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本文目錄
一、不定項選擇（15分）
1．橫向溝通在組織中表現形式有（）。
A．會議
B．通知
C．備忘錄
D．面談
2．編制會議議程表，首先應注意（）和（）。
A．議題所涉及事物的習慣順序
B．議題所涉及事物的規律
C．本公司章程對會議議程的明確規定
D．本公司領導的意見
3．橫向溝通一般體現為（）的溝通。
A．上下級之間
B．同事之間
C．部門間員工
D．朋友之間
4．信息的安全及保密從載體上分通常包括（）。
A．口頭信息
B．文件信息
C．紙面信息
D．電子信息
5．了解來賓的基本情況，包括其所在的單位、姓名、（）、級別及一行人數，經及到達的日期和地點。
A．學歷
B．職務
C．薪酬
D．籍貫
6．一般組織中都規定如下（）特殊類型的信息需要保密。
A．人事信息
B．財務信息
C．產品信息
D．客房信息
7．秘書值班工作的主要內容包括（）。
A．記好值班電話記錄
B．記好值班接待記錄
C．記好值班日記
D．做好信息傳遞
8．一般大型企業完善的值班管理制度通常包括（）。
A．信息處理制度
B．崗位責任制度
C．保密制度
D．交接班制度
9、簡報作為常用事務文書，常常由（）來編發。
A．國家機關
B．企事業單位
C．社會團體
D．領導人個人
10、按照簡報的內容分，可以把簡報分成（）
A．工作簡報
B．專題簡報
C．會議簡報
D．動態簡報
11、領導辦公會議的重大議題一般要于（）通知與會人員。
A．當天
B．兩天前
C．十天前
D．一個月前
12．在進行會議協調時，要善于將（）結合起來。
A．廣泛性和典型性
B．原則性和靈活性
C．群眾性和代表性
D．保密性和適用性
13．歸檔文件裝訂的方式有（）。
A．線裝式
B．黏結式
C．變型材料
D．固體材料
14．確定會議地點除了要地點適中，環境適宜，大小合適，還要（）。
A．設施齊全
B．領導方便
C．食宿方便
D．費用較低
15．辦公室工作的重要地位取決它的（）。
A．職能
B．角色
C．作用
D．特點
二、判斷題（15分）
1、公報和公告的使用范圍相同，黨委機關和行政機關都可以使用。（）
2、一般的正式會議都有會議記錄，但是只有當會議結果需要正式行文外發時，才需要會議紀要。（）
3、函是平行文。（）
4、會議記錄是編發會議簡報和撰寫會議記錄的重要資料。（）
5、決議的標題采用會議名稱作為發文機關，成文日期采用題下標注的形式。（）
6、有些普發性、周知性的通知，也可不寫主送機關。（）
7、關于征地、更換正件、修路等事務都可以采用公告形式。（）
8、XX縣人民政府轉發省人民政府關于切實做好下崗職工再就業工作的通知。（）
9、請示、報告的正本眉首都要注明簽發人姓名。（）
10、XX省人民政府批轉省計生委關于抓緊做好元旦春節期間農村計劃生育工作的通知。（）
11、簡報的結構由標題、主體和結尾三部分組成。（）
12、通知內容涉及兩個以上機關，要共同辦理的，應聯合行文，聯合行文的單位，一般是平級單位。（）
13、通知的主送機關一般是自己的平級單位，不相隸屬的單位可抄送，上級則要抄報。（）
14、議案的落款可以是政府機關，也可以是各級人民政府的行政首長。（）
15、如果國務院向全國人民代表大會或其常務委員會提請議案，議案的落款應該是國務院總理。（）
三、改錯題（10分）
1、閱讀下面這篇函，試分析它在內容、寫法和格式上是否符合函的寫作要求。
XX市人民政府
X辦函〔2003〕18號
XX市關于在上海建立駐滬聯絡處的函
上海市人民政府協作辦公室：
廣東省XX市系1993年X月X日經國務院批準建立的新市，轄3縣2區。境內資源豐富，可供開采礦為29種，海陸交通便利。為了加強同發達地區的聯系、開發地區資源、搞好經貿合作、協作經濟項目、廣泛交流信息，經地委、行署研究，擬在貴市內建立駐上海聯絡處。請予支持。
