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與領(lǐng)導(dǎo)交往的最佳時(shí)間是因人而異的，但通常情況下以下幾個(gè)時(shí)間段可以作為交往的最佳時(shí)間：
1.早上：早上是許多人的精力最充沛的時(shí)間，如果你的領(lǐng)導(dǎo)是早起的人，那么早上是與他/她交往的最佳時(shí)機(jī)。不過(guò)也要注意，有些領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)在早上進(jìn)行必要的會(huì)議或工作安排，這個(gè)時(shí)候就需要按照領(lǐng)導(dǎo)的安排來(lái)安排與他/她的交流時(shí)間。
2.午餐時(shí)間：午餐時(shí)間是與領(lǐng)導(dǎo)交往的另一個(gè)好時(shí)機(jī)。在這個(gè)時(shí)間段內(nèi)，你可以邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)共進(jìn)午餐，兩人可以邊吃邊聊，不僅可以優(yōu)雅地消磨午餐時(shí)間，還可以加強(qiáng)彼此之間的關(guān)系。
3.會(huì)議前或會(huì)議后：如果你們共同參加一個(gè)會(huì)議，那么會(huì)議前和會(huì)議后也是與領(lǐng)導(dǎo)交往的不錯(cuò)時(shí)機(jī)。在會(huì)議前可以稍微聊聊天，交換一下意見和想法，這樣可以讓你們?cè)跁?huì)議中更好地配合。在會(huì)議后，你還可以再次與領(lǐng)導(dǎo)溝通并商討下一步的計(jì)劃和行動(dòng)。
除了以上幾個(gè)時(shí)機(jī)，如果你的領(lǐng)導(dǎo)比較忙碌，還可以在下班后，約他/她喝茶或吃飯等活動(dòng)中進(jìn)行交流。總之，與領(lǐng)導(dǎo)交往的最佳時(shí)間需要根據(jù)具體情況來(lái)決定，你可以觀察領(lǐng)導(dǎo)的工作和生活習(xí)慣，選擇一個(gè)合適的時(shí)機(jī)來(lái)與他/她交流。
會(huì)議營(yíng)銷活動(dòng)是活動(dòng)運(yùn)營(yíng)中常見的一個(gè)運(yùn)營(yíng)方式，那么這樣的運(yùn)營(yíng)方式有哪些要點(diǎn)呢？文章對(duì)此展開分享。
活動(dòng)運(yùn)營(yíng)：把握3個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，策劃一場(chǎng)完美的會(huì)議營(yíng)銷活動(dòng)
作為營(yíng)銷中的重要組成部分，會(huì)議營(yíng)銷經(jīng)常被廣泛應(yīng)用于市場(chǎng)銷售活動(dòng)中，特別是對(duì)于B2B的企業(yè)營(yíng)銷領(lǐng)域。
會(huì)議營(yíng)銷的實(shí)質(zhì)是通過(guò)鎖定目標(biāo)顧客群體，通過(guò)空間、演講、展示、體驗(yàn)等全方位形式展現(xiàn)專業(yè)的企業(yè)形象，并通過(guò)與目標(biāo)群體的接觸互動(dòng)，進(jìn)行銷售意向的挖掘并進(jìn)行隱藏式銷售。
在運(yùn)營(yíng)工作越來(lái)越細(xì)分的當(dāng)下，會(huì)議營(yíng)銷隸屬于活動(dòng)運(yùn)營(yíng)范疇，表現(xiàn)形式通常有幾種：沙龍、會(huì)議、展會(huì)這幾種形式。這就要求運(yùn)營(yíng)人員能夠根據(jù)企業(yè)營(yíng)銷目標(biāo)制定相應(yīng)的活動(dòng)策劃，接下來(lái)，我將通過(guò)幾個(gè)實(shí)例來(lái)說(shuō)明不同形式會(huì)議營(yíng)銷活動(dòng)應(yīng)該把握的關(guān)鍵點(diǎn)！
