本文目錄

1. 2022酒店前臺培訓計劃范例6篇
2. 如何對辦公室人員進行禮儀培訓
3. 商務會議策劃方案

有了計劃，工作就有了明確的目標和具體的步驟，就可以協調大家的行動，增強工作的主動性，減少盲目性，使工作有條不紊地進行。下面就是我給大家帶來的酒店前臺培訓計劃范例，希望大家喜歡!

酒店前臺培訓計劃范例(一)

一、培訓目的

酒店員工面臨著從社會人到職業人的角色轉變，需要一個積極的職業心態及規范的職業化舉止，以適應職業人的角色需要。為了使新進的接待員盡快適應工作環境，熟悉工作流程，增強對企業的認同感和歸屬感，養成良好職業素養、職業形象、溝通協調能力、團隊合作能力、敢于面對挑戰的心態以投入工作角色，提高工作效率和績效，特進行此次為期12天的新進前臺培訓。

二、培訓對象

本酒店新入職前臺服務人員。

三、培訓規模

10人。

四、培訓內容

1、酒店文化常識。

2、酒店概況業務知識。

3、前臺崗位業務知識。

4、前臺操作流程。

5、前臺整體實踐。

五、培訓時間

2020年某某月某某日某某10日的每日上午8：30——11：30和下午13：30——17：30。

六、培訓地點

本酒店3樓培訓室。

七、培訓費用

本次培訓屬于內部培訓，無需太多開支。每天中午和晚上為培訓者和參訓者提供8元/餐的標準餐和飲用水，為講師發放500元/課時的津貼，預計2萬元人民幣左右。

八、培訓人員

相應領域的老員工以及接待處的部長。

九、培訓方式

PPT講解、案例研討、師徒式講解師范、自學實踐等方式相結合。

十、考評方式

1、考試：接待員學完課程設置中的每一個培訓課后，由培訓師采取筆試、口試等方法對學員進行階段測驗。

2、考核：體現“以技能為最終成果”的培訓理念。由酒店組成考評組在培訓點對接待員進行現場考核，考核可采取現場操作、口述問答、模擬操作、圖示等形式，重點檢查接待員的崗位技能掌握情況和職業素養及職業精神，視個人情況延長試用期或者勸退。

十一、培訓評估與反饋

1、講師、人力資源專員總結培訓過程中出現的問題及時更改培訓教程。

2、培訓員工在培訓完每一節課填寫《新員工培訓反饋表》上報人力資源部。

3、培訓結束后邀請考評組人員進行培訓效果總結。

酒店前臺培訓計劃范例(二)

一、培訓目的

讓經過基礎培訓的員工更快掌握業務知識，盡快進入崗位操作。

二、培訓班期安排

試用期3個月，分3假：30天、60天、90天，部門分段培訓，逐段考核。前30天安排正常班，由主管帶領半封閉培訓，中間30天安排跟輪班員工，邊培訓邊實踐;后30天獨立上崗，安排與老員工合班實際操作。

