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辦公室管理形成性考核冊答案
作業(yè)1
1．將辦公室實務工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。
辦公室實務工作一覽表
序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)企業(yè)（含外企）
1 [文書撰寫]按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容
2 [文書制作]復印資料。打印文稿及表格
3 [文書處理]在權限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。
4 [檔案管理]檔案管理。
5 [會議組織]安排會議事務，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。
6 [調查研究]協(xié)助上司準備書面的財務報告、研究報告。
7 [信息資料]準備好公司要公開的資料；收集及整理各種信息
8 [信訪工作]替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。
9 [接待工作]接待來訪賓客；接待賓客和員工的來訪。
10 [協(xié)調工作]以電話往來維持和外界的良好公共關系。
11 [督查工作]督導一般職員或速記員。
12 [日程安排]替上司定約會并做好記錄；
13 [日常事務"]閱讀并分類信件通訊事務、電話；
14 [辦公室管理]辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設備及用品
15 [其他臨時以速記記下上司交待的事項；執(zhí)行上司交辦事項
交辦的事項-]
16替上司申報交納所得稅及辦理退稅。
17外出辦事，如銀行、郵局等。
2、公用易耗品主要包括哪些？
辦公用易耗品主要有：
（1）信封、紙張；
（2）軟盤、光盤等；
（3）鉛筆；
（4）圓珠筆；
（5）簽字筆或鋼筆；
（6）修正液或修正帶；
（7）印盒；
（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期
號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；
（9）小刀；
（10）日歷等；
（11）其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大
頭針、紙夾等。
3、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關系如何？
文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。
（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最
佳。
（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的
工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。
（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工
作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。
其次，說明三個步驟之間的關系。
三者的關系為：
先作計劃，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的
過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。
文員首先要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結
果對下一次的計劃有所幫助和啟示。
4、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。
本題的例子請同學們見教材第28頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計
劃書，不要抄襲。
5、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方
法的認識。
1．請示方法和報告方法；
2．計劃方法和總結方法；
3．受意方法；
4．傳達方法；
5．進言方法；
6．變通方法和擋駕方法；
7．分工方法與合作方法。
受意就是文員接受和領會上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I會上司在會議講話、文
件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易
于文員判斷和領會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就
某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。
受意方法要注意：
（1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；
（2）備好記錄本，記錄下指示要點；
（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；
（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；
（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；
（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。
結合實際談體會。
我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。
才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一
份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、
公司取得的成績。當時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯
得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根
本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，
才寫出了各方滿意的公司簡介。
從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。
注意：同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要注意按
照以上的思路作答；而且要注意結合教材，聯(lián)系實際作答。既要簡要說明教材中的相關知識
點，又要結合實際談談自己的體會。本題失分的原因大多是不結合實際談自己的感受，同學
們在回答本題時要加以注意。
作業(yè)2
一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。
（1）都應先問好，再傳達自己的信息；
（2）都應保持耐性、熱情的態(tài)度；
（3）通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；
（4）都應簡明扼要表達自己的意思。
異：
（1）打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。
（2）打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。
二、了解“電視會議”、“交互式電話會議”的基本用途，比較其與一般會議的不同，
談各自的優(yōu)劣或應注意的地方。
（1）基本用途：
“電視會議”主要用途是使相隔較遠的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象
