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1、會務(wù)工作是為會議服務(wù)的各種具體事務(wù)工作。它包括如下幾個(gè)方面。第一，會議預(yù)案制定。會議預(yù)案即會議籌備方案，預(yù)案制定的好壞直接影響會議的質(zhì)量。會議預(yù)案包括：會名、會期、會場、與會者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會議票證、籌備處內(nèi)部的職責(zé)分工及工作人員的調(diào)配、會場布置、會議議程，如有選舉、發(fā)獎、攝影、錄像等項(xiàng)，也應(yīng)列入預(yù)案。第二，準(zhǔn)備會議文件。會議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(fā)(會前分發(fā)或會上分發(fā))。第三，會議通知。會議通知的擬議與分發(fā)必須及時(shí)。重要會議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實(shí)，以了解對方能否如期出席會議。第四，會前檢查。這包括對預(yù)案執(zhí)行情況的匯報(bào)檢查和現(xiàn)場檢查的兩種方式。匯報(bào)檢查主要由籌備工作負(fù)責(zé)人向會議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)全面的準(zhǔn)備情況及存在的問題，重點(diǎn)是會議文件材料。現(xiàn)場檢查重點(diǎn)在于會場的布置和安全保衛(wèi)工作。第五，會議進(jìn)行時(shí)的具體服務(wù)。包括會間制度，如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報(bào)的編寫與印發(fā)等。大型集會的現(xiàn)場指揮和特殊情況下的應(yīng)急措施等不僅要在預(yù)案中作為專項(xiàng)列出，還要確定好指揮人員及其指揮標(biāo)志。第六，會議結(jié)束時(shí)的會務(wù)工作，包括對會議內(nèi)容的總結(jié)，會議紀(jì)要的撰寫與分發(fā)，會議新聞報(bào)道或舉行新聞發(fā)布會、記者招待會等，會務(wù)工作總結(jié)。此外如代表離會、財(cái)務(wù)結(jié)算、物資清退等各項(xiàng)善后工作。
2、會議有規(guī)模大小和時(shí)間長短之分。會議的規(guī)模可以從幾人到幾萬人不等，時(shí)間也是可長可短，類型也是各種各樣，性質(zhì)也是有所差別，但是會議工作的內(nèi)容與流程卻基本相似。一般的會議工作內(nèi)容和流程分成三個(gè)階段：會前準(zhǔn)備階段，會議實(shí)施階段和評估總結(jié)階段。
3、會前準(zhǔn)備，會前準(zhǔn)備就是對會議的事前計(jì)劃，他是為達(dá)到會議的目標(biāo)而對各種工作任務(wù)所做出的系統(tǒng)安排，會前計(jì)劃一般包括以下內(nèi)容：會議策劃，會議選址，制定營銷方案和預(yù)算制定。
4、會議策劃，策劃委員會，策劃委員會是一個(gè)對會議負(fù)有某些責(zé)任的團(tuán)隊(duì)，通常由主辦組織內(nèi)部成員構(gòu)成。制定目標(biāo)：一個(gè)具體的目標(biāo)并且文字形式落實(shí)在書面上。確定人選：確定成員，內(nèi)部還是外部指派。具體運(yùn)作：實(shí)地場景考察，設(shè)計(jì)評估，工作記錄記錄下來以備后期參考。策劃方案：會議策劃的內(nèi)容主要包括：邀請誰？實(shí)際有多少人出席？有效的會議需要充分的時(shí)間，必須考慮節(jié)假日等。會議在哪里舉行。會議的明確的目標(biāo)。會議的具體形式，包括會議的開幕式閉幕式等，具體的會議內(nèi)容。