三、前臺培訓內容

培訓計劃需時30天，分三個階段完成。

(一)前面10天：

1、了解前臺工作職責，前臺接待員工作職責。

2、了解熟記房間價格及各類折扣、優惠以及折扣權限。

3、了解熟悉前臺各類通知、報告、表格及記錄本。

4、熟記各大單位，商務客房名單。

5、熟記各種業務用語、系統代碼、付款方式。

6、了解前臺所配用的設施設備及使用須知及方法。

(二)中間10天：

1、培訓前臺日常操作流程，禮貌服務規范，交接班程序。

2、培訓訂房，訂房之更改，取消程序，特殊折扣訂房的處理方法。

3、培訓前臺賣房技巧。

4、培訓VIP接待程序、熟客訂房及入住程序。

5、了解上機進行電腦模擬操作，包括入住、退房、預定等。后10天1、培訓更改房租程序。

2、了解客房升級的情形及標準。

3、入住登記程序培訓。

4、結帳退房程序培訓。

5、團體入住及結帳程序培訓。

6、培訓查ED房的程序。

7、培訓轉換房間的程序。

8、客用保險箱的使用程序培訓。

9、客房參觀及住客生日的處理。

10、補單的跟進程序。

11、培訓接受客人留言，寄存物品服務的程序。

12、各類信用卡結算方法的培訓。

13、以上培訓均結合相關上機操作。

14、受訓員總結培訓內容。

15、對受訓員進行培訓內容考核，分為書面、上機、實際操作。

(三)后60天：

1、前臺培訓集中與前30天，后10、60天著重于實際操作。

2、培訓為半封閉式，可進入前臺對相關表格及設施進行熟悉，上機操作部分與后臺電腦房備份系統進行，由培訓員進行演練，受訓員于指導下進行實際操作。

(四)考核

試用期內進行三次考核，按30天需達到的要求，60天應具備的技能，90天應達到的水平，分段考核。通過后由人力資源不進行轉正考試。如未能通過，則視個人情況延長試用期或勸退。

酒店前臺培訓計劃范例(三)

酒店前廳一般分為四大部分：前臺接待、行包、銷售、商務中心。在這里我重點做一下前廳人員培訓計劃。

一、培訓時間

14天。

二、培訓課時

70節課時。

三、培訓人員

前臺工作人員。

四、培訓內容

酒店前廳概述及產品介紹，酒店組織機構、各部門負責人及聯系方式等，對禮貌禮節、儀表儀容、體語的具體要求。酒店十大意識(團體、服務、服從、角色、銷售、安全、溝通與協調、預前控制、時間、效率和質量意識)。賓客訂房：電話預訂、更改、取消預訂。禮賓員及其他人員的站姿與微笑，拉門、拉車門動作。團隊行李的寄存和分發，賓客物品遞送，委托代辦服務。辦理賓客代付款手續，離店準備、散客結賬。前廳與酒店其他部門的溝通、協調、配合。抽查前一天班組工作，處理突發事件，當日本班工作記錄。電腦操作培訓，考核，消防培訓，實地模擬操作。

五、培訓目的

使員工了解：

1、酒店的性質和本崗位的工作內容。

2、客人是主要的，一切工作圍繞客人的需求。

3、酒店工作是一個球隊踢球99+1=100。

4、了解酒店前廳部的作用。

六、工作項目名稱

電話預訂。

七、工作項目承擔

前臺接待。

八、工作項目程序

接聽電話，回答客人問詢：

1、振鈴三聲以內接聽電話，講“Good morning/afternoon/evening，reservation，您好!前臺。”詢問客人有什么幫助。

2、根據客人提出的有關問題耐心回答，抓住機會向客人推銷。

3、客人提出預訂房間，我們介紹我們房類，請客人選擇：①仔細聆聽客人的訂房要求，問清什么時候來，什么房型迅速查詢電腦是否有客人需要的房間類型，確認后回答客人;②如不能滿足客人要求，可建議客人提高等級，選擇折衷辦法，盡可能滿足客人需要。③確實不能滿足時，要致歉，并給客人推薦同等星級的酒店或建議客人改期。④次致歉，希望客人光臨。

4、填寫訂房預訂單根據訂房預訂單的每項內容逐一登記，填完后向客人重復一遍，(誰來住，什么時間，大概住幾天，用什么房，用多少間，房價是多少，預訂人，預訂人聯系電話，保留時間，接受預訂人，接受時間，日期)核對無誤后注明訂房日期并簽名。對客人和我們的特殊預訂要求，要在備注欄內記錄清楚;

酒店前臺培訓計劃范例(四)

本次前臺培訓分月份進行：

一、一月份：前臺接待各班次的工作職責及服務用語的規范

1、前臺接待的崗位職責及各班次的工作要求。

2、前臺交班本的管理制度。

3、前臺服務規范用語。

4、熟記酒店協議公司名稱及新房價。

5、加強新員工的培訓工作。

二、二月份：規范工作儀容儀表及時間觀念

1、前臺接待禮儀培訓。

2、對客交流的措詞語氣、目光、手勢、微笑的培養。

3、時間觀念的重要性。

4、禮貌禮節。

三、三月份：規范前臺預訂及入住程序(一)

1、散客預訂。

2、預訂變更及取消。

3、散客入住。

4、團隊入住。

四、四月份：規范前臺預訂及入住程序(二)

