本文目錄

1. 活動(dòng)接待工作安排方案【接待工作方案(4篇)】
2. 會(huì)議方案
3. 會(huì)議籌備方案范文_會(huì)議籌備流程

篇一：領(lǐng)導(dǎo)接待方案

為安排好領(lǐng)導(dǎo)來汕考察期間的工作和生活，保證他們的安全和身體健康，特制定如下接待方案：

一、接待時(shí)間：20XX年XX月XX日至XX月XX日

二、接待地點(diǎn)

接人地點(diǎn)：待定

下榻酒店：待定

考察地點(diǎn)：待定

三、考察組成員

大區(qū)總經(jīng)理：待定

辦事處主任：待定

隨行人員：待定

四、接待負(fù)責(zé)人員

總負(fù)責(zé)人：待定

具體實(shí)施人員：待定

五、接待前期準(zhǔn)備工作

1、食宿安排，提前預(yù)定酒店房間

2、制定相關(guān)的檢查路線及行程安排

3、迎接車輛安排，駕車前去迎接

4、安排接風(fēng)宴，注意考察小組的飲食習(xí)慣

5、專賣店安排好迎接事宜，門口打歡迎標(biāo)語(yǔ)：“熱烈歡迎領(lǐng)導(dǎo)蒞臨我司指導(dǎo)工作”

六、迎送、陪同檢查組人員安排

（一）具體日期時(shí)間，負(fù)責(zé)人及陪同人員安排情況詳見日程安排表。

（二）迎送工作由負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排。

七、責(zé)任分工及安排

1、負(fù)責(zé)落實(shí)安排會(huì)議室和接待室擺放鮮花、果盤、礦泉水、茶水，并為會(huì)場(chǎng)服務(wù)。

2、負(fù)責(zé)照像。

3、后勤負(fù)責(zé)落實(shí)以下工作：

（1）負(fù)責(zé)檢修走廊、廁所、店堂及店外燈光，檢查時(shí)店堂燈光全部打開。

（2）整理店堂區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生，無衛(wèi)生死角，衛(wèi)生間無異味。

（3）在門前擺放鮮花組團(tuán)以及歡迎標(biāo)語(yǔ)，指定日期前準(zhǔn)備到位。

（4）負(fù)責(zé)安排落實(shí)各迎檢點(diǎn)列隊(duì)歡迎事宜。

八、有關(guān)要求

1、各部門要高度重視此次大區(qū)考察小組的檢查，切實(shí)做好各項(xiàng)服務(wù)保障工作，確保不出紕漏。

2、要嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真抓落實(shí)。要進(jìn)一步細(xì)化規(guī)范要求，相關(guān)資料要齊全，細(xì)節(jié)方面要?jiǎng)?chuàng)新。陪同人員服務(wù)要周到細(xì)致，回答檢查組提出的問題時(shí)，要站在全局的角度考慮問題，要嚴(yán)謹(jǐn)、隨和，既能說明問題，又不啰嗦。

3、各部門要搞好協(xié)同，按方案要求做好各自工作，同時(shí)要搞好對(duì)接，相缺埋互之間做到拾遺補(bǔ)缺。

4、車輛保障方面，負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)調(diào)度車輛，保證服務(wù)。檢查時(shí)視情況進(jìn)行安排：商務(wù)車若干部。

九、本次考察小組的全部日程安排

十、各項(xiàng)詳細(xì)及資費(fèi)

1、酒店：待定

2、餐飲：待定

篇二：迎接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查工作接待方案

2月1日綜合計(jì)劃處將對(duì)我廠全面建設(shè)進(jìn)行檢查，為全面做好迎檢準(zhǔn)備工作，特制定如下接待方案。

一、時(shí)間、地點(diǎn)

（一）時(shí)間：1月31日晚上2月1日下午

（二）地點(diǎn)：機(jī)關(guān)及基層各單位

二、議程

(一)XXX路迎接檢查組，檢查組在XXX檢查時(shí)由迎檢辦人員負(fù)責(zé)講解XXX概況。（講解員：待定）

(二)觀看XXX宣傳展板。（講解員：待定）

（三）參觀XX基礎(chǔ)設(shè)施。（引導(dǎo)員待定）

路線：職工醫(yī)療室（衛(wèi)生員待定）---娛樂廳（門迎待定）觀看四人樂隊(duì)表演---職工學(xué)習(xí)屋（門迎待定）觀看書法、繪畫才藝展示---職工活動(dòng)室（門迎待定）---職工服務(wù)部（門迎待定）---職工宿舍（迎檢時(shí)要把房門全部打開）。

（四）召開“XXX”工作匯報(bào)會(huì)

（1）地點(diǎn)：XXX會(huì)議室

（2）參會(huì)人員：XXX領(lǐng)導(dǎo)班子

（3）議程：XXX領(lǐng)導(dǎo)主持會(huì)議

①介紹檢查組嘉賓

②介紹到會(huì)XXX領(lǐng)導(dǎo)

③檢查組組長(zhǎng)講話

④觀看XXXXX“XXXX”匯報(bào)專題片（XXX負(fù)責(zé)放映）

⑤XXX主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)“XXX”工作。

⑥二樓資料室查閱內(nèi)業(yè)資料。

（五）檢查內(nèi)業(yè)資料。（每個(gè)對(duì)口部門確定一名資料講解人員）

三、XXX組織機(jī)構(gòu)