5、會議選址，會議地點(diǎn)類型，酒店：一些中小型會議多選擇酒店進(jìn)行。會議中心：會議中心是為大型會議而專門設(shè)計(jì)的，一般不設(shè)置客房和娛樂區(qū)。大學(xué)：大多數(shù)學(xué)校都擁有專門的學(xué)術(shù)報(bào)告廳，有些也是對社會開放的。輪船：輪船，特別是一些游輪，也設(shè)置會議設(shè)施。療養(yǎng)院：療養(yǎng)地也配備會議設(shè)施，可以療養(yǎng)，也可以開會。會議的地點(diǎn)選擇，會議的地點(diǎn)選擇一般要從以下的幾個(gè)方面考慮，距離和交通情況，舉辦會議的歷史，住宿的條件，地點(diǎn)的收費(fèi)狀況，地點(diǎn)的安全因素，地點(diǎn)的服務(wù)設(shè)施是否全面，附近的景點(diǎn)，是否能互惠合作等。
6、制定營銷方案等，市場的宣傳對于一個(gè)會議的成敗至關(guān)受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預(yù)期。宣傳材料，宣傳材料要什么風(fēng)格。郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？預(yù)算制定，控制會議的預(yù)算就相當(dāng)于掌握了整個(gè)會議，預(yù)算的第一步就是確認(rèn)此次會議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費(fèi)用。費(fèi)用包括兩類，暨固定費(fèi)用和可變化費(fèi)用，無論預(yù)算多么準(zhǔn)確，都會有意料之外的狀況發(fā)生，總預(yù)算應(yīng)有10%的額外費(fèi)用。
7、會議實(shí)施，實(shí)施會議方案時(shí)，其工作內(nèi)容包括：參會人員的登記注冊，收集相關(guān)信息，尋求演講者，聯(lián)絡(luò)場地，必要時(shí)解決糾紛等。會議實(shí)施一般包括以下幾點(diǎn)，編制會場手冊，設(shè)置信息中心（提供實(shí)時(shí)服務(wù)），建立指導(dǎo)委員會（負(fù)責(zé)現(xiàn)場的指導(dǎo)工作進(jìn)行）。
8、總結(jié)和評估，會議的總結(jié)與評估（會議一旦結(jié)束，應(yīng)該立即對其進(jìn)行評估工作），一般分為個(gè)部分從籌備到會議結(jié)束的各項(xiàng)工作總結(jié)效益分析和核算成本本項(xiàng)目市場調(diào)查客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關(guān)系）召開表彰會，感謝相關(guān)人員（做好感謝工作，致謝會議相關(guān)的工作人員以及合作單位等，并將數(shù)據(jù)提供給媒體等，擴(kuò)大影響力）。
漫無目的的高談闊論、冗長拖沓的討論爭辯，最后浪費(fèi)了幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間還是議而不決，最后不了了之，這樣一些低效的會議，無疑違背了我們的初衷。
1）會議主題不明：
一方面會議的發(fā)起者沒有弄清楚為什么開會，對會議的主題、目的缺乏認(rèn)真的思考，只是組織大家進(jìn)行模糊的討論。
另一方面會議總是游離主題，無法緊密圍繞既定的主題展開討論，結(jié)果導(dǎo)致會議時(shí)間延長。
2）時(shí)間和地點(diǎn)選擇不當(dāng)：
時(shí)間選擇不當(dāng)：有的人喜歡把時(shí)間選擇午餐或下班后，此時(shí)大家饑腸轆轆，或下班后另有安排，所以大家無心開會。不在狀態(tài)中。
地點(diǎn)選擇不當(dāng)：如果習(xí)慣把會議安排在總裁或總經(jīng)理辦公室，會議會經(jīng)常被打斷，致使會議無法正常進(jìn)行。
3）缺乏具體的議程：
