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會議籌備工作十要點
會議的籌備工作表面上看顯得紛繁復雜，但實際上還是有章可循的。我結合多年的實踐，談些粗淺的做法和體會，與同行們進行交流。下面是我給大家帶來的會議籌備工作的十要點，希望大家喜歡。
如“全國衛生工作會議”“全國新型農村合作醫療試點工作會議”等。規范的會議名稱一般由三部分組成：一是會議范圍，二是會議內容，三是會議性質。其中會議性質包括“現場會”“啟動會”“工作會”“座談會”“研討會”等。
二初定會議步驟會議步驟包括會議的議程、程序、日程等。議程是會議議題的先后順序，是會議程序的基礎。程序是對會議各項活動，如各種儀式、領導講話、會議發言、參觀活動等，按照先后順序做出安排。日程是對會議的活動逐日作出的安排，是程序的具體化。會議的步驟是會議有條不紊進行的保證，一旦經過領導批準，切不可隨意變動。
三草擬會議通知會議通知一般包括會議的名稱、開會的目的和主要內容、會期、會議地點和食宿地點、與會人員、報到的日期和地點、需要攜帶的材料和數量及材料的打印規格、個人支付的費用、主辦單位、聯系人和聯系電話等要素。會議通知最好由與會議主題相關的人員起草，這樣更有利于通知的順利起草。報請上級單位批準的會議，報送請示時，要附上會議通知的代擬稿。
四會議經費預算會議經費預算開支的項目一般包括與會人員的食宿費、會場的租用費、會標的制作費、會務組和工作人員的房費、膠卷購買和沖洗費用等。如果需要邀請專家學者講課、作報告，還要將專家的講課費、交通費和食宿費等預算在內。
五辦理會議報批重要的會議必須報請領導審批。會議的請示要講清開會的理由、會議的議程、會議的時間及會期、地點、參加會議的人數和人員級別、會議的經費預算和準備情況等。
六下發會議通知會議通知務必經過處室領導審核，主管領導簽發。下發會議通知要專人負責，避免遺漏、錯發和重發。下發會議通知應注意兩點：一是會議通知下發要及時。下發過早，參會人員容易遺忘;下發太遲，與會人員收不到會議通知，即使收到通知，難于安排手頭的工作，也會降低會議的出席率。二是會議通知發出后要抓反饋。涉及多個部門、內容重要的會議要隨會議通知附會議回執，內容包括參加會議人員的姓名、性別、民族、職務(職稱)、聯系電話、到會的日期、車次和航班號以及返程的日期、車次和航班號等。會前1～2天還要再次聯系，以確保與會人員能夠按時參會。
一是會議文件，包括下發的正式文件、文件討論稿或征求意見的文件;
二是講話材料，包括領導講話材料、書面交流材料和會議發言材料;
三是會議主持詞。在這里筆者重點談談如何準備會議主持詞，它又叫程序稿，通過主持人在會議期間的講話來體現會議的程序。
主持詞的起草要注意三點：
一是要力求文字口語化。因為主持詞僅供主持人使用，其他與會人員沒有主持詞的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出現晦澀難懂的古詩詞，或過分華麗的辭章。
二是要注意會議程序的銜接。講話要承前啟后，簡明扼要地總結前面發言人的講話要點，順理成章地引出下一個發言人。語言要力求簡潔，避免重復和啰嗦，切忌話中套話，使人聽不出頭緒。
三是主持詞的內容要提綱挈領，不要有論述性的話語，篇幅不宜太長，以免沖談會議的主題。
會場條件的好壞、舒適程度的高低，對與會人員的心理會起到不可忽視的作用，直接影響到會議的效果。因此，要重視會場的選擇和布置。
會場的大小要根據參會人數的多少來定，還要根據會議的需要考慮會場的設備，如會場的照明、空調、音響、錄音、多媒體等設備。會場的布置是辦會工作的一項重要內容，主要有：
一是會標的布置。會標應與會議的名稱一致，字數要少而精，如“全國衛生工作會議”。
二是席位卡的擺放。主席臺上擺放席位卡的原則是“左為尊，右為次”。主席臺上就座的人數最好為單數，最主要的領導居中，其他席位卡按照先左后右的順序分別依次擺放。
