本文目錄

1. 會(huì)議接待的具體工作流程
2. 接待工作的流程
3. 行政接待之會(huì)議接待

一、會(huì)議報(bào)道之前的工作

1、與會(huì)議主辦單位確認(rèn)會(huì)議的報(bào)到日期、會(huì)議名稱、會(huì)議用水牌和布標(biāo)、到會(huì)的大致人數(shù)、使用會(huì)議室的日期和會(huì)議室擺設(shè)方式、會(huì)務(wù)組老師（或工作人員）到達(dá)日期（確認(rèn)航班或車次）、會(huì)務(wù)組的會(huì)議要求（會(huì)議主辦單位內(nèi)容，到會(huì)講課老師的安排和待遇、接送問題、酒店住宿安排、講課的時(shí)間、有關(guān)會(huì)議安排的細(xì)節(jié)問題、會(huì)后考察的具體行程安排）；同時(shí)提供所掌握的酒店情況給會(huì)議的老師以供其參考，在推薦酒店的過程中需要注意選擇的酒店的價(jià)格在符合會(huì)議要求的范圍內(nèi)。

2、在上述情況落實(shí)后盡快將所選酒店訂妥（房間、餐標(biāo)、會(huì)議室價(jià)格按天計(jì)算、酒店位置），落實(shí)在會(huì)議報(bào)到日期接站所用車輛和聯(lián)系方式（需根據(jù)報(bào)到人數(shù)安排相應(yīng)接站用車）；落實(shí)會(huì)后考察行程的用車、導(dǎo)游、火車票、飛機(jī)票、地接社（只是提前進(jìn)行大致預(yù)訂）。

▲會(huì)議場(chǎng)地要求：9個(gè)多媒體教室；容納2-300人左右

3、在酒店預(yù)訂完畢后，將酒店的大致情況以書面的形式將傳真件發(fā)送至主辦方，尤其是將酒店的具體準(zhǔn)確的所在地理位置和從機(jī)場(chǎng)或火車站出發(fā)到達(dá)酒店的乘車（公交車）方式告知會(huì)議主辦方；同時(shí)可再次與對(duì)方確認(rèn)會(huì)議報(bào)到人數(shù)和日程安排有無變化或是更改。

4、第三項(xiàng)（3、）工作完畢后可向行程用車單位或個(gè)人、導(dǎo)游、機(jī)車票、地接社作出相對(duì)準(zhǔn)確的答復(fù)，以便對(duì)方作出相應(yīng)的安排和接會(huì)準(zhǔn)備。

5、準(zhǔn)備會(huì)議所用相關(guān)用具（會(huì)議在酒店或團(tuán)隊(duì)車輛使用的各類標(biāo)識(shí)、簽到登記的表格、文具用品、學(xué)習(xí)資料袋【包括：筆記本、筆、文件袋】、預(yù)訂返程交通所用表格和車次時(shí)刻表、相應(yīng)的返程交通價(jià)格表、會(huì)后考察的紀(jì)念品【禮品】、座簽牌）同時(shí)通知會(huì)議用酒店此次會(huì)議的名稱和對(duì)于提前到達(dá)的學(xué)員如何安排住宿。

6、通知酒店，會(huì)務(wù)工作人員需要提前一天【也可根據(jù)到會(huì)人員的情況而定】進(jìn)駐酒店并準(zhǔn)備會(huì)務(wù)組用房；同時(shí)通知接站的用車和確認(rèn)司機(jī)的聯(lián)系電話、車型及接站人員會(huì)議所在酒店和會(huì)務(wù)組房間號(hào)；同時(shí)與會(huì)議主辦方聯(lián)系告知會(huì)務(wù)工作人員已經(jīng)入住酒店。在入住酒店后須將會(huì)議的名稱和報(bào)到地點(diǎn)、乘車方式、酒店聯(lián)系電話、會(huì)務(wù)組所在房間通知辦公室職守人員