如果會議缺乏具體的議程，會議就會出現(xiàn)顛倒順序、重復(fù)內(nèi)容隨意插接等混亂現(xiàn)象。與會者會摸不清頭腦，會議組織者也可能會遭遇想不起“下一步應(yīng)該討論什么”的尷尬處境。只有提前確定會議議程，才能使會議按部就班、有條不紊的進(jìn)行。
4）沒有說明會議規(guī)則：
會議規(guī)則就是會議上大腳需要遵循的一些約定、規(guī)定，這些規(guī)則構(gòu)成了團(tuán)隊(duì)的交流機(jī)制，缺乏這些規(guī)則，會議會變得一團(tuán)糟。例如只有會議組織者在滔滔不絕地講，其他與會人員一片沉默，或者當(dāng)主持人要求大家就某個(gè)議題展開討論的時(shí)候，大家面面相覷，誰也不愿意先開口，如果能夠在開始會議之前，就和大家說明會議規(guī)則，如發(fā)言的順序、發(fā)言的時(shí)長、發(fā)言的方式等就可以避免上述尷尬情況的出現(xiàn)。
5）缺乏有效的引導(dǎo)
在會議上，有些人容易在一些無關(guān)緊要的問題或某一矛盾上過分計(jì)較，越討論越激烈，如果這時(shí)會議主持人缺乏有效引導(dǎo)會議的能力，任由會議的發(fā)展，就容易導(dǎo)致矛盾升級，會議不歡而散，相反如果會議主持人有良好的控場能力，能夠設(shè)法帶領(lǐng)大家奔向最終的會議目的，就不會出現(xiàn)所謂的抱怨、牢騷、爭吵、人身攻擊。
6）議而不決
會議的結(jié)果只有形成覺得、決策才能真正找到解決問題的方法。但往往很多時(shí)候，會議進(jìn)展順利，也獲得了大家普遍一致認(rèn)同的做法，由于擁有決策權(quán)的人缺席，最后導(dǎo)致整場會議下來議而不決，最后一切只能按兵不動，只能繼續(xù)等待下一步指示。
7）會后沒有持續(xù)跟進(jìn)
即使會議上有了明確的決議，如果會后沒有持續(xù)跟進(jìn)，往往得不到有力的執(zhí)行，很多時(shí)候，當(dāng)會議結(jié)束走出會議室時(shí)，就已經(jīng)把會議上的內(nèi)容忘記了一大半，如果希望會議的決策能夠得到切實(shí)的執(zhí)行并富有成效就要持續(xù)跟進(jìn)。可以在下次會議開始時(shí)先對上次會議的進(jìn)展情況進(jìn)行回顧。
在絕大多數(shù)會議感到滿意的情況下，以最短的時(shí)間實(shí)現(xiàn)會議目標(biāo)。我們可以看到高效會議的三個(gè)要素是：實(shí)現(xiàn)會議目標(biāo)、時(shí)間短、與會者滿意。
目標(biāo)是行動指南，沒有目標(biāo)行動就失去了方向，所以每次會議都要有“會議主題”。確定會議目標(biāo)也可以在會后判斷是否達(dá)成了目標(biāo)，如果沒有達(dá)成就要反思，為什么沒有達(dá)成，是什么方面的缺失，如何整改。
控制會議時(shí)間，是因?yàn)樵谙薅〞r(shí)間內(nèi)，大家會簡明扼要的講述，如果沒有時(shí)間限制，可以會天馬行空，討論和當(dāng)前會議主題無關(guān)的事情，增加會議成本、浪費(fèi)組織資源，甚至因錯(cuò)過最佳的決策時(shí)機(jī)而使會議變得毫無價(jià)值。所以要確保會議目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的情況下，盡可能的縮短時(shí)間，意味著效率更高。
與會者滿意：如果會議沒有達(dá)成共識，就會抱怨不斷，會議的結(jié)果很難得到良好的執(zhí)行。一般來說，要使與會者對回音感到滿意，應(yīng)該提供機(jī)會讓與會者盡量吐露心聲，并參與討論。
1)會前：
告知參會人員會議目的、主題，下發(fā)會議相關(guān)資料、通知會議時(shí)間、開會方式（微信視頻會議、QQ視頻會議）、會議規(guī)則（發(fā)言順序、發(fā)言時(shí)長）
會中：
首先確定會議規(guī)則（發(fā)言順序、發(fā)言時(shí)長）
在發(fā)言前大家可以有3-5分鐘的時(shí)間，每個(gè)人獨(dú)立思考，把想法寫在便利貼上，完成后再逐一分享。最好可以在會議前就完成本次會議主題的思考、避免會議流于形式。
