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公司準(zhǔn)備舉辦大型會議，而作為會議接待工作人員的你是否對開會議的流程接待清楚呢?下面是我為你整理的大型會議接待流程，希望對你有幫助。
大型會議接待流程
一、會議報(bào)道之前的工作
1、與會議主辦單位確認(rèn)會議的報(bào)到日期、會議名稱、會議用水牌和布標(biāo)、到會的大致人數(shù)、使用會議室的日期和會議室擺設(shè)方式、會務(wù)組老師(或工作人員)到達(dá)日期(確認(rèn)航班或車次)、會務(wù)組的會議要求(會議主辦單位內(nèi)容，到會講課老師的安排和待遇、接送問題、酒店住宿安排、講課的時(shí)間、有關(guān)會議安排的細(xì)節(jié)問題、會后考察的具體行程安排);同時(shí)提供所掌握的酒店情況給會議的老師以供其參考，在推薦酒店的過程中需要注意選擇的酒店的價(jià)格在符合會議要求的范圍內(nèi)。
2、在上述情況落實(shí)后盡快將所選酒店訂妥(房間、餐標(biāo)、會議室價(jià)格按天計(jì)算、酒店位置)，落實(shí)在會議報(bào)到日期接站所用車輛和聯(lián)系方式(需根據(jù)報(bào)到人數(shù)安排相應(yīng)接站用車);落實(shí)會后考察行程的用車、導(dǎo)游、火車票、飛機(jī)票、地接社(只是提前進(jìn)行大致預(yù)訂)。
▲會議場地要求：9個多媒體教室;容納2-300人左右
3、在酒店預(yù)訂完畢后，將酒店的大致情況以書面的形式將傳真件發(fā)送至主辦方，尤其是將酒店的具體準(zhǔn)確的所在地理位置和從機(jī)場或火車站出發(fā)到達(dá)酒店的乘車(公交車)方式告知會議主辦方;同時(shí)可再次與對方確認(rèn)會議報(bào)到人數(shù)和日程安排有無變化或是更改。
4、第三項(xiàng)(3、)工作完畢后可向行程用車單位或個人、導(dǎo)游、機(jī)車票、地接社作出相對準(zhǔn)確的答復(fù)，以便對方作出相應(yīng)的安排和接會準(zhǔn)備。
5、準(zhǔn)備會議所用相關(guān)用具(會議在酒店或團(tuán)隊(duì)車輛使用的各類標(biāo)識、簽到登記的表格、文具用品、學(xué)習(xí)資料袋包括：筆記本、筆、文件袋】、預(yù)訂返程交通所用表格和車次時(shí)刻表、相應(yīng)的返程交通價(jià)格表、會后考察的紀(jì)念品【禮品】、座簽牌)同時(shí)通知會議用酒店此次會議的名稱和對于提前到達(dá)的學(xué)員如何安排住宿。
6、通知酒店，會務(wù)工作人員需要提前一天也可根據(jù)到會人員的情況而定進(jìn)駐酒店并準(zhǔn)備會務(wù)組用房;同時(shí)通知接站的用車和確認(rèn)司機(jī)的聯(lián)系電話、車型及接站人員會議所在酒店和會務(wù)組房間號;同時(shí)與會議主辦方聯(lián)系告知會務(wù)工作人員已經(jīng)入住酒店。在入住酒店后須將會議的名稱和報(bào)到地點(diǎn)、乘車方式、酒店聯(lián)系電話、會務(wù)組所在房間通知辦公室職守人員
二、會議報(bào)到前準(zhǔn)備工作
1、入住酒店的工作人員須將會務(wù)組房間布置好以便會議報(bào)到時(shí)使用;同時(shí)與酒店各個相關(guān)部門協(xié)調(diào)好會議細(xì)節(jié)問題(如：會議用布標(biāo)、水牌、會議室、餐廳的情況);將會務(wù)組標(biāo)識張貼好在容易看到的地方。
2、詳細(xì)了解本會議所用場所的位置。如:餐廳、會議室、會務(wù)組老師和講課老師所用的房間。
3、相關(guān)會議使用設(shè)備的準(zhǔn)備情況。如：會場布置情況、多媒體投影儀。
三、會議期間的工作
1、會議在報(bào)到期間最重要的是收費(fèi)。在收費(fèi)過程中必須細(xì)致、準(zhǔn)確、書面登記。
收費(fèi)過程中必須嚴(yán)格按程序操作，及：
(1)確定學(xué)員情況
(2)根據(jù)情況計(jì)算應(yīng)交費(fèi)用
(3)填寫收費(fèi)據(jù)不撕!