二、會(huì)議報(bào)到前準(zhǔn)備工作

1、入住酒店的工作人員須將會(huì)務(wù)組房間布置好以便會(huì)議報(bào)到時(shí)使用；同時(shí)與酒店各個(gè)相關(guān)部門協(xié)調(diào)好會(huì)議細(xì)節(jié)問題（如：會(huì)議用布標(biāo)、水牌、會(huì)議室、餐廳的情況）；將會(huì)務(wù)組標(biāo)識(shí)張貼好在容易看到的地方。

2、詳細(xì)了解本會(huì)議所用場(chǎng)所的位置【如:餐廳、會(huì)議室、會(huì)務(wù)組老師和講課老師所用的房間】。

3、相關(guān)會(huì)議使用設(shè)備的準(zhǔn)備情況【如：會(huì)場(chǎng)布置情況、多媒體投影儀】。

三、會(huì)議期間的工作

1、會(huì)議在報(bào)到期間最重要的是【收費(fèi)】。在收費(fèi)過程中必須細(xì)致、準(zhǔn)確、書面登記。

收費(fèi)過程中必須嚴(yán)格按程序操作，及：

（1）確定學(xué)員情況

（2）根據(jù)情況計(jì)算應(yīng)交費(fèi)用

（3）填寫收費(fèi)【收據(jù)】不撕！

（4）收款

（5）將收據(jù)撕下交于學(xué)員

（6）填寫報(bào)到表。

2、在出現(xiàn)收費(fèi)后，收據(jù)已開出的情況下；學(xué)員行程出現(xiàn)變化必須在【原收據(jù)】的基礎(chǔ)上進(jìn)行加注或更改，更改后的內(nèi)容必須有客人簽字和日期。

四、會(huì)議期間注意問題

1、會(huì)務(wù)組必須始終保持整潔、干凈和安靜的環(huán)境。

2、會(huì)務(wù)組所用的書面文件需保存完好。

3、會(huì)務(wù)款的支出或相互來往必須以書面形式體現(xiàn)；及相互出據(jù)憑證。

4、.各人會(huì)務(wù)款必須保管好，做到每天進(jìn)行清點(diǎn)，保險(xiǎn)安全的寄存

接待工作的流程

接待工作的流程，接待工作其實(shí)就是看起來簡(jiǎn)單，但卻是直接關(guān)系到他人對(duì)我們的一個(gè)印象，這是至關(guān)重要的，也是我們不可忽視的部分，接待工作一定要規(guī)范，以下了解接待工作的流程。

1、了解情況。當(dāng)受領(lǐng)接待任務(wù)后，首先弄清對(duì)方的人數(shù)、職務(wù)、乘坐車種（車次）、航班到達(dá)時(shí)間、來的意圖、可能停留的時(shí)間及我方領(lǐng)導(dǎo)在接待方面的意圖和要求。

2、安排食宿。根據(jù)了解到的情況，及時(shí)與管理部門一起相應(yīng)地安排房間，并督促服務(wù)人員搞好室內(nèi)衛(wèi)生，準(zhǔn)備好冷熱水等；根據(jù)已確定的伙食標(biāo)準(zhǔn)，預(yù)先通知管理部門和招待所，安排好就餐。

3、接站（機(jī)）。根據(jù)客人乘座的車次（航班）時(shí)間，提前到車站（機(jī)場(chǎng)）迎接，幫助客人拿好行禮，引導(dǎo)客人出站乘車。

4、迎接。事先在來人預(yù)定到達(dá)的位置等候，客人到達(dá)后，要熱情相迎，主動(dòng)作自我介紹，引導(dǎo)客人到宿舍洗漱和休息。

5、引見。客人安排就緒后，及時(shí)向單位有關(guān)首長報(bào)告，雙方領(lǐng)導(dǎo)接觸時(shí)，必要的情況下，接待人員要向?qū)Ψ浇榻B我方領(lǐng)導(dǎo)的身份。

6、掌握活動(dòng)情況。了解和征求上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來到后活動(dòng)的方式和工作安排，做到心中有數(shù)。