三是主席臺的擺放。一般有兩種形式：其一，主席臺高于臺下的座位。適用于人數多、比較重要的會議，如報告會、工作會等，會場顯得比較莊重、嚴肅、正規;其二，主席臺與其他座位處于同一平面。適用于人數較少的會議，如座談會、研討會等，會場顯得較隨和，與會人員之間的關系顯得平等。
四是座位的安排。安排座位一般根據會議的性質，如果是座談會，座位擺成回字形，回字的兩邊和底邊可以多擺放座位;如果是向檢查組、檢查團匯報情況的匯報會，座位擺成回字形，但是回字的頂部和兩邊各擺一排座位，底邊可多擺放幾排座位。此外還可以根據會議的氣氛和會場的本身條件安排座位。
九明確人員分工會議的會務人員可分三個小組，一是秘書組，負責會議文件、領導講話稿等材料的起草、整理會議記錄、編發會議簡報和會議材料的歸檔等工作;二是材料組，負責會議材料袋的購買、材料的裝袋和分發，以及會議的簽到等工作;三是接待組，負責與會人員的食宿安排、會場布置以及工作人員的安排，如禮儀人員、服務人員和攝影人員等，此外還要做好會議經費的預決算工作。
會前檢查一般分為三個步驟，一是聽取會議所有籌備人員的口頭匯報;二是到現場實地檢查，包括會議材料的準備情況和會場的布置工作;三是針對可能出現遺漏的問題，進一步采取補救措施。會前檢查一般要邀請有關的領導親臨現場給予指導。
籌備一場國際盛會，如同指揮一場精密的交響樂，每個環節都至關重要。以舉辦大型國際學術會議為例，其籌備工作不僅需要精心策劃，更需周密考慮。以下是一份詳盡的籌備攻略，包含關鍵環節和注意事項。方案制定是籌備的指揮棒，首先，方案組需大展身手。他們負責確定會議主題，邀約重量級嘉賓，設計日程安排，編寫邀請函和主持稿，同時保持與嘉賓的緊密溝通，確保信息暢通無阻。
緊接著，論文學術組是會議的學術心臟，他們負責論文征集、嚴謹評審、合理分組以及最終的論文集出版，確保學術質量的高水平呈現。
宣傳工作是吸引眼球的舞臺燈光，宣傳組要承擔起吸引全球目光的任務。他們需要創新設計宣傳品，確保會議形象的一致性，同時通過多渠道廣泛傳播，營造出與會者期待的會議氛圍。
會務組則是會議背后的堅實后盾，他們負責場地布置、交通安排、餐飲選擇和物資采購等繁雜事務，確保會議進行時無后顧之憂。
在細節上，接機工作不容忽視。務必提前確認航班信息，預約專車，并索取相關發票，以體現專業和周到。出發前，規劃好合理的出行時間，熟悉出口位置，接機牌、會議資料和短信模板也需準備齊全，以備不時之需。
會議期間，場務組是舞臺的守護者，他們需熟悉場地，確保設備正常，維護秩序，還要準備應急方案，以防突發情況。
財務管控是會議健康運行的脈絡，必須遵循財政部規定，嚴謹記錄預算和支出，確保每一分錢都用在刀刃上。
最后，流程標準化是籌備工作的靈魂，確保會議主題清晰、準備工作充分、宣傳到位，以及流程規范，讓與會者感受到賓至如歸的體驗。
總而言之，籌備大型國際會議，要突出主題，精準定位受眾，明確每個環節的方案，通過到位的宣傳吸引全球目光，同時以周全的細節服務，讓每一位參與者感受到會議的專業與魅力。只有這樣，才能真正舉辦一場難忘的國際盛會。
1、確定會議名稱，會議名稱也就是會議的題目，如“全國衛生工作會議”“全國新型農村合作醫療試點工作會議”等。規范的會議名稱一般由三部分組成：一是會議范圍，二是會議內容，三是會議性質。其中會議性質包括“現場會”“啟動會”“工作會”“座談會”“研討會”等。
2、初定會議步驟，會議步驟包括會議的議程、程序、日程等。議程是會議議題的先后順序，是會議程序的基礎。程序是對會議各項活動，如各種儀式、領導講話、會議發言、參觀活動等，按照先后順序做出安排。日程是對會議的活動逐日作出的安排，是程序的具體化。會議的步驟是會議有條不紊進行的保證，一旦經過領導批準，切不可隨意變動。
3、草擬會議通知，會議通知一般包括會議的名稱、開會的目的和主要內容、會期、會議地點和食宿地點、與會人員、報到的日期和地點、需要攜帶的材料和數量及材料的打印規格、個人支付的費用、主辦單位、聯系人和聯系電話等要素。會議通知最好由與會議主題相關的人員起草，這樣更有利于通知的順利起草。報請上級單位批準的會議，報送請示時，要附上會議通知的代擬稿。