1、預訂未到。

2、超額預訂。

3、處理特殊訂房要求程序。

4、加床服務。

5、熟悉凌晨房、半天房的開房程序。

6、如何提高登記入住的快捷方法。

五、五月份：前臺其它服務流程的規范

1、賓客續房程序。

2、賓客換房程序。

3、留言工作程序。

4、租車、留物服務程序

5、訂餐、訂會議室程序。

六、六月份：VIP客人接待的服務流程

1、VIP客人的排房技巧。

2、前廳服務VIP接待要求。

3、VIP客人接待的服務程序。

4、前臺接待VIP的注意事項。

七、七月份：熟悉酒店星評的相關知識

1、熟悉飯店星級標準與星評知識。

2、酒店星評的注意事項。

3、熟悉前廳接待的服務質量標準。

4、前廳服務的情景摸擬練習。

八、八月份：酒店境外人員登記管理內容

1、境外人員登記入住的相關知識及要求。

2、境外人員的電腦輸單操作。

3、外事單的填寫與上傳。。

4、熟悉內/外賓登記、護照知識。

九、九月份：客房的排房技巧與方法

1、熟悉掌握團隊客、會議客、散客、公司客等排房技巧與接待技巧。

2、淡季時排房的要求及注意事項。

3、客房升級銷售的推銷技巧。

十、十月份：電腦程序操作的規范

1、前臺電腦操作輸單技能。

2、報表的打印及手工報表的制作程序。

3、客史檔案的制定。

4、熟悉電腦知識及五筆打字。

十一、十一月份：酒店英語

1、酒店基礎英語。

2、酒店前臺接待英語。

3、前臺預訂、入住等英語情景對話。

4、接聽/掛斷電話程序。

十二、十二月份：前臺問訊服務的規范

1、前臺問訊程序。

2、酒店各營業點的營運知識。

3、周邊景區知識及交通。

酒店前臺培訓計劃范例(五)

⑴協助經理做好前廳的整體運營工作，并對人員進行合理的安排，安排好店員工的住宿問題;

⑵每天能按時做3次例會，并在例會中提出一天工作的不足，并及時采取相應的應對措施，同時要對當天的工作進行總結，做好記錄;

⑶制定店內工作表。讓前廳員工按照當天的工作表進行工作，并把重要事情標注在工作表內。制定店內工作表是為了能更好的熟知當天的工作任務，這樣也能體現工作的透明度和工作進度;

⑷掌握每天的客流量和營業額，并對周客流量和月客流量進行統計，制定相應的營銷方案，同時根據周周之間、月月之間的營業額進行對比，找出其中的不足，做出總結和相應的應對措施;

⑸做好本部門的消防安全的“三一”工作，做到每天一檢查，每周一培訓，每月一演習，并做好相應的記錄;

⑹督導迎送服務。貫徹執行服務程序，滿足客人的合理要求;

⑺參加前廳的接待工作，并把在工作中發現的問題進行記錄，同時做出相應的改進方案;

⑻制定培訓計劃。正確的對員工進行一系列的培訓，對工作中發現的問題進一步的加強，避免以后工作中出現。協助員工樹立正確的價值觀和酒店道德;

⑼與前臺收銀的緊密配合，要對每天的營業額進行記錄。掌握當天備用金的領用，合理安排零錢，保證收銀員的正常結賬;

⑽對客人投訴的處理?？屯吨饕譃椋骸爱斆嫱对V”“電話投訴”“書面投訴”三種，酒店主要以當面投訴較多。無論哪種投訴，都要站在客人的立場，首先要在感情上獲得好感和信任，對于客人提出的要求，如果能當面解決的就立即解決。如果解決不了，要第一時間通知上級領導，并與領導做出相應的解決方案，在第一時間給客人解決。

酒店前臺培訓計劃范例(六)

1、加強員工的業務培訓，提高員工的綜合素質

前廳部的每一位成員都是酒店的形象窗口，不僅整體形象要能接受考驗，業務知識與服務技巧更是體現一個酒店的管理水平，要想將業務知識與服務技巧保持在一個基礎之上，必須抓好培訓工作，如果培訓工作不跟上，很容易導致員工對工作缺乏熱情與業務水平松懈，因此，本職計劃每月根據員工接受業務的進度和運用的情況進行必要的每周一次培訓，培訓方式主要是偏向授課與現場模擬。同時在每月5日前向總辦與人力資源部上交上月的培訓總結與本月的培訓計劃進行監督。