（印章）
二OO三年三月十二日
2、閱讀下文，請一一指出本文毛病，并把它正確地改寫于后。
XX縣地稅局重建稅務所辦公樓的請示報告
XX地區地稅局、城建局、國土局：
我局所屬XX鎮、XX鎮、XX鎮三個稅務所，因受災被洪水沖毀。現決定重建三個稅務所辦公樓3幢，建筑面積1200平方米，用作辦公室和職工宿舍。共需資金150萬元，擴征土地3畝。
特此報告。
2002年8月29日
四、擬寫題（10分）
X市氣象局2002年4月21日局長辦公會商定，擬于5月17日召開全局職工大會。會議由王局長主持，由劉副局長傳達市政府機構改革工作會議精神，由張副局長布置本局國家公務員過渡培訓考核工作。請以該局辦公室的名義，寫一篇供內部張貼的周知性會議通知。
五、情景題（50分）
1，某市政建設公司提前完成了某項高速公路建設任務，定于10月20日舉行慶功祝捷活動，設想公司秘書部門將為此安排哪些內容?并應注意哪些問題?
2，某廠將訂開建廠五十周年慶祝，表彰大會暨廠史陳列館揭牌儀式，被邀請的來賓有上級領導、同行各方面的代表、本廠職工代表等。請擬寫出此次會議的議程。
3，某總公司將舉行一次上千人的總結表彰大會，會期半天，請問該總公司的秘書應如何選擇合適的會址？
4，總廠長辦公室秘書小馬在周一的上午收到四封信函。第一封是反映退休職工生活困難的長信，條理不太清楚；第二封是寫著廠長親啟的信函；第三封是反映下面某分廠向河中排泄污水的舉報信；第四封是某職工對住房問題的申訴信，此事有關單位己做過恰當處理并做出明確答復。請問這四封信，秘書應如何處理?
5，某公司將召開產品展示訂貨會，王秘書協助安排與會人員的食宿。請你設想他會如何完成此項工作?
對于寫字、記錄較慢的文職工作者來說，會議記錄無疑是個頭痛的問題，那么如何快速做好會議記錄呢，歡迎閱讀我為大家整理的相關資料。
如何快速做好會議記錄(一)(一)工作會議記錄前的準備工作
要明確這次會議的主旨是什么，也就是主要討論的是什么問題;
熟悉會議情況和文件
熟悉與會人員
熟悉會議環境
做好物質上的準備，如記錄工具等。
(二)在會議記錄工作中，有3種常見的記錄方法：
詳細記錄：即要求有言必錄。
摘要記錄：一般性的會議可以使用
簡易記錄：即除了記錄會議概況外，只要求記錄會議的議題議程和會議的結果，不必記發言的內容和經過。簡易記錄僅限于事務性會議。
會議主要都是根據大的方向闡述開來的一些具體問題，便要將這些小的具體問題整理出來。
會議記錄的技巧。一般說來，有四條：一快、二要、三省、四代。
一快，即書寫運筆要快，記得快。字要寫得小一些、輕一點，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢，斜一點寫。
二要，即擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領導同志發言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結論性意見、決定或決議等作記錄，就記錄一個人的發言來說，要記其發言要點、主要論據和結論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應當獨立成篇。
三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如"但是"只記"但"，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會后查補。
