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方案是從目的、要求、方式、方法、進度等都部署具體、周密，并有很強可操作性的計劃。以下是我精心收集整理的會議接待方案,下面我就和大家分享，來欣賞一下吧。
接待方案1
一、全程服務項目
1、展會策劃：各類展覽會、交易會、博覽會的策劃、組織及運作。
2、承辦各型企事業機構的專題會議、年會、禮儀、開業慶典、酒會、展示會等。
3、承辦在華的國際會議，包括行業、專業或專家會議等。
4、組織出國參加各類會議、預約會見、參觀、訪問等活動。
5、承辦各公司(廠礦)業務洽談會、訂貨會、新產品推廣會、集團公司董事會、獎評會、客戶聯誼會等。
6、承辦各種類型商務考察會議。
7、培訓類會議計劃實施。
8、承辦按照客戶自訂策劃方案舉辦的會議活動。
二、單項服務項目
1、會務服務：協助主辦單位選擇會議場所，為代表提供禮儀、公關、文秘服務，會議協調管理工作。
2、展覽展示：展臺搭建、會場布置、展具租賃、視頻音響設備租賃等。
3、會議接待：為參會代表提供接送站服務、會議代表簽到服務。
4、酒店預定：以優惠價格提供國內酒店預定服務，代訂各地優惠客房。
5、用餐安排：以特惠價格安排特色的餐飲服務，優價代購當地土特產。
6、票務服務：為參會代表提供各地返乘飛機票、火車票、船票預訂服務;會務展品的托運代辦，會議代表考察旅游結束地的善后服務。
7、娛樂安排：為代表安排富有當地特色的娛樂、活動項目。
8、會后參觀、訪問、旅游、考察等后勤服務。
接待方案2
1、心理準備
(1)“誠懇”的心，要讓對方感到自己是受到歡迎、得到重視的。
(2)合作精神?？吹酵略谡写腿?，要有主動協助的精神，不能認為不是自己的客人就不予理睬。
(3)具備一定的禮儀知識。特別注意在接待、洽談、宴請等方面的相關禮儀。
2、物質準備：物質準備包括環境準備和辦公用品準備，主要由總經辦負責。
(1)環境準備。全力打造清潔、整齊、明亮、美觀，無異味的接待環境。包括前臺、會客室、辦公室、走廊、樓梯等處。
(2)辦公用品準備。例如：前廳，為客人準備簡潔、色彩和諧的座椅。會客室，桌椅擺放整齊，桌面清潔，墻上掛上某次成功的大型公關活動的照片，桌上放一些介紹公司情況的資料，以提高公司的可信度。另外，茶具、茶葉、飲料要準備齊全。
3、業務知識和能力的準備，即企業的發展歷史、產品特點、規格、種類、各部門設置及領導職工的情況;還要準備一些較完備的資料，如當地賓館、名勝古跡、游覽路線、娛樂場所的名稱、地點、聯系方式，本市的政治、經濟、文化等情況。主要由行政部、市場營銷部負責。
4、了解來賓的基本情況，包括來賓的人數、姓名、性別、年齡、職務、民族及其宗教信仰等，以確定接待規格和制定接待計劃。主要由人事部、計劃部、財務部負責。
快速了解外賓的基本情況后，還需要根據實際情況做好以下三項主要準備工作：確定接待規格、擬定日程安排、提供經費列支。包括到機場或車站迎接得人員、迎接物品的種類及數量、專項陪同人員、全程陪同人員;宴請的規格、地點;住宿的賓館等級、房間標準等等。涉及到的具體內容有：(1)主要陪同人員;(2)主要工作人員;(3)住宿地點、標準、房間數量;(4)宴請時間、標準、人數;(5)會見、會談時間、地點、參與人員。
為了讓所有有關人員都準確地知道自己在此次接待活動中的任務，提前安排好自時間，保證接待工作順利進行，制定一份表格，內容如下，印發各有關人員：
1.人員安排表：包括時間、地點、事項、主要人員、陪同人員。
2.日程安排：包括日期、時間、活動內容、地點、陪同人員等內容，一般以表格的列出。
3.接待經費列支：
包括
(1)工作經費：租借會議室、打印資料等費用;
(2)住宿費;
(3)餐飲費;
(4)勞務費：講課、演講、加班等費用;
(5)交通費;
(6)參觀、游覽、娛樂費用;
(7)紀念品費;
(8)宣傳、公關費用;
(9)其他費用。
接待方案3
一、會議主題：
待定
二、會議時間：
20_年x月x日至20_年x月x日
三、會議地點：
_ x酒店。
四、環境布置
(一)會場外區域布置
酒店外圍環境：燈桿棋畫面、LED屏宣傳、燈箱畫面、空飄。
(二)會場內主要區域布置
1、機場、火車站相關內容橫幅、接機牌及鮮花。
2、下榻酒店(酒店大堂、入住房間、會議室、用餐餐廳)布置主題噴繪、水牌、導示牌、桌簽、插花及橫幅。
五、會議內容
第一板塊會議
(一)會議時間：20_年x月x日、x日、x日
(二)會議地點：待定(200人會議廳)
(三)會議內容：待定
(四)會議布置：1)課桌擺放：圍桌式或者課桌式擺放
2)會議鮮花：講臺花、胸花、桌花
3)會議用品：白紙、簽字筆、茶杯、紙巾
4)會場氛圍：水牌制作、背景噴繪畫面(x日、x日)無線麥若干、背景音樂、X展架
(五)會后合影：時間：在會議結束前，告知大家不要急于離場，按序下樓，在指定地點合影留念。
地點：凱賓斯基酒店外的階梯上(階梯取代椅子)
可以給領導安排座椅，座椅上有貼領導的名字，可以對號入座。
第二板塊晚宴
(一)晚宴時間：20_年x月x日晚(具體時間待定)
(二)晚宴地點：餐廳待定
(三)晚宴方式：圍桌形式或者自助餐形式
(四)晚宴布置：室外：空飄(8個)(空飄內容：)、懸掛彩旗、燈籠若干、大型噴繪展板(酒店外及圓形大廳內)。
室內：舞臺搭建、舞臺背景噴繪畫面、舞臺裝飾、冷焰安裝、燈光音響、特效。
餐桌布置：餐桌桌花、臺簽(晚宴安排內容介紹)
第三板塊會議接待
(一)工作內容
1、會議流程策劃;
2、編撰、印刷會議接待手冊;
3、機場、火車站等埠提供窗口接送機服務;
4、會議前期報名的接待、物品分發等;
6、協助酒店住宿、餐食服務等工作;
7、提供會議期間車輛的調配、服務工作;
8、提供機(車)票的訂購服務工作;
9、提供專業接待人員服務工作;
