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本文目錄
1、了解清楚會議的主題、參加人員、會議場所、資金預算。
2、參加人員中要搞清楚參加的部門、參加的領導，各領導的級別。
3、預定好會議場所，檢查會議場所的衛生情況，是否可以滿足參加人員的座位。
4、安排好參加人員的座次。
5、預定好必要的設備，比如話筒、投影儀、茶杯、簽字筆、材料紙。
6、準備好會議需要的文件材料。
7、擬好會議議程，擬好領導發言稿報領導審閱。
涉密文件的管理包括收文、發文和日常管理三個主要環節。
1、涉密文件(包括確定密級的文件資料、圖表、刊物、教材等)的擬制、印刷、傳遞、承辦、借閱、保管、歸檔、移交和銷毀，必須嚴格履行審批、清點、登記、簽字等手續。
2、涉密文件由各單位機要保密人員統一管理，閱辦涉密文件必須在辦公室或者安全保密的場所進行，涉密文件應存放在鐵皮柜內;對密級文件必須實行專人保管，專冊登記，專柜存放，個人不得私自保存涉密文件資料。
3、發出、收進和內部運轉的涉密電報、文件、資料，必須登記、編號，在交接時，必須履行簽字手續。外出開會發的秘密文件，要妥善保管，回單位后及時交給機要人員處理;
4、傳閱涉密文件、資料，由機要人員直接傳遞，不得逾越機要人員任意橫傳。因工作需要長時間使用的，要向機要人員辦理手續。
5、涉密文件、資料，不經發文單位同意，不得自行擴大閱讀范圍，不得自行復印、翻印或轉載，不得向規定范圍以外的人員泄露;
6、凡因工作需要復印、印制涉密文件資料，應按規定辦理相關手續。復印后的涉密文件資料要按原件密級管理。
7、確因工作需要攜帶涉密文件資料外出的，需經主管領導批準并采取相應的保密措施。不準在公共場所停留、游覽、購物、探親訪友等，返回單位后要及時交機要保密人員保管，確保國家秘密安全。
8、當工作發生變動時，應將自己使用的文件、資料進行清理，全部移交;
9、涉密文件資料的清退和銷毀。閱辦的涉密文件應當及時清退，需要銷毀的涉密文件資料，交由市保密局統一集中銷毀，個人均不可自行、隨意銷毀。嚴禁將各類涉密載體或者內部資料、刊物當廢品出售。對違反保密規定，使涉密文件資料發生失泄密的，依照國家法律和有關規定嚴肅處理，追究責任。
10、涉密文件資料須定期收回上交，發現丟失，及時匯報并立即追查處理。
11、需要銷毀的涉密文件資料由保密部門造冊，按照有關保密法規的規定，由領導批準后統一處理，不得擅自銷毀。
擴展資料：
收文環節：
收文管理包括檢查、登記、批辦、傳遞等步驟。收到密件后，首先要檢查來文封皮的狀態，看是否有損壞或被竊的痕跡，在回執單或送文簿上簽署姓名、時間。
其次，在專門的密件登記簿上登記收到的全部密件，除了常規的登記項目外，還應注明密級、編號、份數、制作日期。
第三，將密件交由辦公室主任處理。
與本企業有關的商業秘密文件，辦公室主任應當認真進行擬辦，提出合理的利于保密的意見，再由分管領導根據擬辦意見對密件處理作出決定。由于擬辦意見關系到商業秘密的生死存亡，應當極為慎重，選擇的承辦部門、人員都要盡量認定為可靠的，而且知密的范圍要盡量小。
辦理中由于需要其他部門及人員的協助而必須提供信息時，要先向他們聲明保密原則，并盡可能地以最小的商業秘密信息量得到他們最大的協助。
第四，密件必須由專人傳遞并負責跟蹤密件的整個辦理過程，密件在同一個人手中停留的時間不能太長，傳遞文件的文書人員應該做到及時送達，及時傳閱，并監督辦理過程。
發文環節：
發文環節包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。草擬文件時，有保密事項后應當馬上做標記，并劃定密級，限制秘密文件的范圍。審核、簽發與復核，是對文件內容的把關，層層監控為的是使企業的商業秘密在產生階段就得到很好的保護，以減少后患。
密件繕印要在專門的機要文件繕印部門進行，商業秘密文件的原稿與繕印稿都要注意保密，同時還要注意在繕印過程中留下來的一些印壞了的廢棄文件，這些廢棄文件要用碎紙機處理，不能隨意堆放或賣給廢品收購站。
需要用印的文件要加蓋發文機關或企業領導人的印章，一般應由負責人親自加蓋，企業有特殊規定的除外。
