樣的布置更有利于生產(chǎn)率的提高。例如，在銀行營(yíng)業(yè)部、貿(mào)易公司、快餐公司的辦公總部等情況下，開放式的大辦公室布置使人們感到交流方便，促進(jìn)了工作效率的提高；而在一個(gè)出版社，這種開放式的辦公室布置可能會(huì)使邊際們感到無(wú)端的干擾，無(wú)法專心致志地工作。
第二點(diǎn)：辦公室設(shè)計(jì)要求
對(duì)于企業(yè)管理人員、行政人員、技術(shù)人員而言，辦公室是主要的工作場(chǎng)所。辦公室的環(huán)境如何、布置得怎樣，對(duì)置身其中的工作人員從生理到心理都有一定的影響，并會(huì)在某種程序上直接影響企業(yè)決策、管理的效果和工作效率。
1、辦公室設(shè)計(jì)的內(nèi)容、目標(biāo)及基本要求
辦公室設(shè)計(jì)主要包括辦公用房的規(guī)劃、裝修、室內(nèi)色彩及燈光音響的設(shè)計(jì)、辦公用品及裝飾品的配備和擺設(shè)等內(nèi)容。
辦公室設(shè)計(jì)有三個(gè)層次的目標(biāo)，第一層次是經(jīng)濟(jì)實(shí)用，一方面要滿足實(shí)用要求、給辦公人員的工作帶來(lái)方便，另一方面要盡量低費(fèi)用、追求最佳的功能費(fèi)用比；第二層次是美觀大方，能夠充分滿足人的生理和心理需要，創(chuàng)造出一個(gè)賞心悅目的良好工作環(huán)境；第三層次是獨(dú)具品味，辦公室是企業(yè)文化的物質(zhì)載體，要努力體現(xiàn)企業(yè)物質(zhì)文化和精神文化，反映企業(yè)的特色和形象，對(duì)置身其中的工作人員產(chǎn)生積極的、和諧的影響。這三個(gè)層次的目標(biāo)雖然由低到高、由易到難，但它們不是孤立的、而是有著緊密的內(nèi)在聯(lián)系，出色的辦公室設(shè)計(jì)應(yīng)該努力同時(shí)實(shí)現(xiàn)這三個(gè)目標(biāo)。
根據(jù)目標(biāo)組合，無(wú)論是哪類人員的辦公室，在辦公室設(shè)計(jì)上都應(yīng)符合下述基本要求：（1）符合企業(yè)實(shí)際。有些企業(yè)不顧自身的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和人財(cái)物力狀況，一味追求辦公室的高檔豪華氣派，這種做法是存在一定問(wèn)題的。（2）符合行業(yè)特點(diǎn)。例如，五星級(jí)飯店和校辦科技企業(yè)由于分屬不同的行業(yè)，因而辦公室在裝修、家具、用品、裝飾品、聲光效果等方面都應(yīng)有顯著的不同，如果校辦企業(yè)的辦公室布置得和賓館的客戶一樣，無(wú)疑是有滑稽的。（3）符合使用要求。例如，總經(jīng)理（廠長(zhǎng)）辦公室在樓層安排、使用面積、室內(nèi)裝修、配套設(shè)備等方面都與一般職員的辦公室不同，主要并非總經(jīng)理、廠長(zhǎng)與一般職員身份不同，而是取決于他們的辦公室具有不同的使用要求。（4）符合工作性質(zhì)。例如，技術(shù)部門的辦公室需要配備微機(jī)、繪圖儀器、書架（柜）等技術(shù)工作必需的設(shè)備，而公共關(guān)系部門則顯然更需要電話、傳真機(jī)、沙發(fā)、茶幾等與對(duì)外聯(lián)系和接待工作相應(yīng)的設(shè)備和家具。
2、不同人員的辦公室設(shè)計(jì)布置
在任何企業(yè)里，辦公室布置都因其使用人員的崗位職責(zé)、工作性質(zhì)、使用要求等不同而應(yīng)該有所區(qū)別。
處于企業(yè)決策層的董事長(zhǎng)、執(zhí)行董事、或正副廠長(zhǎng)（總理經(jīng)）、黨委書記等主要領(lǐng)導(dǎo)，由于他們的工作對(duì)企業(yè)的生存發(fā)展有著重大作用，能否有一個(gè)良好的日常辦公環(huán)境，對(duì)決策效果、管理水平都有很大影響；此外，他們的辦公室環(huán)境在保守企業(yè)機(jī)密、傳播企業(yè)形象等方面也有一些特殊的需要。因此，這類人員的辦公室布置有如下特點(diǎn)：第一，相對(duì)封閉。一般是一人一間單獨(dú)的辦公室，有不少企業(yè)都將高層領(lǐng)導(dǎo)的辦公室安排在一辦公大樓的最高層或平面結(jié)構(gòu)最深處，目的就是創(chuàng)造一個(gè)安靜、安全、少受打擾的環(huán)境。第二，相對(duì)寬敞。