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開會是統(tǒng)一思想、籌劃部署或者總結(jié)工作的一個很好的形式，用好這個工具對高效開展工作有著重要的作用，開會有一個重要的作用就是研究問題、分析問題、解決問題。
現(xiàn)實生活中有兩種傾向性的問題，一種是沒有認知到開會的意義，認為開會是虛的，干事才是實的。另外一種是知道要開會把工作安排一下，但是不知道怎么開，甚至因為開會本身還產(chǎn)生了其他的矛盾和問題。
我們單位成立半個多世紀(jì)，就如何開好一個會議，有了很多成熟的做法。上午我們開了一個會，我感到特別的成功，有很多地方值得學(xué)習(xí)，下面我把自己的三點心得分享給你。
一個會議確定會議主題和參加的人員之后，可以從確定主題、匯報情況、意見建議、分析討論、做出決策5個方面去做。
01
會議議題這是召開一次會議的靈魂，這次會議的主題什么，為什么要開這次會，這需要在會前征求意見，在會上開門見山的就說出來，讓大家提前有醞釀的時間。要打有準(zhǔn)備之仗，不能倉促開會。
確定會議議題以后，首先說情況匯報。情況匯報這是開會的基礎(chǔ)，這項工作做得越扎實，會議研究討論越有價值，定下的決策也越科學(xué)。情況匯報的邏輯可以從時間、空間、地域等方面去分析，可以從上級、本級、下級去分析，可以按照軍事上的方法敵情、我情、戰(zhàn)場環(huán)境等方面去進行分析。無論是從哪個維度去分析，都是要把何時、何事、何人、何地、為何，這些基本的要素搞情況。情況清才能方向明，這些工作其實都是會前的功夫，需要量化分析，不能霧里看花，似是而非。
02
匯報情況以后，就要《方案建議》，這是會議的一個核心，建議一般可以從5個方面去進行思考。
一是任務(wù)是什么，目標(biāo)要明確，要打多少糧食，一定要明確，不能腳踩西瓜皮。
二是誰來干、這項如何進行分工，分工要科學(xué)做到人崗相適，不能亂點鴛鴦譜，誰干什么、能干什么、為什么讓他干要有一個理由，否則切菜的去蒸饅頭，蒸饅頭的去掃地，誰的作用都發(fā)揮不出來，誰肚子里都有氣。
三是完成的標(biāo)準(zhǔn)和時限，這方案建議中最重要的一個環(huán)節(jié)，沒有時間節(jié)點的工作就會推拖躲，人都是有惰性的，時間節(jié)點就是給劃一條紅線。如果領(lǐng)導(dǎo)沒有提出要求的話，下屬干工作全憑自覺，最后就沒有標(biāo)準(zhǔn)。在會議上明確時間節(jié)點和標(biāo)準(zhǔn)要求，也是一種公開的承諾，可以倒逼工作的完成。
四是相關(guān)組織領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)關(guān)系，人物部署之后要有人來監(jiān)督，中間需要協(xié)調(diào)的部門和機構(gòu)，比如相互之間職能交叉了怎么辦，出現(xiàn)了任務(wù)空隙怎么辦，這就需要協(xié)調(diào)組去解決這個問題。
五是相關(guān)保障，領(lǐng)導(dǎo)不能只給任務(wù)不給條件，任務(wù)部署部署前領(lǐng)導(dǎo)是最高的指揮員，工作開展以后領(lǐng)導(dǎo)就是做好保障工作，保障人、保障物、保障資金等確保任務(wù)按期完成。
總之，方案建議就是圍繞干什么、誰來干，什么時候完成、標(biāo)準(zhǔn)是什么，誰來組織協(xié)調(diào)，要什么保障去做，把這些因素考慮到了，這個方案就具有很強的操作性了。
03
制定了初步的方案建議后，就要進行研究討論，這是一個征求意見的過程，也是一個統(tǒng)一思想的過程。這個過程要盡量確保方向，不能討論來討論去，把會議的議題和方向都改了。
最后，就是定下決策，決策就是在研究討論的基礎(chǔ)上，對初步方案建議的完善。決策要一錘定音，按照少數(shù)服從多數(shù)的原則，研究討論可以有不同的聲音，但是決策定下來以后，就不能再猶豫和懷疑，要堅決的執(zhí)行。
