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做行政怎么組織一場高效會議？
會前
1、確定會議目的：是收集信息、輸出信息，還是討論問題、做出決策。
2、確定會議的人、事、地、時：
人：確定主持人、參會人、記錄人。
事：確定會議議程（事情先后順序及時間）
時：開始時間和結束時間>1h，中間一定要設休息。
地：在什么地方開會。
3、準備會議材料：提前準備好會議背景材料、發言稿、主持稿、會議PPT等，會議背景材料提前打印好擺在桌子上，調整好投影設備，試一下PPT。總有同學遇到不兼容的問題，辛辛苦苦做的PPT格式全亂了。
4、發布會議通知：會議通知需要至少提前一天發，每個部門都有每個部門的工作計劃，更何況助理經常組織的是高管會。每個高管都有自己一大攤子事，比如原本人家準備十點鐘自己部門開會的提前三天就安排好了，結果你一個消息就把別人的計劃全都打亂了，所有人都得跟著你調時間。
會議中
1、做好會議主持：有的助理也需要負責主持
Tips：一定要把握住每一次公開發言的機會，在職場，話語權籌于影響力。
2、控制會議走向：總有刁民想把會議方向帶跑，同志們要注意啊。
3、控制會議時間：如果前期的準備做的非常好，我們按照計劃執行就好了。萬達的會議就超級厲賽，說幾點開始就幾點開始，更厲害的是說幾點結束就能幾點結束。
4、維護會議秩序：經常有人早退遲到、會上玩手機、隨意走動等類似這樣的事情，一定要制止，不然會不斷削弱你的影響力和威信。
5、做好會議紀要：會議紀要考驗的是邏輯思維和抓重點的能力，不只是記錄會上每個人的發言，而是需要用金字塔原理來加工會議記錄，形成結論先行、論據充足、重點突出、條理清晰的會議紀要。清晰的會議紀要也能避免后期執行的時候，有些人不承認自己說過的話。
6、形成會議決議：記清楚下一步的計劃的負責人、時間節點、產出物，助理要規避的就是后期執行的時候各部門扯皮，所以一定要記清楚，不要給別人留下鉆空子的機會。
會議后
1、整理會議室，恢復成原狀。
2、整理記錄的信息，形成會議記錄。
3、呈報領導，確定要跟進的重要事項。
4、將會議材料立卷歸檔，以備查考。
5、跟進落實會議結果，及時匯報領導。
管理的本質就是如何開好會，以超強執行力著稱的萬達業內流傳，萬達開會，沒人敢睡。
會務工作流程
一、會前準備：
1、了解掌握會議主（議）題、召開的時間、出席范圍和人數，安排會議場所。
2、發布會議通知。通知內容主要包括主（議）題、時間、地點、出席范圍和其它需要提醒的事項。通知的方式主要包括列入學校會議安排表、在校園網公布、電話通知、電子郵件通知和書面通知等，根據會議的需要采取一種或多種方式的通知。
及時向辦公室負責人報告通知送達的情況和擬出席情況。
3、邀請領導嘉賓。如邀請上級領導及來賓與會，要提前制發邀請函并在會前匯總反饋情況報有關領導。根據需要，安排車輛接送事宜。
4、準備會議材料。會議材料主要指會議文件、與會人員胸卡、文件袋等涉會材料與物品。在會議召開之前，提交領導審定后付印。
5、落實會場布置。根據會議要求做好會場布置。主要包括：（1）主席臺布置。包括主席臺座次和席位牌、會議材料、話筒、花卉、茶水等。（2）會場環境。包括會標布置、盆花擺放、音響設備、燈光空調等必要時，安排就座區域分布。（3）落實服務人員。包括簽到服務、材料分發服務、茶水服務和其它應急服務。
6、安排會議接待。根據會議需要，做好接站、住宿和返程票務安排等。大型會議要制作接送安排一覽表、住宿安排一覽表。根據會議安排，落實參觀游覽安排，及有關紀念品贈送工作。
7、發布新聞信息。通知黨委宣傳部，做好新聞宣傳工作安排。如有必要，安排專人做好會議記錄，做好比那機會議簡報的準備工作。
8、協調會務工作。重大會議或會務準備工作涉及多個單位和部門的，需要召開協調會，落實有關工作。會務協調一般要求明確工作目標、任務、期限；明確責任部門、責任人。協調會前，一般應提出工作分工預案。
