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一、會議報道之前的工作
1、與會議主辦單位確認會議的報到日期、會議名稱、會議用水牌和布標、到會的大致人數、使用會議室的日期和會議室擺設方式、會務組老師（或工作人員）到達日期（確認航班或車次）、會務組的會議要求（會議主辦單位內容，到會講課老師的安排和待遇、接送問題、酒店住宿安排、講課的時間、有關會議安排的細節問題、會后考察的具體行程安排）；同時提供所掌握的酒店情況給會議的老師以供其參考，在推薦酒店的過程中需要注意選擇的酒店的價格在符合會議要求的范圍內。
2、在上述情況落實后盡快將所選酒店訂妥（房間、餐標、會議室價格按天計算、酒店位置），落實在會議報到日期接站所用車輛和聯系方式（需根據報到人數安排相應接站用車）；落實會后考察行程的用車、導游、火車票、飛機票、地接社（只是提前進行大致預訂）。
▲會議場地要求：9個多媒體教室；容納2-300人左右
3、在酒店預訂完畢后，將酒店的大致情況以書面的形式將傳真件發送至主辦方，尤其是將酒店的具體準確的所在地理位置和從機場或火車站出發到達酒店的乘車（公交車）方式告知會議主辦方；同時可再次與對方確認會議報到人數和日程安排有無變化或是更改。
4、第三項（3、）工作完畢后可向行程用車單位或個人、導游、機車票、地接社作出相對準確的答復，以便對方作出相應的安排和接會準備。
5、準備會議所用相關用具（會議在酒店或團隊車輛使用的各類標識、簽到登記的表格、文具用品、學習資料袋【包括：筆記本、筆、文件袋】、預訂返程交通所用表格和車次時刻表、相應的返程交通價格表、會后考察的紀念品【禮品】、座簽牌）同時通知會議用酒店此次會議的名稱和對于提前到達的學員如何安排住宿。
6、通知酒店，會務工作人員需要提前一天【也可根據到會人員的情況而定】進駐酒店并準備會務組用房；同時通知接站的用車和確認司機的聯系電話、車型及接站人員會議所在酒店和會務組房間號；同時與會議主辦方聯系告知會務工作人員已經入住酒店。在入住酒店后須將會議的名稱和報到地點、乘車方式、酒店聯系電話、會務組所在房間通知辦公室職守人員
二、會議報到前準備工作
1、入住酒店的工作人員須將會務組房間布置好以便會議報到時使用；同時與酒店各個相關部門協調好會議細節問題（如：會議用布標、水牌、會議室、餐廳的情況）；將會務組標識張貼好在容易看到的地方。
2、詳細了解本會議所用場所的位置【如:餐廳、會議室、會務組老師和講課老師所用的房間】。
3、相關會議使用設備的準備情況【如：會場布置情況、多媒體投影儀】。
三、會議期間的工作
1、會議在報到期間最重要的是【收費】。在收費過程中必須細致、準確、書面登記。
收費過程中必須嚴格按程序操作，及：
（1）確定學員情況
（2）根據情況計算應交費用
（3）填寫收費【收據】不撕！
（4）收款
（5）將收據撕下交于學員
（6）填寫報到表。
2、在出現收費后，收據已開出的情況下；學員行程出現變化必須在【原收據】的基礎上進行加注或更改，更改后的內容必須有客人簽字和日期。
四、會議期間注意問題
1、會務組必須始終保持整潔、干凈和安靜的環境。
2、會務組所用的書面文件需保存完好。
3、會務款的支出或相互來往必須以書面形式體現；及相互出據憑證。
4、.各人會務款必須保管好，做到每天進行清點，保險安全的寄存
1)會場工作人員必須服從上級領導的安排，按照企業規定行事，如實匯報工作，維護上級的威信。遇到問題應及時請示，主動履行職責，細心觀察，善于分析，努力提升服務水平，勇于承擔責任。
2)尊重同事，與同事友好相處，通過友好的態度和舉止建立信任和友誼。
3)協調友鄰部門，會議接待服務需要各部門的協作。要有全局觀念，從整體出發，不能只考慮個人利益，將整體利益放在首位，以協調各方資源，共同完成工作。
4)代表到前臺簽到時，工作人員要起立，熱情接待。與客人交談時，態度要自然大方，避免生硬粗魯，展現出友好和專業的形象。
5)酒店門口迎接服務的順序原則上按照先主賓，后隨員，先女賓、后男賓的順序。幫助客人將行李送到簽到臺或前臺，協助辦理簽到手續。
6)保持日常工作的環境安靜，搬動家具或辦公用品時避免發出過大聲響。禁止大聲喧嘩、開玩笑、聊天、哼唱歌曲。對客人的呼喚不應聲音過高，距離較遠時可通過點頭示意。對擾亂室內安靜的行為要婉言勸止。