開好一個研究部署會，首先要確定一個主題，之后從自己的情況、對方的情況、環(huán)境情況等進行情況介紹。制定的初步方案建議，要具備五個要素：干什么，誰來干，什么時候完成、標(biāo)準(zhǔn)是什么，怎么組織協(xié)調(diào)，如何進行保障。大家對初步的方案建議進行研究討論后，作為會議的主持人要充分吸收大家的意見建議，然后做出決策，并且要按照先民主后集中的原則一錘定音。之后，就是抓好會議精神的落實。
生產(chǎn)調(diào)度工作有一定的特點。有人形容生產(chǎn)調(diào)度是無事一身輕，有事忙不停，重大事情急死人。就是說當(dāng)生產(chǎn)按計劃順利平衡進行的時候生產(chǎn)調(diào)度除了檢查、了解、收集生產(chǎn)信息之外工作并不忙；而一旦出現(xiàn)異常情況需要緊急處理，這時候生產(chǎn)調(diào)度要與問題有關(guān)的方方面面聯(lián)系商量解決，要時刻關(guān)注事情的進展，要協(xié)調(diào)方方面面的關(guān)系，接電話、打電話、忙得不亦樂乎；有緊急情況出現(xiàn)時，要正確、及時地進行處理如果處理不順會使人焦急萬分，一旦處理失當(dāng)，將帶來嚴(yán)重的后果，包括財產(chǎn)和生命的損失。它不同于安全部門，安全部門只按部就班進行事情處理就行了，而生產(chǎn)調(diào)度要負責(zé)事故中的方方面面，責(zé)任重大繁雜。
所以說要做好生產(chǎn)調(diào)度工作首先要熟悉調(diào)度工作的方方面面，熟悉生產(chǎn)和全廠的人員、物資、技術(shù)等工作和情況；熟悉廠外有關(guān)的部門、單位的情況；第二，要有應(yīng)付出現(xiàn)各種情況的能力，胸有成竹、遇事不驚、頭腦冷靜、行事果斷；第三，要機智靈活，既要堅持原則又要把握分寸，處理臨時問題往往只能做些現(xiàn)場調(diào)查，在進行簡短的現(xiàn)場調(diào)查后就要果斷決策，不能優(yōu)柔寡斷；第四，要善于思考、發(fā)現(xiàn)問題，車間或部門的日報常出現(xiàn)漏報、虛報等情況，生產(chǎn)調(diào)度必須能根據(jù)所掌握的情況發(fā)現(xiàn)問題，不讓漏報、虛報現(xiàn)象出現(xiàn)在生產(chǎn)日報中。所以當(dāng)生產(chǎn)調(diào)度必須經(jīng)常深入實際調(diào)查了解情況，掌握大量的實際情況才能發(fā)現(xiàn)問題，解決某些重大問題的緊急預(yù)案還必須經(jīng)過廠長審查同意和授權(quán)；第六，生產(chǎn)調(diào)度必須與所有部門負責(zé)人建立良好的協(xié)作關(guān)系和有很高的信譽度，以減少調(diào)度工作中的不必要的麻煩。在調(diào)度工作中必須做到嚴(yán)格、公正、果斷，保證令行禁止、言聽計從，調(diào)動一切積極因素，確保生產(chǎn)高效、有序、安全、健康地運行。
一、會議預(yù)案的制定：
當(dāng)決定召開會議之后，秘書人員要著手做的就是擬定詳細的會議方案。會議方案也稱為會議預(yù)案，就是為實現(xiàn)一定的會議功能目標(biāo)，事先對運作環(huán)節(jié)、工作事務(wù)過程，辦事流程所做的有序安排。屬于計劃類會議文書。一般來說，中、大型會議或重要的電視、網(wǎng)絡(luò)視頻會議才需要擬定預(yù)案，簡單的小型會議，不必有預(yù)案。會議方案的內(nèi)容與格式：一份完整的預(yù)案包含以下內(nèi)容：
1、明確召開會議的目的、任務(wù)。即這次會議要實現(xiàn)什么目的、效果及有哪些方面的具體要求，這是擬定預(yù)案的第一步；
2、會議的規(guī)模，包括確定與會總?cè)藬?shù)、與會者的職務(wù)、級別、主持人選，概算經(jīng)費成本，確定會議的會期等；
3、會議名稱、召開的時間、地點；
4、會議材料的組織和大會發(fā)言安排；
5、其他事項的安排。
二、擬定會議議程和日程：
會議預(yù)案是對大中型會議的整體籌劃，會議議程是對會議議題進行先后次序的安排，會議日程是對會議議程和會議期間其他各項活動逐日做出的時間安排。議程和日程是會議方案的組成部分。秘書人員在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)籌備會議時，可以說，制定會議預(yù)案是整個工作流程的第一步，接下來還有很多工作要做。