9、檢查會務準備情況。會務準備工作布置后，要重視動態的檢查監督，對沒有及時完成規定任務的，要及時采取措施加以彌補。
二、會中服務
1、檢查會場布置情況。提前開啟空調設備。重點檢查音響等設備、主席臺的布置情況。
2、檢查服務人員就位情況。（1）檢查簽到準備工作，簽到處負責人員應該提前到位，做好簽到準備工作。（2）檢查迎領、禮儀等其他服務人員就位情況。（3）檢查休會期間茶點服務等。
3、檢查會議記錄人員到位情況。記錄要準確、完整；重要內容要記清原話；必要時要做好錄音準備工作。
4、檢查攝影、攝像等新聞采訪人員的到位情況。
5、做好與會人員合影的各項準備工作。
6、做好會議的安全保衛和醫療保障工作。
7、編印會議簡報。
8、編印會議通訊錄。
9、做好與會人員返程的相關安排。
三、會后工作
1、分發與會人員照片、通訊錄。
2、安排相關人員、車輛為與會人員送行。
3、做好會議記錄及相關材料的整理歸檔工作。
4、落實會議形成的決議，明確專人協調落實，必要時予以督查督辦。
5、根據工作需要，對與會人員進行必要的問候和工作聯系。
怎么的會議才算好？個人理解，能夠解決問題，達到會議目的的會議就是好的，那些帶來難題、浪費時間的會議是不好的，低效的，甚至是無效的。
怎樣組織一次高效地會議？
必須是會前有準備，會中有效率，會后有執行。
首先，會前準備。
一、確定會議時間。事前咨詢與會決策領導時間，盡量選擇一個大部分領導都能參加的時間。或者由大領導拍板會議時間。
二、確定會議地點。一般選在單位正規會議室，或者相應會議規模需求選擇的酒店會場。
三、確定會議主題和議題。根據會議類型來確定。比如純總結類，布置工作類會議，可直接咨詢大領導意見。比如日常辦公會議，可收集各部門的意見，收集議題和上會材料。比如專題會議，直接根據發起者意見確定。
四、發布通知。通知上必須明確會議時間、地點、會議主題、會議議程、參會人員以及對參會人員提出的要求。如果涉及費用，也需明確費用標準等。如果因各種原因，無法一次發布信息明確的通知，也可以提前發預通知。
五、會場準備。
(一)根據需求，擺放桌椅，有U字型，回字型，課桌型……
(二)擺好席簽。
1.會議席簽和用餐席簽擺放不一致，用餐時，左手比右手大；開會時，右手比左手大。
2.一般情況下，有顯示屏或PPT的，主要領導以面對大屏展開排位。如果無，一般大領導座位位于面對進門口的會場位置的中間。如果有其他單位貴賓參會，一般貴賓列坐面對進門口的會場位置，我方根據大領導坐于貴賓對面中間位置先右后左排開。
(三)提前在位置上布置上會材料、紙筆、水等。
(四)提前準備好并測試好話筒、PPT、投影、宣傳片等。
(五)大型會議，需準備好領導發言稿和主持詞。若有對外宣傳需求，需提前聯系媒體，準備好會議通稿。
(六)大型會議需在外召開的，要聯系好酒店，做好用車、住宿和用餐安排。
其次，會中注意（隨機應變）。
(一)主持人了解會議議程，掌握并控制會議時間。無特殊需求，遵循會議議程安排進行。
(二)做好會議錄音和攝像。如果系重要大型會議，可安排全程錄像。
(三)如需對外宣傳，安排專人對接媒體需求。一般會議快結束時發布新聞通稿。
(四)茶歇或會中休息時可安排播放音樂。（一般大型會議安排。）
(五)會議進行期間，要盡量保持好會場環境。時刻關注周圍噪音，光線。若含有機密內容，要有專人在會場外把門。
(六)若會上播放宣傳片，要及時關燈，確保效果。
再次，會后執行。
(一)做好會議記錄，發布會議紀要。以文件形式明確會議精神，成果和各方職責。
(二)若有新媒體平臺，根據會議機密情況明確是否發布會議信息。需對外宣傳的會議，需及時跟進與會記者，確認媒體發布信息是否有負面信息。
(三)專門部門和專人督促會議明確事項的落實。
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