除了考慮使用面積略大之外，一般采用較矮的辦公家具設(shè)計(jì)，目的是為了擴(kuò)大視覺(jué)空間，因?yàn)檫^(guò)于擁擠的環(huán)境束縛人的思維，帶來(lái)心理上的焦慮等問(wèn)題。第三，方便工作。一般要把接待室、會(huì)議室、秘書辦公室等安排在靠近決策層人員辦公室的位置，有不少企業(yè)的廠長(zhǎng)（經(jīng)理）辦公室都建成套間，外間就安排接待室或秘書辦公室。第四，特色鮮明。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的辦公室要反映企業(yè)形象，具有企業(yè)特色，例如墻面色彩采用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)色、辦公桌上擺放國(guó)旗和企業(yè)旗幟以及企業(yè)標(biāo)志、墻角安置企業(yè)吉祥物等等。另外，辦公室設(shè)計(jì)布置要追求高雅而非豪華，切勿給人留下俗氣的印象。
對(duì)于一般管理人員和行政人員，許多現(xiàn)代化的企業(yè)常要用大辦公室、集中辦公的方式，辦公室設(shè)計(jì)其目的是增加溝通、節(jié)省空間、便于監(jiān)督、提高效率。這種大辦公室的缺點(diǎn)是相互干擾較大，為此：一是按部門或小部門分區(qū)，同一部門的人員一般集中在一個(gè)區(qū)域，二是采用低隔斷，高度1.2~1.5米的范圍，為的是給每一名員工創(chuàng)造相對(duì)封閉和獨(dú)立的工作空間，減少相互間的干攏；三是有專門的接待區(qū)和休息區(qū)，不致因?yàn)橐晃豢蛻舻膩?lái)訪而破壞了其他人的安靜工作。這種大辦公室方式有三資企業(yè)和一些高科技企業(yè)采用得比較多，對(duì)于創(chuàng)造性勞動(dòng)為主的技術(shù)人員和社交工作較多的公共關(guān)系人員，他們的辦公室則不宜用這一布置方式。
3、辦公配套用房的布置和辦公室設(shè)計(jì)的關(guān)系
辦公的配套用房主要指會(huì)議室、接待室（會(huì)客室）、資料室等等。
會(huì)議室是企業(yè)必不可少的辦公配套用房，一般分為大中小不同類型，有的企業(yè)中小會(huì)議室有多間。大的會(huì)議室常采用教室或報(bào)告廳式布局，座位分主席臺(tái)和聽眾席；中小會(huì)議室常采用圓桌或長(zhǎng)條桌式布局，與會(huì)人員圍座，利于開展討論。會(huì)議室布置應(yīng)簡(jiǎn)單樸素，光線充足，空氣流通。可以采用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)色裝修墻面，或在里面懸掛企業(yè)旗幟，或在講臺(tái)、會(huì)議桌上擺放企業(yè)標(biāo)志（物），以突出本企業(yè)特點(diǎn)。中國(guó)企業(yè)會(huì)議多、效率低，為解決這一問(wèn)題，除企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)議召集人注意以外，可以在辦公室布置上采取一些措施：一是不設(shè)沙發(fā)（軟椅）等供長(zhǎng)時(shí)間坐著的家具，甚至不設(shè)椅子和凳子，提倡站著開會(huì)；二是在會(huì)議室顯著位置擺放或懸掛時(shí)鐘，以提示會(huì)議進(jìn)行時(shí)間；三是減少會(huì)議室數(shù)量，既提高會(huì)議效率，又提高了會(huì)議室的利用率。
接待室（會(huì)客室）設(shè)計(jì)是企業(yè)對(duì)外交往的窗口，設(shè)置的數(shù)量、規(guī)格要根據(jù)企業(yè)公共關(guān)系活動(dòng)的實(shí)際情況而定。接待室要提倡公用，以提高利用率。接待室的布置要干凈美觀大方，可擺放一些企業(yè)標(biāo)志物和綠色植物及鮮花，以體現(xiàn)企業(yè)形象和烘托室內(nèi)氣氛。
會(huì)議接待禮儀規(guī)范
一、關(guān)于接待工作
1、如何迎接客人？
一是確定迎送規(guī)格。通常遵循身份相當(dāng)?shù)脑瓌t，即主要迎送人與主賓身份相當(dāng)，當(dāng)不可能完全對(duì)等時(shí)，可靈活變通，由職位相當(dāng)?shù)娜嘶蛴筛甭毘雒妗Ｆ渌腿藛T不宜過(guò)多。
二是掌握到達(dá)和離開的時(shí)間。準(zhǔn)確掌握來(lái)賓到達(dá)和離開的時(shí)間，及早通知全體迎送人員和有關(guān)單位。如有變化，應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)人員。迎接人員應(yīng)提前到達(dá)迎接地點(diǎn)，不能太早，更不能太遲，甚至遲到。送行人員則應(yīng)在客人離開之前到達(dá)送行地點(diǎn)。