四代，即用較為簡便的寫法代替復雜的寫法。一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字;三可用一些數字和國際上通用的符號代替文字;四可用漢語拼音代替生詞難字;五可用外語符號代替某些詞匯，等等。但在整理和印發會議記錄時，均應按規范要求辦理。會議記錄應該突出的重點有：(1)會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動;(2)會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解;(3)權威人士或代表人物的言論;(4)會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論;(5)會議已議決的或議而未決的事項;(6)對會議產生較大影響的其他言論或活動。
會議記錄的整理
會議記錄的整理原則：
1.忠實于講話人、發言人的原意。
2.保持講話人、發言人的風格。
3.要整理得完整、全面，不僅會議內容、講話人主要精神、關鍵句子不要遺漏，而且重要的插話、會場動態如表決等都要整理上去。
4.整理時要做到層次分明，段落清楚，語句通順，標點符號、字跡清晰，避免錯別字。
5.會議記錄整理出來后，如果是一個人的講話記錄，應送講話者本人、會議主持人或召集人審閱。
另附：會議記錄并不是要求記錄者準確的記錄每一個事項和每一句話，因為這是不可能在短時間內速記下來的。那么如何制作一份比較讓人滿意的會議記錄呢?首先，記錄所有有參會人員的名字。然后就是記錄本次會議的主題，接著就是記錄本次會議的大致內容。內容就是指在會上那些發言人說的話，可每個人語速也好，口齒也罷都不見得會讓所有人聽明白或聽清楚，那怎么辦呢?很簡單，抓住他這個說話的真正主題意義!!相信各位讀語文的時候都知道如何去抓住文章的主題思想吧，這個會議記錄其實就是和這個很類似，你不需要準確記錄他們說的每句話，你只要聽明白這個人說這么一段話想表達的意思就行，最后就是你要在會議紀要里添加這次會議最終達成的議題：有多少人表示了相同的看法，本次會議有沒打到如期目的;如果會議打算過幾天再開，那么就要在記錄里添加下次開會暫定的時間。只要按照上述的內容填寫，那么這就是一篇讓領導贊賞的一篇記錄。
如何快速做好會議記錄(二)一般說來，有四條：一快、二要、三省、四代。
一快，即書寫運筆要快，記得快。字要寫得小一些、輕一點，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢，斜一點寫。
二要，即擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領導同志發言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結論性意見、決定或決議等作記錄，就記錄一個人的發言來說，要記其發言要點、主要論據和結論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應當獨立成篇。
三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如\"但是\"只記\"但\"，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會后查補。
四代，即用較為簡便的寫法代替復雜的寫法。一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字;三可用一些數字和國際上通用的符號代替文字;四可用漢語拼音代替生詞難字;五可用外語符號代替某些詞匯，等等。但在整理和印發會議記錄時，均應按規范要求辦理。鑒于有些人對計算機打字不太熟練，可以采取下面措施來改善：
1.準確是不可動搖的前提、打字是一種技能,并不是所有的人都可以達到飛速擊鍵的狀態,一個打字高手也不可能在歷次比賽中都發揮得同樣出色。對于大部分人來說，達到每分鐘200擊的速度不是高不可攀,但是將錯率控制在3‰就會淘汰大部分人。所以要強調提高速度應建立在準確的基礎上，急于求成欲速則不達。
