本文目錄

1. 會議接待方案范本
2. 行政接待之會議接待
3. 公務接待標準及規格

會議接待有一個方案的話會很不錯的，有規劃的進行會議，這樣才會做的更加好。下面是由我為大家整理的“會議接待方案范本”，僅供參考，歡迎大家閱讀。

一、會前準備工作

1、組織會務班子、明確工作職責。大型會議還要制定詳細的會務工作方案。

2、發出會議通知。包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員范圍。

3、印刷會議日程，編排好會議程序，制定注意事項。

4、大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點。

5、大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。

6、會場布置、會場布置要充分體現會議氣氛。

（1）懸掛會標、徽記、旗幟登。

（2）設置主席臺，落實主席臺領導，安排座次，設置發言席，拜訪席簽、話筒，并保證音響效果。

（3）確定會議桌擺放形式，明確劃分分會場區域，并使與會者明確。

（4）保證照明、通風、錄音、錄像、空調設備齊全、有效。

（5）擺放適宜花卉。

7、后期服務工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫療保健、文化娛樂、安全保衛等做出細致安排。

8、做好會議發言、投票、發獎、集體照相等方面的準備工作。

9、進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。

二、會務組織與服務工作

1、會務人員提前1小時到達會場，反復檢查會場準備情況。

2、搞好會議簽到、材料分發。

3、落實主席臺領導、發言人是否到齊。

4、按預訂方案組織與會人員由前向后以此就座。

5、維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場；開會期間關閉手機，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。

6、做好會議紀錄，寫好會議簡報。

7、組織照相。

8、為與會人員預訂車、船、機票等。

三、會議善后工作

1、會議結束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。

2、組織送站。根據與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。

3、做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。

4、做好會議報道工作。

一、接待時間

20xx年x月x日—x月x日

二、接待地點

接送機地點：xx

下榻酒店：xxx

會議地點：xx大酒店會議廳

三、接待對象

嘉賓等一行人及其陪同人員

四、接待負責人員

總負責：接待辦

跨部門接待小組：相關領導，秘書組，行政組，宣傳組，保衛組

五、接待前期準備工作

1.制發邀請函，邀請嘉賓，協調時間 2.食宿安排，提前預定 3.迎接車輛安排

4.迎賓（嘉賓到達前20分鐘，相關人員需做好迎賓工作） 5.相關接待人員，負責相關接待工作

六、機場接待

1.機場一層到達廳內設接待處人員，根據來客乘坐的航班到達情況持“熱烈歡迎XX貴賓”牌，在一層到達電梯口等候，接到嘉賓后負責引導至接待處（簽到臺桌子規格1.8×0.5×0.75）。接待組由此將客人集中帶出乘車。

2.在廊橋出口、候機廳二層到達電梯口及接待處放置簡易歡迎標語牌（80×180cm以下易拉寶）。

3.由服務科按照按正常要客接待程序接待。

4.對于重要領導等特殊客人，由團省委提出要求，機場團委負責申請辦理有關接待人員通行證，安排相關人員協助在廊橋出口處迎接。

硬件附注：易拉寶2個（其中1個2米），接待處牌子和桌子，筆若干支，迎賓牌，授帶10條„„

七、酒店入住

1.確定嘉賓入住時間，通知酒店接待人員提前做好相關準備，確定房間住宿安排。

2.嘉賓到達酒店，大廳接待組全員在酒店大廳恭候，攝像記錄組安排攝像拍照。

3.進入酒店后，由接待人員的引領下入住提前安排好的房間。

4.如飯后休息需要安排人員將嘉賓帶領回房間。餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務。

八、用餐（早餐、中餐、晚餐）

1.由接待人員引領嘉賓在入住酒店進行用餐。由客房服務人員進行相關服務。

2.餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務。

九、會議前的籌備工作

1.選擇會議廳。根據會議參加人員的人數確定會議廳規模。

2.會場布置。根據會議內容，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕松盆景、盆花；為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統一

3.會議前的接待禮儀。提前準備禮儀人員做好相關接待工作。

4.會前檢查。提前檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。

十、會議接待

1.歡迎詞（電子屏幕）提前15分鐘播放“熱烈歡迎各位XX貴賓蒞臨我公司考察指導”