活動(dòng)運(yùn)營(yíng)：把握3個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，策劃一場(chǎng)完美的會(huì)議營(yíng)銷活動(dòng)
會(huì)議營(yíng)銷活動(dòng)關(guān)鍵點(diǎn)
一.溝通到位，真正領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖
領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于公司戰(zhàn)略，產(chǎn)品未來(lái)走向其實(shí)是最清楚的，所以在活動(dòng)前的反復(fù)溝通與確認(rèn)就相當(dāng)重要。
例如，當(dāng)時(shí)所在的一家移動(dòng)醫(yī)療創(chuàng)業(yè)企業(yè)，CEO說(shuō)，公司的健康云平臺(tái)即將上線了，請(qǐng)幾家媒體來(lái)開個(gè)發(fā)布會(huì)吧，加大硬件+web平臺(tái)+APP產(chǎn)品的曝光，快速推向市場(chǎng)。
于是，我想，領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)了，地點(diǎn)選上海，要高大上，那就選個(gè)五星級(jí)酒店舉辦一場(chǎng)高端的發(fā)布會(huì)吧。于是迅速約了幾家供應(yīng)商開始了活動(dòng)策劃，并做了4家供應(yīng)商的對(duì)比方案。
結(jié)果可想而知，碰壁了。CEO并不想要奢華的舞臺(tái)，畢竟創(chuàng)業(yè)階段老板希望每一分錢都用到極致。一個(gè)創(chuàng)業(yè)咖啡廳，邀請(qǐng)一些意向投資人，企業(yè)，行業(yè)媒體，進(jìn)行一次面對(duì)面的深度交流，看看市場(chǎng)對(duì)于這款產(chǎn)品的反響如何，這才是老板想要的效果。
所以，在活動(dòng)策劃開展之前，運(yùn)營(yíng)人員需要與領(lǐng)導(dǎo)們反復(fù)溝通，溝通前，做好Plan A，Plan B，Planc不同場(chǎng)地，不同主題，不同展現(xiàn)形式，不同階梯的預(yù)算，每個(gè)計(jì)劃預(yù)期覆蓋的人群、達(dá)到的效果都需要清晰列明。與領(lǐng)導(dǎo)做一次深度溝通，確定好方向后，才能達(dá)到事半功倍的效果。
二.明確目的，以最佳形式展示核心內(nèi)容
該部分以展會(huì)為例，目前行業(yè)峰會(huì)，論壇是同行進(jìn)行品牌展示，業(yè)內(nèi)交流的重要形式。
通常，會(huì)聚集一班生產(chǎn)及服務(wù)廠家，就某個(gè)主題發(fā)表主題演講，并設(shè)置相應(yīng)的贊助商展位，同時(shí)邀請(qǐng)目標(biāo)客戶群體來(lái)現(xiàn)場(chǎng)參觀交流。
所以，作為參展商，策劃的重點(diǎn)就在于：展廳、演講、展位互動(dòng)、媒體曝光這幾部分。
從展廳設(shè)計(jì)來(lái)看，以突出slogan+主推產(chǎn)品為核心，以阿里云展廳為例，該展廳為全定制化搭建，三面開，都有l(wèi)ogo露出，同時(shí)突出slogan“為了無(wú)法計(jì)算的價(jià)值”，展廳內(nèi)設(shè)置不同的產(chǎn)品分區(qū)，并設(shè)置演示體驗(yàn)區(qū)，供來(lái)訪客戶體驗(yàn)。
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阿里云展臺(tái)
