本文目錄

1. 大型活動策劃
2. 會議準備工作有哪些
3. 招商會議策劃方案

大型活動策劃篇1

一、活動主題

酷熱盛夏冰爽到底 XX啤酒狂歡節

二、活動目的：

通過對夏季旺銷商品——啤酒的促銷，帶動人氣，掀起淡季促銷的高潮。以啤酒買贈和貫穿整個啤酒節的“啤酒之夜”為兩大促銷主題，提出酒店時尚元素、活躍社區文化生活的概念。

三、促銷活動形式：

地點：酒店各個包廂及卡座、酒店外大門口扎舞臺

商品促銷組織：

(1)促銷期間要求各廠商提供商品特價贈品支持。

(2)以買贈為主要促銷形式，要求廠商提供買贈具體方式，顧客購買該品牌多買多贈，在賣場外贈品區設贈品臺，如顧客一次性購買XX啤酒三件送一件等，強化買得多更實惠的量販裝概念。贈品區各品牌還可安排免費品嘗等其它促銷。

(3)展賣商品以各品牌為標準單位，做到每品牌一堆頭，擴大其商品形象排面，各廠商須確保貨源充裕及價格優勢明顯，每個堆頭安排一個促銷小姐重點促銷，免費試飲。

(4)活動展賣品牌：采購部商定

四、活動方案

1、活動期間以酒店內為中心，外場促銷售賣為主要形式，穿插免費品嘗、有獎競喝、有獎參與、文藝演出

2、閉幕式酒店承辦，廠方協助。

3、主題：啤酒狂歡夜

4、主體廣告語：酷熱盛夏冰爽XX

5、買得多，實惠多

6、啤酒箱堆積造型山。

五、活動日期

20xx年X月X日-X月X日

六、海報DM

1、海報時間：活動之前(10天)

2、海報規格：4P，80G銅版紙(出一期)

3、海報拍照時間截止為7月12日

4、海報商品：食品部20個，非食品部10個，生鮮部20個，設封面為啤酒專版。

5、共須金額：2300元

設計：

責任跟進：

七、場景設計

A、外場景布置：

1、舞臺背景(長5.5m×高2.38m=14平方)燈布

——文案：參考廣告語

---共須金額：

2、水牌背景(長2m×高1.5cm=3平方)背膠

——文案：參考廣告語

---共須金額：

3、拱門字體：(長0.6m×高0.6m=3.4平方)燈布

——布置：拱門上

——文案：煌族啤酒狂歡節

---共須金額：

B、內場景布置：

1、吊期：(長1.2m×高0.5m=0.6平方)KT板雙面

——文案：參考廣告語

——布置：一、二樓收銀臺5張啤酒街5張中堂10張空中吊掛

——到位時間：XX月12日

---共須金額：

2、啤酒街主題

——主題：以四個品牌啤酒堆頭為主

——布置：空中吊掛吊期

——到位時間：XX月16日

----責任人：

八、工作安排

1、雙龍拱門

——數量：1座

——規格：跨度15m

——文案：酷熱盛夏冰爽到底煌族啤酒狂歡節

——布置：大門口之間夸放

——到位時間：7月16日

----責任人：收貨部

2、舞臺搭成

——數量：1座

——規格：跨度18m-10m

——背景文案：酷熱盛夏冰爽到底煌族啤酒狂歡夜

——位置：大門口FA發郎商鋪外

——到位時間：7月24日16：30時

----責任人：用品部、防損部

3、音響

——數量：1套

——規格：兩主音箱、兩后備中音箱

——配套：無線話咪

——安置：供舞臺使用

——到位時間：7月26日17：30時

----責任人：收貨部

4、采購部事宜

---供應商大型現場促銷活動邀請洽談

---特惠商品和贈品供給，費用支持洽談

---場內場外活動場地安排分配相關洽談

九、“啤酒節”大型活動細節

活動時間：XX月11日至XX月18日

活動主要內容：

(1)XX月17日-25日“啤酒大買賣”

(2)XX月25日“啤酒節”閉幕式

活動內容：

第一個主題內容

A、宣布“啤酒節”開幕，并介紹如下內容：

1、本次“啤酒節”的時間

2、參展的啤酒品牌

3、活動期間的優惠政策世紀

4、“啤酒之夜”中活動及白天的的賣場活動

B、啤酒傳說，介紹如下內容

1、啤酒的釀制工藝

2、啤酒的起源

3、幾種品牌啤酒的歷史和業績

C、啤酒表演：啤酒的幾種喝法、魔術、雜技

D、歌舞表演：美聲、民族

表演藝術要求：

1、幾種活動自然的融會在一起，突出“啤酒狂歡夜”這一主題

2、表演格調高藝術性強，題材新穎時尚，文化內涵深。

XXX負責事項：

1、聯系、組織演出人員及主持人---須金額：400元

2、整個活動現場導演。

食品部負責事項：

1、安排、確定場內廣告促銷宣傳

一、活動背景：

低碳環保是以低能耗、低污染、低排放為基礎的環保模式，是人類社會繼農業文明、工業文明之后的又一次重大進步。低碳環保的實質是低消耗、低污染、高質量。“低碳環保”提出的大背景，是全球氣候變暖對人類生存和發展的嚴峻挑戰。隨著全球人口和經濟規模的不斷增長，能源使用帶來的環境問題及其誘因不斷地為人們所認識，不止是煙霧、光化學煙霧和酸雨等的危害，大氣中二氧化碳（CO2）濃度升高帶來的全球氣候變化業已被確認為不爭的事實。在此背景下，“碳足跡”、“低碳經濟”、“低碳技術”、“低碳發展”、“低碳生活方式”、“低碳社會”、“低碳城市”、“低碳世界”等一系列新概念、新政策應運而生。而能源與經濟以至價值觀實行大變革的結果，可能將為逐步邁向生態文明走出一條新路，即，摒棄20世紀的傳統增長模式，直接應用新世紀的創新技術與創新機制，通過低碳經濟模式與低碳生活方式，實現社會可持續發展。