(4)收款
(5)將收據(jù)撕下交于學(xué)員
(6)填寫報(bào)到表。
2、在出現(xiàn)收費(fèi)后，收據(jù)已開出的情況下;學(xué)員行程出現(xiàn)變化必須在原收據(jù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行加注或更改，更改后的內(nèi)容必須有客人簽字和日期。
四、會議期間需要注意注意問題
1、會務(wù)組必須始終保持整潔、干凈和安靜的環(huán)境。
2、會務(wù)組所用的書面文件需保存完好。
3、會務(wù)費(fèi)的支出或相互來往必須以書面形式體現(xiàn);及相互出據(jù)憑證。
4、各人會務(wù)款必須保管好，做到每天進(jìn)行清點(diǎn)，保險(xiǎn)安全的寄存。
大型會議預(yù)定籌備的流程
一、會議預(yù)訂
1.如果公司沒有單獨(dú)的大型會議室，我們就需要先從各酒店預(yù)訂會場，最好是離公司最近，也方便吃住的商圈開始尋找會場，并做好預(yù)訂。
2.會議預(yù)訂確定內(nèi)容事項(xiàng)
1)會議時(shí)間、會議地點(diǎn)、公司名稱、會務(wù)組聯(lián)系人、會議人數(shù)、場地租金、免費(fèi)項(xiàng)目、收費(fèi)項(xiàng)目、結(jié)帳方式、其他要求。
2)會場布置形式：課桌式、劇院式、U字形、T字形、回字形、雞尾酒字形、口字型等。
3)會議用品基礎(chǔ)配置：大便簽紙、鉛筆(刀筆)、話筒、移動白板套裝、投影儀、幕布、會議臺，會場指示牌。(如無特殊說明，不得使用KTV系統(tǒng))
4)會議收費(fèi)項(xiàng)目：茶歇(紅茶、咖啡、綠茶、礦泉水)，橫幅制作。
3.完成會議預(yù)定流程后，一般需要提前兩天下會議通知書給各參會人員，抄送給公司上級。
二、會場布置
1.會場布置一般由承接會議的酒店負(fù)責(zé)安排按會議通知單要求布置會場工作，會議籌備組協(xié)助酒店布置。
2.會議期間的茶水服務(wù)由酒店方負(fù)責(zé)，會務(wù)組可以根據(jù)需求選擇茶水的品種。
3.會議擺放標(biāo)準(zhǔn)：會議桌椅橫豎一條線，便簽橫豎一條線，鉛筆統(tǒng)一斜45度朝左擺放在便簽紙中心并橫邊對齊。
4.橫幅放置最好是會場最前方或者最后方的上邊緣，方便拍照時(shí)的整體效果提現(xiàn)。鮮花布置可以放在講臺的最中央，最好是重要領(lǐng)導(dǎo)的前方。
三、會議開始前檢查
1.會前檢查一般由承辦酒店帶領(lǐng)會務(wù)組組成檢查小組負(fù)責(zé)
2.會前檢查要求：桌椅是否符合標(biāo)準(zhǔn)、紙筆水?dāng)[放是否符合標(biāo)準(zhǔn)、整體無垃圾、無污漬，臺面干凈、整潔。
3.會議設(shè)備檢查要求：提前半個小時(shí)確保會議區(qū)域照明全部正常使用;夏季空調(diào)保證在25度、冬季保證在28度;會議室音響、話筒、投影等設(shè)備確保運(yùn)行正常。
4.復(fù)審會議通知單上的內(nèi)容，會務(wù)組及時(shí)與酒店方跟進(jìn)。
四、會議清場
1.會場清理一般由承辦酒店負(fù)責(zé)，但作為會務(wù)組要清點(diǎn)下自己帶的物品和工具，整理好，以免落下。
2.使用后的多媒體設(shè)備內(nèi)的U盤或資料盡量妥善保管好，如使用酒店電腦，切記不要把重要資料留在電腦里，以免泄漏。
五、賬務(wù)結(jié)算
1、一般會務(wù)組都會有一個財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)會議籌備組織的財(cái)務(wù)支出和收入。
2、結(jié)算時(shí)記得根據(jù)公司的要求開具發(fā)票(增值稅普票和專票)。
3、賬務(wù)結(jié)清后回到公司要整理下這次會議成功召開的報(bào)告以備向上級匯報(bào)。
會務(wù)工作是為會議服務(wù)的各種具體事務(wù)工作。它包括如下幾個方面。第一，會議預(yù)案制定。會議預(yù)案即會議籌備方案，預(yù)案制定的好壞直接影響會議的質(zhì)量。