發(fā)言順序：輪流發(fā)言，一次只能一個(gè)人發(fā)言，不能打斷其他人的發(fā)言，如有疑問可以先記錄下來，等到自己發(fā)言時(shí)再說。這里可以設(shè)置一個(gè)談話棒（一支筆、一枝花或方便傳遞的任意物品），只有拿到談話棒的人才能發(fā)言；
發(fā)言時(shí)長：可以先設(shè)定為3分鐘，經(jīng)過多次會議后，可以根據(jù)經(jīng)驗(yàn)再做調(diào)整。設(shè)定發(fā)言時(shí)長可以避免發(fā)言人過于發(fā)散，語言不夠精煉。
會后：確保行動與決議一致，
1）確認(rèn)在會議中達(dá)成的共識：通過寫信、電子郵件、便條、公函的方式確認(rèn)達(dá)成共識、提醒執(zhí)行、以及將其作為決議實(shí)施過程中的進(jìn)程指標(biāo)。
2）把責(zé)任落實(shí)到位
把責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，并不意味著大家都能認(rèn)真做好，這里還牽扯到責(zé)任分工是否合理的問題，一般而言，責(zé)任過輕，承擔(dān)人會因?yàn)檩p視懈怠而影響工作質(zhì)量，責(zé)任過重，承擔(dān)人會因心理符合過重而無法完成（比如寫小學(xué)生一篇以誠信為主題的2w字文章）所以在進(jìn)行分工時(shí)既要讓員工力所能及，同時(shí)有能激發(fā)起個(gè)人能力的自信。
3）需要團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者持續(xù)跟進(jìn)
最后就需要團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者持續(xù)跟進(jìn)，為了保證每個(gè)人都能按時(shí)并保質(zhì)保量地完成任務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該對團(tuán)隊(duì)成員的執(zhí)行情況持續(xù)跟進(jìn)，督促責(zé)任的落實(shí)。
會議的的目的是為了解決問題，如何避免會議流于形式或會后不了了之，就需要會前的充分準(zhǔn)備、會中的高效管理以及后續(xù)的持續(xù)跟進(jìn)。
家庭會議提供了一個(gè)大家各抒己見的機(jī)會、而不是閑聊。在這個(gè)過程中也會對邏輯思維、溝通能力起到良好的鍛煉作用。
家庭會議給與孩子表達(dá)的平臺，同時(shí)也讓父母有方式、有途徑了解孩子的想法，表達(dá)自己的觀點(diǎn)。所以美國的正面管教創(chuàng)始人簡·尼爾森博士就特別推崇家庭會議，他說正面管教的方式有很多，但是如果僅保留一種，那就保留家庭會議吧。
1）有利于營造良好的家庭氛圍：有話就說、有意見就提、有想法就指明、那這樣的方式，不管是在家庭教育中，還是未來的工作中都可以有效的幫助我們表達(dá)意愿，如果一個(gè)家庭可以平等、正面的交談，無疑會提高家庭和諧程度。
2）家庭會議能給孩子釋放的空間
平時(shí)什么都要聽家長的，孩子的意見得不到重視，有些孩子通過叛逆來宣誓自己的不滿，如何才能給孩子提供一個(gè)良好的途徑商議、表達(dá)自己的想法，家庭會議一定是首選了。家庭會議不是互相埋怨、更不是爭辯誰對誰錯(cuò)。這就代表家庭會議既能表達(dá)想法，方式又很妥當(dāng)。孩子的釋放空間自然也就形成了。
3）家庭會議讓父母有述說的機(jī)會
在日常生活中，父母只要一本正經(jīng)的說話，孩子就像又要教導(dǎo)自己了，孩子難免就不喜歡聽，家庭會議這樣的方式就不一樣，家長不再是教育的口吻來面對孩子，而是在同樣的水平高度上進(jìn)行討論。平等交流既是我們召開家庭會議的目的，也是重要的內(nèi)容和特色。只有雙方平等了，交流上才能更暢通無阻。所以家庭會議，也給了父母更好的交流平臺。
家庭會議的基本要素包括四個(gè)方面設(shè)置主持人和記錄者、致謝、解決問題、娛樂活動。