2.會場整理及布置

1）提前30分鐘清潔并布置會場，保持會場整齊有序，空氣清新

2）擺放會場物品，桌面上如需擺放水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統一，香煙可交于陪同人員級別最高者代為分發，調試投影儀，音響等設備，放映相關資料。

3.聯系陪同人員，講解員。根據客戶考察目的及需要，確定陪同人員并及時告知其準備事宜，以便順利溝通：會談開始前1小時，再次提醒相關人員 4.領導嘉賓到達會議廳，由禮儀引入會場就座。

十一、座談

1.企業宣講（集團，產業宣傳片，企業介紹PPT） 2.技術交流（技術人員PPT講解，互動）

3.會場服務（每20-30分鐘添加茶水或視情況而定） 4.拍照（依重要程度，進行拍照留檔） 5.攝像（依重要程度，進行攝像留檔）

十二、會后服務準備

做好會后服務的準備。提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影準備。會后用車在會議結束前妥善安排。

十三、會后服務

會議結束，攝影師做完攝影工作后，由接待人員負責將領導嘉賓送回入住酒店

一、會前

1.與會議主辦方洽談，了解會議要求及所需服務項目。

2.提供會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息，并制定完備的會議預案書給會議方。

3.派專人協助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況。

4.確定方案，簽訂合同，預付定金。

二、會中

1.會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、公關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。