三是適時(shí)獻(xiàn)上鮮花。迎接普通來(lái)賓，一般不需要獻(xiàn)花。迎接十分重要的來(lái)賓，可以獻(xiàn)花。所獻(xiàn)之花要用鮮花，并保持花束整潔、鮮艷。忌用菊花、杜鵑花、石竹花、黃色花朵。獻(xiàn)花的時(shí)間，通常由兒童或女青年在參加迎送的主要領(lǐng)導(dǎo)與主賓握手之后將花獻(xiàn)上。可以只獻(xiàn)給主賓，也可向所有來(lái)賓分別獻(xiàn)花。
四是不同的客人按不同的方式迎接。對(duì)大批客人的迎接，可事先準(zhǔn)備特定的標(biāo)志，讓客人從遠(yuǎn)處即可看清；對(duì)首次前來(lái)，又不認(rèn)識(shí)的客人，應(yīng)主動(dòng)打聽，并自我介紹；而對(duì)比較熟悉的客人，則不必介紹，僅向前握手，互致問(wèn)候即可。
五是留下一定時(shí)間。客人抵達(dá)住處后，不要馬上安排活動(dòng)，要給對(duì)方留下一定的時(shí)間，然后再安排活動(dòng)。
2、如何稱呼、介紹和握手？
關(guān)于稱呼。國(guó)際上，對(duì)男子通常稱先生，對(duì)女子通常稱夫人、女士、小姐。其中對(duì)已婚女子稱夫人，對(duì)未婚女子稱小姐；而對(duì)不了解婚姻狀況的女子可稱小姐，年紀(jì)稍大的可稱女士。對(duì)地位高的官方人士，還可直接稱其職務(wù)、閣下。
迎接一批客人，如何介紹呢？是先介紹客人，還是先介紹主人？通常由禮賓工作人員或歡迎人員中身份最高者，先將前來(lái)歡迎的人員按其身份從高到低依次介紹給來(lái)賓。在介紹兩個(gè)人互相認(rèn)識(shí)時(shí)，怎么介紹呢？是先介紹男士，還是先介紹女士？是先介紹年幼者，還是先介紹年長(zhǎng)者？是先介紹身份低者，還是先介紹身份高者？是先介紹未婚女士，還是先介紹已婚女士？西方是先卑后尊，我國(guó)是先尊后卑，西方與我國(guó)正好相反。伴隨介紹客人，就是如何握手的問(wèn)題？伸手次序：由尊者決定。公務(wù)場(chǎng)合職務(wù)高、身份高者先伸手，非公務(wù)場(chǎng)合，年長(zhǎng)者、女姓先伸手。注意：握手忌用左手、忌戴手套、忌戴墨鏡、忌手臟，等等。
3、如何陪車和引導(dǎo)？
客人抵達(dá)后，如果需要陪車，賓主雙方如何上車，如何就座呢？
乘坐轎車時(shí)，通常有兩種情況：當(dāng)有專職司機(jī)開車時(shí)，小轎車1號(hào)座位在司機(jī)的右后邊，2號(hào)座位在司機(jī)的正后邊，3號(hào)座位在司機(jī)的旁邊（如果后排乘坐三人，則3號(hào)座位在后排的中間）。
如果是主人自己開車，則要請(qǐng)主賓坐到主人的右側(cè)，即前排右側(cè)的位置，也就是副駕駛的位置。
中轎主座在司機(jī)后邊的第一排，1號(hào)座位在臨窗的位置。
乘坐中大型面包車時(shí)，則前座高于后座，右座高于左座；距離前門越近，座次越高。為客人關(guān)車門時(shí)，要先看清客人是否已經(jīng)坐好，切忌過(guò)急關(guān)門，損傷客人。
當(dāng)賓主雙方并排行進(jìn)時(shí)，引領(lǐng)者走在外側(cè)，讓來(lái)賓走在內(nèi)側(cè)。單行行進(jìn)時(shí)，引導(dǎo)者應(yīng)走在前，來(lái)賓走在其后，起到帶路的作用。出入房門時(shí)，引領(lǐng)者主動(dòng)開門、關(guān)門。出入無(wú)人控制的電梯時(shí)，引領(lǐng)者先入后出，操縱電梯。
4、如何會(huì)見和會(huì)談？
會(huì)見座位的安排。通常將客人安排在主人的右側(cè)，譯員、記錄員安排在主人和主賓的后面，其他人員按禮賓次序在主賓一側(cè)就座。主方陪見人員在主人一側(cè)就座。座位不夠可在后排加座。雙方人員的排序由雙方按照每個(gè)人的職務(wù)、地位、本次會(huì)見的內(nèi)容等綜合排定。
會(huì)談座位的安排。雙邊會(huì)談通常用長(zhǎng)方形、橢圓形或圓形桌子，賓主相對(duì)而坐，以正門為準(zhǔn)，主人坐背門一側(cè)，客人坐面門一側(cè)。主談人居中。我國(guó)習(xí)慣把譯員安排在主談人右側(cè)。其他人員按禮賓次序左右排列。記錄員可安排在后面，當(dāng)會(huì)談人員較少時(shí)，記錄員也可安排在會(huì)談桌上就座。雙方人員的排序也由雙方按照每個(gè)人的職務(wù)、地位、本次會(huì)見的內(nèi)容等綜合排定。