1）設(shè)置主持人和記錄者：
主持人職責(zé)：召集大家開會，帶頭開始致謝，開始討論和解決問題，第一個(gè)持發(fā)言棒發(fā)言，并監(jiān)督發(fā)言棒逐一傳遞，以確保每個(gè)人都有機(jī)會發(fā)表意見或提出建議。
記錄者：記錄會議討論的內(nèi)容和做出的決定。
2）致謝
每一個(gè)人像其他家庭成員（一個(gè)或多個(gè)，至少一個(gè)）進(jìn)行致謝。父母可以先為孩子做出榜樣和示范，說出一件讓自己感激的事情，不需要語句多優(yōu)美，詞語多豐富，但要求必須要說具體。這個(gè)環(huán)節(jié)的目的是讓家庭成員有一顆感恩的心。并且可以讓會議氣氛更加愉快。
比如：感謝奶奶給我們做了美味的三餐，感謝XX今天打掃了衛(wèi)生，讓我們的房間更衛(wèi)生整潔。下次會議也可以說同樣的感言，因?yàn)檫@樣的事情是一直存在的。
3）解決問題
兩點(diǎn)提示：
要解決的問題不要太多，最好一次會議只有一個(gè)目的。
前幾次，不要談嚴(yán)肅的話題，這樣大家都很開心，家庭會議更容易得到接納和認(rèn)可上。
針對問題：要把關(guān)注點(diǎn)放在解決問題上，而不是懲罰上。
比如小孩子玩玩具后，經(jīng)常忘記收起來，告訴他如果下次還不收起來就沒收玩具，就是懲罰。如果和他進(jìn)行一個(gè)約定，比如留一個(gè)暗號，指著玩具數(shù)”123“作為提醒，這么做就是解決問題。
如果確實(shí)沒有要解決的問題，還可以計(jì)劃家庭活動，比如下周有什么節(jié)日，怎么過，或者是家庭成員的生日，或者做手工藝品鍛煉動手能力、然后設(shè)計(jì)具體細(xì)節(jié)、注意事項(xiàng)，讓大家都能參與到計(jì)劃中來，家庭成員也會更加樂于合作。
4）娛樂活動
有娛樂性，可以讓孩子更加樂于參與，比如可以做手工、玩游戲（如成語接龍、你畫我猜、猜謎語、猜燈謎等）、唱歌等
會議以感恩開始，以娛樂活動結(jié)尾，所以不管會議討論的內(nèi)容是否沉重，這樣的儀式感就可以讓會議更好的進(jìn)行下去。
除了上面的四個(gè)要素，還要有以下四個(gè)注意點(diǎn)：
時(shí)間固定：每周一次，固定時(shí)間
決議民主：決定應(yīng)全體同意，議而未決的事情，家長不可強(qiáng)行做出決定，但是父母可以談?wù)撟约旱睦斫夂徒ㄗh，在大家充分理解的前提下，可以試行。大家不要尋求完美的解決方案，通過討論我們可以在備選方案中選出一個(gè)來試行一周，再安排會議討論和評估。
平等：父母要放棄控制。其他人在發(fā)言時(shí)態(tài)度要平等，即便有一些想法不成熟，也不可暴怒，也好好溝通，每個(gè)人的發(fā)言都要得到尊重。
流程：遵循一定的程序。
會議召開之前，要把會議議程、會議時(shí)間、會議主題，貼在顯眼的位置，告知大家。
會議過程中一般是先致謝說寫積極的事情、然后討論本次會議主題解決問題、最后娛樂活動。
要把家庭會議變成一種儀式，正是訓(xùn)練我們和孩子保持一種尊重和信任的能力，也是我們塑造幸福家庭的重要能力，希望在這個(gè)工具的幫助下每個(gè)家庭都可以幸福和諧。
家庭會議的愿景：家庭和諧、共同進(jìn)步
會議原則：各抒己見、暢所欲言（主要是大人引導(dǎo)、讓小孩子思考）
會議議程：致謝、針對會議主題討論、娛樂活動
會議規(guī)則：
發(fā)言順序采用發(fā)言權(quán)杖，別人在講述時(shí)不可打斷
每個(gè)人發(fā)言時(shí)長固定
會議主題：每次會議主題不同，比如
本周會議主題是“討論好孩子具備哪些特征”、
下周“好家長具備哪些特征”,
"如何可以把作文寫好"
“如何正確表達(dá)自己的情感，表達(dá)情感的詞匯有哪些”
“玩手機(jī)對個(gè)人成長好不好”通過這個(gè)主題可以引發(fā)小孩子對這個(gè)問題的主動思考。玩手機(jī)時(shí)間長短期來說會影響視力，長期來說因?yàn)橥媸謾C(jī)占用了過多的學(xué)習(xí)時(shí)間，致使自己的知識儲備少，影響以后的生活質(zhì)量。主動思考后，談話對象會更愿意去做，因?yàn)椴皇潜话才拧?qiáng)迫而是自愿的。