2.會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。

3.會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

4.會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。

5.會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（回民）的確認。

6.會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。

7.會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

8.會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。

三、會后

1、結帳：提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明，專人與客戶進行核對并結帳。

2、資料：會議后的資料收集，根據客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。

3、合影：會議期間參會人員集體合影，會議結束前沖印出來分發給每位與會人員以做留念。

為確保各項會議接待工作的順利進行，特制定會議方案如下：

一、會議主題

待定

二、會議時間

20xx年x月x日至20xx年x月x日

三、會議地點

Xxx-xxx-x酒店。

四、環境布置

（一）會場外區域布置

酒店外圍環境：燈桿棋畫面、LED屏宣傳、燈箱畫面、空飄。

（二）會場內主要區域布置

1、機場、火車站相關內容橫幅、接機牌及鮮花。

2、下榻酒店（酒店大堂、入住房間、會議室、用餐餐廳）布置主題噴繪、水牌、導示牌、桌簽、插花及橫幅。

五、會議內容

第一板塊會議

（一）會議時間：20xx年x月x日、x日、x日

（二）會議地點：待定（200人會議廳）

（三）會議內容：待定

（四）會議布置：1）課桌擺放：圍桌式或者課桌式擺放

2）會議鮮花：講臺花、胸花、桌花

3）會議用品：白紙、簽字筆、茶杯、紙巾

4）會場氛圍：水牌制作、背景噴繪畫面（x日、x日）無線麥若干、背景音樂、X展架

（五）會后合影：時間：在會議結束前，告知大家不要急于離場，按序下樓，在指定地點合影留念。

地點：xx酒店外的階梯上（階梯取代椅子）

可以給領導安排座椅，座椅上有貼領導的名字，可以對號入座。

第二板塊晚宴

（一）晚宴時間：20xx年x月x日晚（具體時間待定）

（二）晚宴地點：餐廳待定

（三）晚宴方式：圍桌形式或者自助餐形式

（四）晚宴布置：室外：空飄（8個）（空飄內容：）、懸掛彩旗、燈籠若干、大型噴繪展板（酒店外及圓形大廳內）。

室內：舞臺搭建、舞臺背景噴繪畫面、舞臺裝飾、冷焰安裝、燈光音響、特效。

餐桌布置：餐桌桌花、臺簽（晚宴安排內容介紹）

第三板塊會議接待

（一）工作內容

1、會議流程策劃；

2、編撰、印刷會議接待手冊；

3、機場、火車站等埠提供窗口接送機服務；

4、會議前期報名的接待、物品分發等；

6、協助酒店住宿、餐食服務等工作；

7、提供會議期間車輛的調配、服務工作；

8、提供機（車）票的訂購服務工作；

9、提供專業接待人員服務工作；

10、根據需要，提供其他公務活動服務工作； 11、提供物流、土特產品代購等其他服務工作；（二）、組織機構及職責 1、綜合協調組工作職責：

（1）負責總體接待方案的制定等文件編制工作；（2）負責與會代表團信息收集、整理等對外聯系工作；（3）負責與組委會內部的全面對接工作；

（4）負責落實省市、組委會領導的接機（車）安排；

（5）負責組織、牽頭一切有關接待工作的參與人員溝通、協調工作；

（6）負責接待服務手冊的編制工作； 2、接待服務組

工作職責：

（1）負責嘉賓的接機工作，配有專業的大唐禮賓隊員手捧鮮花接機。

（2）負責對外具體聯系落實與會代表的初步行程、人數、往返時間、與會具體意向；

（3）負責為與會代表提供接待服務人員、住宿、餐飲、交通、內部會議組織、考察游覽、物流等其他會議服務；

（4）根據嘉賓的實際情況，具體提供接送機、車站安排；酒店房間安排；參加會議活動的詳盡日程安排；嘉賓的其他公務活動和三餐的具體安排；會議期間車輛的調配、機（車）票的訂購；接待服務人

員的組織領導；

（5）負責協助嘉賓入住酒店之前的登記。（在接到嘉賓后，將事先準備好的房間鑰匙登記名稱后，交給入住嘉賓，并送嘉賓進入房間，房間內布置鮮花、茶歇、會議流程等）

（6）負責會同綜合協調組完成接待服務手冊的編制工作； 3、服務保障組

工作職責：

（1）負責接待服務組的有關活動安排，如：會議現場拍照、會前投影儀調試、檢查對方資料（PPT）是否統一拷貝、播放是否正常、速記安排、會議位置安排

（2）負責本組工作人員的一切后勤保障工作。

第四板塊會后考察

一、會后考察：

1、如果會議結束后，該會組委會有安排會議考察，請提前確認人數和線路。我們會將出發時間、乘車地點及線路安排發放到每位嘉賓手里。

2、如果會后考察屬于自愿報名，酒店大廳將設有會后考察線路報名咨詢點。（費用自理）

二、當地游覽服務（20人或以上/車）（淡季報價）

xx

以上報價包含門票、車費、導游服務費及三星級酒店住宿一晚30元標準正餐三次，20元標準早餐一次。

二、其他服務：

如果您還有其他服務需要幫忙，我們將為您提供更好的服務。

1、專業禮儀接待：按照規格提供專業禮儀或者大唐禮賓衛隊員。

2、可提供代訂餐飲

3、訂票服務：將提前收集各位參會嘉賓的返程信息，做以記錄后，將機票定好后，通知各位訂票嘉賓，告知可持身份證直接隨送機人員前往機場。接送機收費標準。

備注：會根據客戶航班到達時間進行統籌接機安排。

附：會議要求調查表。

行政會議接待，Rukia's Manual

一、接待準備階段工作流程

接收接待信息：

1.確保相關責任人知曉嘉賓來訪事項。

2.及時落實來訪對接聯絡人及聯系方式。

3.確定來訪時間。

4.了解來訪目的（eg：考察交流）可以詢問對方聯絡人是否有會議資料需要提前拷貝。

注意：a.編寫會議議程時，涉及保密內容需要回避。

b.注意措辭：一般上級單位為“指導”，平級單位為“交流”。

5.了解來訪人員信息（包含單位/部門、職務、人數等)。確定來訪人員的職位，邀請本公司相應職位的領導參與接待。（只多不少）

6.確認是否安排住宿、接送機/站、用餐，至少提前一天確認。

二、確定接待責任部門，明確責任人：

責任人需要全程負責接待任務，一般情況下，來訪嘉賓沒有離開前，接待人員不宜隨意更改。確定訪客的各項需求后，向領導（接待責任人）進行請示，并請示領導是否安排會議室、公司參觀講解、歡迎大屏、攝影口、禮品、以及餐敘環節。

三、確定接待方案，根據來訪人員級別不同，安排不同標準的接待安排。原則上提前一天落實所有接待事項。

1.住宿、餐飲、接待陪同人員、接待車輛、會場布置、禮品門等都可視具體情況來定。

2.請示領導是否安排歡迎大屏、席卡、公司宣傳冊、會議簽到牌、海報展架等宣傳物料。

3.如果我方有會議材料需要提前收集，并在會前提前調試媒體設備!

