本文目錄

1. 會議籌備工作十要點
2. 會議籌備工作有哪些要點
3. 籌備大型會議掌握3個環(huán)節(jié)20個細(xì)節(jié)

會議籌備工作十要點

會議的籌備工作表面上看顯得紛繁復(fù)雜，但實際上還是有章可循的。我結(jié)合多年的實踐，談些粗淺的做法和體會，與同行們進(jìn)行交流。下面是我給大家?guī)淼臅h籌備工作的十要點，希望大家喜歡。

如“全國衛(wèi)生工作會議”“全國新型農(nóng)村合作醫(yī)療試點工作會議”等。規(guī)范的會議名稱一般由三部分組成：一是會議范圍，二是會議內(nèi)容，三是會議性質(zhì)。其中會議性質(zhì)包括“現(xiàn)場會”“啟動會”“工作會”“座談會”“研討會”等。

程序是對會議各項活動，如各種儀式、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議發(fā)言、參觀活動等，按照先后順序做出安排。日程是對會議的活動逐日作出的安排，是程序的具體化。會議的步驟是會議有條不紊進(jìn)行的保證，一旦經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，切不可隨意變動。

一般包括會議的名稱、開會的目的和主要內(nèi)容、會期、會議地點和食宿地點、與會人員、報到的日期和地點、需要攜帶的材料和數(shù)量及材料的打印規(guī)格、個人支付的費用、主辦單位、聯(lián)系人和聯(lián)系電話等要素。會議通知最好由與會議主題相關(guān)的人員起草，這樣更有利于通知的順利起草。報請上級單位批準(zhǔn)的會議，報送請示時，要附上會議通知的代擬稿。

一般包括與會人員的食宿費、會場的租用費、會標(biāo)的制作費、會務(wù)組和工作人員的房費、膠卷購買和沖洗費用等。如果需要邀請專家學(xué)者講課、作報告，還要將專家的講課費、交通費和食宿費等預(yù)算在內(nèi)。

會議的請示要講清開會的理由、會議的議程、會議的時間及會期、地點、參加會議的人數(shù)和人員級別、會議的經(jīng)費預(yù)算和準(zhǔn)備情況等。

下發(fā)會議通知要專人負(fù)責(zé)，避免遺漏、錯發(fā)和重發(fā)。下發(fā)會議通知應(yīng)注意兩點：一是會議通知下發(fā)要及時。下發(fā)過早，參會人員容易遺忘;下發(fā)太遲，與會人員收不到會議通知，即使收到通知，難于安排手頭的工作，也會降低會議的出席率。二是會議通知發(fā)出后要抓反饋。涉及多個部門、內(nèi)容重要的會議要隨會議通知附會議回執(zhí)，內(nèi)容包括參加會議人員的姓名、性別、民族、職務(wù)(職稱)、聯(lián)系電話、到會的日期、車次和航班號以及返程的日期、車次和航班號等。會前1～2天還要再次聯(lián)系，以確保與會人員能夠按時參會。

一是會議文件，包括下發(fā)的正式文件、文件討論稿或征求意見的文件;

二是講話材料，包括領(lǐng)導(dǎo)講話材料、書面交流材料和會議發(fā)言材料;

三是會議主持詞。在這里筆者重點談?wù)勅绾螠?zhǔn)備會議主持詞，它又叫程序稿，通過主持人在會議期間的講話來體現(xiàn)會議的程序。

主持詞的起草要注意三點：

一是要力求文字口語化。因為主持詞僅供主持人使用，其他與會人員沒有主持詞的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出現(xiàn)晦澀難懂的古詩詞，或過分華麗的辭章。

二是要注意會議程序的銜接。講話要承前啟后，簡明扼要地總結(jié)前面發(fā)言人的講話要點，順理成章地引出下一個發(fā)言人。語言要力求簡潔，避免重復(fù)和啰嗦，切忌話中套話，使人聽不出頭緒。

三是主持詞的內(nèi)容要提綱挈領(lǐng)，不要有論述性的話語，篇幅不宜太長，以免沖談會議的主題。

會場條件的好壞、舒適程度的高低，對與會人員的心理會起到不可忽視的作用，直接影響到會議的效果。因此，要重視會場的選擇和布置。

會場的大小要根據(jù)參會人數(shù)的多少來定，還要根據(jù)會議的需要考慮會場的設(shè)備，如會場的照明、空調(diào)、音響、錄音、多媒體等設(shè)備。會場的布置是辦會工作的一項重要內(nèi)容，主要有：