組長(zhǎng)：待定

副組長(zhǎng)：待定

XXX

領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)四個(gè)工作組

（一）陪檢工作組

組長(zhǎng)：待定

成員：待定

主要職責(zé)：

1）主要負(fù)責(zé)與檢查組的信息聯(lián)絡(luò)工作。

2）XX科工作人員對(duì)XXX情況進(jìn)行介紹匯報(bào)、陪檢。辦公室工作人員負(fù)責(zé)照相、攝像。

（二）禮儀引領(lǐng)工作組

組長(zhǎng)：待定

副組長(zhǎng)：待定

主要職責(zé)：

1）車道禮儀待定

2）院落迎接待定

3）院落停車安排待定

4）才藝表演待定

（三）會(huì)務(wù)接待組

組長(zhǎng)：待定

成員：待定

主要職責(zé)：

1）會(huì)議室座位、桌簽擺放以及會(huì)議室、接待室適量時(shí)令水果、香煙、打火機(jī)、紙巾、濕毛紙、煙灰缸、礦泉水、茶水照相、攝像等信息采編工作及會(huì)場(chǎng)服務(wù)工作。

2）做好XXX參與檢查組人員的引領(lǐng)和接待工作。

3）做好檢查組司乘人員的接待工作。（接待人員待定）

（四）后勤保障組

組長(zhǎng)：待定

成員：待定

主要職責(zé)：

1）檢查組人員的食宿安排、匯報(bào)會(huì)的會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備、制作接待手冊(cè)；及應(yīng)急發(fā)電及通信工作和領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

2）檢查活動(dòng)車輛安排待定

3）確定入住酒店、用餐地點(diǎn)、用餐菜單、香煙、酒水。

入住酒店房間放置洗漱袋、水果、香煙、南瓜子、服務(wù)指南（含歡迎詞）做好入住入席引領(lǐng)和用餐提醒服務(wù)。

住宿安排表待定

篇三：重要領(lǐng)導(dǎo)接待方案

國(guó)際大酒店“省文明城市測(cè)評(píng)組”接待方案（草案）

由宣傳部文明辦及建設(shè)、工商等方面的專家、領(lǐng)導(dǎo)一行12人于2015年8月30日下午5：30分左右到達(dá)，9月1日下午3：40分離店，在酒店日程安排如下：

1、就餐：

8.30晚餐（主桌：百合廳1+3桌，工作人員：多功能廳）

8.31早餐（自助餐：領(lǐng)導(dǎo)在櫻花閣，工作人員在萬(wàn)福閣）

8.31午餐（自助餐，地點(diǎn)：萬(wàn)福閣）

8.31晚餐（同8.30晚餐）

9.1早餐（同8.31早餐）

9.1午餐（同8.30晚餐）

說明：百合廳主桌18人，安排4名服務(wù)員，準(zhǔn)備席位卡，鮮花；

副桌3桌，10人，各安排2名服務(wù)員；

還需準(zhǔn)備：歡迎標(biāo)語(yǔ)、臺(tái)前的鮮花盆景、立式話筒。以上由陳小燕負(fù)責(zé)，各相關(guān)部門配合。

2、住宿

a.豪華套間（A501、B501）2間

b.標(biāo)準(zhǔn)套間（B418、B518、B521）3間

c.單人間（B403、B412、B416、B417、B419、B423、B503、B512、B519、B523）10間

d.標(biāo)準(zhǔn)間（A505、A506、A507、A508、A509、A510、A515、A416、A419、A420、A421）11間

e.縣領(lǐng)導(dǎo)午休房：8.31日15間，9月1日15間

說明：每天早晨7:15分叫醒，9月1日縣領(lǐng)導(dǎo)午休房2:40分叫醒；

房間里準(zhǔn)備水果、點(diǎn)心、雀巢袋裝咖啡、鮮花。以上由繆艷、吳穎具體負(fù)責(zé)，各相關(guān)部門配合。

3、會(huì)議

長(zhǎng)江廳：匯報(bào)會(huì)（約1小時(shí)），8月31日8：30開始，安排80人左右的回字型，準(zhǔn)備席位卡、茶水、香巾、音響、話筒。

5F貴賓廳：省檢查團(tuán)工作室

6F會(huì)議室：工作人員及駕駛員休息室

2F會(huì)議室：創(chuàng)建辦檔案室

玫瑰廳：來信來訪接待室

以上由吳穎、沈松華具體負(fù)責(zé)，各相關(guān)部門配合。

4、備用活動(dòng)

KTV：芙蓉廳、百合廳，準(zhǔn)備：茶水、水果、小吃、鮮花。由沈松華負(fù)責(zé)，各相關(guān)部門配合。

游泳館：邱洪飛負(fù)責(zé)。

棋牌室：安排四間棋牌室，準(zhǔn)備：水果、茶水、點(diǎn)心。由吳穎負(fù)責(zé)，各相關(guān)部門配合。

足療：常紅林負(fù)責(zé)。

夜宵：中廚房負(fù)責(zé)安排，何志剛負(fù)責(zé)，湯榮配合。

一、本次活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)小組名單

組長(zhǎng)：張曉華（總經(jīng)理）

副組長(zhǎng)：申愛明（副總）、何志剛（副總、行政總廚）

成員：張小琴（營(yíng)銷部經(jīng)理）

繆艷（前廳部經(jīng)理）

吳穎（客房部經(jīng)理）

陳小燕（餐飲部經(jīng)理）

湯榮（廚師長(zhǎng)）

朱建紅（質(zhì)培部經(jīng)理）

沈松華（保安部、康樂部經(jīng)理）

為了確保事情或工作有序有力開展，時(shí)常需要預(yù)先制定一份周密的方案，方案是闡明具體行動(dòng)的時(shí)間，地點(diǎn)，目的，預(yù)期效果，預(yù)算及方法等的企劃案。制定方案需要注意哪些問題呢？以下是我精心整理的會(huì)議方案3篇，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

1、主題明確、目的單純-----有的放矢

會(huì)議主題要吻合當(dāng)前市場(chǎng)實(shí)際需求，應(yīng)該具有時(shí)尚、新穎、獨(dú)特之處。例如經(jīng)銷商座談會(huì)，如將“品牌締造價(jià)值實(shí)力致勝未來——公司經(jīng)銷商贏銷會(huì)”作為會(huì)議主題，既能贏得公司高層的肯定，還可吸引與會(huì)眾多經(jīng)銷商們的眼球。