如會(huì)談長(zhǎng)桌一端向正門，則以入門的方向?yàn)闇?zhǔn)，右為客方，左為主方。
如果有合影，如何安排就座呢？
一般由主人居中，按禮賓次序，以主人右手為上，主人的右手排第一位來(lái)賓，主人的左手排第二位來(lái)賓，主客雙方間隔排列。第一排人員既要考慮人員身份，也要考慮場(chǎng)地大小，即能否都攝入鏡頭。一般來(lái)說(shuō)，兩端均由主方人員把邊。
如果是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)視察，安排合影時(shí)，則要將所有合影人員排出次序，每排再按開會(huì)時(shí)主席臺(tái)上的就座次序排列。為了突出主要領(lǐng)導(dǎo)，保證主要領(lǐng)導(dǎo)居中，通常排單數(shù)就座，1號(hào)人員即身份最高者居中，2號(hào)人員在1號(hào)人員左手位置，3號(hào)人員在1號(hào)人員右手位置，以此類推。
長(zhǎng)條桌
沙發(fā)室
1。與外賓會(huì)談
注：A為主方，B為客方
2。與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)座談
注：A為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，B為主方領(lǐng)導(dǎo)。
5、如何宴請(qǐng)？
主要有三個(gè)環(huán)節(jié)：排好菜單、定好形式、排定座次。
排好菜單。要體現(xiàn)民族特色、地方風(fēng)味、節(jié)令時(shí)尚、飯店拿手和客人喜愛(ài)的菜肴，少上昂貴菜肴，不上禁忌菜。關(guān)于飲食禁忌，如回民不吃豬肉，猶太后裔不吃豬肉、兔子及禽類等，印尼、馬來(lái)西亞人也不吃豬肉（由于宗教的原因），阿拉伯人不吃豬、馬、騾、驢肉，有的還不吃兔肉。了解了這些習(xí)俗，安排時(shí)就要特別注意，千萬(wàn)不能上這些動(dòng)物的肉。部分宗教還禁酒，但也有例外，就是伊拉克人可以喝酒。
定好就餐形式。宴請(qǐng)總是通過(guò)一定的宴請(qǐng)形式來(lái)完成的。宴請(qǐng)形式有宴會(huì)、招待會(huì)、茶會(huì)（又稱茶話會(huì)，是聯(lián)絡(luò)老朋友、結(jié)交新朋友的具有對(duì)外聯(lián)絡(luò)和進(jìn)行招待性質(zhì)的社交性集會(huì)，重點(diǎn)不在“茶”，而在“話”）、工作餐。宴會(huì)中的正式宴會(huì)和招待會(huì)中的冷餐（即自助餐）是目前接待來(lái)賓最常用的兩種宴請(qǐng)形式。
正式宴會(huì)是僅次于國(guó)宴的一種宴會(huì)，可安排席間樂(lè)，賓主均按身份排位就座，用地產(chǎn)白酒和其他飲料。正式宴會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)，應(yīng)布置得嚴(yán)肅莊重大方，不要用紅綠燈、霓虹燈裝飾，可以少量點(diǎn)綴鮮花。正式宴會(huì)通常要掛“歡迎宴會(huì)”大字橫幅，有時(shí)還配以標(biāo)語(yǔ)，標(biāo)語(yǔ)的內(nèi)容可以根據(jù)宴會(huì)的主題來(lái)擬定。
排定座次。正式宴會(huì)桌次的排列：主桌位置，圓廳居中為上，橫排以右為上，縱排以遠(yuǎn)（距離門的位置）為上，有講臺(tái)時(shí)臨臺(tái)為上。2、3、4······等其它桌的位置，以離主桌位置遠(yuǎn)近而定，近高遠(yuǎn)低，右高左低。桌數(shù)較多時(shí)，要擺桌次牌。
正式宴會(huì)座位的排列：通常安排每桌10人，來(lái)賓的位置以離主人座位的遠(yuǎn)近而定。我國(guó)習(xí)慣按各人本身職務(wù)排列，以便于談話。當(dāng)只有一位主人時(shí)，1號(hào)來(lái)賓坐在主人右手的一側(cè)，2號(hào)來(lái)賓坐主人左手的一側(cè)，3、4、5、6、7、8、9號(hào)等來(lái)賓依次分別坐在兩側(cè)。當(dāng)有兩位主人時(shí)，即有第一主人和第二主人時(shí)，1號(hào)來(lái)賓坐在第一主人右手的一側(cè)，2號(hào)來(lái)賓坐在第一主人左手的一側(cè)，3號(hào)來(lái)賓坐在第二主人右手的一側(cè)，4號(hào)來(lái)賓坐在第二主人左手的一側(cè)，5、6號(hào)來(lái)賓分別坐在1、2號(hào)來(lái)賓的兩側(cè)，7、8號(hào)來(lái)賓分別坐在3、4號(hào)來(lái)賓的兩側(cè)，其他來(lái)賓依此排座。
