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行政會議接待，Rukia's Manual
一、接待準備階段工作流程
接收接待信息：
1.確保相關責任人知曉嘉賓來訪事項。
2.及時落實來訪對接聯絡人及聯系方式。
3.確定來訪時間。
4.了解來訪目的（eg：考察交流）可以詢問對方聯絡人是否有會議資料需要提前拷貝。
注意：a.編寫會議議程時，涉及保密內容需要回避。
b.注意措辭：一般上級單位為“指導”，平級單位為“交流”。
5.了解來訪人員信息（包含單位/部門、職務、人數等)。確定來訪人員的職位，邀請本公司相應職位的領導參與接待。（只多不少）
6.確認是否安排住宿、接送機/站、用餐，至少提前一天確認。
二、確定接待責任部門，明確責任人：
責任人需要全程負責接待任務，一般情況下，來訪嘉賓沒有離開前，接待人員不宜隨意更改。確定訪客的各項需求后，向領導（接待責任人）進行請示，并請示領導是否安排會議室、公司參觀講解、歡迎大屏、攝影口、禮品、以及餐敘環節。
三、確定接待方案，根據來訪人員級別不同，安排不同標準的接待安排。原則上提前一天落實所有接待事項。
1.住宿、餐飲、接待陪同人員、接待車輛、會場布置、禮品門等都可視具體情況來定。
2.請示領導是否安排歡迎大屏、席卡、公司宣傳冊、會議簽到牌、海報展架等宣傳物料。
3.如果我方有會議材料需要提前收集，并在會前提前調試媒體設備!
四、制定接待WBS及日程安排，發送至各責任人。
1.制定WBS將整個接待流程做簡單描述，以及涉及相關責任人的工作職責均分配到個人，并交由負責此次接待級別最高的參會人員審批。審批通過后，將該WBS及日程安排發送給相關接待人員及相關部門責任人，以及參與會議的宣傳人員及其他工作人員。
2.涉及黨政機關接待，WBS中不得出現“宴請”、“晚宴”等字眼，可使用“餐敘”、“工作餐”等話術，用餐地點使用另行短信通知代替，用餐信息可使用短信發送給相關領導。
3.WBS中要明確接待及陪同參觀人員攝影人員、陪同就餐人員等相關責任人。其中攝影人員需全程參加，并提神確定合影位置及時間。（涉及團體合影需提前確認站位，根據人數提前擺放站架或椅子。）
4.提醒陪同人員注意著裝，佩戴工作牌等。
接待進行階段工作流程：
五、門廳迎接來訪人員：
1.提前預留車位，或者電梯控梯等。在來訪嘉賓抵達10分鐘前，接待人員在門廳準備迎接。
2.接待人員在陪同高層領導見嘉賓之前，提前告知高層領導來訪人員的級別及相關工作性質。
3.在嘉賓抵達時，接待人員主動引導我方高層領導與重要嘉賓寒暄。
六、座談交流：
1.如安排公司參觀，則先進行講解參觀。
2.涉及黨政重要機關來訪，利用重要嘉賓參觀期間，可請對方聯絡人（如辦公室主任、秘書長等）到會議室再次確認會場、就餐包間布置（特別注意席卡坐次），涉及臨時增加人員，利用此時間加席卡。
3.根據參觀時間做預判，提前5分鐘確認是否備好茶水，不建議提前太久（茶水冷掉）或嘉賓就座后倒水（注意開水不要濺到嘉賓）。
4.根據會議接待性質安排會務服務人員，會務秘書需要做好會議記錄，錄音等事項。涉及機密內容，會務服務人員由內部安排。
5.會議結束前10分鐘，安排引導人員就位。如需合影則根據需要提前安排好站架或椅子。接待結束階段工作流程
七、會后工作：
1.及時整理相關材料，包括會議紀要、接待總結、合影及宣傳物料，發送給相關領導。
2.做好會議督辦工作，跟蹤落實事項。
3.對接宣傳人員做好會后報道。
4.如有回函和費用結算等事項也需要盡快完成。
會議接待流程及標準如下：
一、會前。
1．與會議主辦方洽談。
2．提供會議所需要的.機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息。并制定完備的會議預案書給會議方。
3．派專人協助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況。
4．確定方案，簽訂合同，預付定金。
二．會中。
1．會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、攻關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。
2．會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。
3．會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。
4．會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。
5．會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（回民）的確認。
6．會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。
7．會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。
8．會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。
三．會后。
1．結帳：提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明，專人與客戶進行核對并結帳。
1、選好場地，布置會場，擺坐簽。（特別要注意坐簽的擺放，會標的規范）。
2、寫好會議流程，下發會議邀請或會議通知（會議流程里包含會議時間、地點、參會人員、發言次序及會上安排的其他活動等。）
3、安排會務人員，如需寫材料或有電子文檔演示之類要先準備好材料。（注：會務人員包括簽到、接待、倒茶、發材料等人員）
既然是兩百多人的研討會，主辦單位要主要考慮會議時間和公平交流問題。200多人圓桌會議估計不行，不用圓桌一般就有主次，要注意不能顧此失彼。
會議主持人要控制好發言時間，為保證交流效果，每場演講發言的時間設定為30-45分種，但可依據實際情況縮減。
暫時想到這么多。
【溫馨提示】關于會議接待的安排及注意事項有哪些，會議接待流程及標準的介紹，部分內容來自網絡，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議設備，青島會議接送，青島會議住宿，青島會議場地，青島會議模特，青島會議公司策劃，青島會議接待服務等。