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本文目錄
1、邀請與會者
(1)考慮與會者在一個小組中如何工作。
(2)排定會議時間要考慮旅行時間。
(3)如果有人不能出席，就重新安排會議。
(4)議程的每個項目旁列出發言者的姓名。
2、編排議程
避免在情緒低落時段開會。
保證將議程的任何改變都通知會議主席。
議程應盡可能簡短，試將議程限于一頁紙。
盡早討論最重要的問題，此時與會者最精神。
3、構想議程
議程應包括會議日期、時間、地點和目的等細節。
目的明確。
全體與會者需要確切知道會議對他們的要求。
把類似的議題放在一起，分配給每一項議程的時間應體現出它們的優先次序。
無人會介意提早結束會議，但是會議超過預定時間會令人不快。
4、分發議程（議程草案和最終議程）
決定需要在會上提出的問題。
將議程初稿發給全體與會者，征求他們關于項目的建議。
將建議匯總到下一草案中。
重新在全體與會者中傳閱議程，征求他們的同意并定稿。
5、確定地點
不同類型的會議需要不同的會議場所，正確選擇會議場所才能達到最佳的會議效果。
6、安排座位
會議的管理者應該根據不同的會議目的采取不同的座位安排方式。
一對一形式。這種安排座位的形式適用于小型會議。
在召開正式會議的時候，會議安排者應該根據與會者的級別和商務禮儀的規范分別安排就座。例如，如果會議室的桌子是長條型的，那么短邊最靠里的位置是最尊貴的位置，應該把最重要的與會者安排在此位置上。一般會讓老總坐在這個位置上，秘書一定要安排在老總的右手邊。
運用策略安排座位
會議主席的位置決定了其他座位的意義。一個會議里往往會有幾種人，有支持者，有反對者，還有觀望者。合理安排這三種人的座位，可以幫助達到會議的目的。
對于有爭議的會議，盡量避免安排觀點相反和觀點相近的人相鄰而座，還可根據你了解和分析的與會人對所要討論問題的觀點規劃座位。此外，與與會者會議中的目光接觸也很重要，誰與誰會進行正面目光接觸，就相應安排他們相對而坐。
7、會議用品
會前應檢查會議場所相關用品是否準備妥當，它們包括：
茶具；休息室、吸煙處；停車位；資料；通訊設備；書寫用品
參考資料來源：百度百科-會議的流程管理
會議紀要正文一般由兩部分組成。
（一）會議概況。主要包括會議時間、地點、名稱、主持人，與會人員，基本議程。
（二）會議的精神和議定事項。常務會、辦公會、日常工作例會的紀要，一般包括會議內容、議定事項，有的還可概述議定事項的意義。工作會議、專業會議和座談會的紀要，往往還要寫出經驗、做法、今后工作的意見、措施和要求。
會議紀要格式及寫法
會議紀要一般分兩大部分。開頭第一部分一般應寫明會議概況，包括會議進行的時間、地點、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會議議程和進行情況以及對會議的總體評價等。第二部分是紀要的中心部分，反映會議的主要精神、討論意見和議決事項等。根據會議性質、規模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：
（一）集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。
（二）分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項敘述的辦法，即把會議的主要內容分成幾個大的問題，然后另上標號或小標題，分項來寫。這種寫法側重于橫向分析闡述，內容相對全面，問題也說得比較細，常常包括對目的、意義、現狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述。這種紀要一般用于需要基層全面領會、深入貫徹的會議。
（三）發言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發言加以整理，提煉出內容要點和精神實質，然后按照發言順序或不同內容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據上級機關布置，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可采用這種寫法。
會議議程只是會議流程的部分環節，下面提供會議流程：會議流程總結我們提供會議服務的經驗，一般而言，您的會議確定以及成功舉行，大多經過以下幾個環節： 1、策劃我們提供會展企劃代理，告訴我們你的想法或者點子，我們為你提供可行性方案、會議回執，我們過去的成功經驗，都將成為您成功舉辦會議的基礎。 2、咨詢在此階段，我們將與委托方進行初步溝通，并就委托方的一些關心點提出預案供選擇、推薦合適的會議型酒店、餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會議交通流程、接待流程等。 3、考察在雙方進一步取得互信后，我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們為您提供的酒店、會議場地、環境、交通車輛及所需的設備細節等等，并在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內容進行深入探討，大致明確雙方的責任與義務。 4、確定這個時間需要的是耐心與細致--我們得一一推敲設想得流程及預案，盡可能把方案細化，然后以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任，并簽署相關服務協議。 5、執行嚴格而又人性化地執行協議，將是雙方合作精神的高度升華。不管設想如何完美，任何計劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時的不合，以會展的圓滿結局為一致奮斗目標。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協議以外的服務視為協議的延伸，并臨時決定雙方簽字負責人，所有臨時往來允許采取事前商議、事后結算的方式執行。 6、結算雙方財務人員認真核對各類單據，嚴格按照協議執行核算。以下為相應的流程介紹一。會前： 1.與會議主辦方洽談，了解相關會議需求； 2.提供會議所需要的航班、火車/汽車車次、住宿酒店、會議場所、交通等信息。并制定完備的會議預案書給會議方； 3.一般性會議利用網絡傳送大量關于會議場地、住宿、餐飲、娛樂等方面的實景資料，讓會議方提前做到成竹在胸； 3.如有需求，可派專人協助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況； 4.確定方案，簽訂合同，預付定金。二。會中 3.會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等； 4.會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求； 5.會議餐飲：用餐時間、用餐標準及其他特殊要求的安排； 6.會議旅游：旅游線路行程、用車、導游等安排和確認； 7.會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認； 8.會議禮品：會議禮品的采購、發放服務； 8.會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。三。會后 1.結帳：提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明，專人與客戶進行核對并結帳； 2.資料：會議后的資料收集，根據客戶要求制作會議通訊錄或花名冊；
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