大學生作為社會的新生力量，在大學生當中宣傳“低碳環保”活動，能更好的把這一理念深深植入他們的'內心，為社會的可持續發展奠下基石，同時大學生作為一個龐大的群體，也能在日常生活中影響親人好友，把這一理念帶入尋常百姓家。

二、活動目的：

本次“低碳環保”活動，主要通過低碳宣傳、低碳創意設計等方式，向在校大學生介紹低碳的概念，宣傳節約能源、阻止氣候變化，顯示中國青年積極應對氣候變化的決心和行動。同時，也展現青年志愿者的愛心和奉獻精神。為環保知識的普及做些貢獻。讓環保行動成為自覺行為，鼓勵大家從身邊的點點滴滴做起，保護環境，愛護地球。

三、活動內容：

1、活動時間：20xx-11-10上午9：00至下午13：30

2、地點：AB區食堂前

3、主辦單位：安徽建筑工業學院青年志愿者協會

4、總負責人：黃勁松

四、活動開展：

1、活動前安排

①11月7日，聯系外聯部拉贊助

②11月7日，聯系宣傳部出海報、展報（初步介紹本次活動）

③11月7日，策劃制作好宣傳單，條幅；

④11月9日，聯系社管會借桌椅、帳篷

⑤11月9日，聯系財務部拿協會帽子、會旗、工作證去辦公部拿攝像機；

⑥11月9日，準備活動登記表、紙筆；

⑦11月2日，通知會員報名參加活動（把活動內容用飛信通知）

⑧11月9日晚9點在1506召開活動會議，向活動參與人員介紹本次活動，和注意事項。

2、活動中：

①11月10日，10:00——10：30在食堂前布置活動現場，11點活動正式開始；

②各時間段負責人按照實際人數分為兩組，一組負責發放宣傳單，一組負責低碳小技巧收集，并安排一人負責照相（記錄本次活動），一人負責創意設計活動報名，活動期間需佩戴工作帽和工作證；

3、活動人員安排：

10:00——11:308人

11:30——13:3012人

①負責人做好活動參與人員的簽到工作；

②11月10日13點30活動正式結束，歸還所借物品，并且將條幅和展板根據需要等及時收回，以免丟失，辦公部在三天之內寫好活動總結，交給青協負責人和社團管理委員會。

4、活動后：

①11月4日，聯系辦公部完成活動總結

②負責人制作活動財務報表項財務部報銷本次活動花銷。

五、經費預算：

海報（兩張）：10元、宣傳單（50份）：50元，共60元。

六、活動注意：

1、注意安全和天氣變化，并靈活的調動活動時間；

2、注意人員工作的分配；

3、注意活動現場的秩序。

伴隨環保問題的不斷惡化，環境保護已經受到社會的廣泛關注，綠色環保已經成為一種社會時尚。為迎接6.5世界環境日的到來，推進吉林省生態省建設，增加廣大市民的環保意識，普及環保理念，引領綠色文明生活時尚。我們舉辦本次大型環保公益晚會。本次晚會將弘揚大學生和長春市市民的良好精神面貌，在長春市乃至吉林省掀起環保熱潮，將長春市環保事業推上新的高度。

環保是一項長期而艱巨的任務，不是某個或某些環保志愿者能夠完成的，環保需要全社會的關注和參與。我們希望環保晚會能一直辦下去，辦成吉林省大學生特有的綠色環保節日，辦成一種綠色文化，為環保事業添磚加瓦。

我們的口號是“將環保進行到底!”

晚會名稱：待定(涉及贊助商冠名)

晚會時間：XX年6月5日18:00—19:30

晚會地點：長春市文化廣場

主辦單位：吉林省環境保護局

長春理工大學綠光環保協會

協辦單位：吉林大學環境保護協會

東北師范大學綠色動力環保志愿者協會

吉林建筑工程學院環保青年社

長春稅務學院綠色同盟環保協會

長春工業大學綠蔭環保協會

吉林農業大學綠色守望者環保協會

晚會籌備工作管理方式：項目組式管理

工作人員及項目組：

指導老師：楊陽(長春理工大學團委)

總負責人：王東(長春理工大學)

總策劃：王東(長春理工大學)

李亮浩(吉林建筑工程學院)

顧問：王慧峰(吉林交通文藝廣播電臺)

總監督：楊淑華(吉林省環保宣傳中心)

贊助商代表

晚會籌備委員會成員：楊承華、王志增、王明賀、關宇、王微、鄭春慧、肖智韜。

項目組：

(1)第一項目組：節目組(吉林建筑工程學院環保青年社)

組長：

副組長：

組員：

任務：

a、5月29日完成節目篩選工作;

b、5月29日早晨將晚會節目單報給總策劃;

c、6月2日之前準備好主持人的形象設計及臺詞;

(2)第二項目組：禮儀組(長春工業大學綠蔭環保協會)