10、根據需要，提供其他公務活動服務工作;
11、提供物流、土特產品代購等其他服務工作;
(二)組織機構及職責
1、綜合協調組工作職責：
(1)負責總體接待方案的制定等文件編制工作;
(2)負責與會代表團信息收集、整理等對外聯系工作;
(3)負責與組委會內部的全面對接工作;
(4)負責落實省市、組委會領導的接機(車)安排;
(5)負責組織、牽頭一切有關接待工作的參與人員溝通、協調工作;
(6)負責接待服務手冊的編制工作;2、接待服務組
工作職責：
(1)負責嘉賓的接機工作，配有專業的大唐禮賓隊員手捧鮮花接機。
(2)負責對外具體聯系落實與會代表的初步行程、人數、往返時間、與會具體意向;
(3)負責為與會代表提供接待服務人員、住宿、餐飲、交通、內部會議組織、考察游覽、物流等其他會議服務;
(4)根據嘉賓的實際情況，具體提供接送機、車站安排;酒店房間安排;參加會議活動的詳盡日程安排;嘉賓的其他公務活動和三餐的具體安排;會議期間車輛的調配、機(車)票的訂購;接待服務人員的組織領導;
(5)負責協助嘉賓入住酒店之前的登記。(在接到嘉賓后，將事先準備好的房間鑰匙登記名稱后，交給入住嘉賓，并送嘉賓進入房間，房間內布置鮮花、茶歇、會議流程等)
(6)負責會同綜合協調組完成接待服務手冊的編制工作;
3、服務保障組
工作職責：
(1)負責接待服務組的有關活動安排，如：會議現場拍照、會前投影儀調試、檢查對方資料(PPT)是否統一拷貝、播放是否正常、速記安排、會議位置安排。
(2)負責本組工作人員的一切后勤保障工作。
第四板塊會后考察
一、會后考察：
1、如果會議結束后，該會組委會有安排會議考察，請提前確認人數和線路。我們會將出發時間、乘車地點及線路安排發放到每位嘉賓手里。
2、如果會后考察屬于自愿報名，酒店大廳將設有會后考察線路報名咨詢點。(費用自理)
二、當地游覽服務(20人或以上/車)(淡季報價)
1、東線一日游：兵馬俑，華清池，城墻，午餐價格：298/人;2、西線一日游：乾陵，永泰，法門寺文化景區午餐價格：380/人;3、市內一日游：城墻，碑林，大雁塔，午餐價格：210/人;以上報價包含門票、車費、導游服務費及30元標準中餐一次4、東線二日游：兵馬俑，華清池，華山，3正1早，華山3住宿，纜車上下價格：780/人5、北線二日游：黃帝陵，壺口瀑布，延安寶塔山，紀念館，棗園，楊家嶺，3正1早，延安三賓館住宿價格：958人
以上報價包含門票、車費、導游服務費及三酒店住宿一晚30元標準正餐三次，20元標準早餐一次。
二、其他服務：
如果您還有其他服務需要幫忙，我們將為您提供更好的服務。1、專業禮儀接待：按照規格提供專業禮儀或者大唐禮賓衛隊員。2、可提供代訂餐飲3、訂票服務：將提前收集各位參會嘉賓的返程信息，做以記錄后，將機票定好后，通知各位訂票嘉賓，告知可持身份證直接隨送機人員前往機場。接送機收費標準。
備注：會根據客戶航班到達時間進行統籌接機安排
接待方案4
(一)會前工作:
1、與會議主辦方洽談。
2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。
3、邀請會議主辦方實地考察會議舉辦場所。
4、與會議主辦方確認會議接待方案。
5、與會議主辦方簽訂會議接待合同，順便要定金。
6、準備會議資料。(含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文秘服務。)
(二)跟進工作:
1、機場、車站:專人、專車分批分時段按要求接站。
2、會議酒店現場:會議秘書分發會議資料，來客接待。
3、會議秘書協助會場布置及會場的會務服務。
4、會議秘書在會議接待(報到)處協助會務組確認和分發房間，確認VIP用房及整理記錄有關信息。協助分發會議禮品及房間派送水果等會務工作。
5、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。
6、提前確認會議代表(客戶)的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。
7、確認旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜(日程安排、房餐車導游等安排)。
8、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。
9、確認特殊客人(如偉大的領導少數民族代表、VIP、殘障代表及家屬等)的安排及接待工作。
10、協調會議期間的交通工具的安排。
11、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。
(三)會后工作:
1、會務服務的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。
2、會議資料、領導講話稿、、新聞報道資料的匯總結書工作及印刷代表通訊錄。
3、與會議主辦者的費用結算工作。
4、歡送代表工作。
(四)會議的籌備工作:
1、根據會議規模，確定接待規格。設定待規格。
2、發放會議通知和會議日程。會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯系方式等內容。通知后面要注意附回執，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了與會者問路的許多麻煩。
會議日程是會議活動在會期以內每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發放。
3、會場的布置。
