電話:15753252007
本文目錄
會(huì)議接待流程及標(biāo)準(zhǔn)如下：
一、會(huì)前。
1．與會(huì)議主辦方洽談。
2．提供會(huì)議所需要的.機(jī)票、車票、住宿酒店、會(huì)議場所、交通等信息。并制定完備的會(huì)議預(yù)案書給會(huì)議方。
3．派專人協(xié)助客戶實(shí)地考察會(huì)議舉辦地的吃、住、會(huì)議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。
4．確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。
二．會(huì)中。
1．會(huì)議接待：專人負(fù)責(zé)機(jī)場，車站的禮儀、接站、攻關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會(huì)議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺(tái)、指示牌等。
2．會(huì)前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會(huì)議所需要的會(huì)議資料，會(huì)議用品，會(huì)議演講稿等會(huì)議相關(guān)物品。
3．會(huì)議場所：專人到會(huì)議室檢查會(huì)議室條幅、燈光、音響、茶飲等。
4．會(huì)議住宿：房間樓層及房間號(hào)確認(rèn)，詢問是否有特殊要求。
5．會(huì)議餐飲：用餐時(shí)間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（回民）的確認(rèn)。
6．會(huì)議旅游：旅游線路行程、用車、導(dǎo)游是否增加景點(diǎn)等確認(rèn)。
7．會(huì)議娛樂：娛樂消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂地點(diǎn)的確認(rèn)。
8．會(huì)議服務(wù)：會(huì)議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。
三．會(huì)后。
1．結(jié)帳：提供會(huì)議過程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說明，專人與客戶進(jìn)行核對(duì)并結(jié)帳。
一、會(huì)議報(bào)道之前的工作
1、與會(huì)議主辦單位確認(rèn)會(huì)議的報(bào)到日期、會(huì)議名稱、會(huì)議用水牌和布標(biāo)、到會(huì)的大致人數(shù)、使用會(huì)議室的日期和會(huì)議室擺設(shè)方式、會(huì)務(wù)組老師（或工作人員）到達(dá)日期（確認(rèn)航班或車次）、會(huì)務(wù)組的會(huì)議要求（會(huì)議主辦單位內(nèi)容，到會(huì)講課老師的安排和待遇、接送問題、酒店住宿安排、講課的時(shí)間、有關(guān)會(huì)議安排的細(xì)節(jié)問題、會(huì)后考察的具體行程安排）；同時(shí)提供所掌握的酒店情況給會(huì)議的老師以供其參考，在推薦酒店的過程中需要注意選擇的酒店的價(jià)格在符合會(huì)議要求的范圍內(nèi)。
2、在上述情況落實(shí)后盡快將所選酒店訂妥（房間、餐標(biāo)、會(huì)議室價(jià)格按天計(jì)算、酒店位置），落實(shí)在會(huì)議報(bào)到日期接站所用車輛和聯(lián)系方式（需根據(jù)報(bào)到人數(shù)安排相應(yīng)接站用車）；落實(shí)會(huì)后考察行程的用車、導(dǎo)游、火車票、飛機(jī)票、地接社（只是提前進(jìn)行大致預(yù)訂）。
▲會(huì)議場地要求：9個(gè)多媒體教室；容納2-300人左右
3、在酒店預(yù)訂完畢后，將酒店的大致情況以書面的形式將傳真件發(fā)送至主辦方，尤其是將酒店的具體準(zhǔn)確的所在地理位置和從機(jī)場或火車站出發(fā)到達(dá)酒店的乘車（公交車）方式告知會(huì)議主辦方；同時(shí)可再次與對(duì)方確認(rèn)會(huì)議報(bào)到人數(shù)和日程安排有無變化或是更改。
4、第三項(xiàng)（3、）工作完畢后可向行程用車單位或個(gè)人、導(dǎo)游、機(jī)車票、地接社作出相對(duì)準(zhǔn)確的答復(fù)，以便對(duì)方作出相應(yīng)的安排和接會(huì)準(zhǔn)備。
5、準(zhǔn)備會(huì)議所用相關(guān)用具（會(huì)議在酒店或團(tuán)隊(duì)車輛使用的各類標(biāo)識(shí)、簽到登記的表格、文具用品、學(xué)習(xí)資料袋【包括：筆記本、筆、文件袋】、預(yù)訂返程交通所用表格和車次時(shí)刻表、相應(yīng)的返程交通價(jià)格表、會(huì)后考察的紀(jì)念品【禮品】、座簽牌）同時(shí)通知會(huì)議用酒店此次會(huì)議的名稱和對(duì)于提前到達(dá)的學(xué)員如何安排住宿。