帶等資料。
“交互式電話會議”的基本用途是使單位或個人可以在任意一部電話機上組織多方的國
際、國內(nèi)或本市的電話會議，聲音清晰宛如一室。
（2）兩者與一般會議的不同：
可以消除時空上的局限性。
（3）各自的優(yōu)劣：
“電視會議”——
優(yōu)：通達范圍廣，消除時空上的局限性，生動形象；劣：技術上的要求較高。
“交互式電話會議”——
優(yōu)：方便、省時、高效，消除時空上的局限性，具有保密功能、報數(shù)功能和歡迎詞播放
功能；劣：費用高，技術含量高。
三、簡要回答郵件分揀的一般標準。
（1）按照收件人的姓名分揀；
（2）按照郵件的重要性分揀；
（3）按照收件部門的名稱分揀。
四、怎樣處理上司不在時的郵件？
本題的答案請同學們見教材第72頁。教材上有明確的答案，在此不再詳細說明。
五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？
（1）上司正在開會時；
（2）上司繁忙時；
（3）上司即將外出時；
（4）遠道來訪或有重要事情的來訪時。
六、七
作業(yè)3
一、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預定表。
日程安排計劃表的種類：
（1）年預定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務活動，及有關公司的活動事項一覽表，
所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀念日、年休假等。一般于年初將整個年
度的活動事項整理成表，再通知各部門。
（2）月預定表、周預定表、日預定表。
月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的
會議、面談、出差、訪問等預定計劃。
周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。
日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從
早到晚的業(yè)務活動。
各種預定表的編制請同學們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。
二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？
提神醒腦的服務。
上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛
巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。
私事方面的協(xié)助。
協(xié)助的方法應視實際情況，其一是與業(yè)務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：
（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所
以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。
（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的
關系來協(xié)助他解決私人的事務。
財物管理。包括：
（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪
金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，
由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。
（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票
簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。
其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。
3．第三題主要是給同學們提供了一個編寫“工作任務單”的范本，同學們可以學習一
下。最好能夠根據(jù)這個范本，結合自己的工作實踐，編寫一個“工作任務單”。
作業(yè)4
一、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應用的一般場合。
口頭語言的基本特征：
（1）語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，
盡可能說得通俗、生動、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。
（2）有重音。口語中，需要強調的成分，都是通過重音表達的。
（3）有歧義。因為漢字一音多字。
（4）口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。比如，莊重的場合，口語應規(guī)
范、簡明些；休息時間，口語可生動些，語調也可輕松、愉快些。
敬語使用的一般場合：
（1）對于自己尊敬的人，當然會使用敬語。
（2）與并非熟悉的人或是在正式場合（生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話）也需要
使用敬語。
（3）敬語一般針對：
年長或比自己輩分高者；具有較高職務、職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠者；
有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。
二、簡要闡述社交話題的選擇。
合適的話題包括：
（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；
（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；
（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人
情等；
（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；
（5）積極、健康的生活體驗的話題；
（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。
不合適的話題包括：
（1）應當忌諱的話題。如個人私生活等。
（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。
（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。
（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應隨意發(fā)揮。
（5）夸耀自己的話題。
（6）庸俗的、色情的話題。
（7）不宜談論的保密的話題。如涉及商業(yè)機密的話題。
三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？
印章的使用的主要形式為：
（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）
封存章。
落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：
（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。
（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。
（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自
行更正的憑信。
四、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。
收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦—
—注辦。
分送的基本原則：
（1）屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告