會(huì)議目的與主題息息相關(guān)。原則上，一次會(huì)議目的應(yīng)該盡量單純，只有一個(gè)，最多兩個(gè)當(dāng)會(huì)議主題和目的明確之后，會(huì)議的形式和邀請(qǐng)對(duì)象也隨之能夠確定下來，這可使后面的籌劃工作有條不紊，按部就班。

2、選準(zhǔn)時(shí)機(jī)、選對(duì)地點(diǎn)----機(jī)不可失

選擇一個(gè)合適的時(shí)機(jī)對(duì)會(huì)議舉辦成功與否具有相當(dāng)大的作用。在市場(chǎng)上，往往有“先發(fā)制人、后發(fā)制于人”的說法，會(huì)議召開的時(shí)機(jī)必須選擇好，否則，“機(jī)不可失，時(shí)不再來”。

在選準(zhǔn)時(shí)機(jī)之外，還要充分考慮到了會(huì)議舉行的時(shí)間和地點(diǎn)。在會(huì)議召開的地點(diǎn)選擇方面，要通過實(shí)地考察，提前預(yù)訂。

3、成功的申請(qǐng)策劃

對(duì)于公司來說，是否支持會(huì)議，支持力度多大，取決于3個(gè)問題：

1、為什么要舉行會(huì)議營(yíng)銷？

答案：市場(chǎng)背景資料部分和會(huì)議的主題、目的。

2、如何辦好會(huì)議營(yíng)銷？

答案：會(huì)議的具體內(nèi)容，包括形式、地點(diǎn)、時(shí)間、會(huì)議日程安排、人員分工等方面；

3、付出與產(chǎn)出各是多少（或付出與產(chǎn)出是否成正比）？

答案：會(huì)議預(yù)算費(fèi)用表和預(yù)計(jì)收益表，以及會(huì)議結(jié)束之后的總結(jié)報(bào)告。

4、充分而合理的分工

在會(huì)議舉行前兩個(gè)星期，應(yīng)成立專門會(huì)務(wù)組。成員包括：

1、公司領(lǐng)導(dǎo)：任務(wù)是指定會(huì)議的具體負(fù)責(zé)人；對(duì)整個(gè)活動(dòng)過程進(jìn)行監(jiān)控，提出建議和指導(dǎo)性意見，解決一些疑難問題和突發(fā)事件。

2、會(huì)議總負(fù)責(zé)人：只有一個(gè)。將對(duì)會(huì)議整個(gè)流程進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，挑選會(huì)務(wù)成員，并對(duì)各個(gè)成員進(jìn)行具體分工；取得活動(dòng)經(jīng)費(fèi)；協(xié)調(diào)各個(gè)部門、成員間的工作，將所有的工作串聯(lián)在一起；監(jiān)督考核成員的工作，并解決一些疑難問題。

3、會(huì)務(wù)組成員

負(fù)責(zé)宣傳方面的成員，包括撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿、新聞稿件，準(zhǔn)備相應(yīng)的宣傳資料等，各種條幅、橫幅內(nèi)容，背景板、展板內(nèi)容以及媒體接待的工作均由這部分成員負(fù)責(zé)。

負(fù)責(zé)接待來賓的成員。包括會(huì)議前的電話、網(wǎng)絡(luò)、傳真聯(lián)系，發(fā)放邀請(qǐng)函，收回回執(zhí)；安排、負(fù)責(zé)接機(jī)、火車站接待及現(xiàn)場(chǎng)接待工作；安排好來賓的飲食、住宿及最后的送客等工作。

負(fù)責(zé)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)布置的人員。包括準(zhǔn)備好桌椅、花盆、條幅、橫幅、地毯、背景板、展板、講話桌、話筒、音響、電源、投影設(shè)備、禮儀小姐、氣球、拱門以及其它。

其他后勤人員，包括準(zhǔn)備資料袋、禮物、座次牌、嘉賓卡、樂隊(duì)、舞獅隊(duì)、交通工具等。這些工作都必須在會(huì)議開始前，全部做到位。

惟有充分調(diào)動(dòng)起一切有生力量，會(huì)議營(yíng)銷才有最終成功的可能，因此，會(huì)議要想成功，進(jìn)行充分而合理的分工是很重要的支撐。

5、精雕細(xì)琢——細(xì)節(jié)不可忽視

在會(huì)議召開的前一天，應(yīng)將會(huì)議日程安排最終確定下來，并打印發(fā)放到每位會(huì)務(wù)組成員手中。并提前與用戶或代理商中需要現(xiàn)場(chǎng)發(fā)言的人員私下溝通，全面控制會(huì)議的整個(gè)流程，協(xié)調(diào)好現(xiàn)場(chǎng)氛圍。

座談會(huì)可采用圓桌會(huì)議的形式，大家一視同仁；對(duì)于用戶/代理商在會(huì)上提出的異議，公司負(fù)責(zé)人大多要當(dāng)場(chǎng)解決，才會(huì)贏得用戶的信任。

在宴席期間，針對(duì)來自全國(guó)各地的用戶，應(yīng)安排多種不同口味的食品，同時(shí)每桌都要安排公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行陪同，業(yè)務(wù)員更應(yīng)全程陪同；并可考慮在吃飯中間進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)抽獎(jiǎng)活動(dòng)，活躍現(xiàn)場(chǎng)氣氛。

嶺南師范學(xué)院活力稻草人社會(huì)實(shí)踐隊(duì)在支教空余時(shí)間開始為19號(hào)上榕小學(xué)的文藝匯演做籌劃。據(jù)了解，本次文藝匯演多達(dá)十個(gè)節(jié)目，期待向上榕小學(xué)老師，家長(zhǎng)和附近居民展現(xiàn)本次三下鄉(xiāng)活動(dòng)的成果。

