本文目錄

1. 會(huì)議的準(zhǔn)備工作有哪些
2. 會(huì)議重點(diǎn)的會(huì)場布置
3. 會(huì)議拍照技巧與角度

會(huì)務(wù)工作是為會(huì)議服務(wù)的各種具體事務(wù)工作。它包括如下幾個(gè)方面。第一，會(huì)議預(yù)案制定。會(huì)議預(yù)案即會(huì)議籌備方案，預(yù)案制定的好壞直接影響會(huì)議的質(zhì)量。

會(huì)議預(yù)案包括：會(huì)名、會(huì)期、會(huì)場、與會(huì)者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會(huì)議票證、籌備處內(nèi)部的職責(zé)分工及工作人員的調(diào)配、會(huì)場布置、會(huì)議議程，如有選舉、發(fā)獎(jiǎng)、攝影、錄像等項(xiàng)，也應(yīng)列入預(yù)案。

第二，準(zhǔn)備會(huì)議文件。會(huì)議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(fā)(會(huì)前分發(fā)或會(huì)上分發(fā))。

第三，會(huì)議通知。會(huì)議通知的擬議與分發(fā)必須及時(shí)。重要會(huì)議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實(shí)，以了解對方能否如期出席會(huì)議。

第四，會(huì)前檢查。這包括對預(yù)案執(zhí)行情況的匯報(bào)檢查和現(xiàn)場檢查的兩種方式。匯報(bào)檢查主要由籌備工作負(fù)責(zé)人向會(huì)議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)全面的準(zhǔn)備情況及存在的問題，重點(diǎn)是會(huì)議文件材料。現(xiàn)場檢查重點(diǎn)在于會(huì)場的布置和安全保衛(wèi)工作。

第五，會(huì)議進(jìn)行時(shí)的具體服務(wù)。包括會(huì)間制度，如簽到制度、候會(huì)制度、會(huì)議的記錄、簡報(bào)的編寫與印發(fā)等。大型集會(huì)的現(xiàn)場指揮和特殊情況下的應(yīng)急措施等不僅要在預(yù)案中作為專項(xiàng)列出，還要確定好指揮人員及其指揮標(biāo)志。

第六，會(huì)議結(jié)束時(shí)的會(huì)務(wù)工作，包括對會(huì)議內(nèi)容的總結(jié)，會(huì)議紀(jì)要的撰寫與分發(fā)，會(huì)議新聞報(bào)道或舉行新聞發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì)等，會(huì)務(wù)工作總結(jié)。此外如代表離會(huì)、財(cái)務(wù)結(jié)算、物資清退等各項(xiàng)善后工作。

會(huì)議有規(guī)模大小和時(shí)間長短之分。會(huì)議的規(guī)模可以從幾人到幾萬人不等，時(shí)間也是可長可短，類型也是各種各樣，性質(zhì)也是有所差別，但是會(huì)議工作的內(nèi)容與流程卻基本相似。一般的會(huì)議工作內(nèi)容和流程分成三個(gè)階段：會(huì)前準(zhǔn)備階段，會(huì)議實(shí)施階段和評估總結(jié)階段。

會(huì)前準(zhǔn)備：

會(huì)前準(zhǔn)備就是對會(huì)議的事前計(jì)劃，他是為達(dá)到會(huì)議的目標(biāo)而對各種工作任務(wù)所做出的系統(tǒng)安排，會(huì)前計(jì)劃一般包括以下內(nèi)容：會(huì)議策劃，會(huì)議選址，制定營銷方案和預(yù)算制定。

會(huì)議策劃：

（1）策劃委員會(huì)：策劃委員會(huì)是一個(gè)對會(huì)議負(fù)有某些責(zé)任的團(tuán)隊(duì)，通常由主辦組織內(nèi)部成員構(gòu)成。