一是會標(biāo)的布置。會標(biāo)應(yīng)與會議的名稱一致，字?jǐn)?shù)要少而精，如“全國衛(wèi)生工作會議”。

二是席位卡的擺放。主席臺上擺放席位卡的原則是“左為尊，右為次”。主席臺上就座的人數(shù)最好為單數(shù)，最主要的領(lǐng)導(dǎo)居中，其他席位卡按照先左后右的順序分別依次擺放。

三是主席臺的擺放。一般有兩種形式：其一，主席臺高于臺下的座位。適用于人數(shù)多、比較重要的會議，如報告會、工作會等，會場顯得比較莊重、嚴(yán)肅、正規(guī);其二，主席臺與其他座位處于同一平面。適用于人數(shù)較少的會議，如座談會、研討會等，會場顯得較隨和，與會人員之間的關(guān)系顯得平等。

四是座位的安排。安排座位一般根據(jù)會議的性質(zhì)，如果是座談會，座位擺成回字形，回字的兩邊和底邊可以多擺放座位;如果是向檢查組、檢查團(tuán)匯報情況的匯報會，座位擺成回字形，但是回字的頂部和兩邊各擺一排座位，底邊可多擺放幾排座位。此外還可以根據(jù)會議的氣氛和會場的本身條件安排座位。

一是秘書組，負(fù)責(zé)會議文件、領(lǐng)導(dǎo)講話稿等材料的起草、整理會議記錄、編發(fā)會議簡報和會議材料的歸檔等工作;二是材料組，負(fù)責(zé)會議材料袋的購買、材料的裝袋和分發(fā)，以及會議的簽到等工作;三是接待組，負(fù)責(zé)與會人員的食宿安排、會場布置以及工作人員的安排，如禮儀人員、服務(wù)人員和攝影人員等，此外還要做好會議經(jīng)費的預(yù)決算工作。

會前檢查一般分為三個步驟，一是聽取會議所有籌備人員的口頭匯報;二是到現(xiàn)場實地檢查，包括會議材料的準(zhǔn)備情況和會場的布置工作;三是針對可能出現(xiàn)遺漏的問題，進(jìn)一步采取補救措施。會前檢查一般要邀請有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)親臨現(xiàn)場給予指導(dǎo)。

答：

開會前關(guān)鍵要點

根據(jù)會議的目的，議程，與會人員的角色分工及會務(wù)組織來準(zhǔn)備。

一.會議的目的；1信息傳達(dá)與共享 2員工的指導(dǎo)與培訓(xùn) 3員工的激勵與動員 4矛盾協(xié)調(diào)與解決 5決策改進(jìn)與創(chuàng)新 6聯(lián)系構(gòu)建與維持

二.會議的議程;1何時開會 2在何地開會 3具體討論什么議題 4每項議題的商討持續(xù)多長時間 5具體的參加者有誰

三.與會人員的角色分工;1那些必須貫徹或執(zhí)行會議決策的人 2那些可以提供有價值的信息或好主意的人 3那些能夠贊成會議結(jié)果的人 4那些能夠支持小組意見的高層管理者 5那些持分歧意見或者與傳統(tǒng)意見相悖的人 6那些對決策的成功而言不可或缺的人。

四.會務(wù)組織;會務(wù)清單有助于有序并準(zhǔn)確無誤的做好組織工作。最重要的事開會地點的確定，影響因素包括地理位置，氣候，安全性，標(biāo)識，費用，房間大小，座位質(zhì)量和舒適度，會議桌以及開會設(shè)備。

開會時關(guān)鍵要點

一.確定會議的基本程序有助于更好地保證會議順利開展，有效控制會議中可能出現(xiàn)的障礙; 1闡述會議的主題及其目的，使與會者明確對會議具有高相關(guān)性和潛在價值的信息。 2介紹與會者，使與會者之間有基本的了解 3解釋會議議程，使與會者清楚討論的規(guī)則和時間限制。 4確保每一位與會者具有平等的發(fā)言機(jī)會，展開充分的討論 5及時處理會議的干擾（如打瞌睡等）激發(fā)與會者的興趣和參與性 6隨時控制會議進(jìn)程，提醒發(fā)言時間，避免討論偏離主題 7在每個議題討論結(jié)束后，對意見統(tǒng)一和有分歧的觀點加以總結(jié)或評論，引出下一個議題 8在每場會議結(jié)束后總結(jié)會議達(dá)成的共識或取得的成果。

二.合理控制會議預(yù)算;會議的預(yù)算包括下列四個方面：交通費用，會議設(shè)施費用，餐飲費用，雜費。

三.成熟的危機(jī)管理;