2、加強員工的銷售意識和技巧，提高入住率

酒店經過了____年的風風雨雨，隨著時間的逝去酒店的硬件設施也跟著陳舊、老化，面對江門的酒店行業市場，競爭很激烈，也可說是任重道遠。因酒店的硬件設施的陳舊、老化，時常出現工程問題影響對客的正常服務，對于高檔次的客人會隨著裝修新型、豪華酒店的出現而流失一部份，作為酒店的成員，深知客房是酒店經濟創收的重要部門之一，也是利潤的一個部門，因此作為酒店的每一位成員都有責任、有義務做好銷售工作。要想為了更好的做好銷售工作，本職計劃對前臺接待員進行培訓售房方式方法與實戰技巧，同時灌輸酒店__領導的指示，強調員工在接待過程中“只要是到總臺的客人我們都應想辦法把客人留下來”的宗旨，盡可能的為酒店爭取住客率，提高酒店的經濟效益。

3、加強各類報表及報關數據的管理

今年是奧運年，中國將會有世界各國人士因奧運會而來到中國，面對世界各國人士突如其來的“進攻”，作為酒店行業的接待部門，為了保證酒店的各項工作能正常進行，本職將嚴格要求前臺接待處做好登記關、上傳關，前臺按照公安局的規定對每位入住的客人進行入住登記，并將資料輸入電腦，客人的資料通過酒店的上傳系統及時的向當地安全局進行報告，認真執行公安局下發的通知。同時將委派專人專管賓客資料信息、相關數據報表。

4、響應酒店領導提倡“節能降耗”的口號

節能降耗是很多酒店一直在號召這個口號，本部也將響應酒店領導的號召，嚴格要求每位員工用好每一張紙、每一支筆，以舊換新，將廢舊的紙張收集裁剪成冊供一線崗位應急之用。同時對大堂燈光、空調的開關控制、辦公室用電、前臺部門電腦用電進行合理的調整與規劃。

5、保持與員工溝通交流的習慣，以增近彼此的了解便于工作的開展與實施

計劃每個月找部門各崗位的員工進行談話，主要是圍繞著工作與生活為重點，讓員工在自己所屬的工作部門能找到傾訴對象，根據員工提出合理性的要求，本職將員工心里存在的問題當成自己的問題去用心解決，做力所能及的。如果解決不了的將上報酒店領導。讓員工真正感受到自己在部門、在酒店受到尊重與重視。

6、做好部門內部的質檢工作

計劃每個月對部門員工進行一次質檢，主要檢查各崗位員工的儀容儀表、禮節禮貌、崗位操作技能與蹤合應變能力。質檢人由部門的大堂副理、分部領班、經理組成。對在質檢出存在問題的給一定時間進行整改，在規定的時間若沒有整改完成將進行個人的經濟罰款處理。

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趙麗君老師認為辦公室人員禮儀培訓需要對辦公行為禮儀進行培訓：