2.提高擊鍵頻率
擊鍵方法，要彈擊不要按鍵,物理課講過“彈性碰撞”，去的快回來也快，我們提倡瞬間發力就是這個道理。手指對鍵的沖擊力勁要合適，速度也要快，而按鍵只是手指在機械地使勁，既沒足夠的后勁又沒有彈性。正確的擊鍵動作從分指法階段就應養成。在練習過程中我們常選擇長度相同的單字，并做適當的配樂練習，目的是感覺打字中的內在節奏，以擊鍵動作仿效彈琴并創造一種氛圍。提高速度比較好的辦法是將一篇打字稿反復打，比如100個常用單詞，第一遍5分鐘打完，再練幾遍可能3分鐘就打完，幾天以后再練習時發現不到2分鐘就打完了，這就是技能訓練的特點。提高擊鍵頻率要訓練眼、腦、手之間信號傳遞的速度，它們之間的時間差越小越好，眼睛看到了一個字母馬上傳給大腦然后到手，這時眼睛仍要不停頓地向后面的字母飛快掃描。
3.加強緊迫感
中學開展英文打字課已有十二個年頭了,它是做為一種技能訓練走上課堂教學的,當初并沒有想到指法會與中文打字有什么關系,中國人在電腦上工作最離不開的還是中文,而任何一種鍵盤輸入法都與指法息息相關。指法訓練有一定的速度要求，對素質教育也是一大推動。打字需要艱苦訓練克服惰性，速度與質量的要求對每個人是一種挑戰，在打字過程中要專心，也要有緊迫感，既要穩重，也要有競爭意識。
4.利用教學軟件
有些英文打字軟件可以自動跟蹤訓練過程,檢查錯誤的同時報告錯率,計算速度的同時匯報成績,甚至列出最新排行榜。圖中示意出在練習一篇隨機文章時的成績匯報。在CAI中選擇“綜合練習”項目時會隨機出現4百字左右的文章,空格鍵開始后就自動計時,在錄入過程中不允許改錯。在沖擊速度時，有些游戲可以刺激興趣避免枯燥，這些游戲在設計時已經將錯率控制在一定比例范圍內，一般是3‰左右，錯情多打得再快也過不了關。
如何快速做好會議記錄(三)—、概說
在會議過程中，由專門記錄人員把會議的組織情況和具體內容如實地記錄下來，就形成了會議記錄。
會議記錄有“記”與“錄”之分。“記”又有詳記與略記之別。略記是記會議大要，會議上的重要或主要***。詳記則要求記錄的項目必須完備，記錄的***必須詳細完整。若需要留下包括上述內容的會議記錄則要靠“錄”。“錄”有筆錄、音錄和影像錄幾種，對會議記錄而言，音錄、像錄通常只是手段，最終還要將錄下的內容還原成文字。筆錄也常常要借助音錄、像錄，以之作為記錄內容最大限度地再現會議情境的保證。
二、格式
會議記錄的格式分為記錄頭、記錄主體、審閱簽名三個部分。
記錄頭的內容有：
1.會議名稱;
2.會議時間;
3.會議地點;
4.會議主席(主持人)
5.會議出席、列席和缺席情況;
6.會議記錄人員簽名。
三、要求
會議記錄的要求歸納起來主要有兩個方面，一個是速度要求，一個是真實性要求。
(一)速度要求。
快速是對記錄的基本要求。
(二)真實性要求。
紀實性是會議記錄的重要特征，因此確保真實就成了對記錄稿的必然要求。
真實性要求的具體含義是：
1.準確。不添加，不遺漏，依實而記。
2.清楚。首先是書寫要清楚，其次，記錄要有條理。
3.突出重點。
會議記錄應該突出的重點有：
(1)會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動;
(2)會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解;
(3)權威人士或代表人物的***;
(4)會議開始時的定調性***和結束前的總結性***;
(5)會議已議決的或議而未決的事項;
(6)對會議產生較大影響的其他***或活動。
飛熊公司項目會議
時間：1998年9月1日
地點：公司會議室
出席人：公司各部門主任
主持人：馬燕(公司副總經理)
