電話:15753252007
本文目錄
會議服務程序及標準
一、會議室擺臺準備
程序
標準
準備用具
根據定單要求將所需的各種用具和設備準備好。
確定臺型
根據訂單上的人數和要求，確定出會議的臺型。
擺臺
1．首先擺好桌椅，距離相等對稱，前看側看都在一條直線上；
2．鋪好臺布，臺布要干凈，平整，凸縫向上并位于桌面中線上，主席臺要圍好臺裙或包好桌角；
3．將墊碟或杯墊放于切凸縫的右上方，茶杯放在墊疊(杯墊）上，杯把向右成45度角（如果擺放紙筆，要求將紙擺放在距下桌沿1厘米正對椅背處，筆尖朝上成45度角。館徽朝上位于紙上。此時墊疊邊切紙邊的上沿和右邊擺在紙的右上方,擺放整齊，橫豎都成一條直線。
擺放其它設備
按客人要求將所需設備擺放就位，并調試好，掛好橫幅。
檢查
檢查臺型是否符合要求；臺面是否整潔；各種用具是否干凈；齊全擺放符合要求。
二、會議主會場服務
程序
標準
準備工作
1．會議開始前半小時，根據定單要求備好相關飲品和開水；
2．將會議室門打開，調節好室溫（夏季：22－24度冬季：18－24度）；
3．調試好為會議提供的設備，包括燈光，音響及電教設備。
4．根據客人要求將指示牌放在指定位置。
會議服務
1.客人就緒前15分鐘和散會后，服務員站立于會議室門口或指定位置迎送。冬季主動為客人拉椅掛衣服；
2.協助主辦方驗證并提示客人隨時保管好自己的物品，以防丟失；
3.客人入座前將茶沏好，上好小毛巾(毛巾托距墊碟下沿1厘米)，并注意倒水順序:先賓后主，先女后男，從左至右。每隔20分鐘續水一次，主席臺15分鐘續水一次并指定專人服務；大型會議從第一排開始倒水，一人負責一行或一區，避免從主席臺前反復穿過；
4.拿暖瓶倒水時，須左手拿壺，右手托壺于胸前，走路要穩，步子要輕，動作協調；從桌后倒水時，側身用右手中指無名指夾住杯蓋，大拇指，食指拿起杯把并后退一步，與賓客保持尺外距離，倒水以七八成滿為宜，斟完后，上前一步將茶放回原處，蓋好杯蓋，面帶微笑，伸手示意，或說：“請用茶”，然后進行下一位；
5．從會議桌前倒水時左右手的動作相反。6.會議正式開始前5分鐘一切工作就緒（具體情況可靈活掌握）；
7.會議中間休息時，服務員必須及時清理臺面；
8.會議進行期間，不得離崗，發現問題，要及時采取補救措施；
9.無論給客人上小毛巾，還是水果等，服務時必須要有手勢示意。
清理會場
1.散會后，服務員要先對會場進行仔細查巡，發現客人是否有遺忘物品和文件，會議室設備有無破損，丟失，并能及時將所拾物品交還給客人或上交，發現問題及時匯報；
2.待客人走完后方可撤臺，并將桌椅恢復原型，擺放整齊；
3．徹底檢查會議場所內外有無煙頭等隱患，拉斷電源、鎖好門窗并填寫好當班服務日記表；
4．主動與主辦單位負責人聯系，征求意見，保持良好的服務關系。
三、簽字儀式(談判式)的擺臺
程序
標準
確定臺型
根據定單的要求和人數，來確定簽字臺的大小和位置，簽字臺后側留出相應的空間。
擺臺
1.簽字臺用干凈，平整的臺布鋪好，并圍上臺裙；
2.將鮮花擺放在簽字臺中間，最佳位置面向客人；
3.按客人要求擺好相應人數的桌椅；
4．在簽字臺側前方擺放一個吧臺；
5．將其它設備按要求擺放好（麥克，橫幅等）。
服務程序
1.根據定單上的人數和要求將酒水，酒杯，口紙，托盤等在酒吧臺上擺好。
2.待客人簽字完畢，服務員要立即用托盤將酒水送到所有客人面前，主要客人由專人服務酒水；