制定目標(biāo)：一個(gè)具體的目標(biāo)并且文字形式落實(shí)在書面上。

確定人選：確定成員，內(nèi)部還是外部指派。

具體運(yùn)作：實(shí)地場景考察，設(shè)計(jì)評估，工作記錄記錄下來以備后期參考。

（2）策劃方案：會(huì)議策劃的內(nèi)容主要包括：

邀請誰？實(shí)際有多少人出席？

有效的會(huì)議需要充分的時(shí)間，必須考慮節(jié)假日等。

會(huì)議在哪里舉行。

會(huì)議的明確的目標(biāo)。

會(huì)議的具體形式，包括會(huì)議的開幕式閉幕式等，具體的會(huì)議內(nèi)容。

2.會(huì)議選址：

（1）會(huì)議地點(diǎn)類型：

酒店：一些中小型會(huì)議多選擇酒店進(jìn)行。

會(huì)議中心：會(huì)議中心是為大型會(huì)議而專門設(shè)計(jì)的，一般不設(shè)置客房和娛樂區(qū)。

大學(xué)：大多數(shù)學(xué)校都擁有專門的學(xué)術(shù)報(bào)告廳，有些也是對社會(huì)開放的。

輪船：輪船，特別是一些游輪，也設(shè)置會(huì)議設(shè)施。

療養(yǎng)院：療養(yǎng)地也配備會(huì)議設(shè)施，可以療養(yǎng)，也可以開會(huì)。

（2）會(huì)議的地點(diǎn)選擇

會(huì)議的地點(diǎn)選擇一般要從以下的幾個(gè)方面考慮。

1.距離和交通情況

2.舉辦會(huì)議的歷史

3.住宿的條件

4.地點(diǎn)的收費(fèi)狀況

5.地點(diǎn)的安全因素

5.地點(diǎn)的服務(wù)設(shè)施是否全面

6.附近的景點(diǎn)，是否能互惠合作等。

（3）制定營銷方案等

市場的宣傳對于一個(gè)會(huì)議的成敗至關(guān)

1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預(yù)期。

2.宣傳材料，宣傳材料要什么風(fēng)格。

3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。

4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？

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（4）預(yù)算制定

控制會(huì)議的預(yù)算就相當(dāng)于掌握了整個(gè)會(huì)議，預(yù)算的第一步就是確認(rèn)此次會(huì)議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費(fèi)用。費(fèi)用包括兩類，暨固定費(fèi)用和可變化費(fèi)用，無論預(yù)算多么準(zhǔn)確，都會(huì)有意料之外的狀況發(fā)生，總預(yù)算應(yīng)有10%的額外費(fèi)用。

會(huì)議實(shí)施

實(shí)施會(huì)議方案時(shí)，其工作內(nèi)容包括：參會(huì)人員的登記注冊，收集相關(guān)信息，尋求演講者，聯(lián)絡(luò)場地，必要時(shí)解決糾紛等。

會(huì)議實(shí)施一般包括以下幾點(diǎn)步驟

1.編制會(huì)場手冊。

2.設(shè)置信息中心（提供實(shí)時(shí)服務(wù)）

3.建立指導(dǎo)委員會(huì)（負(fù)責(zé)現(xiàn)場的指導(dǎo)工作進(jìn)行）

三、總結(jié)和評估

會(huì)議的總結(jié)與評估（會(huì)議一旦結(jié)束，應(yīng)該立即對其進(jìn)行評估工作），一般分為3個(gè)部分

1.從籌備到會(huì)議結(jié)束的各項(xiàng)工作總結(jié)

2.效益分析和核算成本

3.本項(xiàng)目市場調(diào)查

4.客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關(guān)系）

5.召開表彰會(huì)，感謝相關(guān)人員（做好感謝工作，致謝會(huì)議相關(guān)的工作人員以及合作單位等，并將數(shù)據(jù)提供給媒體等，擴(kuò)大影響力）。

我們對大型會(huì)議會(huì)場各個(gè)部分的布置進(jìn)行介紹。

(1)講臺(tái)的布置。由于大型會(huì)議一般都有講臺(tái)，并且往往是會(huì)議的核心，所以講臺(tái)的布置也是大型會(huì)議講臺(tái)的重點(diǎn)...