會議預(yù)案包括：會名、會期、會場、與會者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會議票證、籌備處內(nèi)部的職責(zé)分工及工作人員的調(diào)配、會場布置、會議議程，如有選舉、發(fā)獎、攝影、錄像等項(xiàng)，也應(yīng)列入預(yù)案。
第二，準(zhǔn)備會議文件。會議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(fā)(會前分發(fā)或會上分發(fā))。
第三，會議通知。會議通知的擬議與分發(fā)必須及時(shí)。重要會議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實(shí)，以了解對方能否如期出席會議。
第四，會前檢查。這包括對預(yù)案執(zhí)行情況的匯報(bào)檢查和現(xiàn)場檢查的兩種方式。匯報(bào)檢查主要由籌備工作負(fù)責(zé)人向會議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)全面的準(zhǔn)備情況及存在的問題，重點(diǎn)是會議文件材料?，F(xiàn)場檢查重點(diǎn)在于會場的布置和安全保衛(wèi)工作。
第五，會議進(jìn)行時(shí)的具體服務(wù)。包括會間制度，如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報(bào)的編寫與印發(fā)等。大型集會的現(xiàn)場指揮和特殊情況下的應(yīng)急措施等不僅要在預(yù)案中作為專項(xiàng)列出，還要確定好指揮人員及其指揮標(biāo)志。
第六，會議結(jié)束時(shí)的會務(wù)工作，包括對會議內(nèi)容的總結(jié)，會議紀(jì)要的撰寫與分發(fā)，會議新聞報(bào)道或舉行新聞發(fā)布會、記者招待會等，會務(wù)工作總結(jié)。此外如代表離會、財(cái)務(wù)結(jié)算、物資清退等各項(xiàng)善后工作。
會議有規(guī)模大小和時(shí)間長短之分。會議的規(guī)模可以從幾人到幾萬人不等，時(shí)間也是可長可短，類型也是各種各樣，性質(zhì)也是有所差別，但是會議工作的內(nèi)容與流程卻基本相似。一般的會議工作內(nèi)容和流程分成三個階段：會前準(zhǔn)備階段，會議實(shí)施階段和評估總結(jié)階段。
會前準(zhǔn)備：
會前準(zhǔn)備就是對會議的事前計(jì)劃，他是為達(dá)到會議的目標(biāo)而對各種工作任務(wù)所做出的系統(tǒng)安排，會前計(jì)劃一般包括以下內(nèi)容：會議策劃，會議選址，制定營銷方案和預(yù)算制定。
會議策劃：
（1）策劃委員會：策劃委員會是一個對會議負(fù)有某些責(zé)任的團(tuán)隊(duì)，通常由主辦組織內(nèi)部成員構(gòu)成。
制定目標(biāo)：一個具體的目標(biāo)并且文字形式落實(shí)在書面上。
確定人選：確定成員，內(nèi)部還是外部指派。
具體運(yùn)作：實(shí)地場景考察，設(shè)計(jì)評估，工作記錄記錄下來以備后期參考。
（2）策劃方案：會議策劃的內(nèi)容主要包括：
邀請誰？實(shí)際有多少人出席？
有效的會議需要充分的時(shí)間，必須考慮節(jié)假日等。
會議在哪里舉行。
會議的明確的目標(biāo)。
會議的具體形式，包括會議的開幕式閉幕式等，具體的會議內(nèi)容。
2.會議選址：
（1）會議地點(diǎn)類型：
酒店：一些中小型會議多選擇酒店進(jìn)行。
會議中心：會議中心是為大型會議而專門設(shè)計(jì)的，一般不設(shè)置客房和娛樂區(qū)。
大學(xué)：大多數(shù)學(xué)校都擁有專門的學(xué)術(shù)報(bào)告廳，有些也是對社會開放的。
輪船：輪船，特別是一些游輪，也設(shè)置會議設(shè)施。
療養(yǎng)院：療養(yǎng)地也配備會議設(shè)施，可以療養(yǎng)，也可以開會。
（2）會議的地點(diǎn)選擇