組長：

副組長：

組員：

任務：

a、6月1日晚上之前準備好請柬;

b、6月3日晚上之前送完請柬;

c、6月3日晚上之前挑選出六個女禮儀;

d、6月3日晚會之前準備好會場服務物品，如節目單、

礦泉水等。

(3)第三項目組：舞臺組(東北師范大學綠色動力環保志愿者協會

)

組長：

副組長：

組員：

任務：

a、協助工作人員安裝舞臺燈光設備、音箱設備。

(4)第四項目組：物資組(吉林大學環境保護協會)

組長：

副組長：

組員：

任務：

a、晚會當晚嘉賓席桌椅的擺放和搬運。

b、晚會前、后物資的收集、整理及存放。

(5)第五項目組：秩序組(吉林農業大學綠色守望者環保協會)

組長：

副組長：

組員：

任務：

a、維持晚會現場秩序;

b、派專人看管更-衣室、電線及其他物資。

(6)第六項目組：道具組(長春稅務學院綠色同盟環保協會)

組長：

副組長：

組員：

任務：

a、5月29日晚上之前完成一切服裝道具預定工作;

b、6月5日14：30完成服裝道具準備工作。

c、協助舞臺組完成工作。

(7)第七項目組：機動組

組長：肖智韜

副組長：

組員：各大學出二人共同組成

任務：該組核心任務在于晚會期間，負責處理會場緊急情

況，供其他項目組緊急調派，協助其他項目組完成工作，保證晚會取得圓滿成功。

注：1、項目組人員的任務發生沖突時，要保障第一項目組的任務順利完成。

2、各項目組人員的任務發生嚴重沖突時，將重新調整各項目組人力資源;視情況可隨時啟用機動組。

3、各項目組現在正式成立并立即開始工作;完成任務后自動解散。

晚會流程：17:30一切準備就緒

17:50相關部門領導、商家代表、特邀嘉賓就座

18:00晚會正式開始

相關領導致辭

演出4個節目

嘉賓抽取現場幸運觀眾

演出4個節目

嘉賓抽取現場幸運觀眾

19:30主持人宣布晚會結束

節目

首先要弄清楚幾個基本問題。

1、如何界定大型活動？

2、哪些單位或在什么樣的情況下需要大型活動實施？

3、大型活動策劃有什么技巧？

4、策劃的程序、方法是怎樣的？

了解了這些有利于我們把大型活動組織的更加完善。

一、大型活動策劃的定義：

大型活動是一項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人參與的社會協調活動。

1、大型活動要有鮮明的目的性。大型活動往往耗費很多資源，包括人力、物力。

沒有目的而耗費資金做活動是不可能的，目的不鮮明也是不值得的，這樣只會造成不必要的鋪張浪費。我們經常遇到這樣一些廠家，看到人家公司慶典活動，他也要做慶典活動，而且要求活動更熱鬧，規模更大、規格更高，但不知為什么，在活動中要傳播什么信息也不清楚，顯然沒有目的性。

2、一個大型活動策劃方案要有計劃性。

凡事都應有計劃，大型活動更不例外，而且更要求有周密的計劃。

3、眾多人參與是大型活動重要的概念。

既然是大型活動，就應該有很多的人參與，但并不是參與人數多就是大型活動。一個單位有一萬個職工，要開一個全體大會，也是眾多人參與，你能說這是大型活動嗎？

大型活動和小型活動的根本區別不僅在于參與人的數量，而是在于活動的社會化程度。

二、大型活動的特點：

1、大型活動策劃必須有鮮明的目的性。應該是圍繞整個組織機構的組織形象策略和近期公關目標而確立的目的。

2、廣泛的社會傳播性。

公關的大型活動本身就是一個傳播媒體，其作用像一個大眾傳播媒介，只不過這個傳播媒介在大型活動沒有組織之前是不發生傳播作用的，一旦這個活動開展起來，就能產生良好的傳播效果，我們還應該注意到活動本身吸引了公眾與媒介的參與。

大型活動的信息是通過媒介或者是通過公眾傳播的，這是我們在策劃大型活動的過程中必須考慮到一個很重要的特點。

3、嚴密的操作性。

在組織大型活動的過程中，給我們成功與失敗的機會只有一次。因為大型活動不同拍電影、電視，拍電影、電視能拍三、四組鏡頭，最后再重新編輯，但是策劃大型活動每一次都是現場直播，一旦出現失誤就無法彌補了。

報紙上也經常有這方面的報道：某某個活動由于管理不善發生人員傷亡或重大財產損失，這個活動的策劃人員、組織人員或領導者因此被撤職或判刑。

大型活動的策劃與實施的周密性，絕對不能掉以輕心。

4、高效投資性。

一個大型活動往往要投入的資金和費用都是比較大的，絕對不可能用很少的資金做出很大的活動。高投資是最基本的特點。如果不是特別的需要，一般不要動輒使用大型活動的手段，以免造成不必要的鋪張浪費。

三、活動策劃方案大型活動策劃：

大型活動策劃和實施，要完全按照公關四步工作法的要求執行：

1、立項就是要把活動作為一個項目確定下來，這個活動要不要做？為什么做？一定要很清晰。

2、進行調查和可行性研究。

做調查，大家很清楚，不詳細闡述，但大型活動策劃調查有其特殊性。

活動主題：中文系男女混合制籃球賽

一、主辦和承辦單位

中文系學生分會文體生活部主辦

中文系籃球隊承辦

二、活動目的

為加強系部班級之間的團結與交流，豐富我系學生課外活動，促進各班同學們之間的交流和相互聯系，增強同學們體育鍛煉的意識和同學之間的團結，以組織籃球比賽的形式為平時缺乏體育鍛的同學們創造運動機會，提供展現個人、集體風采的舞臺。