對(duì)于大品牌而言，因?yàn)轭A(yù)算充足，所以一般都會(huì)選擇定制展廳，以設(shè)計(jì)契合產(chǎn)品定位、特征的獨(dú)特展臺(tái)，通常這種定制的展臺(tái)在一眾標(biāo)展中會(huì)特別“驚艷”，非常吸引眼球，自然展廳的人流也會(huì)旺很多。
但是對(duì)于普通型企業(yè)，特別是初創(chuàng)階段企業(yè)，可能并沒(méi)有那么充足的預(yù)算來(lái)定制展臺(tái)，那么選擇標(biāo)展的時(shí)候，就要注意幾個(gè)細(xì)節(jié)：
1.提前做計(jì)劃，通常展會(huì)以合同簽訂日期為準(zhǔn)，越早越具有優(yōu)先選擇權(quán)：
作為運(yùn)營(yíng)人員，可以提前做計(jì)劃，如果確定參加，盡早與主辦方溝通，預(yù)定位置，通常出入口，三岔口的位置都是優(yōu)于角落及單通道的位置的。按照人流指引圖，盡可能選擇一個(gè)優(yōu)越的位置。
2.標(biāo)展也能出玩出新意：
通常如果是選擇標(biāo)準(zhǔn)展位，那么就省去了展廳設(shè)計(jì)及搭建這部分工作。這個(gè)時(shí)候，背景展示板就非常關(guān)鍵了。
通常背景板展示內(nèi)容+易拉寶+宣傳冊(cè)為一整套物料，主題與風(fēng)格必須統(tǒng)一，展板是提綱挈領(lǐng)一句話的總結(jié)，易拉寶是關(guān)鍵內(nèi)容的展示，宣傳冊(cè)即是公司產(chǎn)品整體的完整介紹。
背景板展示可以選擇主打品牌，或新產(chǎn)品，新功能，或者綜合解決方案。可以結(jié)合展會(huì)性質(zhì)，如果來(lái)訪客戶都是特定行業(yè)，就可以針對(duì)這個(gè)行業(yè)客戶制定相應(yīng)解決方案，并結(jié)合行業(yè)客戶特點(diǎn)來(lái)決定展示風(fēng)格，這樣更能加深這個(gè)行業(yè)客戶的印象。
通常，展會(huì)也是公司微信公眾號(hào)漲粉的一個(gè)好機(jī)會(huì)，所以可以聯(lián)合新媒體運(yùn)營(yíng)同事，制作一個(gè)“關(guān)注有驚喜”的小型展臺(tái)互動(dòng)活動(dòng)，掃碼關(guān)注后，可進(jìn)入到一個(gè)H5動(dòng)畫，并社交媒體，就能獲取精美禮品一份。互動(dòng)環(huán)節(jié)的設(shè)置與禮品的選擇，決定了客戶對(duì)于這個(gè)互動(dòng)的好感度與參與感，所以需要十分用心地去準(zhǔn)備。
活動(dòng)運(yùn)營(yíng)：把握3個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，策劃一場(chǎng)完美的會(huì)議營(yíng)銷活動(dòng)
標(biāo)準(zhǔn)展位
3.主題演講提升客戶認(rèn)知：
目前行業(yè)展會(huì)或峰會(huì)，通常是以展臺(tái)+論壇兩種形式結(jié)合，如果預(yù)算充足，或者公司領(lǐng)導(dǎo)層有自帶IP效應(yīng)的人物，建議選擇對(duì)應(yīng)的分會(huì)場(chǎng)發(fā)表主題演講。因?yàn)檠葜v一方面能給客戶一種這個(gè)企業(yè)實(shí)力比較強(qiáng)，有干貨可以分享；另一方面，意向客戶聽了分享后，能提升產(chǎn)品的認(rèn)知度。
演講內(nèi)容也是運(yùn)營(yíng)需要參與策劃的，盡量出干貨，可以是行業(yè)洞察或者公司對(duì)于某一領(lǐng)域深入的研究成果，最好用大量數(shù)據(jù)說(shuō)話，因?yàn)閿?shù)據(jù)的說(shuō)服力是最強(qiáng)的，在分享中自然地引出公司新推出的產(chǎn)品，詳細(xì)闡述能為企業(yè)創(chuàng)造的效益與商業(yè)價(jià)值。優(yōu)秀的演講技巧，有故事，有段子，順帶安利產(chǎn)品，能夠獲得在場(chǎng)客戶的極大認(rèn)可，結(jié)束后，也能吸引一波人流前往展臺(tái)體驗(yàn)產(chǎn)品。