冷餐會(huì)（又叫自助餐），常用于宴請(qǐng)人數(shù)眾多的賓客。往往設(shè)主賓席座位，其余各席不固定座位，食品與飲料均事先放置桌上，招待會(huì)開始后，自動(dòng)取食進(jìn)餐。這種進(jìn)餐形式越來(lái)越受到歡迎，賓主雙方感到輕松自由，便于交流。
6、如何觀看節(jié)目？
觀看文藝節(jié)目，一般以第七、八排座位為最佳。觀看電影則是第十五排前后為好。專場(chǎng)演出要把貴賓席留給主人和主要客人，其他客人可排座位，也可自由出入。
如舉辦舞會(huì)，時(shí)間掌握在2小時(shí)，即盡量在晚上8：00—10：00。參加舞會(huì)的男女人數(shù)要相當(dāng)。注意歌舞相間。男士要主動(dòng)請(qǐng)女性跳舞，女性可以婉拒；女士請(qǐng)男士跳舞，男士不可拒絕。舞會(huì)快結(jié)束時(shí)，結(jié)尾曲要能讓來(lái)賓感到舞會(huì)快要結(jié)束了。
7、如何參觀游覽？
一是項(xiàng)目選定。結(jié)合來(lái)訪目的、客人意愿和興趣、來(lái)賓是否參觀過(guò)進(jìn)行安排。
二是安排布置。項(xiàng)目確定之后，應(yīng)做出詳細(xì)計(jì)劃，先看什么、后看什么，在哪兒停車、在哪兒介紹、在哪兒上衛(wèi)生間、在哪兒上車，以及中間如何引導(dǎo)、如何銜接、由何人介紹情況，等等，都要向接待單位交待得清清楚楚。
對(duì)于大型的、重要的、復(fù)雜的參觀活動(dòng)，要特別注意以下幾點(diǎn)：精心選擇參觀點(diǎn)；反復(fù)預(yù)看路線，計(jì)算好途中使用時(shí)間、參觀使用時(shí)間和介紹使用時(shí)間，確保用最少的時(shí)間，看最多的參觀點(diǎn)；確定好聯(lián)系人、聯(lián)系電話以及介紹人；安排好沿途解說(shuō)人和解說(shuō)詞；十分關(guān)注參觀過(guò)程，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題；適時(shí)根據(jù)臨時(shí)突然變化，做好適應(yīng)性調(diào)整。
8、如何簽約？
一般在簽字廳內(nèi)設(shè)置長(zhǎng)方桌一張，作為簽字桌。桌面覆蓋深綠色臺(tái)呢，桌后放兩把椅子，為雙方簽字人的座位，主左客右。座位前擺的是各自保存的文本，上端分別放置簽字文具，如是與外方簽字，桌子中間還要擺一旗架，分別懸掛簽字國(guó)的國(guó)旗。
雙方參加人員進(jìn)入簽字廳。簽字人員入座時(shí)，其他人員分主客各一方按身份順序排列于各自的簽字人員座位之后。雙方助簽人員分別站在各自簽字人員的外側(cè)，協(xié)助翻揭文本，指明簽字處。在主方保存的文本上簽畢后，由助簽人員互相傳遞文本，再在對(duì)方保存的文本上簽字，然后由雙方簽字人員交換文本，相互握手。有時(shí)簽字后，備有香檳或紅酒，共同舉杯慶賀。
9、如何保持良好的儀表形象？
這是做好接待工作的基礎(chǔ)和開始，也是涉及到個(gè)人乃至一個(gè)單位、一個(gè)國(guó)家形象的事情。
一是精神要飽滿自然，態(tài)度要和藹端莊。面、手、衣、履要潔凈。說(shuō)話客氣，注意身份。在公共場(chǎng)所應(yīng)保持安靜，遵守秩序，不打攪、影響別人。遵時(shí)守約。
二是多用禮貌有語(yǔ)。如您好、請(qǐng)、謝謝、對(duì)不起，再見。
三是尊重隱私。與人交往時(shí)做到五不問(wèn)，即不問(wèn)年齡、不問(wèn)婚否、不問(wèn)去向、不問(wèn)收入、不問(wèn)住址。但日常交往中，有的人最喜歡問(wèn)的卻是這些問(wèn)題。這是要引起注意的。
四是體現(xiàn)女士第一。即時(shí)時(shí)處處做到女士?jī)?yōu)先、保護(hù)女士。男女同行時(shí)，男士應(yīng)走靠外的一側(cè)，不能并行時(shí)，男士應(yīng)讓女士先行一步。在開門、下車、上樓或進(jìn)入無(wú)人領(lǐng)路的場(chǎng)所、遇到障礙和危險(xiǎn)時(shí)，男士應(yīng)走在女士前面，為女士提供幫助。就餐時(shí)，進(jìn)入餐廳入座的順序是，服務(wù)員引導(dǎo)，女士隨后，男士“壓陣”。