6、通知酒店，會(huì)務(wù)工作人員需要提前一天【也可根據(jù)到會(huì)人員的情況而定】進(jìn)駐酒店并準(zhǔn)備會(huì)務(wù)組用房；同時(shí)通知接站的用車和確認(rèn)司機(jī)的聯(lián)系電話、車型及接站人員會(huì)議所在酒店和會(huì)務(wù)組房間號(hào)；同時(shí)與會(huì)議主辦方聯(lián)系告知會(huì)務(wù)工作人員已經(jīng)入住酒店。在入住酒店后須將會(huì)議的名稱和報(bào)到地點(diǎn)、乘車方式、酒店聯(lián)系電話、會(huì)務(wù)組所在房間通知辦公室職守人員
二、會(huì)議報(bào)到前準(zhǔn)備工作
1、入住酒店的工作人員須將會(huì)務(wù)組房間布置好以便會(huì)議報(bào)到時(shí)使用；同時(shí)與酒店各個(gè)相關(guān)部門協(xié)調(diào)好會(huì)議細(xì)節(jié)問題（如：會(huì)議用布標(biāo)、水牌、會(huì)議室、餐廳的情況）；將會(huì)務(wù)組標(biāo)識(shí)張貼好在容易看到的地方。
2、詳細(xì)了解本會(huì)議所用場所的位置【如:餐廳、會(huì)議室、會(huì)務(wù)組老師和講課老師所用的房間】。
3、相關(guān)會(huì)議使用設(shè)備的準(zhǔn)備情況【如：會(huì)場布置情況、多媒體投影儀】。
三、會(huì)議期間的工作
1、會(huì)議在報(bào)到期間最重要的是【收費(fèi)】。在收費(fèi)過程中必須細(xì)致、準(zhǔn)確、書面登記。
收費(fèi)過程中必須嚴(yán)格按程序操作，及：
（1）確定學(xué)員情況
（2）根據(jù)情況計(jì)算應(yīng)交費(fèi)用
（3）填寫收費(fèi)【收據(jù)】不撕！
（4）收款
（5）將收據(jù)撕下交于學(xué)員
（6）填寫報(bào)到表。
2、在出現(xiàn)收費(fèi)后，收據(jù)已開出的情況下；學(xué)員行程出現(xiàn)變化必須在【原收據(jù)】的基礎(chǔ)上進(jìn)行加注或更改，更改后的內(nèi)容必須有客人簽字和日期。
四、會(huì)議期間注意問題
1、會(huì)務(wù)組必須始終保持整潔、干凈和安靜的環(huán)境。
2、會(huì)務(wù)組所用的書面文件需保存完好。
3、會(huì)務(wù)款的支出或相互來往必須以書面形式體現(xiàn)；及相互出據(jù)憑證。
4、.各人會(huì)務(wù)款必須保管好，做到每天進(jìn)行清點(diǎn)，保險(xiǎn)安全的寄存
行政會(huì)議接待，Rukia's Manual
一、接待準(zhǔn)備階段工作流程
接收接待信息：
1.確保相關(guān)責(zé)任人知曉嘉賓來訪事項(xiàng)。
2.及時(shí)落實(shí)來訪對(duì)接聯(lián)絡(luò)人及聯(lián)系方式。
3.確定來訪時(shí)間。
4.了解來訪目的（eg：考察交流）可以詢問對(duì)方聯(lián)絡(luò)人是否有會(huì)議資料需要提前拷貝。
注意：a.編寫會(huì)議議程時(shí)，涉及保密內(nèi)容需要回避。
b.注意措辭：一般上級(jí)單位為“指導(dǎo)”，平級(jí)單位為“交流”。
5.了解來訪人員信息（包含單位/部門、職務(wù)、人數(shù)等)。確定來訪人員的職位，邀請(qǐng)本公司相應(yīng)職位的領(lǐng)導(dǎo)參與接待。（只多不少）
6.確認(rèn)是否安排住宿、接送機(jī)/站、用餐，至少提前一天確認(rèn)。
二、確定接待責(zé)任部門，明確責(zé)任人：
責(zé)任人需要全程負(fù)責(zé)接待任務(wù)，一般情況下，來訪嘉賓沒有離開前，接待人員不宜隨意更改。確定訪客的各項(xiàng)需求后，向領(lǐng)導(dǎo)（接待責(zé)任人）進(jìn)行請(qǐng)示，并請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)是否安排會(huì)議室、公司參觀講解、歡迎大屏、攝影口、禮品、以及餐敘環(huán)節(jié)。
三、確定接待方案，根據(jù)來訪人員級(jí)別不同，安排不同標(biāo)準(zhǔn)的接待安排。原則上提前一天落實(shí)所有接待事項(xiàng)。
1.住宿、餐飲、接待陪同人員、接待車輛、會(huì)場布置、禮品門等都可視具體情況來定。
2.請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)是否安排歡迎大屏、席卡、公司宣傳冊(cè)、會(huì)議簽到牌、海報(bào)展架等宣傳物料。
3.如果我方有會(huì)議材料需要提前收集，并在會(huì)前提前調(diào)試媒體設(shè)備!
