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會議有形，管理有術
——提升會議效率的幾點建議
東富龍2018年3、4月份各個部門（少數部門未統計在內）會議有100多場，而且參加會議的絕大部分是各級干部。如果會議效率低下、達成共識困難，那么會議成本可想而知。我們為什么要開這么多會？關于這個問題，其實世界上的大公司都在追問：
華為公司老板任正非：首先，我們要減少會議，我們全球每年召開20萬場會議，這還不包括5、6個人在咖啡廳開的會議。第二，我們開會來一大堆人，無關的人也要陪會，這樣我們的糧食就產少了，所以貢獻就小了。為什么要說這個故事，就是看看我們確定性工作怎么做。每一個做具體確定性業務的職員，如果業務不精通，反復來回折騰，這就是效率低的很大表現。美軍體系很偉大，我不是看這個師長受處分，而是看到它的職員系統，就是非作戰系統世界第一。我以前就說美軍是世界上最偉大的公司，只是它不講成本。如果它講成本，就真是世界最偉大的公司。我們還要成本呀！我們應推動減少10%的會議，減少10%的開會人員。 ——華為公司總裁辦電子郵件電郵講話【2017】107號
會議，是溝通的一種方式，是一種同步溝通，本質是一種用時間換結論的商業模式。會議價值=會議的結論價值—會議的時間成本。只有了解了這一會議的本質，才能從多個維度，對會議進行管控。
一、會議概述
會議的作用不外乎布置工作、總結經驗、討論事項、分析問題、研究對策，或表彰先進、懲戒違章，一言以蔽之就是做出決策或鼓舞士氣。管理良好的會議能夠集中集體智慧、快速解決問題、迅速推動工作，是企業管理中最常用的方式或手段。企業會議必須有的放矢，不能議而不決，更不能決而不行。會上放空炮，說大話，就會喪失企業決策效力，導致人心渙散，削弱組織活力。
一個企業每年應該召開的會議其實是相對可控的，固定會議除了企業的年度總結大會、半年總結會、月例會、周例會（班組有晨會或晚會）之外，其余的會議都是專題會議，或是非常規會議，也可以稱之為臨時會議。
二、實戰方法
會議管理
企業必須建立會議管理制度或者規范會議召開流程，對各類會議的主持人、參加人員、召開地點、會議召開時間長短、會議發言順序、會議成果（如會議紀要、會議簡報、會議決定等）做出清楚明確的界定，以確保會議召開的效率和效益。
對會議召開的目的意義、參與人員、討論事項、解決問題、會議時間地點等事先做出規劃，事后進行跟蹤。讓會議主持人或召集人做到開會有目的、有計劃、有成效。
企業必須把握一個原則：可開可不開的會議堅決不開。企業如果能將會議效率與績效考核掛鉤，那將是最有效的會議管理。
會議紀律
一方面作出明文規定，要求與會人員做到：積極準備，按時出席，不遲到不早退，不無故缺席。開會時認真聽講，并作筆記，討論發言，深思熟慮，坦誠直言，遇有分歧，各抒己見，決不強加于人。集體決策，求同存異，堅持少數服從多數原則。遵守紀律，不說與會議無關的話，不做與會議無關的事。尊敬主持人、尊重不同意見者，不污辱同事。另一方面，會議主持人或主辦單位負責人要做好會議考勤和紀律考核，嚴格按會議紀律查處違紀行為。
會議主持方法
會議成敗或作用大小與主持人關系極為密切，要想會議取得成效，主持人必須做好以下工作：
事先做好規劃，確定會議主題、討論重點、解決途徑、發言順序，并設計好自己的建議與具體措施，最好事先告知與會者會議的主題。
掌控會議進程，啟發與會者的參與性和創意思維，讓會議朝有利問題最終解決的方向發展；及時機智打斷無關會議主題的提議和發言，保持會議主題不動搖；在會議冷場時，要主動化解緊張局勢，避免陷入僵局；在會議討論熱烈時，要善于引導，對建議性意見及時給予鼓勵；注意眼觀六路、耳聽八方，對內向沉穩者，主動給予發言機會，不使每一個出席者受冷落。適時歸納總結，問題解決了，及時宣布散會。對超時會議必須征得全體出席人員同意方可延時，否則宣布擇機另開。
會議議事流程
各種例會和重大會議事先書面確定議事流程，各種臨時會議則由主持人現場把控。對于討論意見一致的當場拍板定奪。對于會議當天無法取得共識的話題指定專人會后擬訂方案，再約時間另議。“擇機另議”是防止“議而不決”最好的方式。
會議跟蹤辦法
會議紀要必須在會議結束后半個工作日內發放到與會者手中，最好用電腦記錄同步發布到內部局域網。會后主持人或指定專人做好會議跟蹤，確保會議決定事項得到落實。如果會議決議單一，責任主體單一，主持人跟蹤提醒即可，落實責任人完成即向主持人報告。如果會議決定事項過多，就有必要制訂《會議決議事項跟蹤卡》，列出主辦人、協助人、檢查人與完成時限，此卡一式兩份，跟蹤者與主辦人各執一份，用于跟蹤與自我提醒，確保會議決議事項按期完成。各種例會召開下次會議時，主持人必須就上次會議執行情況進行總結，完成好壞與責任掛鉤。