三：把握關(guān)鍵流程，制定應(yīng)急預(yù)案
制定會(huì)議營(yíng)銷排期表，以前，中，后三個(gè)階段來(lái)制定。不同類型的活動(dòng)對(duì)于三個(gè)階段的工作要求也不同，該部分以自辦沙龍活動(dòng)為例來(lái)說(shuō)明：
1：前期準(zhǔn)備
主題：
舉辦沙龍的目的與預(yù)期如何？客戶答謝會(huì)，粉絲見面會(huì)，或者是線下大咖分享等，根據(jù)活動(dòng)性質(zhì)擬定相應(yīng)主題，通常主題中凸顯誰(shuí)舉辦？品牌露出，分享的主題是什么？由誰(shuí)來(lái)講？分享者的名人效應(yīng)。
時(shí)間：
工作日or周末？之前我們辦沙龍一度糾結(jié)于這個(gè)時(shí)間問(wèn)題，還是看活動(dòng)性質(zhì)，比如我們之前舉辦的hr大咖關(guān)于人力資源六大模塊的分享，就是定于工作日，我們給報(bào)了名的hr發(fā)了很正式的邀約郵件，并列明分享的重點(diǎn)，作為一次業(yè)內(nèi)交流，可以向公司申請(qǐng)外勤。
如果是針對(duì)粉絲的見面會(huì)，個(gè)人技能提升的大咖微課，建議選擇周末，配上茶點(diǎn)，到場(chǎng)率基本也是蠻高的。
地點(diǎn)：
小型沙龍，目前創(chuàng)業(yè)咖啡廳，聯(lián)合創(chuàng)業(yè)空間，孵化器等是比較合適的選擇，費(fèi)用不高且現(xiàn)場(chǎng)容易營(yíng)造氛圍。根據(jù)活動(dòng)規(guī)模選擇合適的場(chǎng)地，同時(shí)可以借助場(chǎng)地方長(zhǎng)期積攢的人氣與資源，共同推進(jìn)活動(dòng)，邀請(qǐng)演講嘉賓或者受眾都是非常靠譜的合作。
人物：
抱大腿。盡量發(fā)動(dòng)資源去找大咖，可以通過(guò)熟人介紹，社群，圈子等方式去找，明確沙龍目的與方向，能給大咖帶來(lái)的收益，比如結(jié)識(shí)一群業(yè)內(nèi)大咖，大咖的干貨與出色的演講能大大提高活動(dòng)逼格。
流程：
活動(dòng)開場(chǎng)，高潮，壓軸如何安排，中間如何穿插一些小插曲，每個(gè)演講嘉賓的時(shí)間控制與內(nèi)容結(jié)構(gòu)，都要精心安排，這樣才能讓受眾保持較高的精神集中度。選擇一位有經(jīng)驗(yàn)，控場(chǎng)能力較強(qiáng)的主持人，對(duì)于活動(dòng)突發(fā)應(yīng)急處理都是非常重要的。
物料：
簽到及人手禮，H5，海報(bào)，朋友圈長(zhǎng)圖，邀請(qǐng)函，會(huì)場(chǎng)指引圖，EDM,短信，電話邀約術(shù)語(yǔ)，都需要精心準(zhǔn)備及設(shè)計(jì)好并盡可能提前著手設(shè)計(jì)，預(yù)留一定的彈性時(shí)間以防出現(xiàn)什么意外，還有時(shí)間調(diào)整。
人手禮的準(zhǔn)備，有些企業(yè)會(huì)有定制的吉祥物或者周邊，可以作為禮品贈(zèng)送，也可以視情況與其他企業(yè)合作，這個(gè)運(yùn)營(yíng)可以根據(jù)預(yù)算及活動(dòng)性質(zhì)來(lái)決定。
報(bào)名渠道：
可以通過(guò)公司雙微，社群，活動(dòng)行，互動(dòng)吧，31會(huì)議，信鴿等第3方渠道發(fā)布相關(guān)信息，不過(guò)建議使用同一報(bào)名入口，比如添加公司微信客服MM，轉(zhuǎn)發(fā)朋友圈，邀請(qǐng)其他人關(guān)注，也可以直接提交報(bào)名信息，最好包含，公司，姓名，職位，電話，郵箱等關(guān)鍵信息，方便后續(xù)跟蹤聯(lián)絡(luò)。