3.待客人干杯后，要立即用托盤將空酒杯撤走。
四、講座會場的服務
服務程序除擺放桌椅型式為一行桌子，一行椅子外，其它服務程序同會場服務程序與標準相同。
五、貴賓室的服務
程序
標準
會場布置
1.根據定單人數將沙發，茶幾擺放好，茶幾要位于沙發中間側看在一條直線上；
2．將鮮花或綠色植物擺放在茶幾中間，將最佳角度面向客人；
3．茶杯的擺放同主會場；
4．將煙缸擺放在茶幾中間，火柴位于煙缸下方，正中距其1厘米，館徽向上；
5．將干凈無異味濕度適宜的小毛巾疊好放在毛巾托上，擺放在毛巾托上，擺放在茶杯左側。
會場服務
1.準備工作同會場；
2．貴賓室提前30分鐘服務人員就位；
3．貴賓須設專人引領、專人負責開電梯、專人服務；
4．貴賓室須提前15分鐘將茶杯中的茶葉沖開，以開水倒至漠過茶葉為宜；
5．服務人員站在貴賓室門口迎接貴賓，待貴賓入座后，提供茶水、飲料和小毛巾服務。小毛巾溫度要適宜，不得有燙手的感覺；
6．注意更換煙缸，煙缸內不得超過兩個煙蒂；
7．貴賓起身時，應禮貌地將其引至主會場，行動不便的貴賓要主動攙扶；
8．為貴賓引領入位時，應走在其右前方，與貴賓保持1.5米之間的距離，如遇拐彎處，應停下腳步，伸手示意貴賓前進的方向。
清理會場
1.立即清理貴賓室，準備提供第二次使用；
2.鎖好門，以保證貴賓室的安全；
3.如果貴賓室有客人存放的物品，應提示客人，暫時予以保存；
4.其它同會場清理程序。
六、會議咖啡吧的服務
程序
標準
準備工作
1．根據訂單人數，將所需的各種用具準備好。包括：咖啡杯，咖啡勺，墊疊，糖盅，奶罐，加熱爐，口紙，臺布，臺裙，點心夾；
2．根據訂單要求和人數，確定茶點臺的位置和要求。
3．先將臺布鋪好，圍上臺裙；
4．將每套咖啡杯整齊地擺放在咖啡吧一側；
5．將加熱爐擦拭干凈擺在另一側；
6．糖盅，奶罐，口紙，要整齊地擺放放在咖啡杯與咖啡爐之間；
7．將點心盤擺放整齊，美觀，客人易取的位置；
8．檢查臺面是否整潔，各種用品，用具是否干凈齊全，擺放是否合乎標準。
服務工作
1.先將糖盅和奶罐分別裝滿糖，做好淡奶；將新鮮熱咖啡，放在加熱爐上加熱。
2.主動為客人倒咖啡；
3.保證咖啡的新鮮和熱度；
4.隨時補充咖啡，糖，奶等；
5.隨時將客人用過的咖啡杯撤走，保持臺面整潔。
七、飲料的服務
程序
標準
準備工作
將飲料和所配用的杯具，放在服務托盤上。
飲料的服務
1.站在客人右側0.5米處，按先女后男，先客后主的順序順時針方向一次進行；
2.左手托服務托盤，右手從托盤中取出水杯，在客人的右側將杯子放在客人的正上方；
3.倒飲料前須示意客人，請原諒先生/女士，這是您的飲料；
4.右手從托盤中取飲料，從客人的右側將飲料倒至杯中四分之三處；
5.給客人倒飲料時速度不宜過快，飲料的商標要朝向客人，瓶口不要對著被服務的客人；
6.瓶口要離水杯約1公分的距離；
7.將剩有飲料的瓶或飲料罐放在杯子的右上方；
8.服務飲料時要使用服務敬語。。
客人飲用過程中服務
1．及時為客人添加飲料；
2．當客人杯中的飲料只剩下三分之一時，服務員應及時詢問客人是否需要再添加飲料。
3．及時為客人撤掉空杯。
附：會議接待流程
一、會前準備工作
1.提前會議主辦方要求打印好會議報到須知．
2.明確會議所需的資料后,必須在會議報到前二天將會議資料全部到位.
