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會議預約管理系統優點1：保密性
如今信息化時代不斷極速，網絡信息安全也隨之越來越重視。在傳統的企業會議預訂過程中，依賴紙質記錄以及會議內容信息等，給保密會議產生很多不可預見的風險性。會議預約管理系統能夠避免以上的方式產生的各種安全隱患。
會議預約管理系統優點2：安全系數
外界的數據儲存在特定的區域，與實際操作系統相防護，會議完畢后可選擇徹底消除會議文檔，保密會議文檔在系統中完全破碎。并且每一次系統重起后，會議預約系統都是會修復到最開始的情況。
會議預約管理系統優點3：降低成本
在企業的部門之間、客戶接待等，每月都有很多會議。傳統會議需要大量人力資源以及時間的消耗，印刷材料等各種各樣花費高，并且也不適合信息時代的發展趨勢，另外與基本建設一個高效率，環保節能，環境保護的社會發展也迥異。在那樣的狀況下，會議預約系統不但能進一步提高工作效能，對節能環保也具備長遠的實際意義。
會議預約管理系統優點4：權限管理
系統支持用戶管理，可添加刪除用戶信息、設置用戶隸屬部門、指定權限組等信息。同時可以對角色權限管理，可對不同用戶設置不同權限，支持會議審批功能。
會議預約管理系統優點5：定時開關功能
定時開關是會議預約管理系統中重要的功能之一，由于門牌展示時間長，而且每天重復需要手動開關顯得十分繁瑣。會議預約管理系統可以靈活控制所有顯示終端設備，支持所有終端設置開關機功能，休眠功能等，無論是在管理方面，還是成本方面都會大大減少，降低人力成本，提高管控效率。
目前來說，云視頻會議品牌很多。華為、思科、云際視界、小魚易連、zoom這些都有云視頻會議，各家的解決方案不一樣！
不過在云視頻會議選擇上，我們建議：“以需求為主，圍繞需求選擇合適的云視頻會議！”
理由：
一般來說，云視頻會議的主要特征包含：“輕便化”、“軟件化”、操作簡易化！這些優勢是共性，除去這些外，需要考慮的還是企業視頻通信的實際需求。
1.使用頻率：企業對視頻會議系統的需求有多大，一般分為每天、每周、每月、每年進行多少次進行初步劃分。
2.使用方數：這一個判斷是根據企業員工做一個初步規劃，假使公司1000人，但實際高頻使用員工只有100人，那么企業采購可根據可能需要的最大方數和必定要的最小方數判斷出公司需要多少方會議。
大型會議室的方數比較少
3.使用場景：這一個可以從公司結構入手，判斷公司會議是辦公樓內固定會議場所內使用居多，室內桌面會議還是移動會議場景，從而選擇合適的會議產品。
4.視頻會議的對象：判斷公司采購視頻會議系統主要是內部還是外部使用，例如公司內部的異地會議，與公司內部人員溝通頻繁需要，此外還有一些特殊行業，主要是與公司外部客戶使用較多如遠程面試、遠程商務等。
5.國內國外：全球化趨勢下，一定要關注自己的視頻會議是在國內使用較多，還是境外溝通較多，涉及跨國溝通對鏈路要求較高。
根據以上這些實際的需求后，回過頭去看廠商給的產品介紹，就更容易了解到哪些是你看重的，也能判斷出那些日常看起來很厲害的品牌，但實際可能卻對你沒有任何幫助的，這樣可以避免買到與自己實際需求不相符的產品。
1. DFocus會議預約管理系統在業界享有盛譽，眾多全球五百強企業信賴并采用該系統，包括星巴克、保時捷、華為等知名品牌的全球會議室都在使用此軟件。
2.與傳統會議預約系統不同，DFocus采用了物聯網IOT技術，能夠實時顯示會議室的使用情況。對于那些已預約但暫無人使用的會議室，系統能夠自動釋放，提高了會議室的使用效率。
3. DFocus系統支持一鍵式預約，其部署過程簡潔便捷。物聯網設備耐用性強，長達三年無需維護，大大降低了長期使用成本。
4.此外，系統還配備了數據分析工具，能夠對會議前的使用狀態進行詳盡分析。公司可以利用這些數據來優化空間布局和提高會議室的整體使用效率。
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