預(yù)算：
作為運(yùn)營(yíng)，對(duì)于一般活動(dòng)項(xiàng)目的花費(fèi)都要做到了如指掌，比較做預(yù)算，太少了，后期追加困難度高。預(yù)算太高，領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)砍掉一大截，合理的市場(chǎng)報(bào)價(jià)與適當(dāng)?shù)挠嗍潜ＷC活動(dòng)如期開展的先決條件。
2.活動(dòng)執(zhí)行
工作人員分工與職責(zé)明晰：
制定清晰的工作分工表，并且責(zé)任到人，不能含糊地說(shuō)誰(shuí)負(fù)責(zé)某一模塊就完事了，而是要把每一個(gè)工作細(xì)節(jié)都列明確定好。開場(chǎng)前再face to face溝通一次，是否對(duì)于工作任務(wù)清晰明了，對(duì)于突發(fā)情況的后備方案是否預(yù)備好，以免發(fā)生因?yàn)閷?duì)任務(wù)理解不到位而出現(xiàn)執(zhí)行偏差的情況。
細(xì)節(jié)把握：
細(xì)節(jié)，是決定整場(chǎng)活動(dòng)成敗的關(guān)鍵，比如PPT中錯(cuò)別字，諧音字，之前百度PPT至今令人印象深刻，所以每一個(gè)細(xì)節(jié)執(zhí)行是否到位，都關(guān)系到受眾對(duì)于活動(dòng)的評(píng)價(jià)。
3.后期宣傳，下期預(yù)告
現(xiàn)場(chǎng)速記是活動(dòng)后發(fā)稿的關(guān)鍵，并且很多受眾希望會(huì)后可以得到干貨資料，所以會(huì)后對(duì)于活動(dòng)的總結(jié)稿就有賴于速記的完整度。
會(huì)后宣傳最好在活動(dòng)結(jié)束當(dāng)天發(fā)布，如果人手不足，可以安排第2天發(fā)布，所謂趁火打鐵就是這個(gè)道理。
如果沙龍是連續(xù)性的，也可以借此機(jī)會(huì)做下一期的預(yù)告，告知受眾持續(xù)關(guān)注動(dòng)態(tài)。
活動(dòng)運(yùn)營(yíng)：把握3個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，策劃一場(chǎng)完美的會(huì)議營(yíng)銷活動(dòng)
活動(dòng)執(zhí)行簡(jiǎn)表
以上的總結(jié)，源于多年的會(huì)議營(yíng)銷經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，一名出色的活動(dòng)運(yùn)營(yíng)人員，需要具備全局觀，出色的溝通能力，優(yōu)異的統(tǒng)籌與執(zhí)行能力。
導(dǎo)語(yǔ)：會(huì)議是行政管理工作中制定決策方向、促進(jìn)貫徹落實(shí)、增進(jìn)集思廣益、解決實(shí)際問(wèn)題、提高效率水平的重要手段和途徑。科學(xué)地利用這一重要管理工具，不僅可以使會(huì)議本身高效成功，也可以提高會(huì)議議題所涉及的工作事項(xiàng)的效能。中西方管理學(xué)者們認(rèn)為，提高會(huì)議效率的因素很多，時(shí)間管理就是其中的一項(xiàng)重要因素。掌握時(shí)間安排技巧，避開低效率時(shí)間對(duì)提高會(huì)議效率大有裨益。
高效的會(huì)議時(shí)間管理技巧一、會(huì)議日程安排
管理者因工作需要經(jīng)常要參加各類會(huì)議，合理的安排會(huì)議日程十分必要。日程安排是召開會(huì)議最重要的部分之一。