五是著裝要得體。著裝要體現(xiàn)整體性、個(gè)性、和諧性。男士衣著的顏色不能超過(guò)3色，否則就會(huì)顯得雜亂，不夠莊重。襪子一般應(yīng)穿與褲子、鞋子同類顏色或較深色的顏色。通常情況下男士均穿便服，便服包括外衣、夾克、襯衣、T恤衫和各式西裝。但出席正式、隆重、嚴(yán)肅的會(huì)議或特別意義的典禮，則應(yīng)穿深色西裝或禮服。
這里要提醒一下穿西裝的注意事項(xiàng)：
西裝袖子長(zhǎng)度以達(dá)到手腕為宜，西裝襯衫的袖長(zhǎng)應(yīng)比西裝袖子長(zhǎng)出1—2厘米。凡是正式場(chǎng)合，穿西裝都要系領(lǐng)帶，西裝要系扣。襯衫和領(lǐng)帶要精心選擇，襯衫的領(lǐng)子要挺括，領(lǐng)帶顏色要與衣服、場(chǎng)合協(xié)調(diào)和諧，不能太隨意。系領(lǐng)帶時(shí)，襯衫的第一個(gè)紐扣要系好。襯衫的下擺要放在褲子里。襯衫里面一般不要穿棉衣，天冷時(shí)，襯衫外面可穿一件羊毛衫。穿著羊毛衫時(shí)，領(lǐng)帶應(yīng)放在羊毛衫內(nèi)。穿西裝一定要穿皮鞋。一般是黑色或棕色皮鞋。皮鞋要上油擦亮，不能蒙滿灰塵。西裝在日常穿著時(shí)可以敞開，也可以扣上第一粒紐扣。西裝的衣袋和褲袋里，不宜放太多的東西，以勉顯得鼓鼓囊囊。穿西裝不扎領(lǐng)帶時(shí)，襯衫的第一粒紐扣不要扣上。
打領(lǐng)帶注意事項(xiàng)：
系領(lǐng)帶不宜過(guò)長(zhǎng)或過(guò)短，領(lǐng)帶一般在第四、五個(gè)紐扣之間。站立時(shí)其下端觸及腰帶為宜。如內(nèi)穿背心時(shí)，領(lǐng)帶要放在背心內(nèi)，領(lǐng)帶夾也不要露出背心。生活中有的人把領(lǐng)帶夾夾在襯衣的第二個(gè)紐扣處，顯得十分顯眼、難看。在宴會(huì)等喜慶的.場(chǎng)合，領(lǐng)帶顏色可鮮艷一些；參加吊唁活動(dòng)，一般系黑色或其它素色領(lǐng)帶。在日常生活中，只穿襯衣（包括短襯衣）也可系領(lǐng)帶，但襯衣下邊要放在褲子里。穿茄克衫等翻領(lǐng)衣服，內(nèi)穿襯衫時(shí)，也可系領(lǐng)帶。小臉型、高身材的人不要打太窄的領(lǐng)帶，胖者不要打太寬的領(lǐng)帶。
六是餐飲要規(guī)范。要坐得端正，雙腿靠攏，兩足平放。雙手和手肘部要離開桌子，不要放在、扒在桌上。主人示意開始時(shí)，客人才能開始。進(jìn)餐時(shí)要細(xì)嚼慢咽，不要發(fā)出大的聲響，如喝湯時(shí)“咕嚕咕嚕”，吃菜時(shí)嘴里“叭叭”作響，都是不文雅的表現(xiàn)。若控制不住要打噴嚏或咳嗽時(shí)，要用手帕捂住口鼻，低頭轉(zhuǎn)向一旁，盡量避免發(fā)出聲響。敬酒時(shí)，上身挺直，雙腿站穩(wěn)。勸酒要適可而止，切忌飲酒過(guò)量，以控制在本人酒量的三分之一為宜。
用筷子時(shí)，一旦夾上食物，應(yīng)立即放入口中，不要停留時(shí)間過(guò)長(zhǎng)。夾菜時(shí)，筷子不要在盤子里亂攪，也不要把筷子伸到太遠(yuǎn)的菜盤里。若偶爾掉下一些菜到菜外，也不可重新放回盤內(nèi)。扒在桌子上就著碗吃是被禁止的。（西餐時(shí)，左手持叉，右手持刀。上一道菜，使用相對(duì)應(yīng)的餐具。如臨時(shí)離座，刀叉在盤內(nèi)擺成“八”字形，表示尚未用完。如用餐完畢，則將刀叉并排橫斜放在盤內(nèi)，柄朝右。）
自助餐時(shí)，要按順序自動(dòng)取食，不要搶先；取食后可換適當(dāng)位置坐下慢慢進(jìn)食；第一次取食不必太多，若需添食，可再次或多次去取；所取食物最好吃完，不要剩余，以免造成浪費(fèi)。
二、關(guān)于會(huì)務(wù)工作
1、如何制發(fā)會(huì)議通知？
通知發(fā)出后，一定要確認(rèn)參會(huì)人員有沒(méi)有接到通知，參不參加會(huì)議。對(duì)那些兼任多個(gè)職務(wù)的特殊人員，一定要核實(shí)到人，是不是本人參加，以便正確擺放席卡。
2、如何選定會(huì)場(chǎng)？
主要按照大小適中、條件具備、距離較近、經(jīng)濟(jì)實(shí)惠來(lái)選定。
3、如何確定會(huì)標(biāo)、回頭標(biāo)和宣傳標(biāo)語(yǔ)？
會(huì)標(biāo)可以根據(jù)會(huì)議通知來(lái)確定。回頭標(biāo)和宣傳標(biāo)語(yǔ)，要緊扣會(huì)議主題，富有號(hào)召性、鼓動(dòng)性。