四、制定接待WBS及日程安排，發(fā)送至各責(zé)任人。
1.制定WBS將整個(gè)接待流程做簡單描述，以及涉及相關(guān)責(zé)任人的工作職責(zé)均分配到個(gè)人，并交由負(fù)責(zé)此次接待級(jí)別最高的參會(huì)人員審批。審批通過后，將該WBS及日程安排發(fā)送給相關(guān)接待人員及相關(guān)部門責(zé)任人，以及參與會(huì)議的宣傳人員及其他工作人員。
2.涉及黨政機(jī)關(guān)接待，WBS中不得出現(xiàn)“宴請(qǐng)”、“晚宴”等字眼，可使用“餐敘”、“工作餐”等話術(shù)，用餐地點(diǎn)使用另行短信通知代替，用餐信息可使用短信發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
3.WBS中要明確接待及陪同參觀人員攝影人員、陪同就餐人員等相關(guān)責(zé)任人。其中攝影人員需全程參加，并提神確定合影位置及時(shí)間。（涉及團(tuán)體合影需提前確認(rèn)站位，根據(jù)人數(shù)提前擺放站架或椅子。）
4.提醒陪同人員注意著裝，佩戴工作牌等。
接待進(jìn)行階段工作流程：
五、門廳迎接來訪人員：
1.提前預(yù)留車位，或者電梯控梯等。在來訪嘉賓抵達(dá)10分鐘前，接待人員在門廳準(zhǔn)備迎接。
2.接待人員在陪同高層領(lǐng)導(dǎo)見嘉賓之前，提前告知高層領(lǐng)導(dǎo)來訪人員的級(jí)別及相關(guān)工作性質(zhì)。
3.在嘉賓抵達(dá)時(shí)，接待人員主動(dòng)引導(dǎo)我方高層領(lǐng)導(dǎo)與重要嘉賓寒暄。
六、座談交流：
1.如安排公司參觀，則先進(jìn)行講解參觀。
2.涉及黨政重要機(jī)關(guān)來訪，利用重要嘉賓參觀期間，可請(qǐng)對(duì)方聯(lián)絡(luò)人（如辦公室主任、秘書長等）到會(huì)議室再次確認(rèn)會(huì)場、就餐包間布置（特別注意席卡坐次），涉及臨時(shí)增加人員，利用此時(shí)間加席卡。
3.根據(jù)參觀時(shí)間做預(yù)判，提前5分鐘確認(rèn)是否備好茶水，不建議提前太久（茶水冷掉）或嘉賓就座后倒水（注意開水不要濺到嘉賓）。
4.根據(jù)會(huì)議接待性質(zhì)安排會(huì)務(wù)服務(wù)人員，會(huì)務(wù)秘書需要做好會(huì)議記錄，錄音等事項(xiàng)。涉及機(jī)密內(nèi)容，會(huì)務(wù)服務(wù)人員由內(nèi)部安排。
5.會(huì)議結(jié)束前10分鐘，安排引導(dǎo)人員就位。如需合影則根據(jù)需要提前安排好站架或椅子。接待結(jié)束階段工作流程
七、會(huì)后工作：
1.及時(shí)整理相關(guān)材料，包括會(huì)議紀(jì)要、接待總結(jié)、合影及宣傳物料，發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
2.做好會(huì)議督辦工作，跟蹤落實(shí)事項(xiàng)。
3.對(duì)接宣傳人員做好會(huì)后報(bào)道。
4.如有回函和費(fèi)用結(jié)算等事項(xiàng)也需要盡快完成。
【溫馨提示】會(huì)議服務(wù)接待計(jì)劃和會(huì)議服務(wù)接待計(jì)劃方案的問題，以上的文章解決了您的問題嗎？部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議會(huì)場，青島會(huì)議酒店，青島會(huì)議接送，青島會(huì)議服務(wù)，青島會(huì)議用車，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。