首先，把握好會(huì)議總量的統(tǒng)籌
現(xiàn)代管理學(xué)之父彼得·德魯克曾指出：一個(gè)企業(yè)的經(jīng)理如果用超過(guò)25%的時(shí)間開會(huì)，就是一種病態(tài)組織的表現(xiàn)。由此可見，對(duì)于中基層管理者而言，會(huì)議所占工作總量的比重應(yīng)更少。精簡(jiǎn)會(huì)議可以采用很多方法，如合并整合會(huì)議、充分的會(huì)前溝通、減少務(wù)虛的會(huì)議、采用比開會(huì)更好的方式等。
其次，把握好會(huì)議召開日期的統(tǒng)籌
依據(jù)人體生物鐘的規(guī)律，人在不同時(shí)期精神狀態(tài)和注意力集中度是不同的。最好避免在漫長(zhǎng)的假期、一個(gè)星期的開頭和結(jié)尾召開會(huì)議，主要參與者出差當(dāng)天或返回當(dāng)天最好不要召開非緊急會(huì)議。
加拿大心理學(xué)家麥吉爾大學(xué)教授德比·莫斯考維茨曾畫出了一幅一周工作節(jié)律圖。根據(jù)她的研究，人們?cè)谝恢苤畠?nèi)從事不同任務(wù)，其效率會(huì)有很大不同。星期一適合布置、分派本周的任務(wù)、規(guī)劃，設(shè)定目標(biāo)，不適合處理矛盾。因此，周一可安排例會(huì)，但不適合安排中心組重要辦公會(huì)議。周二效率最高，可安排專題研討會(huì)，解決工作中難啃的骨頭。周三思維活躍，心情較好，適合制定戰(zhàn)略決策，是高層召開重要會(huì)議的最佳時(shí)機(jī)。周四人變得最通融，可交流思想、解決爭(zhēng)議，適合召開座談會(huì)、總結(jié)會(huì)。周五人易冒險(xiǎn)和過(guò)激，一般應(yīng)少開會(huì)。
再次，把握好會(huì)議類型的統(tǒng)籌
對(duì)各類會(huì)議按重要程度排序，上級(jí)單位組織召開的緊急重要會(huì)議應(yīng)首先考慮，預(yù)留時(shí)間;例行會(huì)議合理安排周期;臨時(shí)會(huì)議務(wù)求精練緊湊。
最后，把握好會(huì)議制定計(jì)劃的統(tǒng)籌
每年年初或年底由指定部門根據(jù)上級(jí)指示精神和本單位實(shí)際情況提出召開本單位各類會(huì)議的計(jì)劃。
二、會(huì)議時(shí)間安排
(一)科學(xué)地?cái)M定會(huì)議召開的時(shí)間。首先，需了解一天當(dāng)中何時(shí)開會(huì)較為妥當(dāng)。一般來(lái)說(shuō)，上午人神清氣爽、注意力集中，適合開會(huì)。隨著時(shí)間的推移和工作對(duì)人精力的消耗，下午人的耐心和專注性被漸漸地消磨，需要快速得出結(jié)論的會(huì)議最好安排在下午。也可考慮把午餐融入在會(huì)議之中，午餐開會(huì)既有優(yōu)點(diǎn)也有缺點(diǎn)，共享食物是聯(lián)系人們之間感情的一種方法，會(huì)議與午餐結(jié)合在一起強(qiáng)調(diào)了人的社交性，在充滿民主氛圍的會(huì)議上發(fā)給與會(huì)者一些茶點(diǎn)、果盤就可以起到氣氛輕松融洽的作用。
其次，會(huì)議召開的'時(shí)間點(diǎn)不易在上下班前后半小時(shí)。因?yàn)檫@時(shí)人的注意力也較為分散。哈佛時(shí)間管理理論認(rèn)為：開會(huì)的時(shí)間可以采用“零數(shù)效應(yīng)”。人的生物鐘在整點(diǎn)的時(shí)候會(huì)提醒自己的作息安排，把會(huì)議召開的時(shí)間設(shè)定為整點(diǎn)后十至十五分鐘這樣的零數(shù)時(shí)間，便于整點(diǎn)時(shí)人本能地提醒自己做下一項(xiàng)工作，這樣大大地減少了遲到的概率。
