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物資環(huán)節(jié)會前會場的選擇標(biāo)準(zhǔn)交通區(qū)位可選擇交通方便之處，方便與會者和舉辦方進(jìn)出知名度知名度可以凸顯主辦方的熱忱以及實力規(guī)模具備同時開會、住宿、就餐的條件設(shè)施條件音響效果良好，具有數(shù)碼投影儀與幕布，白板，立式講臺，飲水機(jī)，產(chǎn)品展示柜等就餐要求就餐環(huán)境清潔衛(wèi)生，能滿足參會人員同時用餐的需求，每張餐桌是有餐桌號，便于分組后確認(rèn)。（注：根據(jù)會議安排）會場的布置導(dǎo)引牌從一進(jìn)會場開始首先要有導(dǎo)引牌，另外主題導(dǎo)引牌、會場導(dǎo)引牌、會場至衛(wèi)生間的導(dǎo)引牌、吸煙區(qū)導(dǎo)引牌等。條幅會場門前空曠而且允許掛條幅可掛上一條歡迎主題的條幅，為吸引眼球、突出主題，可編排有時尚味道的字眼，如“品牌締造價值、實力致勝未來”。招貼“禁止吸煙”，“請將手機(jī)關(guān)閉或調(diào)至無聲”，“會場內(nèi)請勿打電話和走動”等警示語分別貼在會場明顯處。會議物資的準(zhǔn)備會議資料的準(zhǔn)備來賓資料袋內(nèi)容會議手冊，招商書，招商手冊，產(chǎn)品彩頁，聯(lián)系人名片，筆會務(wù)組資料內(nèi)容接站一覽表，來賓登記表，住宿登記表，用餐分組表，訂票登記表，會務(wù)組成員通訊錄（人手一份），列車及航班時刻表物資的準(zhǔn)備：根據(jù)會議不同規(guī)模設(shè)定內(nèi)容常用物資電腦，打印機(jī)，打印紙，照相機(jī)、攝像機(jī)或小型DV，膠卷，電池，備用插座，裁紙刀，剪刀，膠帶紙（寬窄均備），雙面膠，膠水，戒煙標(biāo)志、公司放大的標(biāo)識臨時物資常用藥品（感冒、發(fā)燒、消炎、腸胃藥品等）及員工值班食物（如牛奶、餅干，因為員工極有可能吃不上飯）人員分組與協(xié)調(diào)分組的原則分工和協(xié)調(diào)次序明白，首先是分工，完成自己份內(nèi)的工作任務(wù)，其次是配合其他組的需要。在自己本職工作做完或不忙的情況下應(yīng)主動配合別的部門工作統(tǒng)一著裝所有工作人員進(jìn)入會場后應(yīng)統(tǒng)一著裝，配帶徽標(biāo)，注意整體形象資金1.會前預(yù)算 2.費用申請 3.會后結(jié)算會中突發(fā)事件做好有突發(fā)事件的心理準(zhǔn)備以及應(yīng)對策略用餐會議用餐前一小時與餐廳負(fù)責(zé)人聯(lián)系，確定用餐量，并做好預(yù)備量用餐前五分鐘安排員工到餐廳門口等候來賓，引導(dǎo)來賓就坐如有特殊習(xí)慣或宗教信仰的來賓應(yīng)提前安排會后物資回收常用物資同上臨時物資同上結(jié)算提供會議過程中的詳細(xì)費用發(fā)生明細(xì)及說明，專人與客戶進(jìn)行核對并結(jié)帳資料會議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會議通訊錄或花名冊
公司會議籌備主要涉及以下幾個科目：
會議策劃與管理
會議場地與設(shè)施選擇。選擇合適的會議場地是會議籌備的基礎(chǔ)，根據(jù)公司需求和預(yù)算，選擇合適的會議室、酒店或會議中心。同時，需要考慮會場內(nèi)的設(shè)施，如投影設(shè)備、音響系統(tǒng)、座椅布置等，確保會議的順利進(jìn)行。
議程安排與時間管理。制定詳細(xì)的會議議程，包括會議主題、各議題的時間分配、休息時間、茶歇時間等。合理安排時間，確保會議的高效進(jìn)行，避免時間浪費。
參與人員邀請與管理。確定會議參與人員，包括公司內(nèi)部員工、外部嘉賓、客戶等，并發(fā)送邀請函。對參與人員進(jìn)行管理，包括簽到、座位安排、主持與發(fā)言等。
宣傳與媒體報道。對于大型或重要的會議，需要進(jìn)行宣傳，以吸引更多人的關(guān)注。通過媒體渠道進(jìn)行推廣，提高會議的影響力和知名度。