無論是公司內(nèi)部的例會(huì)，還是公司間的談判，都需要對會(huì)場進(jìn)行適當(dāng)?shù)牟贾茫挥谜f是多方參加的大型會(huì)議了。當(dāng)然，會(huì)議的性質(zhì)和規(guī)模不同，對會(huì)場的布置要求也相應(yīng)的大不相同。根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)，可以對會(huì)場進(jìn)行如并塵洞下布置：絕枯

1．公司內(nèi)部會(huì)議

公司內(nèi)部的會(huì)議一般都在公司的會(huì)議室進(jìn)行，所以需要對公司會(huì)議室進(jìn)行與內(nèi)部會(huì)議特點(diǎn)相應(yīng)的會(huì)場布置，并且一旦布置完畢之后需要長期保持，這樣可以給予與會(huì)者一種熟悉而安全的感覺，好的會(huì)場布置可以促進(jìn)與會(huì)者毫不分心地集中精神開好每次會(huì)議。會(huì)議室一般是一間寬敞、明亮且有一定隔音效果的獨(dú)立房間。房間正中應(yīng)當(dāng)擺放一張圓形或橢圓形的會(huì)議桌，并有若干張座椅圍繞在桌子周圍。主位應(yīng)當(dāng)在橢圓弧形的兩極位置，主位背后應(yīng)避免有窗戶或門。因?yàn)樵陂_會(huì)時(shí)通常成為與會(huì)者們的注視焦點(diǎn)，而窗戶或門又極容易吸引與會(huì)者們的注意力從而大大減弱了他們對主持者的注意力。

主持者背后一般為一些公司宗旨的語句或公司高層重要人物的題詞。另外，如果有投影儀，投影幕也應(yīng)當(dāng)放置在主持者的背后。會(huì)議室需要有一只掛鐘，一般掛在主持者對面的墻上，這樣可以讓主持者隨時(shí)掌握時(shí)間，控制會(huì)議的節(jié)奏。兩側(cè)的墻上可以有一些關(guān)于公司內(nèi)容的照片或語錄，如果希望在會(huì)議上營造一種比較輕松的氣氛，也可以用一些優(yōu)美的大張圖畫來代替。適當(dāng)擺放一些盆栽植物。會(huì)議桌上要放一兩盆藝術(shù)鮮花或藝術(shù)絹花，盡量不放其他物品。以上均為會(huì)議室的必備布置，除此之外，還可以根據(jù)具體情況放置所需的其他物品，如，飲水設(shè)施、視聽設(shè)備、展示公司榮譽(yù)的櫥柜。當(dāng)然，會(huì)議室不是展覽室，除了必不可少的以外物品理應(yīng)越少越好。

2．公司間的談判

公司間談判的會(huì)場布置與普通會(huì)議室大致相同，但需要注意的是如果是兩方會(huì)談，最好是使用長方形或橢圓形的桌子，這樣可以讓雙方明顯的分為相對的兩邊，這樣可以增加談判的嚴(yán)肅性。如果是多方會(huì)談，就最好使用圓桌，以示平等。另外，桌子上的鮮花高度不要超過30厘米，以防遮擋雙方的視線。如果需要投影幕，一定不能放在某方的背后而應(yīng)放在雙方的一側(cè)。其他注意事項(xiàng)與公司會(huì)議的會(huì)場布置基本一致。

3．大型會(huì)議

由于大型會(huì)議需要營造出莊嚴(yán)肅穆的氣氛，所以其會(huì)場布置較之其他會(huì)議要復(fù)雜一些，下面我們對大型會(huì)議會(huì)場各個(gè)部分的布置進(jìn)行介紹。

（1）講臺(tái)的布置。由于大型會(huì)議一般都有講臺(tái)，并且往往是會(huì)議的核心，所以主席臺(tái)的布置也是大型會(huì)議會(huì)場布置的重點(diǎn)。講臺(tái)上的會(huì)議桌和座椅一般放置在臺(tái)上正中偏外一些的位置，一般需要鋪上臺(tái)布，上置鮮花、話筒、座簽、茶杯等各種臺(tái)上通常必備物品；如果有發(fā)言席，可以設(shè)在講臺(tái)座席左側(cè)位置并安置話筒；如果需要投影展示，應(yīng)當(dāng)在發(fā)言席后放置投影儀，但注意不要讓發(fā)言席擋住投影幕布；在主席臺(tái)的上方或背后懸掛寫有會(huì)議名稱的橫幅。