4、如何排列席卡？
主席臺(tái)的排列。當(dāng)主席臺(tái)人數(shù)較多時(shí)，可設(shè)立1排以上的主席臺(tái)，領(lǐng)導(dǎo)分排就座。以面向臺(tái)下來(lái)看，當(dāng)主席臺(tái)人數(shù)為單數(shù)時(shí)，1號(hào)人員居中，2號(hào)人員在1號(hào)人員左手位置，3號(hào)人員在1號(hào)人員右手位置，以此類推。當(dāng)主席臺(tái)人數(shù)為雙數(shù)時(shí)，1號(hào)人員在中心點(diǎn)偏右的位置，2號(hào)人員在中心點(diǎn)偏左的位置，即1號(hào)、2號(hào)人員之間的中心點(diǎn)即為主席臺(tái)的中心點(diǎn)，3號(hào)人員在1號(hào)人員右手位置，4號(hào)人員在2號(hào)人員左手位置，以此類推。
有發(fā)言的要準(zhǔn)備“發(fā)言席”席卡，會(huì)前擺放到位。發(fā)言前5分鐘，要請(qǐng)發(fā)言人員到達(dá)主席臺(tái)后面靠近發(fā)言臺(tái)的一側(cè)，準(zhǔn)備發(fā)言，發(fā)言后回到自己的座位上。
主席臺(tái)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)
主席臺(tái)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)
5、如何保證話筒和音響良好？選擇好的話筒。反復(fù)查看檢修，確保穩(wěn)定運(yùn)行。會(huì)議開始前10分鐘還要最后檢查一次話筒，確保使用良好。
6、如何發(fā)獎(jiǎng)？
將領(lǐng)獎(jiǎng)人員安排靠前相對(duì)集中就座，便于組織領(lǐng)獎(jiǎng)。
對(duì)禮儀小姐進(jìn)行彩排。禮儀小姐從主席臺(tái)一側(cè)手捧獎(jiǎng)品依次上臺(tái)，前后兩人距離相等，走到第一排主席臺(tái)前，先自然轉(zhuǎn)向臺(tái)下，展示獎(jiǎng)品，然后，轉(zhuǎn)向主席臺(tái)，將獎(jiǎng)品交給發(fā)獎(jiǎng)?lì)I(lǐng)導(dǎo)，自然轉(zhuǎn)身，從另一側(cè)離開主席臺(tái)。
對(duì)領(lǐng)獎(jiǎng)人員進(jìn)行彩排。確定每批領(lǐng)獎(jiǎng)人數(shù)。按照主席臺(tái)上第一排所坐發(fā)獎(jiǎng)?lì)I(lǐng)導(dǎo)的人數(shù)，確定每批上臺(tái)領(lǐng)獎(jiǎng)的人數(shù)，要注意領(lǐng)獎(jiǎng)人數(shù)一般不要超過(guò)發(fā)獎(jiǎng)?lì)I(lǐng)導(dǎo)人數(shù)，盡量避免一位領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)頒發(fā)1個(gè)以上獎(jiǎng)項(xiàng)，減少失誤的可能。
將發(fā)獎(jiǎng)人姓名與領(lǐng)獎(jiǎng)人姓名一一對(duì)應(yīng)排列打印，發(fā)到每一位領(lǐng)獎(jiǎng)人員手中，讓其記住自己走到哪位領(lǐng)導(dǎo)面前領(lǐng)獎(jiǎng)。
正式上臺(tái)領(lǐng)獎(jiǎng)前，由禮儀小姐引導(dǎo)領(lǐng)獎(jiǎng)人員走上主席臺(tái)，走到對(duì)應(yīng)的發(fā)獎(jiǎng)?lì)I(lǐng)導(dǎo)面前后，所有領(lǐng)獎(jiǎng)人先轉(zhuǎn)向臺(tái)下，約停頓5秒鐘，然后向后轉(zhuǎn)向主席臺(tái)，面帶微笑從對(duì)應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)手中領(lǐng)獎(jiǎng)，領(lǐng)獎(jiǎng)后，再次向后轉(zhuǎn)向臺(tái)下，約停頓8秒鐘，展示獎(jiǎng)品，讓攝影攝像記者攝影攝像。最后，從另一側(cè)回到座位上。
7、如何簽訂責(zé)任狀？
將簽狀人員安排靠前相對(duì)集中就座，便于組織簽狀。
準(zhǔn)備責(zé)任狀、簽狀桌椅、“簽狀席”卡、簽字筆。安排抬簽狀桌的人員，并要統(tǒng)一服裝。禮儀小姐要訓(xùn)練有素。參加簽狀人員要事先通知。簽獎(jiǎng)時(shí)樂(lè)曲配套，音量適中。事前要多次彩排。
8、如何做好會(huì)議的后勤保障（主要是車輛、秩序、電力）？