7、準(zhǔn)備好活動(dòng)場(chǎng)所。事先通知雙方有關(guān)人員，督促我方服務(wù)人員搞好保障。

8、就餐。計(jì)算好就餐人數(shù)，并事先通知我方陪餐人員，必要時(shí)要安排好就餐桌次和坐次。

9、安排好課余活動(dòng)。根據(jù)客人的興趣愛好，提前考慮安排好課余時(shí)間的文娛活動(dòng)。

10、預(yù)定返程票。提前了解客人離去的日期，預(yù)定好車票。

11、送行。預(yù)先準(zhǔn)備好車輛，通知我方領(lǐng)導(dǎo)送行。

12、通知接站單位。及時(shí)通知客人去往單位迎接。

13、做好收尾工作。及時(shí)與有關(guān)部門結(jié)清賬目，做到客人送走，事情辦完。

擴(kuò)展資料

做好接待工作應(yīng)注意的問題

1、工作一定要很細(xì)。做好接待工作要腦勤、嘴勤、腿勤，要想得很細(xì)，做得很實(shí)。接待中許多問題往往都出在一個(gè)“粗”字上，所以，搞接待一定要細(xì)之又細(xì)，切不可粗枝大葉。

2、態(tài)度一定要熱情。不管來訪者身份高低、“牌子”大小，一定要笑臉相迎，歡顏相送，使來訪者有入門三分暖，好似“賓至如家”之感。

3、接待要有針對(duì)性。接待工作是一門科學(xué)，有很多學(xué)問，被接待的人員興趣不同、愛好各異，要有的放矢，區(qū)別情況，有針對(duì)性地搞接待。

如何做好接待工作？

確定接待的人數(shù)，做接待的準(zhǔn)備工作時(shí)，先確定對(duì)方的人數(shù)，再來準(zhǔn)備招待的茶水、席坐等方面的物資

確定到達(dá)時(shí)間，確定好對(duì)方到達(dá)的時(shí)間，以及迎接的人員、指引的人員，務(wù)必做到禮貌熱情周到

對(duì)方的職務(wù)，了解對(duì)方的職務(wù)，對(duì)接待的規(guī)格、席坐的安排、陪同人員等方面，都要根據(jù)對(duì)方的職務(wù)做相應(yīng)的安排

客戶抵達(dá)之前，單位的環(huán)境要徹底打掃，做到窗明幾凈，如果客戶很重要，最好添加一些鮮花、綠植等，美化一下

員工形象，如果單位有工作服，最好同一整齊，沒有工作服的也要先交代，穿著符合接待標(biāo)準(zhǔn)，前臺(tái)客服等人員最好統(tǒng)一服裝

路線，提前開會(huì)，各部門員工知悉，接待的行程中最好不要有外部干擾，有事情可以提前或推后處理，接待的路線也要規(guī)劃好，車輛安排、秩序等方面協(xié)調(diào)好

會(huì)場(chǎng)布置，一般接待后面都會(huì)有會(huì)議，領(lǐng)導(dǎo)的席位安排，開會(huì)的資料物品提前準(zhǔn)備好，投影儀、電腦等先調(diào)試好確保無誤，茶水、服務(wù)人員等，以及接待的注意事項(xiàng)，事先做好培訓(xùn)

如果對(duì)方的行程是一天以上，餐飲住宿方面的安排提前訂好，招待的方案及預(yù)算提前匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)

注意事項(xiàng)

接待工作是跟隨對(duì)方的'身份、人數(shù)、工作性質(zhì)、行程還有雙方的從屬關(guān)系等方面而有相應(yīng)的變化和調(diào)整

辦公室接待工作流程的規(guī)范

一、目的

“外交無小事”，“接待無小事”，接待作為辦公室工作的重要組成部分，是展示公司形象，反映企業(yè)精神、企業(yè)文化的一項(xiàng)重要內(nèi)容，為樹立公司良好形象，擴(kuò)大公司對(duì)外聯(lián)系和交流，更好的展示企業(yè)文化，為進(jìn)一步規(guī)范接待工作，特針對(duì)辦公室接待工作流程作出規(guī)范。