3.在會議報到前須提前按參會人數將資料、筆、報到須知、考察線路及文具裝入文件袋內。
4.會議報到前一天準備會議接待所需物品(會議簽到表、酒店費用總結算單、酒店用餐對賬單、酒店住房對帳單、入住明細表、反程票預定情況一覽表、付款憑據、結算通知(確認)單、票務交接手續單、任務單、退款憑據、考察線路登記表、會議接待報賬單、用車單、會議結算單、被保險人員清單、變更通知、調研考察人員清單、票據反饋表、收費登記表、線路一覽表、續住表、二次旅游考察線路及圖片);除此之外還需要準備會議接待時所需要文化用品（票袋、文件袋、收據、驗鈔機、電腦、打印機、皮筋、曲別針、訂書機、復寫紙、橡皮、計算器、接站牌等）；并領取會議備用金。
5.提前安排好代表接機工作（車輛安排、接機人員發排）。
二、與酒店必須的協調工作（會議報到前）
1.制作會務組用房及路標指示，要求做到使會議代表方便快捷的找到會務組，向酒店確認會務用房及會務組房號。通知酒店總機和總機本次會議名稱及會務組房號。
2.會議主辦方抵辦酒店后，及時與會議主辦方確定相關的接待程序和注意事項。協助會議主辦方與酒店確定上課時間、地點、會議室要求，確認是否使用多媒體投影儀及茶歇：每日用餐人數、時間、地點，會議橫幅及水牌的內容，以及其他要求。
3.與酒店協商會議代表入住登記方式，按會議主辦方要求的時間提前懸掛會議橫幅，在大廳放置水牌。
三、會議期間：
1.及時與民航問訊處聯系確認航班到達準確時間，安排好接站人員及接站車輛。
2.隨時與接站人員聯系，提前安排好房間及鑰匙。
3.合理安排用房，盡量避免自然單間的出現（單男單女），如出現此情況盡量說服客人包房，并及時通知會議主辦方。
4.會議報到當天應及時與接站人員和會議主辦方溝通落實，及時將用餐人數通知酒店，以便酒店備餐，避免出現會議代表用不上餐的情況。
5.會議代表抵達酒店后應先請代表簽到、然后交費、發放會議資料、安排房間、詢問客人返程情況（待定返程機票//是否參加二次旅游）；會議接待人員要求在最短的時間內讓客人入住房間。
6.收費時如遇有客人要求優惠或減免費用時應盡量說明情況，及時與會議主辦方聯系，經與會議主辦方商量決定同意后，按會議主辦方意見執行。
7.會議報到過程中應及時與會議主辦方和接站人員聯系，確認最后抵達人數，及時向酒店增加或減少房間數量，避免造成不必要的麻煩。
8.報道結束后將所有收款現金清點清楚后交旅行社或會議主辦方保管。
9.報道結束后，應及時準確地向會議主辦方通報抵達人數、交費情況、考察人員情況。
10.報道結束后，及時將會議期間每日用餐人數通知酒店，遇有臨時性的用餐人數減少或增加，應提前4-5小時通知餐廳。每次用餐后會議服務人員必須與酒店服務人員核對用餐人數，填好《酒店用餐對賬單》雙方簽安認可。在會議代表用餐時應隨時向會議代表了解菜品質量及口味，以便及時與酒店協商調整。
11.會議期間如遇客人提前退房或正常退房，應及時在第一時間通知酒店總臺和銷售部，以免造成不必要的房費損失。每日晚間會議服務人員必須與總臺核對當日用房情況，填好《酒店用房對賬單》雙方簽字認可。
12.報道結束后，當晚應立即將考察人數、線路、客人的返程情況及時通報計調，以便安排用車、導游及預定團隊火車票及機票。
13.在會議期間訂票時應事先了解清楚機票及車票發售情況后，報知客人，由客人自行選擇或根據考察情況推薦相應航班、；車次，特殊旅游招待線路的報價應事先咨詢后方可報價。預訂機票時應向客人說明現在正處旅游接待旺季折扣會隨時有變化，須提早確認。預訂火車票時應向客人說明現在正處旅游旺季，火車票非常緊張不能保證可以購買上。