7)當客人尋求幫助時，如客人是站立狀態，工作人員應起立，用溫和耐心語氣回應。處理問題時，語氣要委婉，如無法立即解決問題，不要輕易允諾，可表示將向相關人員請示后回復，并記下客人的聯系方式，以便及時答復。
8)舉止要莊重、文明，無論站立或坐著，姿勢要端正。交談時不要用物品指著對方，也不要抓頭、搔癢、剔牙。不要邊嚼口香糖邊和客人交談。
9)陪客人乘電梯時，要伸手示意請進電梯，對老弱病殘者，要主動攙扶。
10)如有事需要進入客人房間，需先輕輕敲兩下門或按兩下門鈴。如無回應，可重復一次，敲門和按鈴不宜過急，待對方開門允許后方可進入，不可冒然闖入。
11)會場工作人員應遵守服飾禮儀。
行政會議接待，Rukia's Manual
一、接待準備階段工作流程
接收接待信息：
1.確保相關責任人知曉嘉賓來訪事項。
2.及時落實來訪對接聯絡人及聯系方式。
3.確定來訪時間。
4.了解來訪目的（eg：考察交流）可以詢問對方聯絡人是否有會議資料需要提前拷貝。
注意：a.編寫會議議程時，涉及保密內容需要回避。
b.注意措辭：一般上級單位為“指導”，平級單位為“交流”。
5.了解來訪人員信息（包含單位/部門、職務、人數等)。確定來訪人員的職位，邀請本公司相應職位的領導參與接待。（只多不少）
6.確認是否安排住宿、接送機/站、用餐，至少提前一天確認。
二、確定接待責任部門，明確責任人：
責任人需要全程負責接待任務，一般情況下，來訪嘉賓沒有離開前，接待人員不宜隨意更改。確定訪客的各項需求后，向領導（接待責任人）進行請示，并請示領導是否安排會議室、公司參觀講解、歡迎大屏、攝影口、禮品、以及餐敘環節。
三、確定接待方案，根據來訪人員級別不同，安排不同標準的接待安排。原則上提前一天落實所有接待事項。
1.住宿、餐飲、接待陪同人員、接待車輛、會場布置、禮品門等都可視具體情況來定。
2.請示領導是否安排歡迎大屏、席卡、公司宣傳冊、會議簽到牌、海報展架等宣傳物料。
3.如果我方有會議材料需要提前收集，并在會前提前調試媒體設備!
四、制定接待WBS及日程安排，發送至各責任人。
1.制定WBS將整個接待流程做簡單描述，以及涉及相關責任人的工作職責均分配到個人，并交由負責此次接待級別最高的參會人員審批。審批通過后，將該WBS及日程安排發送給相關接待人員及相關部門責任人，以及參與會議的宣傳人員及其他工作人員。
2.涉及黨政機關接待，WBS中不得出現“宴請”、“晚宴”等字眼，可使用“餐敘”、“工作餐”等話術，用餐地點使用另行短信通知代替，用餐信息可使用短信發送給相關領導。
3.WBS中要明確接待及陪同參觀人員攝影人員、陪同就餐人員等相關責任人。其中攝影人員需全程參加，并提神確定合影位置及時間。（涉及團體合影需提前確認站位，根據人數提前擺放站架或椅子。）
4.提醒陪同人員注意著裝，佩戴工作牌等。
接待進行階段工作流程：
五、門廳迎接來訪人員：
1.提前預留車位，或者電梯控梯等。在來訪嘉賓抵達10分鐘前，接待人員在門廳準備迎接。
2.接待人員在陪同高層領導見嘉賓之前，提前告知高層領導來訪人員的級別及相關工作性質。
3.在嘉賓抵達時，接待人員主動引導我方高層領導與重要嘉賓寒暄。
六、座談交流：
1.如安排公司參觀，則先進行講解參觀。
2.涉及黨政重要機關來訪，利用重要嘉賓參觀期間，可請對方聯絡人（如辦公室主任、秘書長等）到會議室再次確認會場、就餐包間布置（特別注意席卡坐次），涉及臨時增加人員，利用此時間加席卡。
3.根據參觀時間做預判，提前5分鐘確認是否備好茶水，不建議提前太久（茶水冷掉）或嘉賓就座后倒水（注意開水不要濺到嘉賓）。
4.根據會議接待性質安排會務服務人員，會務秘書需要做好會議記錄，錄音等事項。涉及機密內容，會務服務人員由內部安排。
5.會議結束前10分鐘，安排引導人員就位。如需合影則根據需要提前安排好站架或椅子。接待結束階段工作流程
七、會后工作：
1.及時整理相關材料，包括會議紀要、接待總結、合影及宣傳物料，發送給相關領導。
2.做好會議督辦工作，跟蹤落實事項。
3.對接宣傳人員做好會后報道。
4.如有回函和費用結算等事項也需要盡快完成。
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