二、原則

本著“熱情禮貌，服務(wù)周到，厲行節(jié)約，對(duì)口接待”的原則。

三、管理

辦公室為公司接待工作的對(duì)口管理部門，負(fù)責(zé)接待工作的安排和管理，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實(shí)接待任務(wù)，提供后勤服務(wù)和保障。

四、接待流程

1、總體工作安排

接到客人到訪通知后，根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)安排及到訪客人單位、職務(wù)及到訪目的等具體情況，確定接待級(jí)別，級(jí)別可暫分為A、B、C三種級(jí)別的接待，根據(jù)接待級(jí)別，擬定接待方案，具體安排相關(guān)接待人員，做好接待前的準(zhǔn)備工作。

A級(jí)為一級(jí)接待標(biāo)準(zhǔn)，一般為總經(jīng)理陪同重要客人到訪；

B級(jí)為二級(jí)接待標(biāo)準(zhǔn)，一般為副總經(jīng)理、等公司領(lǐng)導(dǎo)陪同到訪客人；

C級(jí)為三級(jí)接待標(biāo)準(zhǔn)，一般為相關(guān)對(duì)口部門領(lǐng)導(dǎo)或人員到訪，按照領(lǐng)導(dǎo)要求做好接待工作。

2、接站安排

接到客人來訪通知后，辦公室應(yīng)在客人來訪前一天提前做好車輛接站安排，確定接站時(shí)間、地點(diǎn)、客人的聯(lián)系方式，做好出車前的車輛清潔、安全檢查工作，并配備礦泉水、濕巾等所需用品。負(fù)責(zé)接站司機(jī)必須提前半小時(shí)到接車地點(diǎn)，如客人首次到訪，必要時(shí)打印接站牌。

3、住宿安排

根據(jù)接待級(jí)別，安排合適的入住地點(diǎn)，提前做好房間預(yù)定，必要時(shí)需提前前往酒店落實(shí)入住房間情況，包括要求酒店前臺(tái)人員做好房卡，開通電話外線業(yè)務(wù)，擺放洗漱包、茶葉、干果、香煙等接待用品，并提前做好客人房間分配工作。

4、宣傳工作安排

接到客人來訪通知后，根據(jù)客人情況與接待級(jí)別，收集相關(guān)資料，設(shè)計(jì)并制作公司宣傳欄及廣告機(jī)歡迎字幕；客人到訪后，做好跟隨參觀、會(huì)議拍照攝影等相關(guān)工作。

5、參觀安排

接到客人來訪通知后，提前通知公司相關(guān)各部門根據(jù)接待級(jí)別開展參觀接待的準(zhǔn)備工作。

客人到訪公司前，需提前通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及接待人員前往迎接，參觀過程中接待人員做好服務(wù)，拍照及攝影，并及時(shí)調(diào)配好接送車輛。

6、會(huì)議安排

辦公室在客人到訪的前一天做好相關(guān)資料、鮮花、水果、茶葉、筆記本、紙、簽字筆等準(zhǔn)備工作，打印好會(huì)議列席人員的坐席牌，準(zhǔn)備好筆記本電腦，做好歡迎字幕的投影，檢查會(huì)議室及周邊衛(wèi)生環(huán)境等一切會(huì)議準(zhǔn)備工作。

會(huì)議開始時(shí)，辦公室人員應(yīng)及時(shí)為客人添加茶水，間隔10-15分鐘加水；若同一批客人有幾天會(huì)議，則需更換水果品種，并做好會(huì)議室茶杯、煙灰缸等的清洗工作。

備注：主席臺(tái)及會(huì)議座位安排圖示。

7、就餐安排

根據(jù)接待客人級(jí)別提前安排酒店用餐，通知參加就餐人員，確定就餐人數(shù)，根據(jù)客人飲食口味、是否有忌口等提前點(diǎn)菜，并備好酒水、香煙等，安排車輛，及時(shí)接送。