調(diào)配會(huì)議所需車輛，特別是接送參加會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)的車輛，要座位充足，車內(nèi)整潔，并準(zhǔn)備1臺(tái)備用車輛。要有工作人員現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)。
安排人員維持會(huì)場(chǎng)內(nèi)外秩序，保證車輛停放有序，環(huán)境安靜。開會(huì)之前要檢查會(huì)場(chǎng)內(nèi)外，開會(huì)時(shí)也要關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)外，以便及時(shí)處置突發(fā)情況。
準(zhǔn)備電力保障車，并有專業(yè)人員跟蹤服務(wù)，確保停電之后立即供電。
9、如何做好節(jié)儉工作？
遵循必要、簡(jiǎn)單、方便的原則。
一是會(huì)場(chǎng)大小適中、設(shè)施設(shè)備夠用，不要過(guò)份追求高檔豪華。會(huì)場(chǎng)距離較近，方便多數(shù)人來(lái)往。
二是場(chǎng)內(nèi)布置都有必要性，以烘托氣氛，不能太復(fù)雜、太花哨。
三是會(huì)議材料要盡量減少。
四是食宿要就低不就高。住宿可安排普通標(biāo)準(zhǔn)間。
五是車輛以自接為主，以借為主，盡量不租用。
會(huì)議接待人員個(gè)人禮儀
1、修飾
男職工胡須應(yīng)修剪整潔，頭發(fā)長(zhǎng)不覆額、側(cè)不掩耳、后不觸領(lǐng)。女職工淡妝上崗、，修飾文雅，且與年齡、身份相符。工作時(shí)間不能當(dāng)眾化裝。注意講究公共衛(wèi)生，上班前不應(yīng)吃帶有刺激性氣味的食物，避免口腔異味。
2、著裝
所有員工統(tǒng)一外著公司西服套裝工作服，男士?jī)?nèi)穿藍(lán)色襯衣工作服，女士?jī)?nèi)穿白色襯衣工作服，服裝應(yīng)完好、無(wú)污漬，扣子齊全，不漏扣、錯(cuò)扣。打好領(lǐng)帶，配穿皮鞋，上衣袋不裝東西，褲袋少裝東西，并做到不挽袖口和褲腳。
上崗期間員工必須佩帶工作證牌，公司領(lǐng)導(dǎo)使用佩帶在左胸的證牌，公司其他員工使用掛在胸前的證牌；
3、舉止規(guī)范
接待時(shí)注意力集中，展現(xiàn)良好的精神狀態(tài)，無(wú)疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。立姿端正，抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力，步幅適當(dāng)，節(jié)奏適宜。
避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等，實(shí)在難以控制時(shí)應(yīng)側(cè)面回避。與領(lǐng)導(dǎo)、客人交談時(shí)，要神態(tài)專注，表情自然，表達(dá)得體，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃動(dòng)和抓耳撓腮。
會(huì)議接待人員的分工
要確保會(huì)議的順利進(jìn)行，必須要對(duì)會(huì)議接待人員進(jìn)行明確分工，具體內(nèi)容如下：
1、確定惟一的聯(lián)絡(luò)人
要確定惟一的聯(lián)絡(luò)人員，而且要自始至終由這個(gè)人來(lái)聯(lián)系，千萬(wàn)不要今天這個(gè)人負(fù)責(zé)聯(lián)系，明天又換另外一個(gè)，這樣會(huì)讓接到通知的人搞不清到底是哪一個(gè)部門通知開會(huì)；
2、確定主席
要從會(huì)議召集者、參與會(huì)議的最高領(lǐng)導(dǎo)、與議題關(guān)系最為緊密的人、現(xiàn)場(chǎng)控制能力較強(qiáng)的人和各方面代表均能接受的人中選定合適的會(huì)議主席。
3、確定會(huì)議記錄者
好的會(huì)議記錄者，除了具備傾聽、互動(dòng)、發(fā)表意見的能力，而且還要具有良好的組織、綜合、比較能力。在會(huì)議過(guò)程中，會(huì)議記錄者有義務(wù)適時(shí)幫助與會(huì)者有系統(tǒng)地陳述意見及遵照議程進(jìn)行討論。
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