（一）舉止行為規范

1.公司人員每日上班須按要求著裝和佩戴工作牌。

2.在辦公區域要精神飽滿，不打瞌睡。坐立要端正，不準有坐在桌面上、腳放在桌面上等不雅觀的行為。站立時身子不宜歪斜，更不宜斜靠在其他物體上。

3.辦公場所要保持環境清潔，不隨地吐痰、亂丟廢棄物，辦公用品擺放整齊。

4.離開辦公室辦事應主動向同事打招呼說明事由及離開時間。

（二）語言行為規范

1.提倡員工使用普通話。如果對方先用普通話，必須使用普通話進行交流。

2.注重語言文明規范，不得講粗話、臟話。辦公區域內不得大聲喧嘩。語言盡量做到準確、親切、生動、語速適中，語量適度，吐詞清楚，用詞適當，態度溫和。

3．應注意語言習慣，無論對上級、對同事、對下級、對客戶都應養成使用“請、您好、謝謝、不客氣、對不起”等文明禮貌用語習慣。

4.應注意語言技巧，盡量使用請求式語言，不說有傷他人自尊心或人格的話，盡量避免命令式語言，少用否定式語言，說話要注意察言觀色，拒絕他人時要盡量委婉。

（三）會議禮儀

員工參加各種會議時，都應遵守以下規定：

1.員工參加會議，應提早五分種到場，不得遲到、不得早退。

2.會議期間，手機應關閉或撥到震動檔。

3.開會應端正坐姿或站姿，認真聆聽，不得交頭接耳或無幫打斷會議進程。

4.只有當主持人宣布散會時，與會員工方可退場。中途有事應向上級領導請假，不得擅自離開。

四、外部人員來訪接待禮儀

（一）接待三聲

在公務交往中，接待客人，我們強調接待三聲：來有迎聲，問有答聲、去有送聲。

1.客人來訪時要主動打招呼，要使用迎接語，如“您好”、“歡迎光臨”等，表示熱情友好，再切入正題。

2.聽取客人問話時，應做到有問必答，態度誠懇，不卑不亢。

3.送客時要道再見，使用送別語，如“請慢走、歡迎下次再來”等。

趙麗君簡介

中華禮儀培訓網講師

禮儀與職業素養訓練專家

武漢大學碩士學位

國內多所高校特聘講師

河南眾卓企業管理咨詢有限公司培訓師

七年禮儀素養高等教育經驗，多年來致力于現代商務禮儀與職業化的研究，編寫了《公關與商務禮儀》、《職業禮儀素質訓練》等著作，《公關與商務禮儀》是近年來十分暢銷的禮儀素質教程；《高職

院校禮儀教學方法探討》等多篇教育論文發表于國家、省級期刊，對禮儀教育有深刻的研究和豐富的培訓經驗。

【講師資歷】

趙麗君老師專注于禮儀與職業素養方面的研究與培訓，是鄭州大學、武漢大學、河南財經學院、鄭州交通學院等多所院校的特聘講師，多次為金融、醫院衛生、汽車、機械、學校等行業提供培訓，

深得受訓單位與學員好評。曾組織“河南省大學生禮儀風采大賽”并獲獎；教育經驗豐富，善于組織禮儀互動課堂，教學效果好，深受學員喜愛。趙麗君老師形象氣質佳，注重“以身示教”，自己才是

最好的禮儀教材！

【主講課程】

禮儀課程：

《商務禮儀培訓》、《服務禮儀培訓》、《顧問式銷售禮儀》、《形象管理與職場化妝》、《醫院服務禮儀》、《銀行服務禮儀》、《汽車4S店服務禮儀》、《置業顧問銷售禮儀》等；

客戶服務類課程：

《客戶服務與投訴處理處理》、《客戶服務與溝通技巧》、《卓越客戶服務技巧》等；

職業素養類課程：

《公文寫作培訓》、《員工職業素養提升》、《高效溝通技巧培訓》、《職業化心態與素養提升培訓》等；

【授課風格】

講課風格輕松風趣、優雅大方，極具親和力。

課堂生動活潑，采用影像、情境模擬、角色扮演等多種教學方法，寓教于樂；

緊緊地把教學內容與應用能力相結合，注重師生互動，學員參與積極性高，能使學員快速提升禮儀形象；

【主要著作】

《公關與商務禮儀》、《職業禮儀素質訓練》等；

【部分服務客戶】

醫療行業：

鄭州市第二人民醫院、浙江大學醫院附屬第二醫院、懷化第五人民醫院、醫院培訓網、武威市人民醫院、涇川縣人民醫院、億人和醫療器械有限公司、易奇生物科技有限公司、重慶東方女子美容院等；

金融行業：

工商銀行浙江分行、濮陽農村信用社、明港農村信用社、招遠天健投資擔保集團、山東榮德投資擔保、江蘇省阜寧農村合作銀行、福建省福州興業銀行、南陽郵政局、眾融投資擔保公司、湖州中興擔保

有限公司、陜西軍信投資擔保有限公司等；

汽車行業：

鄭州富達雷克薩斯洛陽展示廳、鄭州富達雷克薩斯汽車4S店、安陽威佳宏澤汽車銷售服務有限公司、河南泰菱實業有限公司

餐飲酒店行業：

鄭州中都酒店、鄭州金陽光酒店、鄭州粵海酒店、鄭州好利來西點等

其他行業：

智行基金會、森陽光會所、鄭州市大中原攝影等

【學員感言】：

趙老師知識淵博，講課形式多樣，善于課堂互動，學員積極性很高，感覺聽了趙老師的課收獲很明顯。——中國農業銀行濮陽分行楊經理

趙麗君老師形象氣質好、課堂示范直觀生動、動作規范，授課效果很好?！嵵莞贿_雷克薩斯汽車4S店王經理

趙老師培訓內容充實、課件簡潔生動，講解透徹并能結合行業與企業實際，對提高員工禮儀素質成效明顯?！嵵萁痍柟饩频陝⒔浝?/p>

商務會議是指帶有商業性質的會議形式。一般包括：新產品宣傳推廣會、大型的培訓溝通會議、上市公司年會、招股說明會、項目競標會、商業論壇、項目說明會、項目發布會等?，F在，就來看看以下兩篇商務會議策劃方案吧!