1預(yù)測可能碰到的危機(jī)，針對具體的危機(jī)情境制定詳細(xì)的危機(jī)處理預(yù)案。 2重視溝通的作用，獲取負(fù)責(zé)人的聯(lián)系方式，注意與各設(shè)備和服務(wù)供應(yīng)商保持密切聯(lián)系，要求各供應(yīng)商出現(xiàn)特殊情況時提前給出通知。 3了解酒店突發(fā)事件的應(yīng)急部門及其工作程序，如酒店附近的醫(yī)療服務(wù)等。 4密切追蹤酒店人住情況。 5在會議議程中標(biāo)明緊急情況的聯(lián)絡(luò)號碼和聯(lián)絡(luò)人。 6在登記表中詢問與會者是否具有“特殊需要”，如輪椅服務(wù)等。 7在與各供應(yīng)商的合同條款中詳細(xì)提出服務(wù)要求，標(biāo)明特殊情況下的讓步條款。

開會后關(guān)鍵要點

一.會議備忘錄

1會議的主題是什么 2會議的時間，地點和與會者的具體信息是什么 3會議的主要發(fā)言內(nèi)容是什么 4會議達(dá)成了那些共識？存在那些意見分歧 5未來有那些行動？每項行動各由誰負(fù)責(zé)？具體的時間安排如何？ 6下次會議討論的議題可能是什么？

二.會議評估

會議評估表立足于以下因素：1會議目標(biāo)的清晰度 2解決問題的系統(tǒng)性 3與會者的出席率 4干擾的有效處理程度 5會議形式的恰當(dāng)性 6會前細(xì)節(jié)的安排 7時間安排 8不開會是否能夠達(dá)成確定目標(biāo) 9會議目標(biāo)的實現(xiàn)程度

籌備大型會議掌握3個環(huán)節(jié)20個細(xì)節(jié)。

流程:會前、會中、會后。

會前準(zhǔn)備。

1、會議大項:類別、時間、地點會議議程:幾個議題、匯報人級別、時長、分管領(lǐng)導(dǎo)是否發(fā)言，是否涉mi。參會范圍:開到哪一層，是否需要設(shè)置分會場、是否需要開設(shè)電視電話會議、是否需要報備外來車輛。

2、會議通知:要堅持復(fù)雜程序簡單表述，簡單問題慎重對待的原則，擬定好交給領(lǐng)導(dǎo)審閱。下發(fā)通知可先發(fā)預(yù)通知，比如綠色軟件工作群告知，正式通知通過內(nèi)網(wǎng)、郵件下發(fā)。

3、會場準(zhǔn)備:與綜合部門對接好，會議室地點、桌牌、會議資料、通信設(shè)備調(diào)試等。流程:會前、會中、會后

【會中服務(wù)】。

1、簽到、未到會人員電話提醒。

2、茶水服務(wù)。

3、發(fā)放資料、切換會議大屏內(nèi)容。

4、會議照片影像資料留存。

【會后總結(jié)】。

1、會議文件是否需要收回。

2、會議記錄、會議紀(jì)要。

3、是否需要新聞報道。

4、事項督辦。

5、總結(jié)經(jīng)驗。

值得提醒!!辦會在體制內(nèi)不能算優(yōu)點，可以當(dāng)"跳板"。不要讓自己滯于辦公"工具人"的角色，但也要至少確保周全、不出錯。

辦會要點大全。

1、確認(rèn)會議類別、時間、地點、參會范圍、議程。

2、按照具體任務(wù)，劃分職責(zé)，落實到小組個人。

3、申請會議室，對接桌牌、話筒、茶水等事宜。

4、擬定并發(fā)送預(yù)備會議通知。

5、制定簽到表。

6、報備外來車輛，協(xié)調(diào)停車場。

7、準(zhǔn)備會議方案。

8、確定會議是否有保密內(nèi)容，做保密工作。

9、聯(lián)系宣傳報道部門。

10、撰寫各級領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、主持詞。

11、打印會議資料、座位示意圖。

12、跟領(lǐng)導(dǎo)匯報會議準(zhǔn)備情況。

13、會議前檢查座次、桌牌、話筒、大屏等。

14、張貼座位示意圖。

15、會場簽到、引導(dǎo)秩序。

16、及時聯(lián)系未到人員、確認(rèn)宣傳人員是否到位。

17、人員到齊后通知入會領(lǐng)導(dǎo)。

18、會議服務(wù)、會議記錄、回收會議資料。

19、宣傳稿、會議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)簽字。

20、事項督導(dǎo)檢查、分析復(fù)盤。

【溫馨提示】本次分享的籌備會議工作的要點和籌備會議工作的要點是什么的問題是否解決了您的問題，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實時信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議收費，青島會議旅游，青島會議酒店，青島會議主持人，青島會議場地，青島會議公司策劃，青島會議接待服務(wù)等。