再次，在選擇開會(huì)時(shí)間的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)確保決策者和絕大多數(shù)參與者能夠出席。可以提前征詢，供參會(huì)者選擇時(shí)間。
最后，考慮會(huì)議召開期間的自然因素，如天氣、氣溫、設(shè)備、通訊等情況，以免不可抗力出現(xiàn)后，受消極因素的影響，與會(huì)者無(wú)法安心開會(huì)。
(二)科學(xué)地?cái)M定會(huì)議持續(xù)時(shí)間。據(jù)心理學(xué)家測(cè)定，成年人能集中精力的平均時(shí)間為45分鐘至60分鐘，超過(guò)這個(gè)時(shí)間，人最容易精神分散，超過(guò)90分鐘則普遍感到疲倦，所以應(yīng)把握好每一次召開會(huì)議的時(shí)間。如果會(huì)議需要較長(zhǎng)時(shí)間，則應(yīng)在會(huì)議中途安排休息。不同會(huì)議類型決定了會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短，大型會(huì)議一般會(huì)期不宜超過(guò)2天，專題會(huì)、研討會(huì)可2小時(shí)左右，總結(jié)會(huì)通常約略短至1小時(shí)左右，例會(huì)短小精悍，以十分鐘左右為宜。
三、會(huì)議進(jìn)程安排
在注重生產(chǎn)效率的美國(guó)和日本的一些大型企業(yè)里，通常會(huì)核算會(huì)議的成本。會(huì)議成本=X+2×3×J×N×T。X表示顯性成本的總和，即會(huì)議明顯的耗費(fèi)，如會(huì)場(chǎng)租借費(fèi)、文件材料費(fèi)、與會(huì)者的交通費(fèi)、食宿費(fèi)、活動(dòng)費(fèi)以及服務(wù)人員的工資等。J代表與會(huì)人員每小時(shí)平均工資;3表示勞動(dòng)產(chǎn)值要遠(yuǎn)比職工工資高;2表示會(huì)使經(jīng)常性的工作和生產(chǎn)中斷，損失應(yīng)以此計(jì);N表示參加會(huì)議人數(shù)，T代表會(huì)議時(shí)間(小時(shí))。按此公式可計(jì)算出為了召開此次會(huì)議導(dǎo)致暫停生產(chǎn)所付出的代價(jià)。開會(huì)時(shí)，將這一計(jì)算過(guò)程和結(jié)果粘貼在會(huì)議室的門口，提醒與會(huì)者提高會(huì)議效率。為了使會(huì)議安排得緊湊有序，應(yīng)在會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后做好以下事項(xiàng)：
(一)會(huì)前。預(yù)留出充分的準(zhǔn)備時(shí)間，因?yàn)樵S多成功的會(huì)議都在會(huì)前的充分準(zhǔn)備和有效溝通方面下足了功夫。預(yù)設(shè)出會(huì)議的程序、評(píng)估會(huì)議內(nèi)容所需時(shí)間并于會(huì)議開始時(shí)告知與會(huì)者。在會(huì)議室預(yù)備時(shí)鐘、鬧鐘、計(jì)時(shí)器等。大型會(huì)議需提前5分鐘入場(chǎng)。
(二)會(huì)中。1.合理安排會(huì)序。開會(huì)伊始，與會(huì)者精神狀態(tài)最佳，一般應(yīng)將重要的議題安排在議程前面。但是，如果會(huì)前發(fā)現(xiàn)有些重要議題在與會(huì)者之間存在爭(zhēng)議，需要在與會(huì)者之間建立和諧融洽的關(guān)系，提升凝聚力，這時(shí)可考慮用次要議題提前做鋪墊，把沖突放在后邊，以利達(dá)成共識(shí)。2.限制與會(huì)者發(fā)言時(shí)間。對(duì)于“馬拉松”式的發(fā)言應(yīng)制止，已經(jīng)取得一致的意見要及時(shí)歸納“拍板”，發(fā)現(xiàn)跑題現(xiàn)象應(yīng)及時(shí)鞭策，出現(xiàn)沉默應(yīng)適當(dāng)啟發(fā)，這樣才會(huì)使會(huì)議主題明確、高效實(shí)際。即時(shí)性會(huì)議可以站著進(jìn)行并不備茶水，使其不得不簡(jiǎn)明扼要。