要限制文件的發放范圍和數量，待發的公文要進行封裝，負責密件工作的文書人員應當認真清點密件的印數，核對要發往的機關部門，裝封后加蓋密級章，貼上密封條加蓋密封章，通過機要交通或專人發送。
日常管理：
首先，應根據信息的敏感性和重要性將企業信息劃分為不同等級，設定不同的知密范圍，限制信息的傳播途徑，積極主動的防止競爭對手竊取或通過合法途徑獲取本企業的信息。
其次，企業應明確涉密人員的范圍、權限和責任，嚴格控制商業秘密在本企業之中的傳播范圍，明確規定作為一項商業秘密，哪些人需要知道，哪些人不需要知道。
否則人多口雜，一不留神就泄密，而且不利于責任的有效追究。
第三，在庫房管理中，可確立多人負責和有限職責的原則，采用分割組合方法保管存儲商業秘密文件。
例如，可將商業秘密的關鍵部分分解，限定員工只接觸一部分，使每一涉密者不能擁有完整的商業秘密。庫房設施要可靠，有條件的企業可以設密碼門，只有文件管理人員才有密碼通行證、定期更換密碼；密件平時應鎖入保險柜。
第四，在用戶利用管理中，要規定借閱范圍、時間和簽閱手續，管理者要跟蹤密件的流動，最好借閱者就在機要室或閱文室查閱該文件，有特殊情況的也要當天借當天還。文件的復制要有規定和限制，原則上不應允許復制。商業秘密文件辦完要及時歸檔，妥善保管，以免發生商業秘密糾紛時無法舉證。
為確保敏感的公司文件的安全，對于廢棄的文件，不要將它們往廢物簍一扔完事，而應廣泛使用文件粉碎機，將企業廢棄文件徹底銷毀，使文件無法復原，以免競爭對手從中分析出本企業的競爭動向。
參考資料：百度百科-涉密文件
會議記錄是對會議過程及發言所作記錄的一種紀實性文書，也是經過分析、綜合、提煉、歸納整理而形成的會議紀要。下面是關于如何記錄會議的要點和內容，歡迎參閱。
會議記錄有關內容與涉及要點內容如下：
一、概念：會議記錄是開會時當場將會議基本情況和會議報告、發言、討論、決議等內容如實記錄下來的文書。
二、特點：一是真實性，是對會議情況的客觀記錄。二是資料性，是分析會議程序、研究會議義程的依據;是編寫會議簡報和撰寫會義紀要的重要資料;還可以作為原始資料編入檔案長期儲存，以備需要時查閱。
三、結構：標題+正文+尾部
1、標題
1會議名稱+文種。如“溫州市市點秘書事務所廉政監督員年會會議記錄”。
2文種。如“會議記錄”。
2、正文。正文的構成是：首部+主體+結尾
1首部。會議概況，包括會議名稱;會議時間;會議地點;會議主席主持人;會議出席、列席和缺席情況;會議記錄人簽名等。以上6項應在主持人宣布開會前填寫好。
2主體。會議內容。包括：
①會會議議義題。如果有多個議題，可以在議題前分別上序號。
②發言人及發言內容。記錄每人的發言時都要另起一行，寫明發言人的姓名，然后加冒號。
③會議決議。決議事項應分條列出。有表決程式的要記錄決的方式和結果。
3結尾。另起行，寫明“散會”并注明散會時間。
3、尾部。右下方寫明“主持人：簽字”、“記錄人：簽字”。
會議記錄的主體部分會議記錄的主體部分主要有會議議題、領導人的報告、討論情況、形成的決議和主持人的總結幾項基本內容。
會議主體部分的記錄方法有兩種：一種是詳細記錄;一種是摘要記錄。
1、詳細記錄。詳細記錄主要用于重要會議。重要會議討論、研究的問題比較復雜，要求盡可能地記下發言者的原話，即怎么講的，就怎么記，特別重要的發言，不僅要完整無遺地記錄發言內容，而且最好要記下發言者的語氣姿態。
重要會議的詳細記錄，記錄人必須把握以下三點：一是記載會議中有爭議的問題和分歧意見時，應將爭議、分歧的焦點及有關人員發言爭論的觀點，詳細記下;二是記錄會議中的關鍵問題、要害問題時，應將有關人員的發言詳細記下;三是記錄會議決議時，應詳細記錄表決情況，對異議、棄權等情況要予以實錄，以備考查。對會議的決議性內容，在會議結束前，記錄人應念給與會人員聽，以便對決議事項推敲得更準確。有些詳細記錄，必要時會后應加以整理，爾后記錄人送會議主持人審閱并視情公布和印發，但原記錄不得毀掉，應全文存檔以備核查。
2、摘要紀錄。摘要記錄主要用于一般會議。在沒有分歧和爭議的情況下，只需摘記關鍵內容和重點發言，如在會上報告了什么事情，討論了什么問題，做出了什么決議，哪些人發了言，等等。