4、會議經費預算，會議經費預算開支的項目一般包括與會人員的食宿費、會場的租用費、會標的制作費、會務組和工作人員的房費、膠卷購買和沖洗費用等。如果需要邀請專家學者講課、作報告，還要將專家的講課費、交通費和食宿費等預算在內。
5、辦理會議報批，重要的會議必須報請領導審批。會議的請示要講清開會的理由、會議的議程、會議的時間及會期、地點、參加會議的人數和人員級別、會議的經費預算和準備情況等。
6、下發會議通知，會議通知務必經過處室領導審核，主管領導簽發。下發會議通知要專人負責，避免遺漏、錯發和重發。下發會議通知應注意兩點：一是會議通知下發要及時。下發過早，參會人員容易遺忘；下發太遲，與會人員收不到會議通知，即使收到通知，難于安排手頭的工作，也會降低會議的出席率。二是會議通知發出后要抓反饋。涉及多個部門、內容重要的會議要隨會議通知附會議回執，內容包括參加會議人員的姓名、性別、民族、職務（職稱）、聯系電話、到會的日期、車次和航班號以及返程的日期、車次和航班號等。會前1～2天還要再次聯系，以確保與會人員能夠按時參會。
7、準備會議材料，會議材料主要有三種：一是會議文件，包括下發的正式文件、文件討論稿或征求意見的文件；二是講話材料，包括領導講話材料、書面交流材料和會議發言材料；三是會議主持詞。在這里筆者重點談談如何準備會議主持詞，它又叫程序稿，通過主持人在會議期間的講話來體現會議的程序。主持詞的起草要注意三點：一是要力求文字口語化。因為主持詞僅供主持人使用，其他與會人員沒有主持詞的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出現晦澀難懂的古詩詞，或過分華麗的辭章。二是要注意會議程序的銜接。講話要承前啟后，簡明扼要地總結前面發言人的講話要點，順理成章地引出下一個發言人。語言要力求簡潔，避免重復和啰嗦，切忌話中套話，使人聽不出頭緒。三是主持詞的內容要提綱挈領，不要有論述性的話語，篇幅不宜太長，以免沖談會議的主題。
8、選擇布置會場，開會要借助于一定的場所。會場條件的好壞、舒適程度的高低，對與會人員的心理會起到不可忽視的作用，直接影響到會議的效果。因此，要重視會場的選擇和布置。會場的大小要根據參會人數的多少來定，還要根據會議的需要考慮會場的設備，如會場的照明、空調、音響、錄音、多媒體等設備。會場的布置是辦會工作的一項重要內容，主要有：一是會標的布置。會標應與會議的名稱一致，字數要少而精，如“全國衛生工作會議”。二是席位卡的擺放。主席臺上擺放席位卡的原則是“左為尊，右為次”。主席臺上就座的人數最好為單數，最主要的領導居中，其他席位卡按照先左后右的順序分別依次擺放。三是主席臺的擺放。一般有兩種形式：其一，主席臺高于臺下的座位。適用于人數多、比較重要的會議，如報告會、工作會等，會場顯得比較莊重、嚴肅、正規；其二，主席臺與其他座位處于同一平面。適用于人數較少的會議，如座談會、研討會等，會場顯得較隨和，與會人員之間的關系顯得平等。四是座位的安排。安排座位一般根據會議的性質，如果是座談會，座位擺成回字形，回字的兩邊和底邊可以多擺放座位；如果是向檢查組、檢查團匯報情況的匯報會，座位擺成回字形，但是回字的頂部和兩邊各擺一排座位，底邊可多擺放幾排座位。此外還可以根據會議的氣氛和會場的本身條件安排座位。
9、明確人員分工，會議的會務人員可分三個小組，一是秘書組，負責會議文件、領導講話稿等材料的起草、整理會議記錄、編發會議簡報和會議材料的歸檔等工作；二是材料組，負責會議材料袋的購買、材料的裝袋和分發，以及會議的簽到等工作；三是接待組，負責與會人員的食宿安排、會場布置以及工作人員的安排，如禮儀人員、服務人員和攝影人員等，此外還要做好會議經費的預決算工作。
10、會前全面檢查，會前的全面檢查是進一步落實會議準備工作的重要環節。會前檢查一般分為三個步驟，一是聽取會議所有籌備人員的口頭匯報；二是到現場實地檢查，包括會議材料的準備情況和會場的布置工作；三是針對可能出現遺漏的問題，進一步采取補救措施。會前檢查一般要邀請有關的領導親臨現場給予指導。
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