記錄：祁迎峰(辦公室主任)
一、主持人講話：今天主要討論一下《中國辦公室》軟件是否投入開發以及如何開展前期工作的問題。
二、發言：
技術部朱總：類似的辦公軟件已經有不少，如微軟公司的WORD、金山公司的WPS系列，以及眾多的財務、稅務、管理方面的軟件。我認為首要的問題是確定選題方向，如果沒有特點，千萬不能動手。
資料部祁主任：應該看到的是，辦公軟件雖然很多，但從專業角度而言，大都不很規范。我指的是我方面的問題。如WORD中對于行政公文這一塊就干脆忽略掉，而書信這一部份也大多是英文習慣，中國人使用起來很不方便。WPS是中國人開發的軟件，在技術上很有特點，但中國運用文方面的我十分簡陋，離專業水準很遠。我認為我們定位在這一方面是很有市場的。
市場部唐主任：這是在眾多航空母艦中間尋求突破，我認為有成功的希望，關鍵的問題就是必須小巧，并且速度極快。因為我們建造的不是航空母艦，這就必須考慮到兼容問題。
各部門都同意立項，初步的技術方案將在十天內完成，資料部預計需要三個月完成資料我工作，系統集成約需要二十天，該軟件預定于元旦投放市場。
散會。
主持人：(簽名)記錄人：(簽名)
秘書做好會議記錄的技巧和注意事項
任何一次成功的會議，都缺少不了秘書的創造性和服務性勞動。僅圍繞會議議題，秘書人員做好會議記錄，就要付出許多的精力和汗水。因此，本文對秘書人員做好會議記錄中的技巧和注意事項作一探討，從一個側面來認識秘書在會議中的職責。
一、會前記錄準備
選好記錄人員是做好記錄的關鍵。記錄人員需要有良好的素質，要有認真負責的態度，具備秘書工作知識，掌握基本技能，如果能學會速記就更好。同時也需要實際訓練，提高記錄速度。會議一般要有相對固定的記錄人員。專人負責，可以熟悉出席人員，了解會議有關內容，熟練掌握記錄基本方法。如果是臨時指派的人員，會務工作負責人就必須向其交代清楚記錄要求，必要時會前做些適當的輔導。
記錄人員要準備好記錄工具。一要準備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和用于會議記錄的紙張。會議記錄可采用統一制發的會議記錄本或記錄紙，使用灌注有黑色、藍黑色墨水的鋼筆。若用圓珠筆，也必須是經國家檔案局鑒定的，這種圓珠筆芯上標有“DA”(檔案的拼音字頭)標記。二要準備錄音機等現代記錄工具作為手工記錄的補充。使用錄音機時要備有足夠的磁帶，重要的會議要有錄音，從而使整理會議記錄時“有據可依”，定期召開的會議一般不錄音。但記錄人員不能迷信錄音機，不能凡會錄音，而當場不手工記錄，指望會議結束后根據錄音來整理。其實會后根據錄音整理，往往要花費會上好幾倍的時間，記錄速度慢，不易把握重點。要提倡會后將書面會議記錄對照錄音校對，保證記錄準確無誤。還可選擇筆記本電腦、電子記事本等工具來記錄會議信息。
記錄人員在開會前要提前到達會場，并落實好用作會議記錄的位置。安排記錄席位時要注意盡可能靠近主持人和發言人，或擴音設備旁，便于準確清晰地聆聽他們講話內容。從某種程序上談，記錄人員比一般與會人員更為重要，安排記錄席位要充分考慮其工作的便利性。
二、會間記錄服務
會議記錄是會議內容和過程的真實憑證。一份完整、簡潔、條理清楚的會議記錄可以作為今后回顧已討論過的事務查閱參考的憑證。記錄必須體現會議的實際進程、會議的主要情況、發言的主要內容和意見，必須記錄完整，不能遺漏。要清楚而簡潔地記載會議進程，不要與詳細報告或載錄混淆起來。記錄應做到條理清楚，內容表述要準確真實，不要含糊，更不能有任何內容錯誤。記錄人員應當有高度的責任心，以嚴肅認真的態度忠實記錄發言人的原意，重要的意思應記原話，不得任意取舍增刪。