也可以每個(gè)階段的會議目的不同：比如本月的主題是溝通方法論學(xué)習(xí)，第一周學(xué)習(xí)“BIC”、第二周學(xué)習(xí)“二級反饋”，第三周學(xué)習(xí)“SCQA”第四周學(xué)習(xí)“PERP”
會議主題的獲取方式：可以在本此會議結(jié)束后，留一個(gè)小任務(wù)，大家思考一下下次會議的主題是什么，截至?xí)r間為會議后的第三天。每次把收集到的主題用表格保存起來，然后積累足夠多的主題后，就可以在整理好的主題中選擇一個(gè)大家進(jìn)行討論。
會務(wù)工作是為會議服務(wù)的各種具體事務(wù)工作。它包括如下幾個(gè)方面。第一，會議預(yù)案制定。會議預(yù)案即會議籌備方案，預(yù)案制定的好壞直接影響會議的質(zhì)量。
會議預(yù)案包括：會名、會期、會場、與會者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會議票證、籌備處內(nèi)部的職責(zé)分工及工作人員的調(diào)配、會場布置、會議議程，如有選舉、發(fā)獎、攝影、錄像等項(xiàng)，也應(yīng)列入預(yù)案。
第二，準(zhǔn)備會議文件。會議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(fā)(會前分發(fā)或會上分發(fā))。
第三，會議通知。會議通知的擬議與分發(fā)必須及時(shí)。重要會議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實(shí)，以了解對方能否如期出席會議。
第四，會前檢查。這包括對預(yù)案執(zhí)行情況的匯報(bào)檢查和現(xiàn)場檢查的兩種方式。匯報(bào)檢查主要由籌備工作負(fù)責(zé)人向會議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)全面的準(zhǔn)備情況及存在的問題，重點(diǎn)是會議文件材料。現(xiàn)場檢查重點(diǎn)在于會場的布置和安全保衛(wèi)工作。
第五，會議進(jìn)行時(shí)的具體服務(wù)。包括會間制度，如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報(bào)的編寫與印發(fā)等。大型集會的現(xiàn)場指揮和特殊情況下的應(yīng)急措施等不僅要在預(yù)案中作為專項(xiàng)列出，還要確定好指揮人員及其指揮標(biāo)志。
第六，會議結(jié)束時(shí)的會務(wù)工作，包括對會議內(nèi)容的總結(jié)，會議紀(jì)要的撰寫與分發(fā)，會議新聞報(bào)道或舉行新聞發(fā)布會、記者招待會等，會務(wù)工作總結(jié)。此外如代表離會、財(cái)務(wù)結(jié)算、物資清退等各項(xiàng)善后工作。
會議有規(guī)模大小和時(shí)間長短之分。會議的規(guī)模可以從幾人到幾萬人不等，時(shí)間也是可長可短，類型也是各種各樣，性質(zhì)也是有所差別，但是會議工作的內(nèi)容與流程卻基本相似。一般的會議工作內(nèi)容和流程分成三個(gè)階段：會前準(zhǔn)備階段，會議實(shí)施階段和評估總結(jié)階段。
會前準(zhǔn)備：
會前準(zhǔn)備就是對會議的事前計(jì)劃，他是為達(dá)到會議的目標(biāo)而對各種工作任務(wù)所做出的系統(tǒng)安排，會前計(jì)劃一般包括以下內(nèi)容：會議策劃，會議選址，制定營銷方案和預(yù)算制定。
會議策劃：
（1）策劃委員會：策劃委員會是一個(gè)對會議負(fù)有某些責(zé)任的團(tuán)隊(duì)，通常由主辦組織內(nèi)部成員構(gòu)成。