會議記錄與會議紀要
一般企業會議下發的都是會議紀要，而不必發會議記錄。通常會議記錄盡可能詳細，會議紀要則盡可能簡潔。會議記錄作為原始資料存檔備查，會議紀要作為會議決議文件也要存檔。會議紀要既是推動工作的工具，也是檢查會議執行情況的依據。會議紀要是企業文件，會議記錄不是企業文件，它僅僅是會議紀要的依據。
會議紀要通常記錄會議概況、討論事項、做出決定以及貫徹要求。要求言簡意賅，文字簡練，用語準確，不能模棱兩可。
會議時間管理方法
凡是全體員工參與的工作推動會議，如新制度宣貫、新方案試行、新流程說明、嚴重違紀事情的處理通報等，通常不宜超過半小時。當然，帶有娛樂性質的全年總結大會則又當別論。各小組或辦公室例會（如晨會、晚會），通常不宜超過五分鐘。跨部門的晨會也以一刻鐘為宜。部門周會也以半小時最多不超過一小時為宜。多數企業“大會半小時、例會五分鐘”是從最短時間上講的，僅供參考，具體到各自的企業，還得因企業而異。總的原則就是會議言之有物，能夠幫助或推動工作更好進行。
專題會議準備流程
專題會議往往著眼于新情況新問題的商討解決，成敗關鍵在準備是否充足。如確定會議主題、確定參加人員，預估討論時間，預算會議開支，準備主題報告，確定開會地點、確定開會時間，并有足夠時間通知參會人員進行會議準備。專題會議的召開應該是“萬事俱備、只欠東風”，這里的“東風”就是組織會議召開。如果不進行充分準備，臨時通知一群人員開會，往往事與愿違，達不到會議效果。
重大會議籌備方法
企業的重大會議，如年度總結大會、經銷商大會（新產品發布會）、供應商墾談會等等，必須至少提前一至二個月進行籌備。企業要成立大會籌備領導小組，領導小組下設秘書組、會務組、接待組、禮品組、酒店組（安排食宿）。秘書組和會務組先行成立，進行會務籌劃、文案寫作，邀請參會嘉賓，其他小組可以后期成立，但必須在會前一周將會務人員全部培訓到位，讓每一位會務人員明確各自職責，清晰會議流程。
高效的會議有四個要訣：第一是，提前通知議題并發給與會者相關的資料，但要注意的是，參加會議的人要少而精，可參加可不參加的人盡量不要參加。原因是，人多了往往會造成不該發表意見的人用了太多時間，而該發表意見的人出于顧忌反而不表達；第二是會議必須要有主持人，引導大家時刻盯住會議的議題，而不是漫無目的地閑聊，好好的一個會議開成了“扯蛋會”；第三是調節會議氛圍，有的時候參會人員的氛圍不對，整個會議前注定了就是失敗，與企業管理、企業文化、組織氛圍、團隊潛規則等要素相關；第四個要訣就是會議紀要， “一個完美會議的完美結果就是一份完美的會議紀要。”會議紀要和會議記錄不同。記錄是對會議內容的記錄，而紀要是對記錄的提煉和總結，要包括會議結論和后續行動計劃。會議紀要的核心必須包括：已有的明確結論；以及后續要做的事情的負責人、進度表和考核目標。
2018年3、4月份人力資源部對各個部門會議進行了了解，采取“蹲點”的方式對會議效率、流程等進行初步判斷，會議效率亟待提升，為啥而開會？開會就是為了解決問題，就是為了達成共識……
附件：《會議蹲點檢查表》
人力資源部 高偉
二〇一八年四月四日星期三
會議服務員的半年工作總結
會議服務員的半年工作總結，生活、工作中，總結是在我們一段時間里得到的收獲和不足經驗，回顧過去的一段時間，取得的成績。下面是我為大家精心整理的會議服務員的半年工作總結，歡迎大家閱讀參考。
會議服務員的半年工作總結120xx年X月X日XX大酒店接待了***公司的會議，經酒店縝密安排，各部門精心布置，使得酒店圓滿完成了本次的接待任務，以下是在會議接待過程中餐飲部的工作總結：
一、精心準備，搞好會議宴會接待
在宴會接待上，這是我們酒店第一次接待這么大型的會議，我們酒店能夠在會議前做好接待準備這是值得鼓勵和褒獎的。餐飲部能夠發揮不怕苦不怕累的精神完成這項艱巨的任務是值得大家堅持和發揚的。但在此同時，我們也要看到自己準備工作不足的地方。例如：
1、人數的確定，以什么為標準，并制定合理方案；
2、水果飲料的準備，此項工作不太到位；
3、用餐過程中的杯具要及時補充；（例如用茶盅吃飯，是我們酒店準備工作做的不到位的代表性表現）
二、合理安排工作人員，量化工作任務
1、提前一天廣泛動員全店員工，保證服務人員充沛；
2、促協調各部門員工積極參與，停休的調休，領班以上人員積極參與到一線服務中；