商務會議策劃方案范本

一、活動簡介

作為xx電子商務行業一年一度的盛會，此次大會將延續往屆大會的盛況和成果，盤點過去、梳理現在、共話未來。xx電子商務行業的優秀企業和貢獻突出個人將在大會中得到表彰和嘉獎，同時，xx電子商務服務產業聯盟和xx電子商務協會數字服務中心將在大會上成立，為xx乃至全球電子商務企業的同步發展搭建良好的支持平臺。

二、活動宗旨

建立xx電子商務產業發展前瞻性研討平臺，加強電子商務部門、學術界、企業界之間的交流，討論當年電子商務新問題和熱點問題，推動xx電子商務行業的健康持續快速和諧發展。

三、時間與地點

時間：xxx年5月23日

地點：xx•北京•人民大會堂

四、會議組織

主辦單位：xx電子商務協會

承辦單位：盤石信息技術有限公司

支持單位：xx工業經濟聯合會

xx國際公共關系協會

xx市長協會

國務院部委信息中心主任聯席會

xx老區建設促進會

指導單位：中華人民共和國國家發展和改革委員會

中華人民共和國工業和信息化部

中華人民共和國教育部

中華人民共和國科技部

中華人民共和國商務部

中華人民共和國海關總署

五、論壇日程安排

如何策劃一場成功的商務會議【實用貼】

一個重要的商務會議的成功與否，關鍵在于策劃者的策劃思路與方法是否正確，各方面細節考慮得是否周詳，會議行程安排是否合理，譬如會議主題的構思、會議費用預算、會議場地的布置、會議設備的安裝、參會者的住宿和餐飲安排、會議業余時間的安排等等。面對會議策劃時遇到的諸多問題，作為會議策劃者的您是否已經找到合適的策劃思路和方法呢?到底怎么做才使這次會議達到上級的要求，實現會議的主題思想，閃出商務會議的亮點?凡事預則立，不預則廢。會議策劃即是對舉辦此次會議的一切工作的準備。一個好的會議策劃方案，應該從做好這個會議預算計劃開始。

一、會議預算

商務會議的預算不是一個概念。通常而言，會議預算包括以下幾個方面：

1、會議室/廳費用

具體可細分為：

(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施并不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。

(2)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求(通常可向專業的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比)，否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。

(3)、會場布置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業的會議服務商協商。

(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等。基于這些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。

對于這些單項服務支持，主辦方應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協議。

2、交通費用

交通費用可以細分為：

(1)、出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通

(2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。

(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

3、住宿費用

住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。

正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。

4、餐飲費用

會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數計算即可(但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15%，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算——而改為按預定人數收取費用)

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。

(3)、酒水及服務費

通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務費。

(4)、會場茶歇

此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要額外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。

(5)、聯誼酒會/舞會

事實上，聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設定好餐標與規模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持，其預算可能需要比較長的時間確認。

5、視聽設備

除非在室外進行，否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括：

設備本身的租賃費用，通常按天計算

設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理

音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

6、雜費

雜費是指會議過程中一些臨時性安排產生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通常可以在會務費用預算中增列不可預見費用作為機動處理。

二、參會者的安排

邀請

不管什么樣的會議，主辦者當然希望適宜的對象(客戶)參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發布、回執處理、確認通知等3個程序。

信息發布——從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發布包括主題、時間、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排、費用及標準等等，有些還附送會議企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會議的期望。

回執——對于主辦者來說，回執是對商務會議企劃活動成功與否的判定標志之一?；貓淌盏胶螅ǔＰ枰y計(在這之前，需要提醒的是回執單的設計非常重要，應當是合理且圓滿的，應當包括如下信息——明確的人數、職務、性別、聯系方式、預計到達目的地時間、迎送要求等等)、確認回執有效(通常以會務費用是否交納為標志)，接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執確認即確認通知可以在這一切完成后發出。回執可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網路回執或者電話均可。回執需要注意的是，如果會議課題允許，應該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等，如果回執清楚，那么對會議的有序安排會起到很大幫助。