會議紀要的基本內容，除了保持會議記錄的基本要點外，還必須突出三個方面：1會議概況。一般包括會議的宗旨目的、時間、地點、參加會議的單位和人員、召開會議的單位或主持人;會議的主要議題，專門會議還要寫會議的簡要經過，對會議所作總的估價等等。2會議的成果。按照議題的層次，包括會議當中與會者對哪些問題展開了討論，討論氣氛和情況如何，哪些問題取得了一致認識，并得出了什么結論，提出了什么意見和建議，哪些意見和建議需要與會者回去傳達、貫徹等等。3遺留問題。這部分包括會議涉及到但未得到徹底解決的問題和應該涉及但未來得及討論研究的問題。寫遺留問題是“會議紀要”與“會議決議”不同的一個表現，可以說這是會議紀要的內容特點。“決議”中所寫的內容必須是取得一致意見并得出一致的結論的問題，而紀要則不然。凡是涉及的問題，特別是重要問題，不論是否被討論，也不管是否取得一致意見，一般應該在紀要中扼要記下。當然，有的紀要是不記遺留問題的。
會議記錄范文會議時間：20XX年4月4日16：00時
會議地點：專案部二樓會議室
會議主持：馮建良
參加人員：魏文俊楊忠田隆海彭國勇張曉峰何曉龍
邢新元胡祥宋凱濤李紅旭代貴禹徐貝
范建平祁斌
會議內容：
為了有效地加強分包工程結算管理，防止大額預付賬款掛賬而增大潛虧風險，專案部總會計師馮建良同志主持召開此次專題會，
專案部會議紀要。會議討論了財務賬面分包隊的欠款情況，以及對如何減少欠款確定了相應的措施。現紀要如下：
一、截至20XX年3月24日，專案部財務賬面的分包工程往來情況及主要成因
會議首先由財勞部匯報了，專案部截至20XX年3月24日財務賬面分包隊往來欠款情況。然后分析了債權債務形成的主要原因：一是分包隊伍初進場時，本身需要給付一定量的預付款。二是業主結算滯后，造成專案部給分包隊伍結算滯后，而現場進度逼緊，需要給分包隊伍預付一定資金。三是由于專案部與分包隊伍由于單價沒確定等原因，合同沒簽訂，無法與分包隊伍辦理正常內部結算，而施工進度要求給分包隊伍支付一定資金等。
二、加強債權債務清理、防范分包風險的主要措施
會議要求專案部各部門，要結合國家及股份公司關于分包工程的要求，高度重視債權債務的清理工作。
一商務部進一步加強與業主的結算工作，加強變更索賠力度。及時把已干完的工程結回來。包括大壩標及左壩肩的專案。外結變更要有計劃，從合同入手，逐步清理，個個擊破。
二請商務部加快分包工程合同簽訂進度。要擬定時間計劃，對已完工或在建專案，如中國航空港承建的卡爾溝支護專案等，要確定時間表，盡快完成分包合同簽訂工作。
三進一步加快與分包隊伍的結算工作。要盡量用結算方式支付分包單位資金，而不用或少用借款的形式支付分包單位資金。內結要根據合同，實事求是不能拖。
四請機物部加強材料核銷工作，特別是外協隊在專案部領用材料，包括油料、水泥、鋼筋等，要專人負責抓落實，做到一月一核，做到與商務部內結同步。
五對于幾個重點單位欠款的處理意見：商務部對湖北建工、中國航空港、四川亞鑫、成都中建聯、成都華達等單位要及時進行清理，辦理最終結算;對葛洲壩基礎公司，商務部要找業主溝通，把超灌漿部分工程量結算到我部，而不能由業主直接對基礎公司結算;對于落哈修理場，現與專案部沒合同關系，賬面有欠款且現在電費仍在發生，請機電物資部聯絡三峽實業租賃公司，告知落哈修配廠的帳與推土機租賃費合并辦理;對于四川省地堪院，結算辦完后，仍在專案部領用材料導致欠款，請商務部通知該單位繼續為專案部施工或還錢;對于葛洲壩六公司，要加緊辦理結算，組織召開專題會進行分析，該單位承擔的專案是否虧了，虧多少，能否從業主變更，或從其他地方來彌補虧損，但必須保證整個專案要有好的效益。
六會議學習和強調了集團股份公司中葛股法務〔20XX〕1號《關于加強分包工程法律風險防范的緊急通知》，要求專案部各單位、各部門要嚴格執行集團股份公司的十二道禁令，加強分包工程管理的法律及經營風險管理，確保專案盈利。
專案部魏文俊總經理在會上提出如下要求：一是債權債務的清理工作必須引起各個部門高度重視，要密切配合商務工作;二是請商務部加強分包合同的清理和結算工作，未簽訂合同的要擬定計劃及時簽訂，已簽訂合同的要按照合同及時辦理結算;三是對于幾個大的遺留問題，要組織召開相關專題會進行分析，想盡一切辦法加強外結變更，有計劃地逐個擊破，四是機物部要加強材料核銷工作。以上工作都必須有時間表，確保按期完成。
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