會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。一般大型會議，根據會議內容，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，會議桌上可懸掛或擺放國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗干凈，擺放美觀、統一。坐席的配置要和會議的風格和氣氛統一，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法:圓桌型，如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領導一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。座次安排應注意來賓或上級領導與企業領導及陪同面對面做，來賓的領導應坐在朝南或朝門的正中位置，企業領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。因為為尊者享有優先知情權。教室型，這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為尊位。
(五)會議的接待禮儀:
一是會前檢查。這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。
二是提前進入接待崗位。接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態。一般的接待工作分以下幾個崗位。
1、簽到。設一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應蘸好墨汁后再遞上。簽到本應精致些，以便保存。如需要發放資料，應禮貌地雙手遞上。接待人員應經常向會議組織者匯報到會人數。
2、引座。簽到后。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室，由企業領導親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。
3、接待。與會者坐下后，接待人員應遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務。
(六)會議的服務禮儀:
1、所有員工統一外著公司西服套裝工作服，男士內穿藍色襯衣工作服，女士內穿白色襯衣工作服，服裝應完好、無污漬，扣子齊全，不漏扣、錯扣。打好領帶，配穿皮鞋，上衣袋不裝東西，褲袋少裝東西，并做到不挽袖口和褲腳。佩戴工號牌。2、接待時注意力集中，展現良好的精神狀態，無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。立姿端正，抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力，步幅適當，節奏適宜。3、避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等，實在難以控制時應側面回避。與領導、客人交談時，要神態專注，表情自然，表達得體，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃動和抓耳撓腮。4、會議進行中的服務盡量要做到穩重、大方。如果操作不慎，出了差錯，應不動聲色地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。5、服務會議應緊湊，不要出現冷場的局面。這就要求各個工作人員“嚴陣以待”，做好各項準備工作。6、要做好會后服務的準備。會議進行之中，就應為會后服務做好準備。如，會后要照相，就應提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準備。另外，會后的用車也應在會議結束前妥善安排。
(七)會后服務:
會議結束后，全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。
1、組織活動會議結束后，有時還會安排一些活動。如聯歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應有一位領導統一指揮和協調，而且這位領導要有很強的組織能力才能勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負其責，做好自己分擔的工作，以保證活動計劃的順利實施。
2、送別根據情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。
3、清理會議文件回收有關文件資料，整理會議紀要，會議總結。
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大型會議接待方案（一）
一、會前準備工作
1、組織會務班子、明確工作職責。大型會議還要制定詳細的會務工作方案。
2、發出會議通知。包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員范圍。
3、印刷會議日程，編排好會議程序，制定注意事項。
4、大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點。
5、大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。
6、會場布置、會場布置要充分體現會議氣氛。
（1）懸掛會標、徽記、旗幟登。
（2）設置主席臺，落實主席臺領導，安排座次，設置發言席，拜訪席簽、話筒，并保證音響效果。
（3）確定會議桌擺放形式，明確劃分分會場區域，并使與會者明確。