3、如果有加班加點的員工，員工餐要做好伙食的具體安排；
三、抓住工作重點，督促各項工作完全到位
1、各部門在認真搞好自己工作的同時也要注重部門間要相互配合，協助。完成會議接待與宴會任務。
2、我們要抓住自己工作的'重點，要解決自己任務中的主要矛盾，以便我們酒店的各部門以一個合理優化的部分組成一個強有力的整體。這方面我們有不足的地方（例如：工程部不能及時調試和處理好音箱設備等，一度讓酒店的名譽處于尷尬境地。是有待改善的）
四、加強員工培訓，提高會議服務質量
會議接待得成功與否，關鍵取決于服務質量的高低，而培訓則是提升服務質量的最根本的途徑。我們應該加強自身接待會議的能力。如：1布置會場環境，2要求相關部門員工在會議接待過程中，準確了解和熟悉所接待會議的目的、內容、會期、與會人員的構成情況。
總結會議雖然結束了，也通過這次會議積累了些經驗，但也確實出現了一點不足，我們將認真總結，并把積累的好的經驗和做法貫穿于今后的會議接待工作中去，也懇請各位領導能夠給我們更多的能夠吸取會議接待經驗的機會。
會議服務員的半年工作總結2作為前廳重要分支機構，禮賓部承擔著酒店“第一門戶”的職責，是直接對客服務最多的部門之一，自XX年至今，酒店今年的接待工作已告一段落，禮賓部在前廳經理助理的關心和指導下，在其他分部門的大力支持下，也在部門各成員的通力協作下，圓滿完成了工作任務。現將禮賓部工作總結如下：
一、培訓工作
XX年禮賓部的培訓工作是按照計劃的階段性培訓目標進行。首先對于新員工的培訓采取，前廳主管與領班一帶一的培訓方式。讓新員工在實操中熟悉業務技能，并且能在工作中得到全程的貼身指導與糾正。對于能夠熟練掌握工作技能的員工還要定期進行工作程序標準及崗位職責的培訓，以保證日常工作的規范性和準確性。
在培訓形式上我部門進行了創新，先后開展了時時培訓和交叉培訓的形式。時時培訓不拘于其他死板的培訓形式、時間，在各崗位的班前會以案例分析的形式進行業務培訓，使培訓連貫緊湊、生動形象。交叉培訓也是我部運行較成功的培訓形式，主要方法是不局限于本部門的業務技能培訓，在培訓期間穿插其他方面的培訓。個人業務技能的多元化發展，對于服務質量的提高和一站式服務的實行都有著極大的幫助。
二、人員管理
1，禮賓咳嗽庇衫癖雋彀啵癖鱸保鉤桑汕疤碇淼耐騁還芾恚癖雋彀嗟男煜賂魎酒渲埃只ノ鉤洌餐俳餐⒄埂
2，禮賓部日常工作主要依據兩班倒原則，由一名禮賓領班，一名禮賓員分別隔天輪流上班，工作采取16小時制，特別忙的時候則由主管、大副做出調度全體上班或綜合個人因素與當日工作量，安排上班人員。禮賓部另一工作特征是交接制度，因為禮賓工作具有極強的連續性，許多事物我們不能一次性的替客人解決，這就需要下一個班次繼續跟進服務。所以，信息的共享對于我們來說是相當重要的，三個班次在交接班的時候也是盡量做到認真仔細，毫不遺漏。
三、常規工作
1、行李服務是我部區別于其他部門的一大特征，每一位客人入住到結束，酒店客人的行李由我部全權負責。客情最多時有150多間房，如此多的房間，意味著分派到我們每一個人身上都是超負荷的工作量，既便在如此大的工作量情況下我部員工依然是熱情的微笑，依然是毫不松懈的服務態度，大家都沒有因為工作的“量多”而影響到服務的“優質”。
2、禮賓臺也是我部另一重要“工作陣地”，它為解決客人衣食行游購娛各類難題提供了重要幫助。除了基本的辦理寄存轉交等業務，它還有一項重要職能就是負責客人的信息問詢。尤其是團隊或節日放假期間，客人的信息咨詢量是相當之多的，每天早上8點至12點及晚上18點至22點是他們的問詢高峰期，問的問題也是各式各樣，從客房的泳衣泳褲在哪里?到游玩到哪里去?本地哪里好玩等等，每當此時，我們就要各盡所能，積極快速的去與其他相關部門或相關行業聯系，為客人答疑解難，同時，此外，我們經常還要針對客人變化不定的口味為客人推薦菜系不同的餐廳，如客人有需要并為他們提前訂餐。這些事情，有的對于我們，不過舉手之勞。能做到的，我們一定做到，做不到的，我們也會盡最大所能幫客人做到，因為我們始終銘記著，我們追求的是“想客人所想”。
如何提升大型會議活動接待和服務水平？
會議前的登記、各種安排、聯系、通知等，和會議時的場所提供、材料分發、茶水供應、聯絡、衛生管理、醫療與安全保障等等都屬于會議的接待和服務項目，并且根據不同性質的會議、不同的要求等情況，服務項目和類別，也有所不同。
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