四、制定接待WBS及日程安排，發送至各責任人。

1.制定WBS將整個接待流程做簡單描述，以及涉及相關責任人的工作職責均分配到個人，并交由負責此次接待級別最高的參會人員審批。審批通過后，將該WBS及日程安排發送給相關接待人員及相關部門責任人，以及參與會議的宣傳人員及其他工作人員。

2.涉及黨政機關接待，WBS中不得出現“宴請”、“晚宴”等字眼，可使用“餐敘”、“工作餐”等話術，用餐地點使用另行短信通知代替，用餐信息可使用短信發送給相關領導。

3.WBS中要明確接待及陪同參觀人員攝影人員、陪同就餐人員等相關責任人。其中攝影人員需全程參加，并提神確定合影位置及時間。（涉及團體合影需提前確認站位，根據人數提前擺放站架或椅子。）

4.提醒陪同人員注意著裝，佩戴工作牌等。

接待進行階段工作流程：

五、門廳迎接來訪人員：

1.提前預留車位，或者電梯控梯等。在來訪嘉賓抵達10分鐘前，接待人員在門廳準備迎接。

2.接待人員在陪同高層領導見嘉賓之前，提前告知高層領導來訪人員的級別及相關工作性質。

3.在嘉賓抵達時，接待人員主動引導我方高層領導與重要嘉賓寒暄。

六、座談交流：

1.如安排公司參觀，則先進行講解參觀。

2.涉及黨政重要機關來訪，利用重要嘉賓參觀期間，可請對方聯絡人（如辦公室主任、秘書長等）到會議室再次確認會場、就餐包間布置（特別注意席卡坐次），涉及臨時增加人員，利用此時間加席卡。

3.根據參觀時間做預判，提前5分鐘確認是否備好茶水，不建議提前太久（茶水冷掉）或嘉賓就座后倒水（注意開水不要濺到嘉賓）。

4.根據會議接待性質安排會務服務人員，會務秘書需要做好會議記錄，錄音等事項。涉及機密內容，會務服務人員由內部安排。

5.會議結束前10分鐘，安排引導人員就位。如需合影則根據需要提前安排好站架或椅子。接待結束階段工作流程

七、會后工作：

1.及時整理相關材料，包括會議紀要、接待總結、合影及宣傳物料，發送給相關領導。

2.做好會議督辦工作，跟蹤落實事項。

3.對接宣傳人員做好會后報道。

4.如有回函和費用結算等事項也需要盡快完成。

公務接待標準及規格：住宿安排單間、集中乘車、食用工作餐。

1、住宿安排單間：接待對象確需要安排住宿時，由辦公室負責在定點賓館（飯店）安排，省部級干部按有關規定報市有關部門。司局級干部可安排住單間，處級以下人員安排住標間。收費標準按照辦公室與定點賓館（飯店）簽訂的協議價格執行。費用一般由接待對象支付。

2、集中乘車：國內公務接待的出行活動應當安排集中乘車，合理使用車型，嚴格控制隨行車輛。接待單位應當嚴格按照有關規定使用警車，不得違反規定實行交通管控。確因安全需要安排警衛的，應當按照規定的警衛界限執行，合理安排警力，盡可能縮小警戒范圍。

3、食用工作餐：公務接待中一般不安排宴請，確需宴請的，一般只安排一次，且最好是工作餐。外地來訪人員，原則上只接待到達或離去一餐。煙、酒、飲料等費用開支原則上不超過宴請標準的三分之一，且一般以青島產品為主。確須提高宴請標準的須報主要領導批準。

公務接待管理規定

各級機關應當加強公務外出計劃管理，科學安排和嚴格控制外出的時間、內容、路線、頻率、人員數量，禁止異地部門間沒有特別需要的一般性學習交流、考察調研，禁止重復性考察，禁止以各種名義和方式變相旅游，禁止違反規定到風景名勝區舉辦會議和活動。

國內公務接待不得在機場、車站、碼頭和轄區邊界組織迎送活動，不得跨地區迎送，不得張貼懸掛標語橫幅，不得安排群眾迎送，不得鋪設迎賓地毯；地區、部門主要負責人不得參加迎送。嚴格控制陪同人數，不得層層多人陪同。

公務活動結束后，接待單位應當如實填寫接待清單，并由相關負責人審簽。接待清單包括接待對象的單位、姓名、職務和公務活動項目、時間、場所、費用等內容。

以上內容參考百度百科-公務接待

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