三、比賽時間

XX年11月24日—XX年12月1日

四、比賽地點

東區大籃球場

五、組隊形式

以大班為單位參賽，13、14級每班必須參加，12級自愿報名參加

六、比賽辦法

1、比賽分為小組賽以及決賽，其中小組賽中取各小組第一進入決賽，決賽將采取循環制。

2、小組賽計分辦法為勝一場積兩分，負一場積零分。

3、小組賽或決賽階段循環賽中，若各班所勝場數相當，則按失分多少決定勝出者

七、比賽賽程

詳見《賽程安排》

八、比賽規則策劃

1、賽制類型：比賽共四節，其中一、三節為女生上場，二、四節為男生。每隊要求至少五名男生、五名女生，賽前將名單報至記錄員處。每隊設隊長一名。

2、時間設定：采用12分鐘制，每一節過后無休息，半場休息5分鐘，暫停每隊全場累計不得超過3次，每次不得超過一分鐘。比賽除規定休息時間外，其余時間不停表。

3、球服要求統一，考慮到具體情況，屆時體育部將通知各隊應著服裝的顏色，一般分為淺色(淺色以白色為主)和深色(深色可為藍色，紅色，黃色等)，如各班有統一球服，應盡量穿著統一球服。

4、違例：此處所說的違例包括走步，二次運球，腳踢球等，男生違例情況以一般的規則為準，如女生違例，則可稍作放松，盡量保證比賽連貫性。

5、犯規：犯規按照一般規則處理，投籃時對方犯規須罰籃。在判罰尺度上對男生會比對女生嚴一些，對于男生有進攻“三秒”的犯規。

九、比賽獎勵

1、前三名頒發獎金，每個小班分別附獎狀一張。

第一名：80元

第二名：60元

第三名：40元

2、另設“優秀組織獎”一名，頒發獎狀。

中文系學生分會文體生活部

以下內容為新榜市場總監李鐵男在活動行線下沙龍「千人峰會的品牌與運營」的現場分享內容整理，其中有部分口語化表達，請知悉。

分享人介紹：

李鐵男，新榜市場總監，2014年加入新榜，目前負責新榜市場、新榜學院、新榜大會、新榜全國行等項目，對新媒體有深入研究，擅長新媒體運營、短視頻、直播電商等領域。

內容整理：活動行

-以下為正文-

做一個長期主義者，每一場活動都想辦法把整個觀眾體驗、嘉賓的體驗，以及合作伙伴的體驗，做到極致。在不斷做的過程當中去積累口碑，然后整個行業內會形成一定的認知，再經過不斷輸出活動，不斷的和這群人通過活動產生鏈接，慢慢地積累勢能，勢能積累起來之后，口碑、品牌就會慢慢起來。長期主義+價值輸出+時間復利，你將解鎖一份刺激與歡喜。

活動流程主要分為六個步驟！市場調研-活動立項—活動籌備—推廣&招募—活動執行—活動復盤。

請點擊輸入圖片描述

一、活動框架

1、活動目的

這是做活動前最重要的一個問題，我為什么要做這個活動？

1）提升影響力，強化品牌。

2）政策發布，比如今日頭條的生機大會，快手的光合大會等。

3）會銷，會銷類的公司，有一個標準化的會議流程，對會議的信息密度沒有嚴格要求，但強調氛圍的調動，有KPI指標。

2、市場調研

這一塊相對來說比較簡單，既然做這個行業的活動，肯定本來就能觸達到這個行業的一些人群，那么通過面對面也好，或者通過線上聊也好，或者通過問卷調查也好，或者通過請教公司一些老的員工也好，或者看同行業的競爭、競品的活動也好，基本上就能得出來結論，在這個結論上可以去驗證一下，就會明白用戶的需求，知道活動的方向在哪里。

3、確定邊界

想明白為什么要做這個活動，基本上心里邊大致的版圖就有了。

從現在的時間起，去倒推，大概這個活動準備周期需要多久，比如說需要30天，從現在情況往后推30天，看是放在周中還是周末，是做半天還是全天，活動類型，誰來講？誰來聽？這個活動目的是怎樣的？基本上有一個大體的模糊的畫像，在這個時間沒有精準的對接到個人，但是知道它大概有怎樣一個標簽、知道大致通過什么樣的渠道能夠去觸達。

同時邊界很重要！它畫了一些方向，知道哪些東西可以用，哪些東西不能用。

1）預算不一樣，整個的邊界完全是不一樣的。可能因為預算有限，有些場地就不會考慮，有些老師也不會考慮。

2）人數和預算也是緊密相關的，做500人的活動、1000人活動、100人的活動，完全是不同的概念。

3）時長基本上就決定了嘉賓的數量。大家都比較熱衷于做下午場的活動，相對來說比較簡單，從下午2點開始到5點結束，大概3小時，180分鐘，基本上是6位嘉賓，一個嘉賓25分鐘，總共150分鐘，剩下30分鐘，中間可以加一些圓桌論壇等環節。中間控場不用那么嚴格，但是整個嘉賓的數量和分享時長是一個反相關的。另外還要考慮場地，吃飯，交通是否方便。

4）場地，2019年比較特殊，7月到10月的很多大型的活動不能舉辦，再加上今年過年比較早，1月25日初一，很多大型的活動全部壓到年底，加上很多年會也在這個時間，就會把整個酒店的費用拉高，往年可能提前兩個月去找酒店，今年必須要提前兩個月三個月甚至更長時間！北京能容納千人的且交通比較方便的其實不多，可能是西邊便宜，南邊便宜，北邊和東邊貴。