（4）保證照明、通風、錄音、錄像、空調設備齊全、有效。
（5）擺放適宜花卉。
7、后期服務工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫療保健、文化娛樂、安全保衛等做出細致安排。
8、做好會議發言、投票、發獎、集體照相等方面的準備工作。
9、進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。
二、會務組織與服務工作
1、會務人員提前1小時到達會場，反復檢查會場準備情況。
2、搞好會議簽到、材料分發。
3、落實主席臺領導、發言人是否到齊。
4、按預訂方案組織與會人員由前向后以此就座。
5、維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場；開會期間關閉手機，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。
6、做好會議紀錄，寫好會議簡報。
7、組織照相。
8、為與會人員預訂車、船、機票等。
三、會議善后工作
1、會議結束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。
2、組織送站。根據與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。
3、做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。
4、做好會議報道工作。
大型會議接待方案（二）
根據參加會議的人數不同、會議接待的準備工作的內容不同以及會議接待的方式不同，對會議的組織方法，禮儀要求也不同。
首先是會議的籌備工作。
根據會議規模，確定接待規格。
發放會議通知和會議日程。
會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯系方式等內容。通知后面要注意附回執，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。
會議日程是會議活動在會期以內每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發放。
選擇會場。
選擇會場，要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。最好是達到一下標準：
第一：大小要適中。會場太大，人數太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺；會場太小，人數過多，擠在一起，像鄉下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：“絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間?！?/p>
第二：地點要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應盡量把地點定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。
第三：附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠因為“上次會議是從這里開的，沒出什么問題，”就草率地認為“這回也會同樣順利”。否則，可能會造成損失。
第四：要有停車場?，F代社會召集會議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。
會場的布置。
會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。
一般大型的會議，根據會議內容，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕松盆景、盆花；為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗干凈，擺放美觀、統一。
坐席的配置要是和會議的'風格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：
①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領導一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業領導及陪同面對面做，來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置，企業最高領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。
②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數的會議。
③教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。
準備會議資料。
會務組應該準備有關會議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發放給與會者，方便于與會者的閱讀和做好發言準備。
會議前的接待禮儀。
會前檢查。
這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。
提前進入接待崗位。
接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態。一般的接待工作分以下幾個崗位。