1、編制會務(wù)程序表議預(yù)案：
雖是整個會議的計劃，但會議預(yù)案不完全等于會務(wù)工作計劃，因為會議預(yù)案所列項目比較籠統(tǒng)，而會務(wù)工作則是十分具體、細致的。秘書部門有必要在會議預(yù)案的基礎(chǔ)上對會務(wù)工作做出一個周到細致的具體計劃，編制成“會務(wù)工作程序表”。程序表應(yīng)該包括各項具體會務(wù)工作的內(nèi)容、完成時間、責(zé)任人等項目。會務(wù)工作程序表由會務(wù)工作負責(zé)人(通常是辦公室主任)編制。由于它是具體事條的安排，不一定須經(jīng)上司審查批淮。會務(wù)工作程序表編好后，可作為會議預(yù)案的附件發(fā)給承擔(dān)會務(wù)工作的人員。由于分工明確、內(nèi)容具體、時間要求嚴(yán)格，各人可按程序表分別進行具體準(zhǔn)備工作。會務(wù)工作負責(zé)人也可按程序表檢查各項事務(wù)的落實情況，凡是已經(jīng)按要求完成的，就在備注欄注明“已辦”，這樣會務(wù)工作就可井然有序地進行，防止出現(xiàn)顧此失彼、重復(fù)忙亂的情況。
2、準(zhǔn)備會議材料：
①會議文件的起草會議文件的起草是件非常嚴(yán)肅的事。有的要提前很長時間開始淮備。提倡領(lǐng)導(dǎo)親自主持并參加重要文件的起草，必要時要成立專門的起草班子。一般情況下，日常的工作會議或?qū)ｎ}性比較強的會議的文件，可由相關(guān)職能部門負責(zé)起草;一些重要的、大中型會議，需要在主要負責(zé)人的主持下，事先成立專門的起草班子，專司文件起草工作。
②會議文件的審效會議文件有些需要在會議上宣讀，有些是關(guān)于程序、流程的規(guī)定，一旦有了差錯，直接影響到會議的質(zhì)量與進程。為了確保會議文件的質(zhì)量，提高會議效率，秘書人員需要在會前對組織起草和有關(guān)部門報送的會議文件進行審核和校對工作，然后向上司提出所報送的文件能否提交會議討論的意見。
③文件材料的印制和分發(fā)需要提交會議審計的文件討論稿和其他資料，應(yīng)在會議召開前印制完畢并發(fā)到與會人員手中。分發(fā)文件的方法主要由：
⑴意識會前分發(fā)；
⑵報到、入場時分發(fā)；
⑶按座位發(fā)放；
⑷會議結(jié)束時分發(fā)。
三、發(fā)出會議通知發(fā)出會議通知常用兩種形式，一種是口頭通知，一種是書面通知。口頭通知主要適用于一些單位內(nèi)部召開的會議，或參加人員少、準(zhǔn)備時間短的會議。根據(jù)通知方式不同，口頭通知又分為當(dāng)面通知和電話通知。書面通知是一種比較正式、傳統(tǒng)的通知方式，主要適用于一些大中性會議。主要由兩種方式。一種是以正式文件形式下發(fā)的會議通知，另一種是便函形式的會議通知。
四、布置會場與檢查布置會場應(yīng)與會議議題、會場本身的空間、形狀和出席人員的需要協(xié)調(diào)一致。布置會場包括整體格局的布置和主席臺，場區(qū)座次的布局。會場布置完，還要聽取籌備人員匯報或親自到會議場地等方式，檢查會議籌備和布置情況，確保會場安排周密。
五、落實后勤服務(wù)：
1、預(yù)定住宿客房:會議住宿安排最簡單的方法是由與會者自己安排，但是考慮到經(jīng)濟利益和效率最好是由主辦單位預(yù)定房間；
2、安排會議餐飲:安排會議餐飲需注意：
①考慮餐飲的形式與規(guī)格；
②簽訂餐飲合同；
③控制餐飲成本；
④科學(xué)編席；
⑤關(guān)注餐飲安全。
3、落實交通保障；
4、印制有關(guān)票證:凡是大型會議，均需要制作有關(guān)會議的票證。
【溫馨提示】協(xié)調(diào)會議安排如何匯報和協(xié)調(diào)會議安排如何匯報情況的問題，以上的文章解決了您的問題嗎？部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實時信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議會場，青島會議酒店，青島會議接送，青島會議服務(wù)，青島會議用車，青島會議公司策劃，青島會議接待服務(wù)等。