物資準(zhǔn)備與預(yù)算管理。會議籌備需要準(zhǔn)備各種物資，如文具、資料、茶歇食品等。同時，需要進(jìn)行預(yù)算控制，確保籌備過程不超出預(yù)算范圍。
技術(shù)支持與設(shè)備調(diào)試。會議中可能會使用各種技術(shù)設(shè)備，如電腦、投影儀、視頻會議系統(tǒng)等。籌備過程中需要確保這些設(shè)備的正常運行，并進(jìn)行必要的調(diào)試。
應(yīng)急計劃與安全保障。會議籌備中還需要考慮應(yīng)急計劃和安全保障，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的突發(fā)事件，如電力中斷、安全問題等。
總的來說，公司會議籌備涉及多個方面，包括會議策劃與管理、場地與設(shè)施選擇、議程與時間管理、參與人員邀請與管理、宣傳與媒體報道、物資準(zhǔn)備與預(yù)算管理、技術(shù)支持與設(shè)備調(diào)試以及應(yīng)急計劃與安全保障等科目。每個科目都需要認(rèn)真籌備和關(guān)注，以確保會議的順利進(jìn)行和達(dá)到預(yù)期的效果。
會務(wù)工作是為會議服務(wù)的各種具體事務(wù)工作。它包括如下幾個方面。第一，會議預(yù)案制定。會議預(yù)案即會議籌備方案，預(yù)案制定的好壞直接影響會議的質(zhì)量。
會議預(yù)案包括：會名、會期、會場、與會者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會議票證、籌備處內(nèi)部的職責(zé)分工及工作人員的調(diào)配、會場布置、會議議程，如有選舉、發(fā)獎、攝影、錄像等項，也應(yīng)列入預(yù)案。
第二，準(zhǔn)備會議文件。會議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(fā)(會前分發(fā)或會上分發(fā))。
第三，會議通知。會議通知的擬議與分發(fā)必須及時。重要會議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實，以了解對方能否如期出席會議。
第四，會前檢查。這包括對預(yù)案執(zhí)行情況的匯報檢查和現(xiàn)場檢查的兩種方式。匯報檢查主要由籌備工作負(fù)責(zé)人向會議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)匯報全面的準(zhǔn)備情況及存在的問題，重點是會議文件材料。現(xiàn)場檢查重點在于會場的布置和安全保衛(wèi)工作。
第五，會議進(jìn)行時的具體服務(wù)。包括會間制度，如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報的編寫與印發(fā)等。大型集會的現(xiàn)場指揮和特殊情況下的應(yīng)急措施等不僅要在預(yù)案中作為專項列出，還要確定好指揮人員及其指揮標(biāo)志。
第六，會議結(jié)束時的會務(wù)工作，包括對會議內(nèi)容的總結(jié)，會議紀(jì)要的撰寫與分發(fā)，會議新聞報道或舉行新聞發(fā)布會、記者招待會等，會務(wù)工作總結(jié)。此外如代表離會、財務(wù)結(jié)算、物資清退等各項善后工作。
會議有規(guī)模大小和時間長短之分。會議的規(guī)模可以從幾人到幾萬人不等，時間也是可長可短，類型也是各種各樣，性質(zhì)也是有所差別，但是會議工作的內(nèi)容與流程卻基本相似。一般的會議工作內(nèi)容和流程分成三個階段：會前準(zhǔn)備階段，會議實施階段和評估總結(jié)階段。
會前準(zhǔn)備：
會前準(zhǔn)備就是對會議的事前計劃，他是為達(dá)到會議的目標(biāo)而對各種工作任務(wù)所做出的系統(tǒng)安排，會前計劃一般包括以下內(nèi)容：會議策劃，會議選址，制定營銷方案和預(yù)算制定。
會議策劃：