通過上面的分析，要做一個什么樣的活動，那么大致的框架就出來了，先把整個邊界定好，接著再細化，內部還有一個溝通磨合的過程，不可能一開始把這些非常精準化。

二、活動ing

1、確認主題

第一不要引起歧義。

第二要讓大家明白活動的價值，用戶能知道你要給他傳遞什么。

針對行業內的活動，一般都只寫嘉賓的title，因為這個行業大家都知道他是誰，所以說不用在活動的板塊上再去說這個嘉賓怎樣，做過什么。但是注意，跨行業的活動，需要寫嘉賓的介紹，因為觀眾來自于不同行業，也可能來自于五面八方，通過嘉賓的介紹來判斷活動是否是適合自己。

2、時間場地

一般場地是一個大場地，一個小場地，在這里大場地指的是哪個城市，小場地是具體地點，比如確定12月底要在北京做一個活動，北京就是一個大場地，大場地可以滯后到什么時間？假如有很多外地的嘉賓來參與，會提前預訂機票，要提前半個月或者20天要把這個場地給確定死；假如活動本身是在北京的人來參與的，活動開始之前一周會給大家群發消息就OK了。

一般來講雙休日好過工作日，周六好過周日。但是也要考慮活動的規模與影響力，不要放在周一，周一往往會議比較多，很難走開。

下午好于上午：盡量活動不要上午辦，下午的活動通過開場時間稍微往前延一點，把結束的時間稍微往后延一點，比如1點半開始一直到下午6點，能容納的嘉賓和信息含量比較多，這樣效率更高，也節省費用。

另外場地動線在大型的活動中是非常重要的，要從“小白”的用戶視野出發，不要想當然，要考慮到人流行進方向、路線、擁堵節點以及展位間距、方向，要避免“冷清展位”（人流無法流動過去的展位）。

會場最好是“后進式”，屏幕和入場口不在同一側，不要從前門進，避免觀眾橫穿遮擋視線，提前設置隔離欄，避免分散注意力。一般做的活動比較多了之后，基本上看一眼這個場地，整個搭建方案就有了，就知道什么地方放簽到臺、什么地方放入場、什么地方放屏幕、什么地方放上下臺、什么地方放控臺，基本上就相當清楚。

3、確定關鍵傳播節點

假如1月份舉辦一場500人的活動，往前倒推，首先要確認活動是免費還是收費，因為免費和收費的到場率不一樣，要根據到場率去算，需要報名多少人，現場到多少人。根據目前手頭的資源，去倒推，比如說活動推一次能報60人，需要推五次，推5次的節點可能一周推兩次，可能一周推一次。一周推兩次，可能用不同的渠道，用公眾號推一次，用海報推一次，這樣傳播的節點基本上就出來了。

再根據整個行業的一些大事件，比如說雙11或者說其他的能預測到一些節點，不跟他們搶流量，把這些節點給錯開，根據行業內人的一些特殊習慣。在這邊給大家舉個例子，比如說像直播行業，直播行業要去發海報的話，可能在半夜兩三點或者凌晨四五點發，效果特別好，因為做直播這個行業，播到凌晨一兩點，播完之后還要和團隊復盤，之后才能睡覺，要根據這些，把具體的傳播時間點再進行微調。

物料是活動對外宣傳物料，像海報、主視覺或者說像嘉賓的背景，類似于傳播方面的一些物料。這些物料有利于去招募或者對外去做宣傳。

4、信息入口的問題

作為活動負責人，剛開始要定主題、定框架、定基調、定邊界，在對外合作的時候，最怕遇到一件事同時好幾個人來對接。一般我們辦活動首先會在群里邊立一個規矩：公司里邊指定一個總的負責人，他既是內部信息匯總的節點，也是外部信息的出口，保證所有的信息的入口和流出在公司內部都有一個人，同時同步到群里和協同工具中，避免信息差。一場活動需要團隊協同，每個人具體來負責哪一塊，一般要形成文字，同步給各個合作方。總之兵分幾路，各司其職。

5、信息的協同和傳遞

這塊特別重要，特別是合作類的活動，比如多方主辦，并有政府的指導參與，這種活動難度很高，建議一般一個活動，它的聯合主辦方不要超過三家，超過三家的話就是說會特別麻煩，因為每個人對活動的認知與需求都不一樣。

合作類的活動，盡量簡化，在活動開始的時間，要明確劃分好雙方的職責，哪些東西，你有決定權，哪些東西，我只是通知你，其它事我全權處理，不然到后邊肯定會撕逼的，會牽涉大量的時間精力來處理這個事，這是外部。內部的話也是同樣的一個邏輯，比如嘉賓，特別是大會，嘉賓總計超過三十幾位，嘉賓對接這塊可能是5到6個人，嘉賓是按照板塊來劃分，每個人對接幾個嘉賓。

有些嘉賓不可能親自來對接，一般會由品牌負責人或者助理來對接，這里邊就會牽涉到一個信息的傳遞與協同。要借助一些工具來防止信息在傳遞過程中的衰減，比如石墨文檔、有道云筆記等，具體用哪個可以根據公司內部情況選擇。

三、嘉賓相關

1、邀請清單

活動主題定完之后，大家在一塊開個腦爆會議，然后就說你認為的嘉賓是誰誰，每個人在黑板上寫，寫完之后用排除法，先做加法，后做減法，然后把不合適嘉賓全部排除掉，比如說我來推薦這個嘉賓，我為什么推薦這個嘉賓？這個嘉賓好在哪一塊？今年做了哪些東西，哪一塊應該講的特別好。