會議的地點(diǎn)選擇一般要從以下的幾個方面考慮。
1.距離和交通情況
2.舉辦會議的歷史
3.住宿的條件
4.地點(diǎn)的收費(fèi)狀況
5.地點(diǎn)的安全因素
5.地點(diǎn)的服務(wù)設(shè)施是否全面
6.附近的景點(diǎn)，是否能互惠合作等。
（3）制定營銷方案等
市場的宣傳對于一個會議的成敗至關(guān)
1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預(yù)期。
2.宣傳材料，宣傳材料要什么風(fēng)格。
3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。
4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？
（4）預(yù)算制定
控制會議的預(yù)算就相當(dāng)于掌握了整個會議，預(yù)算的第一步就是確認(rèn)此次會議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費(fèi)用。費(fèi)用包括兩類，暨固定費(fèi)用和可變化費(fèi)用，無論預(yù)算多么準(zhǔn)確，都會有意料之外的狀況發(fā)生，總預(yù)算應(yīng)有10%的額外費(fèi)用。
(一)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民代表大會第一次會議流程紀(jì)要(二)、杭州g20峰會時(shí)間安排,詳細(xì)會議流程安排(三)、2021年學(xué)校三會一課會議流程記錄(四)、全國兩會時(shí)間確定會議流程安排表
會議實(shí)施
實(shí)施會議方案時(shí)，其工作內(nèi)容包括：參會人員的登記注冊，收集相關(guān)信息，尋求演講者，聯(lián)絡(luò)場地，必要時(shí)解決糾紛等。
會議實(shí)施一般包括以下幾點(diǎn)步驟
1.編制會場手冊。
2.設(shè)置信息中心（提供實(shí)時(shí)服務(wù)）
3.建立指導(dǎo)委員會（負(fù)責(zé)現(xiàn)場的指導(dǎo)工作進(jìn)行）
三、總結(jié)和評估
會議的總結(jié)與評估（會議一旦結(jié)束，應(yīng)該立即對其進(jìn)行評估工作），一般分為3個部分
1.從籌備到會議結(jié)束的各項(xiàng)工作總結(jié)
2.效益分析和核算成本
3.本項(xiàng)目市場調(diào)查
4.客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關(guān)系）
5.召開表彰會，感謝相關(guān)人員（做好感謝工作，致謝會議相關(guān)的工作人員以及合作單位等，并將數(shù)據(jù)提供給媒體等，擴(kuò)大影響力）。
1、選好場地，布置會場，擺坐簽。（特別要注意坐簽的擺放，會標(biāo)的規(guī)范）。
2、寫好會議流程，下發(fā)會議邀請或會議通知（會議流程里包含會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、發(fā)言次序及會上安排的其他活動等。）
3、安排會務(wù)人員，如需寫材料或有電子文檔演示之類要先準(zhǔn)備好材料。（注：會務(wù)人員包括簽到、接待、倒茶、發(fā)材料等人員）
既然是兩百多人的研討會，主辦單位要主要考慮會議時(shí)間和公平交流問題。200多人圓桌會議估計(jì)不行，不用圓桌一般就有主次，要注意不能顧此失彼。
會議主持人要控制好發(fā)言時(shí)間，為保證交流效果，每場演講發(fā)言的時(shí)間設(shè)定為30-45分種，但可依據(jù)實(shí)際情況縮減。
暫時(shí)想到這么多。
【溫馨提示】大型會議詳細(xì)流程和大型會議詳細(xì)流程怎么寫的問題，以上的文章解決了您的問題嗎？部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議會場，青島會議酒店，青島會議接送，青島會議服務(wù)，青島會議用車，青島會議公司策劃，青島會議接待服務(wù)等。