文藝匯演的目的有以下幾點(diǎn)：

一、通過文藝匯演，適當(dāng)宣傳吳川市上榕小學(xué)，擴(kuò)大該地區(qū)的知名度，引起社會(huì)關(guān)心，更好地發(fā)展該地區(qū)的教育水平。

二、傳達(dá)和見證活力稻草人社會(huì)實(shí)踐隊(duì)三下鄉(xiāng)成員在此留下的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，為以后留下美好回憶。

三、培養(yǎng)當(dāng)代大學(xué)生的`的愛心和社會(huì)責(zé)任心的同時(shí)提高實(shí)踐能力和策劃能力，在活動(dòng)策劃中學(xué)到在課本上學(xué)不到的知識(shí)。

在這幾天內(nèi)，陸續(xù)有父母把自己學(xué)前班的孩子安插在一年級(jí)班級(jí)，可見活力稻草人社會(huì)實(shí)踐隊(duì)的“活力”所在，但隊(duì)員們還不能驕傲自滿。為了文藝匯演的展現(xiàn)，各年級(jí)小班主任們對(duì)各自課表做出了相應(yīng)的調(diào)整。接下來的日子里將利用班活動(dòng)時(shí)間，加強(qiáng)對(duì)各節(jié)目的排練，力求做到最好。

在討論會(huì)議上，隊(duì)長(zhǎng)浩源向隊(duì)員們提出了以下幾點(diǎn)要求，首先，他讓隊(duì)員們好好珍惜美好的校園生活，為以后教師工作積累經(jīng)驗(yàn)在生活中養(yǎng)成吃苦耐勞、回報(bào)社會(huì)的精神，時(shí)刻牢記自己是一名嶺南師范學(xué)院的學(xué)生。遇到困難，不要一個(gè)人猛沖，要記住自己是團(tuán)體中的一元。大家要團(tuán)結(jié)一致，把三下鄉(xiāng)活動(dòng)辦好。

一、時(shí)間、地點(diǎn)

時(shí)間：10月16日14：00～17：30

地點(diǎn)：沙洲壩“二蘇大”禮堂

二、參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)及規(guī)模

大會(huì)參會(huì)嘉賓（在瑞金已修復(fù)或正在修復(fù)的舊居舊址的部委領(lǐng)導(dǎo)、媒體記者及中央、省廳陪同領(lǐng)導(dǎo)）100人、市直單位負(fù)責(zé)人50人，共計(jì)150人

三、會(huì)議議程

1、觀看電視專題片；

2、致歡迎辭；

3、瑞金市委領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)愛國(guó)主義教育基地建設(shè)工作情況；

4、中央黨史專家報(bào)告；

5、座談?dòng)懻摚?/p>

6、首長(zhǎng)講話；

7、合影（沙洲壩“二蘇大”大禮堂）。

四、工作職責(zé)

1、贛州組委會(huì)負(fù)責(zé)邀請(qǐng)?jiān)谌鸾鹨研迯?fù)或正在修復(fù)舊址（陳列）的部委領(lǐng)導(dǎo)參加紅博會(huì)；負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)邀請(qǐng)中央黨史專家（石仲泉）到第四次聯(lián)席會(huì)作專題報(bào)告；負(fù)責(zé)媒體記者的邀請(qǐng)；負(fù)責(zé)首長(zhǎng)講話稿的撰寫；

2、瑞金市負(fù)責(zé)做好會(huì)議的會(huì)務(wù)工作及材料的打印等及匯報(bào)材料的撰寫；負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部委陳列展覽的整治、調(diào)整和修復(fù)工作，并負(fù)責(zé)安排參觀路線；負(fù)責(zé)好嘉賓及記者在瑞金期間的食宿。

無論是什麼行業(yè)的企業(yè)或單位舉辦會(huì)議，單純站在舉辦方的立場(chǎng)與角度上看問題，都會(huì)面臨各種問題。下面我來告訴大家關(guān)于會(huì)議籌備的方案，歡迎參閱。

一、會(huì)議時(shí)間：20XX年7月15日10:00-11:00

二、會(huì)議地點(diǎn)：二樓辦公室

三、參會(huì)人員：張經(jīng)理、王經(jīng)理、朱適、段玉紅、張帥、李

琴、邱偉恒、劉珍娣、譚玲。

四、會(huì)議主持：張經(jīng)理、王經(jīng)理

五、會(huì)前準(zhǔn)備工作：

1、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)議要求，確定出會(huì)議議題。

2、利用電話、郵件等通訊工具通知參會(huì)人員參會(huì)時(shí)間，地會(huì)議流程策劃方案點(diǎn)，同時(shí)告知參會(huì)人員會(huì)議的名稱及內(nèi)容，以便參會(huì)人員整理好相關(guān)資料，做好充足的準(zhǔn)備工作。

3、組織各參會(huì)人員按時(shí)到場(chǎng)，明確自己所在職位的工作職責(zé)范圍。

4、制作出會(huì)議的各項(xiàng)日程，編排好會(huì)議的相關(guān)程序，制定出一系列的注意事項(xiàng)，根據(jù)這些注意事項(xiàng)作出相對(duì)應(yīng)的應(yīng)急方案。

5、會(huì)場(chǎng)的布置要充分反映會(huì)議主旨，簡(jiǎn)明扼要，突出重點(diǎn)。

(1)會(huì)場(chǎng)要懸掛橫幅，橫幅上的字要直擊中心議題。

(2)會(huì)場(chǎng)要安放一臺(tái)投影儀，以便更好的反映出會(huì)議的核心問題，同時(shí)用數(shù)據(jù)的形式更能直觀展現(xiàn)出該問題的實(shí)質(zhì)，有針對(duì)性的想出一整套的解決方案來解決目前存在的問題。