（2）會(huì)場整體布置。大型會(huì)議的會(huì)場門口處應(yīng)有接待處或簽到處，簽到臺(tái)上切配置鮮花。美容保養(yǎng)在會(huì)場的兩邊有工作臺(tái)，提供材料、飲水及會(huì)間茶點(diǎn)；座位應(yīng)有明顯的區(qū)分，如媒體席，VIP貴賓席等，或按照與會(huì)者的不同單位而分別有所區(qū)分；主持人，VIP貴賓應(yīng)配戴胸花。為了烘托會(huì)議氣氛，根據(jù)會(huì)議主題在四周布置不同種類的藝術(shù)鮮花。如果需要進(jìn)行錄像，在會(huì)場的中央偏前處放置攝影機(jī)。另外，還應(yīng)特別注意安全出口的暢通和衛(wèi)生間位置的清晰提示。

(摘自：花店的布置經(jīng)驗(yàn)分享區(qū))

參考文獻(xiàn)：

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2.謝瑞琄 2003《活力造景-小空間的快速布置》

3.淑琴、陳貞吟 2008《從顧客參與驅(qū)動(dòng)顧客忠誠之歷程模式》

會(huì)議攝影涉及的場所主要有三：簽到臺(tái)，VIP廳和主會(huì)場。

1、拍攝空鏡頭。一般全景拍攝會(huì)場、VIP廳、簽到臺(tái)的布置。特別的細(xì)節(jié)拍攝（會(huì)場裝飾物），比如：準(zhǔn)備發(fā)獎(jiǎng)用的獎(jiǎng)杯特寫等等。

2、拍攝簽到臺(tái)。全景拍攝來賓的簽到過程。特別需要注意領(lǐng)導(dǎo)和VIP的到來，簽字和主辦方迎接，握手的場面。

3、拍攝VIP廳。中景拍攝領(lǐng)導(dǎo)或VIP交談的場面，包括寒暄和互贈(zèng)名片，一般結(jié)合背景的陳設(shè)，交代會(huì)議場所。

4、拍攝茶休。茶休主要就是拍攝賓客隨意交談的場面，一般使用中景多。

5、拍攝領(lǐng)導(dǎo)和貴賓發(fā)言。會(huì)議開始，主持人開場白用特寫鏡頭，臺(tái)子一般高不宜正面拍攝，否則臺(tái)子只露一個(gè)腦袋，不好看。正確的拍攝角度為45度，麥克風(fēng)不能和嘴連接或擋住講話領(lǐng)導(dǎo)的臉，還要注意不能在領(lǐng)導(dǎo)頭部出現(xiàn)背景分割線條。基本此場景都用特寫鏡頭，也可以拍攝講話時(shí)全景。需要注意講話的領(lǐng)導(dǎo)表情的抓拍。全景拍攝參加會(huì)議的人。

6、拍攝合影。合影和會(huì)議記錄的拍攝有所不同，要求很高。對人數(shù)和室內(nèi)外光線環(huán)境的要求很高，有無站立的架子也很重要。后期制作也很麻煩，不是簡單的放大！需要做電腦精細(xì)明暗調(diào)整，修整照片缺陷（如閉眼）。

7、根據(jù)主辦方要求或會(huì)議活動(dòng)程序的變化臨時(shí)安排調(diào)整拍攝方案。

【溫馨提示】本次分享的簽到臺(tái)布置會(huì)議和簽到臺(tái)布置會(huì)議紀(jì)要的問題是否解決了您的問題，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議收費(fèi)，青島會(huì)議旅游，青島會(huì)議酒店，青島會(huì)議主持人，青島會(huì)議場地，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。