備注：宴請(qǐng)客人坐席安排圖示

8、活動(dòng)安排

客人在公司期間，按照公司領(lǐng)導(dǎo)安排如需陪同客人到周邊游玩，接待人員須提前確定游玩路線，安排景區(qū)導(dǎo)游，就餐地點(diǎn)，出行車輛等，并準(zhǔn)備好相機(jī)、濕巾、礦泉水、雨傘等，游玩過程中根據(jù)客人需要服務(wù)到位，安排好整個(gè)出行游玩活動(dòng)。

9、返程安排

根據(jù)客人行程和需要，幫客人預(yù)定好返程機(jī)票或火車票，準(zhǔn)備饋贈(zèng)禮品，安排車輛安全送至出發(fā)點(diǎn)，接待人員做好酒店的退房等后續(xù)工作

五、接待禮儀

1、儀表：面容清潔，衣著得體。

2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。

3、言語：語氣溫和，禮貌文雅。

4、態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。

5、接收名片：以恭敬態(tài)度雙手接收，看后鄭重收入口袋。

6、引領(lǐng)：通常走在客人右前方，不時(shí)左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸手示意。

7、進(jìn)電梯時(shí)：引領(lǐng)客人先進(jìn)、先出，及時(shí)按電梯。

六、注意事項(xiàng)

接待過程中涉及機(jī)要事物、重要會(huì)議等特殊情況下，要特別注意保密，接待中既要得當(dāng)介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，對(duì)不宜拍照攝影的場(chǎng)合，應(yīng)持委婉態(tài)度向參觀人員說明。

七、總結(jié)

接待工作完成之后，應(yīng)及時(shí)總結(jié)工作中存在的問題，善于發(fā)現(xiàn)工作中存在的不足，敢于建議工作中需要改進(jìn)的地方，力求做到精益求精，為公司發(fā)展貢獻(xiàn)我們的力量

行政會(huì)議接待，Rukia's Manual

一、接待準(zhǔn)備階段工作流程

接收接待信息：

1.確保相關(guān)責(zé)任人知曉嘉賓來訪事項(xiàng)。

2.及時(shí)落實(shí)來訪對(duì)接聯(lián)絡(luò)人及聯(lián)系方式。

3.確定來訪時(shí)間。

4.了解來訪目的（eg：考察交流）可以詢問對(duì)方聯(lián)絡(luò)人是否有會(huì)議資料需要提前拷貝。

注意：a.編寫會(huì)議議程時(shí)，涉及保密內(nèi)容需要回避。

b.注意措辭：一般上級(jí)單位為“指導(dǎo)”，平級(jí)單位為“交流”。

5.了解來訪人員信息（包含單位/部門、職務(wù)、人數(shù)等)。確定來訪人員的職位，邀請(qǐng)本公司相應(yīng)職位的領(lǐng)導(dǎo)參與接待。（只多不少）

6.確認(rèn)是否安排住宿、接送機(jī)/站、用餐，至少提前一天確認(rèn)。

二、確定接待責(zé)任部門，明確責(zé)任人：

責(zé)任人需要全程負(fù)責(zé)接待任務(wù)，一般情況下，來訪嘉賓沒有離開前，接待人員不宜隨意更改。確定訪客的各項(xiàng)需求后，向領(lǐng)導(dǎo)（接待責(zé)任人）進(jìn)行請(qǐng)示，并請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)是否安排會(huì)議室、公司參觀講解、歡迎大屏、攝影口、禮品、以及餐敘環(huán)節(jié)。

三、確定接待方案，根據(jù)來訪人員級(jí)別不同，安排不同標(biāo)準(zhǔn)的接待安排。原則上提前一天落實(shí)所有接待事項(xiàng)。

1.住宿、餐飲、接待陪同人員、接待車輛、會(huì)場(chǎng)布置、禮品門等都可視具體情況來定。

2.請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)是否安排歡迎大屏、席卡、公司宣傳冊(cè)、會(huì)議簽到牌、海報(bào)展架等宣傳物料。

3.如果我方有會(huì)議材料需要提前收集，并在會(huì)前提前調(diào)試媒體設(shè)備!