(3)確定好明確的會(huì)場(chǎng)區(qū)域后，再對(duì)會(huì)議桌的擺放形式進(jìn)行調(diào)整。

(4)會(huì)場(chǎng)還要對(duì)主席臺(tái)位置做一個(gè)明確的設(shè)定，在設(shè)定好位置后，落實(shí)主席臺(tái)的領(lǐng)導(dǎo)人，再進(jìn)行一一安排座次，并告知參會(huì)人員所在座次的編號(hào)，根據(jù)編號(hào)設(shè)置發(fā)言席，再設(shè)定的發(fā)言席上擺放席簽、話筒，在開會(huì)前期要對(duì)話筒進(jìn)行試音，確保話筒的音質(zhì)。

(5)還要注意的是會(huì)場(chǎng)的環(huán)境對(duì)會(huì)議的開展也起著至關(guān)重要的作用。會(huì)場(chǎng)的燈光照明設(shè)施，通風(fēng)效果，錄音、錄像的好壞直接決定了本次會(huì)議的成功與否，因此要對(duì)這些設(shè)施設(shè)備進(jìn)行細(xì)致的檢查。

(6)為了讓會(huì)議的氣氛不會(huì)顯得那么緊張，可以在會(huì)場(chǎng)內(nèi)擺放少量的花，既緩減壓力，又烘托氣氛。

6、后勤部門要對(duì)參會(huì)人員提供一些輔助性的幫助。比如：水、食宿、用車、醫(yī)療保健、安全保衛(wèi)等。

7、開展此次會(huì)議還要考慮對(duì)會(huì)議做好會(huì)議發(fā)言、投票、發(fā)獎(jiǎng)、集體照相等一系列的準(zhǔn)備工作，以確保會(huì)議不會(huì)因?yàn)槟承┉h(huán)節(jié)而影響會(huì)議的正常舉行。

8、把所有會(huì)前準(zhǔn)備工作做好后再對(duì)其進(jìn)行重新檢查一遍，最后向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作。

六、會(huì)中的服務(wù)與組織

1、工作人員要提前1小時(shí)到會(huì)場(chǎng)，仔細(xì)檢查會(huì)場(chǎng)前期的準(zhǔn)備情況，確保沒有遺漏的環(huán)節(jié)。

2、完善簽到工作，準(zhǔn)確了解參會(huì)人員的到場(chǎng)情況，尤其是主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)人及發(fā)言人是否到齊，對(duì)還沒有到的參會(huì)人員進(jìn)行二次通知，詢問原因，對(duì)已到場(chǎng)的參會(huì)人員發(fā)礦泉水，并進(jìn)行材料的分發(fā)工作。

3、按照原計(jì)劃的編排方式讓參會(huì)人員從前往后依次就座。

4、后勤部門維持好會(huì)場(chǎng)秩序，參會(huì)人員提前5分鐘進(jìn)會(huì)場(chǎng)就座，與會(huì)議無關(guān)的人員及時(shí)離開會(huì)場(chǎng)，并關(guān)閉會(huì)場(chǎng)大門，在開會(huì)期間手機(jī)調(diào)成震動(dòng)或靜音，不準(zhǔn)擅自離開會(huì)場(chǎng)，不準(zhǔn)接電話，保持會(huì)場(chǎng)的安靜。

5、行政人員在開會(huì)期間要做好會(huì)議記錄，寫好會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。

6、為了弘揚(yáng)公司文化，在開會(huì)過程中安排專門人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)拍照，會(huì)后可將這些圖片放至網(wǎng)上，做后期公司文化的宣傳，同時(shí)為了加深參會(huì)人員之間的友誼，對(duì)參會(huì)人員組織照相。

7、行政接待人員為參會(huì)人員提前預(yù)定返程車票、火車票、飛機(jī)票等。

七、會(huì)后會(huì)場(chǎng)的收尾工作

1、會(huì)議結(jié)束后，檢查所帶工作資料和物品(包括會(huì)簽)是否全部帶齊。

2、根據(jù)參會(huì)人員離開的時(shí)間，安排工作人員對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行護(hù)送。

3、回公司后及時(shí)對(duì)此次會(huì)議做好文件的清退、收集和歸檔等工作。

4、為了讓此次會(huì)議開展的更有意義，可以安排新聞媒體對(duì)此次會(huì)議進(jìn)行全方位的報(bào)道。

一，明確會(huì)議主題

會(huì)議主題要明確，經(jīng)銷商會(huì)議的目的就是為了訂貨，因此，會(huì)議的主題沒有必要取名為假意的“某某經(jīng)銷商交流會(huì)，某某廠商聯(lián)誼會(huì)”等，而應(yīng)該直奔主題，作“某某區(qū)域某某品牌訂貨會(huì)”讓所有經(jīng)銷商明白廠商召開此次會(huì)議的目的就是為了訂貨，避免讓經(jīng)銷商沒有訂貨的心理準(zhǔn)備，從而使雙方均不滿意。

二，充實(shí)會(huì)議內(nèi)容

1，會(huì)議內(nèi)容要有教育性

現(xiàn)今很多品牌的訂貨會(huì)已經(jīng)流于俗套，找些客戶過來聽廠商人員進(jìn)行宣讀公司的那些基本情況，然后就吃飯喝酒，讓公司業(yè)務(wù)人員和經(jīng)銷商在酒桌上“酒量即銷量”然后就是再進(jìn)行其它活動(dòng)，以此來拉攏經(jīng)銷商訂貨。會(huì)后，公司算帳，利潤(rùn)不能支撐費(fèi)用，代理商愁眉苦臉，以后說到經(jīng)銷商會(huì)議就是害怕，經(jīng)銷商對(duì)代理商的經(jīng)銷商會(huì)議也不再感興趣，因?yàn)檎匍_一個(gè)訂貨會(huì)除了拿錢去吃喝去訂貨外，沒有其它實(shí)際的意義，并且也和代理商一樣，看不到利益，學(xué)不到東西。因此我認(rèn)為，在召開訂貨會(huì)的會(huì)議內(nèi)容除了向經(jīng)銷商宣傳品牌后，可以更多去選擇提高經(jīng)銷商經(jīng)營(yíng)管理水平，幫助分析行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，指導(dǎo)經(jīng)銷商做出更好的促銷方案，言傳身教如何向消費(fèi)推廣本品牌產(chǎn)品，并幫助分析竟品的優(yōu)缺點(diǎn)等等會(huì)議題材作為會(huì)議的主題。相信，經(jīng)銷商會(huì)對(duì)以上題材更有興趣。

