本文目錄

1. 如何做好會議管理工作
2. 如何處理好會議管理工作
3. 管理者如何開好工作例會

一個會議，如果參會人員復雜，議題不明確，甚至是很多人員開會前都不知道有哪些事要議，會議組織者需要經常問“哪位還有什么事……”這種會議就是毫無準備的會議，最終也不會有實際的“產出”。

關于會議準備方面，可以參考這些點。

會議組織者的準備(5W1H)

Why：尋求為什么必須召開會議，是否有開會之外的也能解決問題的其它途徑。

What：對議題是否符合會議目的進行檢查。

Where：對是否有能夠容納所有人的場所進行確認。

When：會議定在什么時間？對是否很好地遵循時間進行確認。

Who：讓適合議題的人出席會議。

How：對得出符合議題的結論如何進行推廣。

會議主持者十項確定

確定好會議的目的和類型了嗎？

確定好會議的議題、日期、時間了嗎？

確定好會議參加者了嗎？

準備會場和各種備置用品了嗎？

準備好要分發的資料了嗎？

充分修飾會議前半部分了嗎

會議順利地進行了嗎？

充分概括出結論了嗎？

得出令人滿意的結論了嗎？

分發會議錄并在會議錄中公布下次會議的主題了嗎？

與會者六項會議準備

充分確認會議目的和議題；

以自身的經驗、知識或信息等為基礎，就議題進行協商；

對議題進行分析，討論其中的問題是什么；

試著尋求問題的解決對策；

試著在自己的立場上思考與主持者和其他發言者的互動；

自己的資料準備和草稿，如有必要，也復印一下其他人的資料。

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會務管理工作是整個會議流程中最為復雜的一個環節，但也是非常重要的部分。會務管理工作中，包括的內容很多、事情繁瑣，因此在做會務這塊的工作時，要十分仔細和認真，注意其中的小細節。

首先就是會議室的安排，每天都要清楚會議室的使用情況，并且當天就要確認好第二天會議室有沒有人使用，如果當天會議室沒有人使用，也應該在當天就把會議室安排好，方便客戶第二天使用，并且作為會務管理人員每日下班前必須了解第二天會議的具體時間、地點、人數等情況，以保證第二天會議的正常舉行。

其次，每天會務部負責人在早會時需要再次把當日活動的詳細情況給所有員工講解清楚，根據會議人數安排服務人員，并且讓所有員工都熟悉當日的活動流程，以便為客戶提供更優質的服務。

再次，會議開始前，對會議室的設施設備再次進行檢查，位置是否擺放正確（包括會議指示牌的擺放）保證所有的設備都能正常使用。會議主持人進行一次整個會議細節的解釋，確保每個人對整場會議都很熟悉，各方面情況都已經掌握。會議進行中，要安排服務員在會議室門口待命，如果有客戶需要幫助，要及時主動的提供服務。

最后，會議結束后，會務管理者要進行費用的核對，了解正常會議的實施情況，再次與客戶進行交流確認，總結服務中的缺點與不足，不斷總結進步。

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管理例會是處理日常問題的主要手段。但是，有管理經驗的人都有這樣的認識：管理例會開好了的不多，80％的會議都沒有什么效果。一般來講，務虛的會議好開，務實的會議難開；計劃性的會議好開，解決問題的會議難開；問題明顯，要求整改的會議好開；問題不明顯，分析責任源頭的會議不好開。另外，例會中，情況匯報多，原因分析少；問題說明多，解決建議少；聽得多，說得少；會議記錄多，落實到位少。

第一，要堅持以下幾個原則與態度。

1、領導不要相信例會可以解決所有問題。例會可以解決調度協調問題，作業困難支持問題，計劃安排、任務分配問題。但是，問題的根源性分析最好不要涉及，對于頻發問題的刨根問底不要在例會上進行。要以“微服私訪”或者“調研小組”的形式把問題根源搞清楚，然后面對面地研討對策和辦法。

2、領導不要把例會當成追究責任的會議。例會的使命是發現問題、發現難點，不是追究個人責任。在例會中，永遠不要有追究個人責任這種意識，也不要讓干部有這種心理印象。會議就是呈現問題、困難、計劃、分工，與對個人的評價無關。領導要讓問題都在例會上暴露出來，但是，不追究任何人的責任，只探討解決辦法或者提供解決困境的支持。如果有人捂著、蓋著問題，結果要自負。

3、參會人員不要把例會看成責任追究會議，更不要當成攻擊異己的“媒體”，或者推諉責任、為自己辯護的“下院”。會議就是來談問題、談困難、談計劃、談分工的地方，沒有任何其他意圖。領導層要打擊在會議上謹小慎微、別有用心的風氣與心態。

4、例會不進行任何務虛討論。例會就是分析企業現在需要協調的問題和需要安排的任務。

5、例會不進行任何鼓動宣傳工作。例會是抓事實，不是抓干勁的。

6、例會要有記錄。問題、困難反映記錄，措施記錄，任務分工記錄，時間計劃記錄等等。在下一次會議中，檢查本次會議決議的落實情況。

第二，把例會內容進行簡單分類。

3、計劃、任務分配。對某項任務進行分工落實、時間規劃。

4、問題、困難匯報。對于本部門不能解決的問題和困難進行總結與匯報。

第三，按照以下程序和思路展開會議。

1、備會內容要點情況通報：①本職、本部門工作完成得怎么樣；②上次例會的要求落實得怎么樣；③管理活動開展得怎么樣，諸如5S、細節管理這樣的活動調度協調；④計劃落實中，遇到什么問題，需要哪些部門配合；⑤計劃落實中，人力、設備、權限上有何不足，需要什么支持；⑥問題、困難匯報：技術裝備問題，人員配備問題，流程、規章、標準問題。

2、會議進程控制

①聽取匯報；②上次例會要求的落實檢查；③明確、確認問題和困難的含義；④解決辦法討論；⑤任務分配討論；⑥決議。

3、決議①復述決議內容；②沉默視為同意；③決議記錄在案，下次例會檢查落實的情況。

【溫馨提示】關于會議管理如何開展工作，如何做好會議管理工作的介紹，部分內容來自網絡，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議設備，青島會議接送，青島會議住宿，青島會議場地，青島會議模特，青島會議公司策劃，青島會議接待服務等。