確認通知——如果會務費用確認或者有其他方式可以確認，可以發出確認通知。同時發出的應該還有會議的確切地點、時間、議程、簽到程序及會議注意事項等。

如果是小型商務會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型商務會議，那么簽到就是一項復雜的工作。

通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。大型會議如果想要簽到過程不出現混亂，必要的流程及準備是必須的——回執統計表、簽到表格、引導及協助人員、住宿賓館準確的房間數量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封(內裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議須知、會議詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標準、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標準等等。如果可能，盡量使用計算機作簽到。一般情況下，簽到服務人員應該不少于6人——工作時間應該根據會議參與人員抵達時間合理分配。

如果事先將回執的項目設計得很周全，對于簽到及入住安排有很大幫助。

餐飲安排

一般而言，會議通常統一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。

統一安排餐飲的會議，對于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發餐券控制(很多酒店對于自助餐的開設有就餐人數的最低要求)，可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協商。圍桌式餐飲安排比較復雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛生情況，不能讓就餐者出現健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可采取哪桌夠人數哪桌開席的做法，以保證就餐者的權益。

三、確定時間、流程與目標管理，并做好反饋、調整。

時間的控制，一般以時間進度表(倒計時)的方式來表現。注意在安排的時間上要合理,同時要留有余地，一般來說,前面的時間、進度要安排得緊湊一些，保證后面有時間來調整、完善。

整個活動是一個系統工程，流程管理是指在活動中各項工作內容之間的相互銜接、協調和配合關系及其有機組合的過程管理。比如在活動中，主題內容、意義確定才能確定議程、規格，規模、規格確定才能確定人數，人數確定才能落實場地，場地落實才能現場布置等等。流程管理使總協調人對于整個活動的各個部分有著清晰的認識，便于找出工作的關鍵點、重點、難點，一般以程序框圖表現。

四、活動策劃、確定活動主題。

活動策劃主要包括如下內容：

1、會議議程策劃安排大多數發布會整個過程就是講話，念稿件，例行演示。實際上，盡管商務會議屬于正式的會議，但可以做得更活躍一些，尤其是會議的開幕。在會議議程安排時，注意緊湊、連貫，從實踐來看，一般控制在一到兩個小時為宜。

2、確定參會人員是一項很重要的工作，也是一個變化較多的因素，而它的變化將影響到整個會議的規格與規模，進而影響會議的各個因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影響規格，或者方便起見，會議地點或會議的一部分內容改為機場、貴賓室進行，或者時間調整等。因此，這是總協調工作控制的“關鍵點”，宜重點來抓。

五、擬定活動策劃案和具體操作方案。

活動策劃案是指導整個活動的戰略、戰術文本，供策劃活動用。一般來說，會議核心成員才提供。

具體操作方案則是用于企業內部或者協助代理公關公司，指導整個活動的具體操作，一般比較詳細，具體到每一個人每一步，甚至具體到胸卡的內容，時間上具體到分鐘。一般會議人員人手一份。

六、現場控制

現場控制是體現總協調人應變能力的一環，事實上，一個好的協調人會將工作做在前面：首先是預防變數的發生。比如平時做一些培訓，事前做一些排練。從實踐來看，現場的突變往往是因為溝通不暢，考慮不周，以及禮節上的疏忽。應該重點重視這些方面;其次，要在事前準備好備選方案;再次，注意積累現場的靈活應變的處理技巧。

對于前來的官員、經銷商要有人陪同和溝通，對于前來的記者，應該一視同仁，不能對A媒體公開某些情況而對B媒體則保密。對于記者個人挖掘的新聞一般不宜轉告他人。

在氣氛的控制上，總協調人處于一個平衡的“重心”上，氣氛輕松活潑，與會者的心情也會舒暢。另外一個重要因素是主持人，如果是自己主持則會好一些，但往往是分身乏術，因此在發布會中，需要提前安排好一些事情，事先要與主持充分溝通，讓他(她)對整個會議的風格有個大致的了解與把握。