2，會(huì)議主持人要專業(yè)。

專業(yè)的會(huì)議主持人會(huì)讓會(huì)場(chǎng)的氣氛輕松，明快，同時(shí)也可以讓經(jīng)銷商加強(qiáng)公司的專業(yè)形象和隆重態(tài)度。

3，會(huì)議時(shí)間經(jīng)銷商會(huì)議策劃方案經(jīng)銷商會(huì)議的時(shí)間段：產(chǎn)品銷售旺季前和產(chǎn)品銷售旺季后。

會(huì)議的時(shí)間不能太長(zhǎng)也不能太短，應(yīng)堅(jiān)持以四個(gè)小時(shí)為基本原則。第一個(gè)小時(shí)重點(diǎn)突出宣傳公司品牌和產(chǎn)品的賣點(diǎn)。第二個(gè)小時(shí)應(yīng)該請(qǐng)公司經(jīng)理級(jí)人物做會(huì)議主題的報(bào)告發(fā)言，同時(shí)公布當(dāng)次會(huì)議的突發(fā)性政策。第三個(gè)小時(shí)應(yīng)該以文藝性的節(jié)目或者以活躍現(xiàn)場(chǎng)氣氛為主。第四個(gè)小時(shí)，以參觀會(huì)場(chǎng)展覽產(chǎn)品并現(xiàn)場(chǎng)訂貨。

三，增強(qiáng)會(huì)議效果

會(huì)前工作主要為：

(1)確定訂貨會(huì)的邀請(qǐng)對(duì)象，細(xì)節(jié)之處是尤其要抓住在訂貨會(huì)中起決定作用的人員。

(2)確定訂貨會(huì)的主推品項(xiàng)：做為企業(yè)產(chǎn)品品項(xiàng)往往不是單一的，因而采取哪款產(chǎn)品作為主推品種，就要對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行充分摸底，找出機(jī)會(huì)點(diǎn)最大的產(chǎn)品，如針對(duì)德賽目前的產(chǎn)品中，就要突出差異化產(chǎn)品DS-001學(xué)習(xí)DVD，充分突出它的賣點(diǎn)。細(xì)節(jié)之處是要避免主推的品項(xiàng)過全或促銷推廣產(chǎn)品無重點(diǎn)。

(3)制訂主推品項(xiàng)的訂貨政策：即對(duì)主推品項(xiàng)產(chǎn)品采取什么樣的促銷政策才能合適，才能起到擴(kuò)大訂貨量的目的，促銷政策不到位也會(huì)影響訂貨會(huì)效果，細(xì)節(jié)在于訂貨政策的制定。

(4)確定訂貨會(huì)的主題：銷售產(chǎn)品需要一個(gè)理由，開訂貨會(huì)同樣也需要一個(gè)由頭，確定一個(gè)主題。否則平白無的搞促銷開訂貨會(huì)會(huì)讓客戶產(chǎn)生防范心理。

(5)做好訂貨會(huì)前造勢(shì)和客戶摸底，一方面事前造勢(shì)讓客戶有正確認(rèn)識(shí)和心理和準(zhǔn)備，同時(shí)通過市場(chǎng)情況摸底圈定核心客戶，是訂貨會(huì)有的放矢。

(6)做好場(chǎng)地的選擇：主要根據(jù)邀請(qǐng)的人數(shù)，規(guī)模，選定訂貨會(huì)會(huì)址，對(duì)場(chǎng)地的選擇要求，要做到交通便利，易于尋找這一點(diǎn)。

(7)做好時(shí)間安排和訂貨資料的準(zhǔn)備，根據(jù)邀請(qǐng)對(duì)象發(fā)邀請(qǐng)函，注明訂貨會(huì)時(shí)間地點(diǎn)，同時(shí)也可將產(chǎn)品資料，價(jià)格表和促銷活動(dòng)通知送達(dá)知客戶手中。

(8布置好會(huì)場(chǎng)。定貨會(huì)會(huì)場(chǎng)布置要突出訂貨會(huì)主題

會(huì)中的工作主要為：

通過在訂貨會(huì)會(huì)中制造輕松寬松的氣氛，一方面可以讓客戶積極參與其中，調(diào)動(dòng)客戶訂貨的積極性，同時(shí)可以消除客戶的防范心理，感染其它客戶

會(huì)后的工作主要為：

訂貨會(huì)開完后，只是訂貨會(huì)成功的一半，如何落實(shí)是訂貨會(huì)最終成功與否的重中之重，因而訂貨會(huì)后一方面要將貨及時(shí)送達(dá)訂貨客戶的手中，另一方面要做好電話的及時(shí)跟蹤與走訪追蹤，收取保證金，確保真正達(dá)成意向

訂貨會(huì)開完要善于總結(jié)

現(xiàn)在很多企業(yè)，談到訂貨會(huì)基本上不談“訂貨后”，訂完了，似乎已經(jīng)結(jié)束了，資金也來了。訂貨會(huì)還有很多工作要做。今年的訂貨會(huì)要跟去年的訂貨會(huì)比較，數(shù)字是否有增加，生產(chǎn)能力是否能跟上，貼牌加工的廠家是否進(jìn)一步去落實(shí)，這些都是亟待解決的。

四，召開訂貨會(huì)的細(xì)節(jié)問題

1，精心設(shè)計(jì)定貨會(huì)的政策

2，會(huì)前開票和會(huì)中開票相結(jié)合

3，找一個(gè)好的會(huì)議主持人

4，專車接送鄉(xiāng)鎮(zhèn)大戶經(jīng)銷商

5，一定要設(shè)置抽獎(jiǎng)和禮品環(huán)節(jié)