①簽到。設一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應蘸好墨汁后再遞上。簽到本應精致些，以便保存。如需要發放資料，應禮貌地雙手遞上。接待人員應經常向會議組織者匯報到會人數。
②引座。簽到后。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室，由企業領導親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。
③接待。與會者坐下后，接待人員應遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務。
會議中的服務禮儀
會議進行中的服務要做到穩重、大方、敏捷、及時。
倒茶服務人員注意觀察每一位與會者，以便及時為期天茶水。到誰是動作輕盈、快捷、規范。杯蓋的內口不能接觸桌面，手指不能因在北口上，不能發生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開背蓋，右手吃水戶，將熱開水準確倒入杯里，不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差錯，應不動聲色地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。
其他服務會議按擬定的程序進行，應緊湊，不要出現冷場的局面。這就要求各個工作人員“嚴陣以待”，做好各項準備工作。如，會議進行第一項：全體起立、奏國歌。這是音響應立即播放出國歌。又如，大會宣布辦法榮譽證書，組織人員應迅速將受獎人員排好隊，禮儀小姐把領導從主席坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由領導頒發給受獎者。為使會場上的活動有條不紊，必要時應將有關人員組織起來進行模擬訓練，避免會場上出現混亂。
如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事，服務人員應走到他身邊，輕聲轉告他。如果要通知主席臺上的領導，最好用字條傳遞通知，避免無關人員在臺上頻繁走動和耳語，分散與會者注意力。
做好會后服務的準備。會議進行之中，就應為會后服務做好準備。如，會后要照相，就應提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準備。另外，會后的用車也應在會議結束前妥善安排。
會后服務
會議結束后，全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。
組織活動會議結束后，有時還會安排一些活動。如聯歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應有一位領導統一指揮和協調，而且這位領導要有很強的組織能力才能勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負其責，做好自己分擔的工作，以保證活動計劃的順利實施。
送別根據情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。
清理會議文件①根據保密原則，回收有關文件資料。②整理會議紀要。③新聞報道。④主卷歸檔。⑤會議總結
大型會議接待方案（三）
一、會前
1、與會議主辦方洽談，了解會議要求及所需服務項目。
2、提供會議所需要的航班、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息，并制定完備的會議預案書給會議方。
3、派專人協助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況。
4、確定方案，簽訂合同，預付定金。
二、會中
1、會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、公關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。
2、會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。
3、會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。
4、會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。
5、會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（回民）的確認。
6、會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。
7、會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。
8、會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。
三、會后
1、結帳：提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明，專人與客戶進行核對并結帳。
2、資料：會議后的資料收集，根據客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。
3、合影：會議期間參會人員集體合影，會議結束前沖印出來分發給每位與會人員以做留念。
我們對大型會議會場各個部分的布置進行介紹。
(1)講臺的布置。由于大型會議一般都有講臺，并且往往是會議的核心，所以講臺的布置也是大型會議講臺的重點...