在產品的演示講解過程中，可以用一些現代科技手段，結合做好的示意圖、三維圖形、錄相、幻燈片等，以助與會者的理解。

整個會議應有正式的結尾。如果發布會安排在晚餐或午餐前結束，則應該有酒會或自助宴會等，在會議結束時，由主持人通知時間與地點。

七、其他

秘書服務

所謂秘書服務指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向導等服務。這些服務通常是臨時或者按時提供的，在預算時通常按類別籠統計算，不在細分——可以按不可預計費用或者按其他類別計算。如果通過代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時服務的準備很有必要。代理公司與主辦方之間的最后服務費用核算將通過雙方指定的聯絡人互相簽單認可，由雙方財務或者相關人員核定。

車輛調度

重要的國際性會議、行業重要會議、知名公司全球或者大區會議，參與者通常人數較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調度可能不成問題，如果在異地舉辦，那么車輛調度就值得好好研究。通常，異地舉辦會議基本上委托當地專業機構代理，車輛調度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會議舉辦地的車源問題。對于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時間安排、預定的合理車輛數量、行走時間及線路等等。因此，主辦方應該提前告訴代理方相對準確的與會者抵達時間、人數、此時間段內抵達客人的身份及車輛使用標準，并告訴代理方如果出現與預告情形不符時希望采取的彌補措施及愿意為此承擔的代價。

禮儀與迎送

對于會議而言，必要的禮儀顯得溫馨。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓、服裝道具準備、禮儀執行等。

值得注意的是禮儀的文化素質及外語基本技能考察，而不能簡單看形體決定是否聘請，另外一點就是禮儀的個性是否符合工作要求。

各種主題的會議對禮儀的要求不一樣，學術性會議、政府性質會議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會展則需要模特為企業及產品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業或產品的品質形象要求一致。

秩序維護

對于會議或展覽而言，無不希望有良好的秩序。小型會議(特別是企業或者)的會議秩序基本不用控制，但大型會議及展覽，秩序的控制就顯得很重要。

大型會議可以采用代表證或者入場券方式控制，如果需要保密，代表證可以特制，印制有代表的數碼身份照片，會場入口設立保安;展覽的控制比較復雜，因為展覽主辦者關注的和展商關注的不是同一個目標。展覽主辦方需要控制的秩序，而展商需要的是信息最大化以及信息獲取的便利性。有些展覽附帶有展中會，還有的帶有技術交流或者論壇性質，所以通常會對所有展商或者參展人員進行身份及級別分類，以保證技術交流或者論壇不被外界或者無關的展商干擾?？刂频氖侄斡袔l形碼的參展證(需配備讀碼機)、或者磁卡式代表證。為同時滿足展商信息最大化的需求，現在國外開始引入電子名片管理。

資料快速收集利器--電子名片

傳統的展會上，少不了的是滿天飛的名片，參展商在每天展會結束后總要花上一兩個小時整理名片。想取代這些繁瑣，可以使用電子名片。

所謂電子名片，通常用磁卡或帶條形碼的材料制作——可以說是為參展商和參觀者特制的參展證。在簽發該證前，組委會會要求參展商或參觀者輸入個人資料，包括公司名稱、聯絡辦法、本人職銜、公司性質和業務范圍等，然后把這些資料存入卡中。同時，組委會會購置這類磁卡或條形碼的讀取設備供出租，參展商可以自由選擇租用與否。參展商租用設備后，只需把設備連接到自己的電腦上就可以開始使用。買家需要把名片給參展商時，只需要把存有自己資料的入場證在讀取設備上劃過，所有資料就會在眨眼間被傳輸到參展商的電腦里。參展商還可以把雙方談話的要點記錄在相應備注欄里，做到十分有條理地管理買家資料。

盡管這些設備比較昂貴，但可以由展會組委會統一購買、重復使用，參展商只需付出較低的價格向組委會租用，十分實惠和方便。如果每個參展商及買家都使用電子名片，展覽會甚至可以像地下鐵路入口那樣管理而且可以準確的記錄入場人數。

會展考察/旅游

實際上，會展考察或者旅游大都是為嘉賓特別安排的、具有公關性質的行為，當然不排除部分行為是真正的商務考察(為獲取行業或者相關行業信息而舉行的市場調研性質的動作)。

1、真正的商務考察：此類商務考察實際上主辦者已經作好安排，需要會展中介公司提供的服務只是目的地住宿餐飲預定與安排、交通工具、司乘人員及向導，可能的話需要中介公司協助解決媒介邀請及映像資料攝制。中介公司的職能大體等同于主辦者的前導服務及后勤保障部門。

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