6，設(shè)置餐桌就餐人員姓名

一、會(huì)議前準(zhǔn)備工作

1、會(huì)前所需準(zhǔn)備的文件：、、、、會(huì)議議程、桌簽、座次表、餐卷、代表證、會(huì)議橫幅(一般由會(huì)議承辦賓館制作)、會(huì)議背景PPT、房間號(hào)碼表、會(huì)務(wù)資料領(lǐng)取表、會(huì)議資料、報(bào)到處。各文件具體形式如附件。

2、會(huì)前準(zhǔn)備工作流程

2.1、會(huì)議的計(jì)劃：

(1)確定會(huì)議的目的，試圖達(dá)到的效果，會(huì)議預(yù)期取得的成果等。

(2)確定會(huì)議的名稱，初步擬訂出席對(duì)象、主持人、規(guī)模、規(guī)格、召開時(shí)間、需用時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

(3)決定會(huì)議的工作人員和服務(wù)人員，必要時(shí)成立籌備組、臨時(shí)秘書處或籌備委員會(huì)。

2.2、確定會(huì)議日程。編排會(huì)議日程表，并與會(huì)前發(fā)給各參會(huì)人員。會(huì)議流程策劃方案(1)議程表。

將會(huì)議議題按照內(nèi)在聯(lián)系、主次和先后排列次序，編排議程，印成文字，即議程表，會(huì)前發(fā)給與會(huì)人員。

(2)日程表與作息時(shí)間表。

會(huì)期超過一天的會(huì)議，還應(yīng)訂出日程表和作息時(shí)間表。

2.3、會(huì)議成本預(yù)算。

會(huì)議的成本=場(chǎng)地租借費(fèi)+文件資料費(fèi)+交通費(fèi)+食宿費(fèi)+活動(dòng)費(fèi)+服務(wù)人員的工資+咨詢勞務(wù)費(fèi)。

2.4、準(zhǔn)備會(huì)議資料。

(1)開幕詞、工作報(bào)告、發(fā)言稿等

(2)會(huì)議所用的技術(shù)性、程序性文書材料，如：會(huì)議通知、會(huì)議議程表、日程表、作息時(shí)間表、與會(huì)人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調(diào)度表等。

2.5、發(fā)送會(huì)議通知及接受回執(zhí)。

(1)會(huì)議通知：本單位的小型會(huì)議，可采用口頭、電話、書面通知等方式通知。外單位或跨地區(qū)的會(huì)議必須寄送書面通知，邀請(qǐng)性會(huì)議則可寄送請(qǐng)柬或邀請(qǐng)信。

會(huì)議通知可采用郵寄(包括電子郵件)、傳真、專人送達(dá)等方式，對(duì)重要的邀請(qǐng)對(duì)象可用發(fā)送書面通知或邀請(qǐng)柬，再加電話征詢、確定的雙重方式。

(2)回執(zhí)：為準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)與會(huì)人數(shù)，做好相應(yīng)準(zhǔn)備，通知時(shí)應(yīng)提前7天以上并附回執(zhí)。

回執(zhí)的通知應(yīng)計(jì)算郵途的來回時(shí)間，受邀請(qǐng)者考慮和準(zhǔn)備時(shí)間，相應(yīng)提前發(fā)送，但又不可提前過多，以免對(duì)方遺忘。

2.6、會(huì)場(chǎng)布置，會(huì)場(chǎng)根據(jù)與會(huì)人數(shù)選擇適當(dāng)場(chǎng)所，具體要求如下：

(1)會(huì)場(chǎng)要整潔、安靜、明亮、通風(fēng)、安全，大小應(yīng)與人數(shù)相適應(yīng)。按地區(qū)、系統(tǒng)、單位等分組，事先劃分席位，擺放好桌簽。

(2)主席臺(tái)席位。

第一排的正中為首席.其次是左位，再次為右位-先左后右，左高右低.前排為主。后排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名桌簽，便于按位入座。

(3)會(huì)場(chǎng)設(shè)施。

會(huì)場(chǎng)的所有設(shè)施必須在開會(huì)前準(zhǔn)備齊全，如擴(kuò)音、錄音、放音、唱片，錄像、攝影、投影儀、放映機(jī)、燈光照明、風(fēng)扇或空調(diào)、記錄紙、文具、茶具，等等。儀器、設(shè)備等應(yīng)事先反復(fù)檢查、調(diào)試(如擴(kuò)音器的音量大小)，以免臨時(shí)發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯(cuò)。

2.7、其他準(zhǔn)備

會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)備與會(huì)人員的就餐、住宿。會(huì)場(chǎng)外應(yīng)有醫(yī)護(hù)人員值班。同時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備接送車輛。會(huì)議要通過新聞媒介傳播的應(yīng)準(zhǔn)備宣傳提綱。重要會(huì)議應(yīng)有安全保衛(wèi)人員和保密措施。會(huì)議計(jì)劃中如安排參觀、考察、游覽等活動(dòng)，或贈(zèng)送資料、紀(jì)念品等，必須提前做好準(zhǔn)備。

二、會(huì)議期間工作

1、會(huì)議期間需準(zhǔn)備的文件：、、。

2、會(huì)議期間的工作流程

2.1、在機(jī)場(chǎng)、碼頭、車站等處，派專人、專車分批分時(shí)段按要求接站。

2.2、做好來客接待工作，確認(rèn)和分發(fā)房間，確認(rèn)重要與會(huì)人員用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會(huì)議禮品及房間派送水果等會(huì)務(wù)工作。確認(rèn)用餐時(shí)間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。