14.接待大型會時，必須在考察前一天以收據號碼編組乘車（或按照會議主辦方意見）編組成車，提前將編組號（乘車號/人員名單/省份詳單/收據號）在客人上車前30分鐘前貼放置于車頭，以便會議儀表按所分配的乘車號乘車，會議代表乘車前交待導游協助以收據或代表證核實人數上車。
15.會議考察期間，會議接待人員應做好會議代表返住的預定工作，并將返住的接站情況及時通知旅行社計調部，避免耽誤會議代表行程。
16.會議考察期間，會議接待人員每天早上發團時必須與導游清點清楚當日考察人數并與會議主辦方核實，向導游交待告知特殊旅游游客考察安排，以便導游在考察過程中合理安排時間，避免耽誤會議代表行程。
17.會議結束前一天，應將所有會議表格填寫完畢（不得涂改），與會議主辦方結算時，應備齊所有的消費帳單和登記表格結算。（屬于會議主辦方付款分別為：房費、餐費、會議室租用費、投影儀租用費、報到須知及學習資料的打印費、通訊錄打印費、會議代表的文化用品、考察費等）。
18.會議考察結束前一天，會議接待人員應提早根據會議代表返程票預定情況安排人員及車輛做好會議代表的送站工作。
19.會議結束后會議接待人員必須及時將本次會議資料、表格整理存檔，上報會議備用金。
20.與酒店確認最終消費金額通知旅行社結賬。
在會議旅游中，主持人扮演著關鍵角色，他們的禮儀舉止對會議的成功至關重要。主持人應保持整潔的衣著，展現莊重大方的氣質，精神飽滿，切勿隨意或不修邊幅。走上主席臺時，步態穩健有力，速度根據會議氛圍調整，對于快節奏的會議，步頻應適當放慢。主持人發言應口齒清晰，思維敏捷，言簡意賅，能靈活調節會議氣氛，如需莊重、幽默、沉穩或活潑。
面對會場上的熟人，主持人應保持專業，避免寒暄，僅在會議開始前或休息時間點頭微笑示意。正式發言者需衣冠整齊，步態自然，顯示出自信和專業。發言時應邏輯清晰，簡練有力，避免低頭讀稿。結束發言時，應對聽眾的傾聽表示感謝。自由發言者則需有序發言，尊重他人，保持平和，遵循主持人指導。
作為會議參與者，同樣需要注重禮儀。穿著整潔，儀表大方，準時入場，遵守會場秩序。在會議期間，需專心聆聽，避免私下交談，發言者結束時鼓掌表示尊重。退場時需輕聲輕腳，避免打擾他人。在發言或被提問時，應禮貌應對，展現良好的溝通技巧。
會務工作是為會議服務的各種具體事務工作。它包括如下幾個方面。第一，會議預案制定。會議預案即會議籌備方案，預案制定的好壞直接影響會議的質量。
會議預案包括：會名、會期、會場、與會者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會議票證、籌備處內部的職責分工及工作人員的調配、會場布置、會議議程，如有選舉、發獎、攝影、錄像等項，也應列入預案。
第二，準備會議文件。會議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(會前分發或會上分發)。
第三，會議通知。會議通知的擬議與分發必須及時。重要會議在發出通知后還要跟蹤落實，以了解對方能否如期出席會議。
第四，會前檢查。這包括對預案執行情況的匯報檢查和現場檢查的兩種方式。匯報檢查主要由籌備工作負責人向會議主持人或主要領導匯報全面的準備情況及存在的問題，重點是會議文件材料。現場檢查重點在于會場的布置和安全保衛工作。
第五，會議進行時的具體服務。包括會間制度，如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報的編寫與印發等。大型集會的現場指揮和特殊情況下的應急措施等不僅要在預案中作為專項列出，還要確定好指揮人員及其指揮標志。
第六，會議結束時的會務工作，包括對會議內容的總結，會議紀要的撰寫與分發，會議新聞報道或舉行新聞發布會、記者招待會等，會務工作總結。此外如代表離會、財務結算、物資清退等各項善后工作。