四、制定接待WBS及日程安排，發(fā)送至各責(zé)任人。

1.制定WBS將整個(gè)接待流程做簡(jiǎn)單描述，以及涉及相關(guān)責(zé)任人的工作職責(zé)均分配到個(gè)人，并交由負(fù)責(zé)此次接待級(jí)別最高的參會(huì)人員審批。審批通過后，將該WBS及日程安排發(fā)送給相關(guān)接待人員及相關(guān)部門責(zé)任人，以及參與會(huì)議的宣傳人員及其他工作人員。

2.涉及黨政機(jī)關(guān)接待，WBS中不得出現(xiàn)“宴請(qǐng)”、“晚宴”等字眼，可使用“餐敘”、“工作餐”等話術(shù)，用餐地點(diǎn)使用另行短信通知代替，用餐信息可使用短信發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

3.WBS中要明確接待及陪同參觀人員攝影人員、陪同就餐人員等相關(guān)責(zé)任人。其中攝影人員需全程參加，并提神確定合影位置及時(shí)間。（涉及團(tuán)體合影需提前確認(rèn)站位，根據(jù)人數(shù)提前擺放站架或椅子。）

4.提醒陪同人員注意著裝，佩戴工作牌等。

接待進(jìn)行階段工作流程：

五、門廳迎接來訪人員：

1.提前預(yù)留車位，或者電梯控梯等。在來訪嘉賓抵達(dá)10分鐘前，接待人員在門廳準(zhǔn)備迎接。

2.接待人員在陪同高層領(lǐng)導(dǎo)見嘉賓之前，提前告知高層領(lǐng)導(dǎo)來訪人員的級(jí)別及相關(guān)工作性質(zhì)。

3.在嘉賓抵達(dá)時(shí)，接待人員主動(dòng)引導(dǎo)我方高層領(lǐng)導(dǎo)與重要嘉賓寒暄。

六、座談交流：

1.如安排公司參觀，則先進(jìn)行講解參觀。

2.涉及黨政重要機(jī)關(guān)來訪，利用重要嘉賓參觀期間，可請(qǐng)對(duì)方聯(lián)絡(luò)人（如辦公室主任、秘書長等）到會(huì)議室再次確認(rèn)會(huì)場(chǎng)、就餐包間布置（特別注意席卡坐次），涉及臨時(shí)增加人員，利用此時(shí)間加席卡。

3.根據(jù)參觀時(shí)間做預(yù)判，提前5分鐘確認(rèn)是否備好茶水，不建議提前太久（茶水冷掉）或嘉賓就座后倒水（注意開水不要濺到嘉賓）。

4.根據(jù)會(huì)議接待性質(zhì)安排會(huì)務(wù)服務(wù)人員，會(huì)務(wù)秘書需要做好會(huì)議記錄，錄音等事項(xiàng)。涉及機(jī)密內(nèi)容，會(huì)務(wù)服務(wù)人員由內(nèi)部安排。

5.會(huì)議結(jié)束前10分鐘，安排引導(dǎo)人員就位。如需合影則根據(jù)需要提前安排好站架或椅子。接待結(jié)束階段工作流程

七、會(huì)后工作：

1.及時(shí)整理相關(guān)材料，包括會(huì)議紀(jì)要、接待總結(jié)、合影及宣傳物料，發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

2.做好會(huì)議督辦工作，跟蹤落實(shí)事項(xiàng)。

3.對(duì)接宣傳人員做好會(huì)后報(bào)道。

4.如有回函和費(fèi)用結(jié)算等事項(xiàng)也需要盡快完成。

【溫馨提示】本次分享的辦公會(huì)議接待流程和辦公會(huì)議接待流程怎么寫的問題是否解決了您的問題，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議收費(fèi)，青島會(huì)議旅游，青島會(huì)議酒店，青島會(huì)議主持人，青島會(huì)議場(chǎng)地，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。