嘉賓模式就兩塊，一個是做得好，一個是講得好。

做得好的話，要有實際經驗，因為在實際的過程當中做過和沒做過是不一樣的。做過的話，能講出來有一些比較重要的細節，但是可能會被別人忽視，那這樣的話對行業內的人是有收獲感，也就是所謂的干貨。

有些嘉賓，雖然沒做過，但是一直在行業內深度觀察，表達能力特別好、氣場和節奏感特別好，在臺上講的特別好，但是這樣的人是少的。

還有一些人做的特別好，但是一到臺上就緊張，講不全或者講不好，根本表達不出來，這種嘉賓的話，建議大家就不要邀請了，因為他可能做的再好，但是在臺上講不出來的話，實際上對臺下的觀眾是沒有收獲，現場的感覺也會比較尷尬。

2、嘉賓邀約

要說清楚這幾件事：在什么地方做一個多少規模的活動，這個活動的時長是多久？有哪些嘉賓來參與？同臺嘉賓是哪些？站在嘉賓的角度來看這個活動對他或者所在公司的價值是什么？在邀請的過程中，一定要把這些東西表達清楚，做成PPT也好，做文字也好，傳遞給對方。

一些活動在前期邀約嘉賓中，會寫一大堆特別大咖位的嘉賓，最后卻來不了，對于觀眾來說體驗特別不好，特別是賣票活動，可能觀眾來買票，就是沖著1到2個嘉賓，想聽他講，最后會發現想聽的兩個人壓根就沒來，現場特別尷尬，后續還會因為這些會產生退票，或者其他不必要的麻煩，所以請務必在顯著位置注明擬邀。

3、嘉賓信息收集

邀請嘉賓一般會要嘉賓的簡介，title、照片、成功案例、Demo。

關于嘉賓的Demo。Demo這塊很多嘉賓不一定能提供，但如果是一些干貨類收費活動，特別是異地嘉賓，一般會讓他提供一個demo，提前商量一個選題，錄一個10分鐘視頻。通過視頻可以看到這個嘉賓形象、氣場、表達習慣、邏輯框架、語言節奏等，有一些整體了解并有助于后期判斷。

4、嘉賓PPT

1）時間：嘉賓的PPT，截止時間一定要敲死。一定要把截止時間往前趕一趕，按照行業經驗來說，總有1-2個嘉賓的PPT姍姍來遲，要為后邊調整留下空間。

2）版本：記住一定要編號，養成好習慣，避免弄錯版本。過渡版本一定要刪掉，因為有些控臺會把原來老的版本放上去，一般到這個時間節點嘉賓改的東西不多，但是有個別的嘉賓的心理素質不好，一旦發現ppt不對，會直接在臺上發懵，或者將問題公開化，“PPT放錯了，主辦方能不能給我換一下”，這時候會極度尷尬。

3）體積：把PPT盡量體積小一點防止死機，如果里面有視頻的，記得把視頻摘出來，單獨再存一份，在活動進行中，注意和嘉賓提前約定信號，萬一發生操作失誤，在臺上直接發信號“麻煩工作人員幫我播放下視頻”，這樣完全不影響整個會議的流程，整個對觀眾來說，體驗是無損的。

4）內容：一定要有干貨，有方法論，特別是可以反復使用，可以遷移的，比如一些數據，對行業前沿的分析和展望，個人固有的成功經驗總結和升華，過去走過的一些彎路和坑是非常重要的，但會被別人所忽略的一些細節。

5）金句：這些既叫金句又叫拍照點，就是大家為什么有些人講到某一個程度的情況下，大家都情不自禁拿出手機拍照，可能是情感上的共鳴，可能是信息含量大，短時間內難以消化，或者是一句很有哲理的人生格言非常適合發朋友圈，也或者是一個思維模型，很多人會拍照留存，從而形成二次傳播。

5、演講時長

有的嘉賓參加大會經驗比較少，之前明明約定了20分鐘演講時間，也敲定了演講主題和大綱，但是他扔過來一個60頁PPT，此時需要和對方溝通下，問題在哪里，把PPT的邏輯框架整理出來，大幅刪減，在這一步就控制時長，另外在現場執行中，也有倒計時屏幕、倒計時牌、背景音樂等信號來提示嘉賓注意時間，控制好活動的節奏。

6、嘉賓接待

嘉賓的機票酒店、接送機、住宿、用餐、短信通知、參與通知、迎來送往、嘉賓禮品，實際上這些東西都很細的，不要一個一個細節去通知，要學會“湊整”，我們一般會給嘉賓兩個文檔，第一個文檔主要前期對接的時候使用，需要嘉賓提交什么資料以及deadline，需要嘉賓做的事情等，確認演講主題、大綱，以及提交PPT等。第二個文檔主要就是后期嘉賓的機酒、接送機、酒店入住、用餐、彩排、就坐的位置、上場次序、PPT是否對外等細節。