會議記錄一般使用統一標準的記錄本，應該記錄的內容大體有：會議名稱，包括會議的全稱及屆次;時間，會議起止的具體時間;會議地點;到會人，包括出席人、列席人、主持人;缺席人，包括缺席人姓名及缺席原因;記錄人;會議議題;討論經過;議決事項等。記錄一般采用筆錄方式，或用錄音等會后整理的方式。從記錄的詳細程度來看，記錄可采用詳錄和摘錄兩種方式。重要會議需要詳細記錄，要求做到“有言必錄”，包括發言中的插話。這種記錄除了要用速記方法外，還可借助錄音器材。日常會議通常采用摘要記錄的方法，選擇那些與會議主題相關的內容進行記錄。這種方法要舍棄一些內容，記錄主要精神。詳錄和摘錄這兩種方法有時需要結合起來運用，即使摘錄，重要發言、議決事項也需要詳錄。
記錄人員的筆記要流暢，易于理解，同時不失真，就得掌握記錄的技巧。一“快”，書寫運筆要快。字要寫得小一些、輕一點，多寫連筆字。二“要”，擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞議題，主持人和主要領導同志發言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題，結論性意見、決定或決議等作記錄。就記錄一個人的發言來說，要記其發言要點、主要論據和結論，可以不記論證過程。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。三“省”，在記錄中正確使用省略法。使用簡稱、簡化詞語和統稱，省略詞語和句中的附加成分。四“代”，較為簡便的寫法代替復雜的寫法。如用姓代替全名，筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字，數字和國際通用符號代替文字，漢語拼音代替生詞難字，外語符號代替某些詞匯等。
三、會后整理完善
會議紀要內容的來源是會議記錄。因此，會后及時整理好會議記錄很重要。由于現場記錄十分緊張，字跡不可能很清晰，而且每個人都有一套適合自己的現場記錄法，有些常用術語，當場記錄時往往簡化了，不及時整理，隔時一久，有些問題就搞不清楚了。整理時，一方面要把簡化的語句盡可能完善，另一方面要把多余的“這個”、“那個”等口頭禪去掉，盡可能做到語言文字規范化，當然不能變動原意。對于不清楚不明白空缺的內容，要及時請教發言人進行完善，或者對照錄音進行補充完整。
整理好的`會議記錄，一般都應存檔。有些會議記錄對會后的工作至關重要，對于這類會議應該迅速建立專門的檔案，除會議記錄外，與會者的名單、聯系地址、會議的組織情況、下一步編印的會議紀要和其它有關資料也應視情況一并存檔。將會議資料歸檔，不僅便于查找，而且對組織下一次類似會議也有參考價值。
四、傾聽的注意事項
傾聽是記錄人員從會議上吸收信息的主要渠道和方式，是其參加會議主要任務。當會議的忠實聽眾，應該是記錄人員扮好會議角色的基本要求。
1.耳到心到。要做到“耳到”，無論遇到自己感不感興趣的話題，或者發言者對不對自己的口味，記錄人員都必須調整好自己的心態，全身心投入聆聽。傾聽應該是用心聽講，專心聽取每位與會者的講話發言，領會講話內容，思考發言的內涵，要聽出弦外之音。
2.聚精會神。記錄人員傾聽時要神情專注。專心聽取會議發言，是對發言者的尊重，也是會議的基本紀律。會場上心不在焉，三心二意，左顧右盼，旁若無人，只能是自掉身價，損壞了秘書人員良好的形象。
3.苦練坐功。學會傾聽，要學會端坐，正所謂“坐有坐相”。記錄人員要有正確的坐姿，在會議過程中盡可能自始自終正襟危坐。同時還要坐得住，不能輕易離席，進出會場，這樣會中斷記錄內容。不要抽煙，頻繁喝茶，這樣容易打斷記錄思路。
4.排除干擾。記錄人員的手機一般不要關閉，可將通訊設備設在靜音振動狀態，以備撥打接聽與會議有關電話，無關電話一律不接。若自己的鄰座健談，不斷要與自己私下交談，記錄人員要設法婉拒，告知自己在專司記錄，無暇交流。
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