制定目標(biāo)：一個(gè)具體的目標(biāo)并且文字形式落實(shí)在書面上。
確定人選：確定成員，內(nèi)部還是外部指派。
具體運(yùn)作：實(shí)地場景考察，設(shè)計(jì)評估，工作記錄記錄下來以備后期參考。
（2）策劃方案：會議策劃的內(nèi)容主要包括：
邀請誰？實(shí)際有多少人出席？
有效的會議需要充分的時(shí)間，必須考慮節(jié)假日等。
會議在哪里舉行。
會議的明確的目標(biāo)。
會議的具體形式，包括會議的開幕式閉幕式等，具體的會議內(nèi)容。
2.會議選址：
（1）會議地點(diǎn)類型：
酒店：一些中小型會議多選擇酒店進(jìn)行。
會議中心：會議中心是為大型會議而專門設(shè)計(jì)的，一般不設(shè)置客房和娛樂區(qū)。
大學(xué)：大多數(shù)學(xué)校都擁有專門的學(xué)術(shù)報(bào)告廳，有些也是對社會開放的。
輪船：輪船，特別是一些游輪，也設(shè)置會議設(shè)施。
療養(yǎng)院：療養(yǎng)地也配備會議設(shè)施，可以療養(yǎng)，也可以開會。
（2）會議的地點(diǎn)選擇
會議的地點(diǎn)選擇一般要從以下的幾個(gè)方面考慮。
1.距離和交通情況
2.舉辦會議的歷史
3.住宿的條件
4.地點(diǎn)的收費(fèi)狀況
5.地點(diǎn)的安全因素
5.地點(diǎn)的服務(wù)設(shè)施是否全面
6.附近的景點(diǎn)，是否能互惠合作等。
（3）制定營銷方案等
市場的宣傳對于一個(gè)會議的成敗至關(guān)
1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預(yù)期。
2.宣傳材料，宣傳材料要什么風(fēng)格。
3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。
4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？
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（4）預(yù)算制定
控制會議的預(yù)算就相當(dāng)于掌握了整個(gè)會議，預(yù)算的第一步就是確認(rèn)此次會議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費(fèi)用。費(fèi)用包括兩類，暨固定費(fèi)用和可變化費(fèi)用，無論預(yù)算多么準(zhǔn)確，都會有意料之外的狀況發(fā)生，總預(yù)算應(yīng)有10%的額外費(fèi)用。
會議實(shí)施
實(shí)施會議方案時(shí)，其工作內(nèi)容包括：參會人員的登記注冊，收集相關(guān)信息，尋求演講者，聯(lián)絡(luò)場地，必要時(shí)解決糾紛等。
會議實(shí)施一般包括以下幾點(diǎn)步驟
1.編制會場手冊。
2.設(shè)置信息中心（提供實(shí)時(shí)服務(wù)）
3.建立指導(dǎo)委員會（負(fù)責(zé)現(xiàn)場的指導(dǎo)工作進(jìn)行）
三、總結(jié)和評估
會議的總結(jié)與評估（會議一旦結(jié)束，應(yīng)該立即對其進(jìn)行評估工作），一般分為3個(gè)部分
1.從籌備到會議結(jié)束的各項(xiàng)工作總結(jié)
2.效益分析和核算成本
3.本項(xiàng)目市場調(diào)查
4.客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關(guān)系）
5.召開表彰會，感謝相關(guān)人員（做好感謝工作，致謝會議相關(guān)的工作人員以及合作單位等，并將數(shù)據(jù)提供給媒體等，擴(kuò)大影響力）。
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