無論是公司內部的例會，還是公司間的談判，都需要對會場進行適當的布置，更不用說是多方參加的大型會議了。當然，會議的性質和規模不同，對會場的布置要求也相應的大不相同。根據會議的性質，可以對會場進行如并塵洞下布置：絕枯
1．公司內部會議
公司內部的會議一般都在公司的會議室進行，所以需要對公司會議室進行與內部會議特點相應的會場布置，并且一旦布置完畢之后需要長期保持，這樣可以給予與會者一種熟悉而安全的感覺，好的會場布置可以促進與會者毫不分心地集中精神開好每次會議。會議室一般是一間寬敞、明亮且有一定隔音效果的獨立房間。房間正中應當擺放一張圓形或橢圓形的會議桌，并有若干張座椅圍繞在桌子周圍。主位應當在橢圓弧形的兩極位置，主位背后應避免有窗戶或門。因為在開會時通常成為與會者們的注視焦點，而窗戶或門又極容易吸引與會者們的注意力從而大大減弱了他們對主持者的注意力。
主持者背后一般為一些公司宗旨的語句或公司高層重要人物的題詞。另外，如果有投影儀，投影幕也應當放置在主持者的背后。會議室需要有一只掛鐘，一般掛在主持者對面的墻上，這樣可以讓主持者隨時掌握時間，控制會議的節奏。兩側的墻上可以有一些關于公司內容的照片或語錄，如果希望在會議上營造一種比較輕松的氣氛，也可以用一些優美的大張圖畫來代替。適當擺放一些盆栽植物。會議桌上要放一兩盆藝術鮮花或藝術絹花，盡量不放其他物品。以上均為會議室的必備布置，除此之外，還可以根據具體情況放置所需的其他物品，如，飲水設施、視聽設備、展示公司榮譽的櫥柜。當然，會議室不是展覽室，除了必不可少的以外物品理應越少越好。
2．公司間的談判
公司間談判的會場布置與普通會議室大致相同，但需要注意的是如果是兩方會談，最好是使用長方形或橢圓形的桌子，這樣可以讓雙方明顯的分為相對的兩邊，這樣可以增加談判的嚴肅性。如果是多方會談，就最好使用圓桌，以示平等。另外，桌子上的鮮花高度不要超過30厘米，以防遮擋雙方的視線。如果需要投影幕，一定不能放在某方的背后而應放在雙方的一側。其他注意事項與公司會議的會場布置基本一致。
3．大型會議
由于大型會議需要營造出莊嚴肅穆的氣氛，所以其會場布置較之其他會議要復雜一些，下面我們對大型會議會場各個部分的布置進行介紹。
（1）講臺的布置。由于大型會議一般都有講臺，并且往往是會議的核心，所以主席臺的布置也是大型會議會場布置的重點。講臺上的會議桌和座椅一般放置在臺上正中偏外一些的位置，一般需要鋪上臺布，上置鮮花、話筒、座簽、茶杯等各種臺上通常必備物品；如果有發言席，可以設在講臺座席左側位置并安置話筒；如果需要投影展示，應當在發言席后放置投影儀，但注意不要讓發言席擋住投影幕布；在主席臺的上方或背后懸掛寫有會議名稱的橫幅。
（2）會場整體布置。大型會議的會場門口處應有接待處或簽到處，簽到臺上切配置鮮花。美容保養在會場的兩邊有工作臺，提供材料、飲水及會間茶點；座位應有明顯的區分，如媒體席，VIP貴賓席等，或按照與會者的不同單位而分別有所區分；主持人，VIP貴賓應配戴胸花。為了烘托會議氣氛，根據會議主題在四周布置不同種類的藝術鮮花。如果需要進行錄像，在會場的中央偏前處放置攝影機。另外，還應特別注意安全出口的暢通和衛生間位置的清晰提示。
(摘自：花店的布置經驗分享區)
參考文獻：
1.夏青 2003《人性化的圖書館室內裝飾》
2.謝瑞琄 2003《活力造景-小空間的快速布置》
3.淑琴、陳貞吟 2008《從顧客參與驅動顧客忠誠之歷程模式》
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