會議有規模大小和時間長短之分。會議的規模可以從幾人到幾萬人不等，時間也是可長可短，類型也是各種各樣，性質也是有所差別，但是會議工作的內容與流程卻基本相似。一般的會議工作內容和流程分成三個階段：會前準備階段，會議實施階段和評估總結階段。
會前準備：
會前準備就是對會議的事前計劃，他是為達到會議的目標而對各種工作任務所做出的系統安排，會前計劃一般包括以下內容：會議策劃，會議選址，制定營銷方案和預算制定。
會議策劃：
（1）策劃委員會：策劃委員會是一個對會議負有某些責任的團隊，通常由主辦組織內部成員構成。
制定目標：一個具體的目標并且文字形式落實在書面上。
確定人選：確定成員，內部還是外部指派。
具體運作：實地場景考察，設計評估，工作記錄記錄下來以備后期參考。
（2）策劃方案：會議策劃的內容主要包括：
邀請誰？實際有多少人出席？
有效的會議需要充分的時間，必須考慮節假日等。
會議在哪里舉行。
會議的明確的目標。
會議的具體形式，包括會議的開幕式閉幕式等，具體的會議內容。
2.會議選址：
（1）會議地點類型：
酒店：一些中小型會議多選擇酒店進行。
會議中心：會議中心是為大型會議而專門設計的，一般不設置客房和娛樂區。
大學：大多數學校都擁有專門的學術報告廳，有些也是對社會開放的。
輪船：輪船，特別是一些游輪，也設置會議設施。
療養院：療養地也配備會議設施，可以療養，也可以開會。
（2）會議的地點選擇
會議的地點選擇一般要從以下的幾個方面考慮。
1.距離和交通情況
2.舉辦會議的歷史
3.住宿的條件
4.地點的收費狀況
5.地點的安全因素
5.地點的服務設施是否全面
6.附近的景點，是否能互惠合作等。
（3）制定營銷方案等
市場的宣傳對于一個會議的成敗至關
1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預期。
2.宣傳材料，宣傳材料要什么風格。
3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。
4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？
請點擊輸入圖片描述
（4）預算制定
控制會議的預算就相當于掌握了整個會議，預算的第一步就是確認此次會議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費用。費用包括兩類，暨固定費用和可變化費用，無論預算多么準確，都會有意料之外的狀況發生，總預算應有10%的額外費用。
會議實施
實施會議方案時，其工作內容包括：參會人員的登記注冊，收集相關信息，尋求演講者，聯絡場地，必要時解決糾紛等。
會議實施一般包括以下幾點步驟
1.編制會場手冊。
2.設置信息中心（提供實時服務）
3.建立指導委員會（負責現場的指導工作進行）
三、總結和評估
會議的總結與評估（會議一旦結束，應該立即對其進行評估工作），一般分為3個部分
1.從籌備到會議結束的各項工作總結
2.效益分析和核算成本
3.本項目市場調查
4.客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關系）
5.召開表彰會，感謝相關人員（做好感謝工作，致謝會議相關的工作人員以及合作單位等，并將數據提供給媒體等，擴大影響力）。
【溫馨提示】會議旅游要準備什么物品和會議旅游會議需要注意哪些禮儀的問題，以上的文章解決了您的問題嗎？部分內容來自網絡，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議會場，青島會議酒店，青島會議接送，青島會議服務，青島會議用車，青島會議公司策劃，青島會議接待服務等。