2.3、會(huì)場(chǎng)桌椅擺設(shè)確認(rèn)：燈光/音響/麥克風(fēng)/銀幕/講臺(tái)/幻燈機(jī)/投影機(jī)一一檢視無誤。檢查會(huì)議所需資料是否完備。

2.4、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)：專人負(fù)責(zé)參會(huì)人員的引領(lǐng)，簽到，分發(fā)會(huì)議資料。

2.5、專人負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)的協(xié)調(diào)事務(wù)工作(包括投影儀的準(zhǔn)備、飲水的準(zhǔn)備、禮金的發(fā)放以及會(huì)場(chǎng)溫度控制等)。

2.6、確認(rèn)并保障會(huì)議期間會(huì)場(chǎng)防盜、消防等安全工作、參會(huì)代表的人、財(cái)、物等安全工作。

2.7、協(xié)調(diào)會(huì)議期間的交通工具的安排。

2.8、會(huì)議接待人員應(yīng)全程跟蹤會(huì)議，以便及時(shí)和與會(huì)者保持聯(lián)系，出現(xiàn)突發(fā)事件能以最短的時(shí)間解決。

三、會(huì)議后續(xù)工作

1、會(huì)議后需準(zhǔn)備的文件：參會(huì)人員通訊錄、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議總結(jié)、會(huì)議證明、會(huì)議紀(jì)要、新聞稿、返程票登記表。

2、會(huì)議后的工作流程

2.1、在與會(huì)和未與會(huì)的人中間傳閱會(huì)議記錄。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會(huì)議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動(dòng)的責(zé)任人姓名、時(shí)間及標(biāo)準(zhǔn)。表明下次會(huì)議的日期和時(shí)間。

2.2、會(huì)議的總結(jié)、評(píng)估、會(huì)議代表的意見反饋及處理工作。

2.3、會(huì)議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報(bào)道資料的匯總，總結(jié)工作及印刷發(fā)放代表通訊錄。

2.4、代辦與會(huì)人員返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。

2.5、歡送代表工作。

2.6、會(huì)議費(fèi)用的結(jié)算工作。

四、人員職責(zé)

1、會(huì)務(wù)負(fù)責(zé)人

1)聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)

—對(duì)內(nèi)負(fù)責(zé)與所領(lǐng)導(dǎo)及各科室負(fù)責(zé)人的溝通，制定會(huì)議計(jì)劃書及工作進(jìn)度表，確保會(huì)議順利完成;

—對(duì)外負(fù)責(zé)與各參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)及參會(huì)人員之間的聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)人員名單及行程安排;

—協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)。

2)制定會(huì)議方案并實(shí)施

—負(fù)責(zé)擬定和調(diào)整會(huì)議方案，會(huì)議組織程序，并上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核;—負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各職能組分工，并確認(rèn)工作安排和進(jìn)程。

3)會(huì)場(chǎng)及住宿安排

—負(fù)責(zé)會(huì)議酒店(場(chǎng)地)接洽、預(yù)訂及協(xié)議簽訂;

—負(fù)責(zé)會(huì)議期間與會(huì)人員的食宿等問題的安排。

4)負(fù)責(zé)審核會(huì)議對(duì)外的文本資料內(nèi)容及相關(guān)合作協(xié)議

—各類資料內(nèi)容的確認(rèn)審核;

—確定印刷地點(diǎn);

—會(huì)場(chǎng)布置的審核。

5)制定可行性預(yù)算

6)同會(huì)議發(fā)言人及各位貴賓聯(lián)系

2、會(huì)務(wù)助理

1)各類文本的起草、修改，資料的編排、制作

—根據(jù)會(huì)議的要求，負(fù)責(zé)會(huì)議通知書的設(shè)計(jì)、制作及印刷;

—負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)背景效果圖的設(shè)計(jì)與制作;

—代表證、餐券的設(shè)計(jì)與制作。

2)負(fù)責(zé)重要人員的聯(lián)絡(luò)事宜

—負(fù)責(zé)重要人員的行程安排的聯(lián)系、確認(rèn);

—負(fù)責(zé)重要人員的機(jī)(車)票的預(yù)訂;

—負(fù)責(zé)重要人員的專人接、送及陪同安排;

—負(fù)責(zé)重要人員在會(huì)議期間的用車安排。

3)負(fù)責(zé)與會(huì)代表聯(lián)絡(luò)事宜

—負(fù)責(zé)會(huì)議通知書的寄發(fā)及確認(rèn)回執(zhí)工作;

—負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)資料的收集、確認(rèn)并輸入數(shù)據(jù)庫(kù);

—如會(huì)議信息有變，負(fù)責(zé)與與會(huì)代表聯(lián)系，及時(shí)告知。

4)負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)的管理工作

—負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)及儀器設(shè)備的管理;

—提前做好儀器設(shè)備的調(diào)試工作;

—負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)影像/通訊的管理(計(jì)算機(jī)、PPT資料收集匯總、同傳設(shè)備等);—確保會(huì)議期間演講嘉賓PPT的收集、正常播放及__。

5)負(fù)責(zé)交通管理及安全措施

—負(fù)責(zé)用車計(jì)劃;

—負(fù)責(zé)確定車輛行走路線和確保路線的暢通及用車安全。

6)負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)安全保障工作

—負(fù)責(zé)對(duì)可能存在和未知的安全隱患進(jìn)行檢查并制定解決方案

7)會(huì)務(wù)帳務(wù)管理

—會(huì)前負(fù)責(zé)制定收入、支出預(yù)算表

—會(huì)后負(fù)責(zé)制作收入、支出明細(xì)表

—負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)費(fèi)用分配方案的制定、上報(bào)及落實(shí)

3、應(yīng)急人員

1)負(fù)責(zé)資料袋或者禮品袋物品的裝放與分發(fā)。

2)負(fù)責(zé)參會(huì)人員的引領(lǐng)、接待。

3)負(fù)責(zé)就餐秩序的控制。

4)負(fù)責(zé)會(huì)中其他應(yīng)急工作。

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