7、嘉賓彩排

彩排很重要的，即使嘉賓到了之后沒有特別長的時間，哪怕有五分鐘，都非常管用。

1）熟悉場地：位置大致在哪里？知道上臺口從哪上，然后需要要站在哪個地方，定位點、拍照點在哪里？是手持麥克還是頭戴？

2）提示器的位置與倒計時：告知有提示器，然后防止嘉賓回頭看屏幕，并告訴在哪個地方，明天會有一個志愿者舉牌子，提示倒計時，注意信號提示。

3）上場通知：一般采用原則是上一個候一個，通知一個，可以就近在控臺的位置，安排沙發，讓嘉賓提前候場，提前配置好頭戴，并告知一些注意事項，并加油鼓氣等。

四、場地搭建

1、搭建商的選擇：專業、靠譜。和專業人做事能省去很多的精力和心血，專業靠譜，怎么評估，第一看過去，要看案例，第二在溝通的過程中看對方的專業程度和態度。雙方有一個磨合的過程，最好能和一個公司長期的合作，知道你的訴求，做事風格。

2、搭建方案：這個涉及因素較多，在這里不再展開，主要就是大屏、舞臺、燈光、展位、外場簽到、互動空間、采訪間等等。

五、活動招商

1、招商原則

一句話，廣撒網，重點捕魚。一般承諾80%，后續給到30%驚喜，前期稍稍收一點，不要為了招商而做出不切實際的承諾，不然事后容易起糾紛。

客戶的核心訴求必須想辦法滿足，然后滿足不了的話提前說清楚，客戶能接受的話繼續往下談，客戶接受不了可以就此打住，或平衡各方利益，各退一步。

2、客戶來源

1）把握熱點、新的機會。比如今年短視頻直播電商比較火，如果舉辦一個關于短視頻直播的大會，這些公司肯定有訴求，想要在行業大量的曝光，這樣的話這個活動中能提供的價值和他們的需求就是一個契合點，形成了一個鏈接，那么這就有可能成為你的客戶。

2）每年做的一些活動，那么留下來一些客戶，實際上這些客戶是有可能產生復購的。這些客戶要重點維持維護。

3）行業競品類公司，都有哪些贊助商，對方說不定可能會有同樣的需求，因為整個的用戶人群是比較一致的，等于對方為你指明了一條道路。

3、整合資源

要去整合資源，活動贊助分兩塊，一個是本身活動資源，比如一些線下的展位、現場的視頻輪播、上臺演講、參與圓桌、頒獎、主持人口播，等等一些和現場相關的信息。另外一塊是公司資源，很多公司把廣告位推廣、信息流等全部打包賣給客戶，總之，挖掘客戶需求，在能力范圍之內去滿足。

六、活動傳播

1、用戶畫像

你想要吸引的用戶他是誰？他在哪個地方？通過什么樣的渠道去觸達，又如何才能吸引他？

2、媒體合作

傳播的方案要形成一個文件。A套餐、B套餐、C套餐，明確我能夠提供哪些？然后對方會根據你的資源去匹配。明確自己的資源、能鏈接的資源，找別人之前，想一想別人憑什么會幫我，我能提供給別人什么權益，最終雙方要達到共贏才行，不然偶發性幫忙是暫時的，不長久。

3、它山之石可以攻玉

已報名觀眾，可以使用一些工具批量生成個性化的朋友圈海報，方便對方曬朋友圈，這樣也可以匯聚來零散的個人朋友圈流量，雖然量不大，但是轉化率相對較高。

4、微信群：紅包炸群、群冠名，活絡群主

這點比較簡單，不再贅述，重點：引起注意，否則白搭。

5、活動平臺——活動行

七、門票及簽到

1、門票免費or收費

收費門票，增加一個收入的同時，也可以提高報名門檻。觀眾的的質量更高一點，但是考慮主辦方影響力、嘉賓咖位、所在地消費能力、話題熱度等，免費的活動很容易招募，但是到場率也沒辦法控制，另外免費的活動容易受到外界環境的一些影響，一般來說大概在50—70%左右，如果辦500人活動，全部免費的，如果到場率按照50%來算，至少要一千人才能保證這個活動到場500人。

2、簽到時間與簽到工具

簽到時間如果放在上午，比如9點開始，8點半之前簽到的人很少，高峰期是9點到9點半這個時間。活動臨近開場的時間，才是簽到高峰期，短時間內巨大人流量涌來，會產生很多問題，需要提前預防。要思考：簽到的空間是否開闊，簽到通道設置、簽到的流程是否合理，簽到的效率如何，簽到的人員有無經過培訓，簽到工具測試，簽到的物料準備是否到位等這些因素都會影響簽到的進程，處理不好都會導致后面的人怨聲載道，會影響活動開場和用戶體驗。現場一定要有個人敢于拍板，敢于承擔責任，當機立斷，不要優柔寡斷，快速處理問題。

八、執行關鍵

1、抓大放小

所有流程彩排三遍以上，讓相關負責人對這個活動的流程非常熟悉，如搭建方、主持人、控臺方、兼職負責人、禮儀負責人等環節的參與者，如果不能實現，也要讓對方知道自己負責的環節大概的時間節點，以及有問題找誰處理。

所有的錦上添花，是來自于平常的準備，現場進行中不要臨場發揮。活動現場能把準備好的東西做出來就可以了，現場會有各種各樣難以預料的各種意外的情況出現，要抓大放小，穩定優先，解決關鍵問題，次要問題如果有精力再處理，否則先擱置。

2、風險管理

從開始的報備到場地、嘉賓、觀眾、設備，實際上很多意外，剛才大家說有一個“放”的過程，一個“收”的過程，在“放”和“收”的過程中，多條線都有各種各樣的風險，比如說某個嘉賓同意來，但是臨時又來不了；比如說一千人的場子，報名量不夠怎么辦？然后怎么去算？現場設備突然出現問題怎么辦？

要應對這些潛在的風險，在活動的前期，肯定要拆解各個環節，分析關鍵要素，做預備方案，不斷演練，將問題重現，場景化，然后設計解決方案，把風險降到最低。風險不可以杜絕，但是可以降低。