（1）策劃委員會：策劃委員會是一個對會議負(fù)有某些責(zé)任的團(tuán)隊，通常由主辦組織內(nèi)部成員構(gòu)成。
制定目標(biāo)：一個具體的目標(biāo)并且文字形式落實在書面上。
確定人選：確定成員，內(nèi)部還是外部指派。
具體運作：實地場景考察，設(shè)計評估，工作記錄記錄下來以備后期參考。
（2）策劃方案：會議策劃的內(nèi)容主要包括：
邀請誰？實際有多少人出席？
有效的會議需要充分的時間，必須考慮節(jié)假日等。
會議在哪里舉行。
會議的明確的目標(biāo)。
會議的具體形式，包括會議的開幕式閉幕式等，具體的會議內(nèi)容。
2.會議選址：
（1）會議地點類型：
酒店：一些中小型會議多選擇酒店進(jìn)行。
會議中心：會議中心是為大型會議而專門設(shè)計的，一般不設(shè)置客房和娛樂區(qū)。
大學(xué)：大多數(shù)學(xué)校都擁有專門的學(xué)術(shù)報告廳，有些也是對社會開放的。
輪船：輪船，特別是一些游輪，也設(shè)置會議設(shè)施。
療養(yǎng)院：療養(yǎng)地也配備會議設(shè)施，可以療養(yǎng)，也可以開會。
（2）會議的地點選擇
會議的地點選擇一般要從以下的幾個方面考慮。
1.距離和交通情況
2.舉辦會議的歷史
3.住宿的條件
4.地點的收費狀況
5.地點的安全因素
5.地點的服務(wù)設(shè)施是否全面
6.附近的景點，是否能互惠合作等。
（3）制定營銷方案等
市場的宣傳對于一個會議的成敗至關(guān)
1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預(yù)期。
2.宣傳材料，宣傳材料要什么風(fēng)格。
3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。
4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？
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（4）預(yù)算制定
控制會議的預(yù)算就相當(dāng)于掌握了整個會議，預(yù)算的第一步就是確認(rèn)此次會議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費用。費用包括兩類，暨固定費用和可變化費用，無論預(yù)算多么準(zhǔn)確，都會有意料之外的狀況發(fā)生，總預(yù)算應(yīng)有10%的額外費用。
會議實施
實施會議方案時，其工作內(nèi)容包括：參會人員的登記注冊，收集相關(guān)信息，尋求演講者，聯(lián)絡(luò)場地，必要時解決糾紛等。
會議實施一般包括以下幾點步驟
1.編制會場手冊。
2.設(shè)置信息中心（提供實時服務(wù)）
3.建立指導(dǎo)委員會（負(fù)責(zé)現(xiàn)場的指導(dǎo)工作進(jìn)行）
三、總結(jié)和評估
會議的總結(jié)與評估（會議一旦結(jié)束，應(yīng)該立即對其進(jìn)行評估工作），一般分為3個部分
1.從籌備到會議結(jié)束的各項工作總結(jié)
2.效益分析和核算成本
3.本項目市場調(diào)查
4.客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關(guān)系）
5.召開表彰會，感謝相關(guān)人員（做好感謝工作，致謝會議相關(guān)的工作人員以及合作單位等，并將數(shù)據(jù)提供給媒體等，擴(kuò)大影響力）。
【溫馨提示】關(guān)于籌備會議需要的物資，籌備會議需要的物資是什么的介紹，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實時信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議設(shè)備，青島會議接送，青島會議住宿，青島會議場地，青島會議模特，青島會議公司策劃，青島會議接待服務(wù)等。