(三)會(huì)后。德國(guó)心理學(xué)家艾賓浩斯研究發(fā)現(xiàn)的著名“艾賓浩斯遺忘曲線”告訴我們，遺忘的規(guī)律是先快后慢，特別是48小時(shí)后會(huì)遺忘75%。鑒于此，會(huì)后應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，將有關(guān)情況反饋給相關(guān)部門，請(qǐng)求簽批。會(huì)議的決議應(yīng)及時(shí)以公告、文件、網(wǎng)站等形式對(duì)外發(fā)布。因?yàn)橛行┲匾臅?huì)議會(huì)引起未參會(huì)人員的關(guān)注，如果不及時(shí)從正規(guī)渠道發(fā)布，參會(huì)者可能會(huì)打探小道消息，以訛傳訛，捕風(fēng)捉影，曲解會(huì)議精神和決議，散步負(fù)面信息，帶來(lái)不必要的麻煩。最后，及時(shí)做好會(huì)議資料的歸檔工作。
四、會(huì)議通知安排
會(huì)議通知是向與會(huì)者傳遞召開會(huì)議信息的載體。會(huì)議通知的種類和方式多種多樣，如當(dāng)面告知、打電話、發(fā)傳真、發(fā)電子郵件、QQ群、郵遞、招貼、廣播、登報(bào)、公告等。通知的內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議的時(shí)間，即開始時(shí)間、報(bào)到時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、發(fā)出通知的時(shí)間等。
要恰當(dāng)?shù)剡x定會(huì)議通知的發(fā)送時(shí)間。如發(fā)送過(guò)早，容易被人忘記，如發(fā)送過(guò)晚，與會(huì)人員準(zhǔn)備不足，影響會(huì)議效果。會(huì)議通知的發(fā)送應(yīng)讓與會(huì)者在接到通知后，能夠從容做好赴會(huì)準(zhǔn)備，并能準(zhǔn)時(shí)到達(dá)會(huì)議場(chǎng)所。
重要的會(huì)議需要設(shè)定會(huì)議通知收到回復(fù)的時(shí)間。確定下發(fā)會(huì)議資料、收集會(huì)議案例、會(huì)議報(bào)名的時(shí)間。應(yīng)在會(huì)議召開前再次詢問(wèn)、確認(rèn)會(huì)議關(guān)鍵人是否赴會(huì)。如遇特殊情況，會(huì)議改期應(yīng)通過(guò)電話逐一通知或書面登記通知。
總之，會(huì)議的時(shí)間技巧由會(huì)議本身的特點(diǎn)和人的生理、生活規(guī)律決定。只有順應(yīng)并準(zhǔn)確地把握利用這些特點(diǎn)和規(guī)律，才能使會(huì)議變得高效成功，進(jìn)而提升工作效率。
【溫馨提示】關(guān)于會(huì)議活動(dòng)的最佳時(shí)間，會(huì)議的安排最佳時(shí)間的介紹，部分內(nèi)容來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議設(shè)備，青島會(huì)議接送，青島會(huì)議住宿，青島會(huì)議場(chǎng)地，青島會(huì)議模特，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。