之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；
（2）屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行
公文，按主管業(yè)務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；
（3）分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；
（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；
（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，
先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。
五、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本
含義。
類型：
（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征
立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。
按問題特征立卷的含義：
將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)
系和處理情況，運用最廣泛。
六、通過檔案利用的途徑和方式，談談檔案利用的意義。
（1）通過設置檔案室，可以提供檔案原件或復制件，方便借閱或直接閱讀；
（2）通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調離認可制度等，可以
提供檔案外借；
（3）根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；
（4）利用所藏檔案中的有關記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據(jù)；
（5）以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關問題進行專業(yè)性的解答，提
供咨詢服務；
（6）將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關部門，可以交流信息；
（7）通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。
在進行績效考核時，應特別注意以下幾個方面：
1.目標一致性：確保績效考核與員工的職責和組織的戰(zhàn)略目標相一致。考核標準應與員工的工作職責和目標相匹配，以確保評估的準確性和相關性。
2.公平性和公正性：績效考核應公平和公正，不偏袒個人或特定群體。避免主觀偏見和歧視性的因素，確保評估標準適用于所有員工，并以一致的方式進行評估。
3.多維度評估：績效考核應綜合考慮多個方面，包括工作成果、行為表現(xiàn)、技能和能力等。不僅僅關注結果，還要評估員工在工作過程中的行為和能力表現(xiàn)。
4.可衡量性和可觀察性：績效考核標準應具備可衡量性和可觀察性，即能夠通過客觀的指標或標準進行評估。這樣可以減少主觀判斷的干擾，提高評估的準確性和可信度。
5.反饋和發(fā)展：績效考核應該是一個反饋和發(fā)展的機會。及時向員工提供準確、具體和建設性的反饋，幫助他們認識到自己的優(yōu)點和改進的機會，以促進個人和職業(yè)發(fā)展。
6.定期性和一致性：績效考核應該是一個定期進行的過程，而不是臨時或偶發(fā)性的。確保評估的頻率一致，并在整個組織中進行一致的應用，以確保評估的公正性和準確性。
7.參與員工：鼓勵員工參與績效考核過程，提供他們的意見和反饋。促進雙向溝通，讓員工能夠表達自己對評估標準和過程的看法，并提供自己的觀點和經(jīng)驗。
8.持續(xù)改進：績效考核是一個持續(xù)改進的過程。定期回顧和評估績效考核的效果，根據(jù)實際情況進行調整和改進，以提高評估的準確性和有效性。
績效考核是一個復雜的過程，需要綜合考慮多個因素和注意以上要點，以確保評估的公正性、準確性和有效性。
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績效考核的要點：數(shù)量和時間一般不做為單獨的考核標準,考核的內(nèi)容一定要是自己可控的,形容詞不做量化考核的標準,考核標準要遵循三個定量原則,考核標準要應用逆推法,上級一定要和員工達成一致。
考核標準要遵循三個定量原則，上級期望、歷史數(shù)據(jù)、同行數(shù)據(jù)。上級期望是指，上級期望你百分百完成，你就要百分百完成。歷史數(shù)據(jù)是指，一般情況下，本月所做的標準不能低于上月，至少要和上月齊平。同行數(shù)據(jù)就是根據(jù)同行的標準，來制定自己的標準。
擴展資料：
辦公室績效考核方法：
1、圖尺度考核法（Graphic Rating Scale，GRS）：是最簡單和運用最普遍的績效考核技術之一，一般采用圖尺度表填寫打分的形式進行。
2、交替排序法（Alternative Ranking Method，ARM）：是一種較為常用的排序考核法。其原理是：在群體中挑選出最好的或者最差的績效表現(xiàn)者，較之于對其績效進行絕對考核要簡單易行得多。交替排序在操作時也可以使用績效排序表。
3、配對比較法（Paired Comparison Method，PCM）：是一種更為細致的通過排序來考核績效水平的方法，它的特點是每一個考核要素都要進行人員間的兩兩比較和排序，使得在每一個考核要素下，每一個人都和其他所有人進行了比較，所有被考核者在每一個要素下都獲得了充分的排序。
4、強制分布法（Forced Distribution Method，F(xiàn)DM）：是在考核進行之前就設定好績效水平的分布比例，然后將員工的考核結果安排到分布結構里去。
5、關鍵事件法（Critical Incident Method，CIM）：是一種通過員工的關鍵行為和行為結果來對其績效水平進行績效考核的方法，一般由主管人員將其下屬員工在工作中表現(xiàn)出來的非常優(yōu)秀的行為事件或者非常糟糕的行為事件記錄下來，然后在考核時點上（每季度，或者每半年）與該員工進行一次面談，根據(jù)記錄共同討論來對其績效水平做出考核。
6、行為錨定等級考核法（Behaviorally Anchored Rating Scale，BARS）：是基于對被考核者的工作行為進行觀察、考核，從而評定績效水平的方法。
7、目標管理法（Management by Objectives，MBO）：目標管理法是現(xiàn)代更多采用的方法，管理者通常很強調利潤、銷售額和成本這些能帶來成果的結果指標。在目標管理法下，每個員工都確定有若干具體的指標，這些指標是其工作成功開展的關鍵目標，它們的完成情況可以作為評價員工的依據(jù)。
8、敘述法：在進行考核時，以文字敘述的方式說明事實，包括以往工作取得了哪些明顯的成果，工作上存在的不足和缺陷是什么。
9、360°考核法：又稱交叉考核（PIV），亦即，將原本由上到下，由上司評定下屬績效的舊方法，轉變?yōu)槿轿?60°交叉形式的績效考核。在考核時，通過同事評價、上級評價、下級評價、客戶評價以及個人評價來評定績效水平的方法。交叉考核，不僅是績效評定的依據(jù)，更能從中發(fā)現(xiàn)問題并進行改革提升。找出問題原因所在，并著手擬定改善工作計劃。
10、科萊斯平衡計分卡（Balanced Score Card，BSC）：圍繞企業(yè)的戰(zhàn)略目標，利用BSC可以從財務、顧客、內(nèi)部過程、學習與創(chuàng)新這四個方面對企業(yè)進行全面的測評。在使用時對每一個方面建立相應的目標以及衡量該目標是否實現(xiàn)的指標。
參考資料來源：百度百科-績效考核
【溫馨提示】會議組織的考核要點包括和績效考核應該注意哪些的問題，以上的文章解決了您的問題嗎？部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議會場，青島會議酒店，青島會議接送，青島會議服務，青島會議用車，青島會議公司策劃，青島會議接待服務等。