九、活動復盤

所有活動每次都要復盤，查漏補缺，也是“擇其善者而從之，擇其不善者而改之”，借鑒的看，好的繼續發揚，不好就摒棄，這也是內部之間相互激勵，，相互學習，不斷完美化的一個過程。這里有個原則“PDCA”，又稱“戴明環”，是一個質量控制流程，P是計劃，C是檢查，D是執行，A是復盤，做之前先思考計劃，做的過程中不斷優化迭代，最后不斷改進反思并繼續下一個循環。

所有東西，開會一定要有人專人記錄，形成白紙黑字，不斷的留存，不斷的積累，逐漸形成SOP手冊，也可以作為內部的培訓教材。

這可能是史上最全的大型活動操盤指南，每個成功活動的背后都是事無巨細，但是“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行”，這些經驗，還是要在實踐中運用出來，愿你也能做出成功的大活動！

導語:會議策劃方案決定了會議的各項內容。下面是我收集的關于招商會議策劃方案，歡迎閱讀。

活動時間：年4月25日上午9:00(暫定)

活動地點：時尚購物中心戶外廣場

活動內容：

戶外廣場組織演藝公司進行文化活動，其中穿插購物中心介紹及招商政策。接待人員對蒞臨嘉賓進行接待引導并派發禮品，并對經營項目、招商政策等進行講解。

禮品贈送地點：

招商部門口禮品發放處。

操作細則：

禮品發放處人員對來訪嘉賓贈送禮品，并對來訪嘉賓做好姓名、電話、經營品類、品牌等做好登記。

二、招商啟動會活動方案：

活動時間：年4月25日上午10：00(暫定)

活動地點：汾大酒店會議廳

活動內容：

9：50對蒞臨嘉賓引導至汾大酒店會議廳并安排就坐，10:00招商會正式啟動。重點講解本項目的位置優勢、經營定位、招商政策等。招商會議結束，向太原來的商戶贈送禮品。

贈送地點：

汾大酒店接待處

操作細則：

禮品發放處人員對來訪嘉賓贈送禮品，并對來訪嘉賓做好姓名、電話、經營品類、品牌等做好登記。

備注：

產生費用項目布場費、噴繪費、車輛費、酒店會場租金、就餐費、住宿費、禮品費。另需找一名素質較高的主持人負責主持會議。

一、外場布置：

1、提前一天進行戶外搭臺，背景布置。(需保安配合看管設施)

2、早7點對戶外拱門、空飄、音響設備、地毯、樓頂條幅等進行布置。

3、布置場外接待處，氣球拱門，休息處等。

4、安排場外的接待引導員。

5、賣場內一層到二層鋪設紅地毯，氣球拱門等。二層顯眼位置安裝6、招商相關的廣告布置。

二、會場布置：

1、提前3天預訂會場。(暫定大酒店)

2、與汾大酒店相關人員對會場內條幅、音響設備、投影儀、麥克風、桌椅等進行溝通布置。

3、安排會場接待及引導人員。

三、人員安排：

1、招商會會場接待人員5名。(會場外2名、會場內3名)

2、招商部接待人員5名。(場外接待處3名、商場內2名)

(備注：接待人員需從售樓部抽調10名)

四、費用：

1、廣告公司制作招商會相關的噴繪、紅地毯、表演等。

2、招商接待處禮品準備、針對太原來的商戶禮品檔次稍高。

3、需要安排2-3輛商務車對太原商戶進行接送。

4、部分外地商戶需要提供住宿。

方案三：招商會策劃方案

日期：6月下旬(暫定)14：00

地點：玉麟池演繹大廳

主題：

1、七劍

活動前準備：

預留停車位：50個

在預留車位處布置“積家購物中心招商會專用停車處”指示牌大客車：4輛

在皇寺麒麟海鮮食府門前負責接送媒體、廠商，車內氛圍布置，配置宣講員。

通道入口布置：

保衛處門前設立大型門樓，從下方鋪設紅色地毯，兩旁擺放花柱，用紅莎連接，起到引領的作用同時，還可讓人感受到如明星般入場的'感覺。盡頭直至會場入口出，沿途分別設立拱門6—8個烘托氣氛。地毯直向通道的轉彎處設立背板，介紹積家及沈北新區的發展。入口處設立簽到版，簽到版將被布置成為一個巨型的竹簡(或屏風)，兩旁分別有書童侍候筆墨，來賓在簽到版處留下墨寶。另制作小型的竹簡用于保留重要領導的題字。簽字后來賓可有會場通道進入大廳，由禮儀人員引領至所在區域。在門口處由專業古箏演奏，烘托現場氣氛。

會議流程：

12：40負責接送的大客車從麒麟海鮮食府出發，開往目的地

13：00來賓可以入場(大廳循環播放沈北、積家購物中心碟片及各方賀詞)

14：00開場演繹——女子十二月坊

14：10主持人登場，介紹領導及來賓

14：15積家總經理講話——項目介紹及沈北未來發展

14：30政府領導的致辭

14：35廠商代表——中影集團講話

14：45廠商代表——待定

14：55播放沈北未來發展碟片

15：05舞劍表演引出——七劍

15：15啟動儀式

【溫馨提示】大型會議外場布置和大型會議外場布置方案的問題，以上的文章解決了您的問題嗎？部分內容來自網絡，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議會場，青島會議酒店，青島會議接送，青島會議服務，青島會議用車，青島會議公司策劃，青島會議接待服務等。