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當今社會越來越追求高效，每個人都恨不得自己每天48個小時。然而我們卻觀察到絕大多數職場人在花時間在一些曠日持久、卻毫無成效的會議上，如何組織一個高效會議應該成為每一個有追求的職場人必備的技能。
一、什么是高效會議
組織會議的目的是解決具體問題，達成共識，輸出結果以推進后續工作。高效會議流程有三大獨特階段，形成簡單的框架，即：1.明確范圍以獲得成功，2.主持舉行會議，3.富有成效地實施。
明確范圍以獲得成功：這里的范圍不局限于明確會議的目標、會議討論內容，還包含召集合理范圍的相關方參與，以及制定明確的議程。明確會議目標，使討論的內容更有針對性；召集合適的人員參加，發表的意見和建議有相關性，能作出決定；準備恰當的信息，讓信息驗證決定的對錯；制定明確的議程，令會議高度系統化和緊湊。
主持舉行會議：在會議的實際進展中，作為會議的組織方，我們要明確與會人員的角色，讓與會人員高度參與；主持討論，讓討論或會議按照理想方向推進；真正解決問題，形成方案與共識；歸納約定和結論，達成一致并按約定進行明確表述。
富有成效地實施：任何沒有結果輸出的會議都是在浪費時間。這要求我們列出行動綱要，恰當定義需要采取的行動，以確保取得理想效果；明確后續執行責任，分配恰當的人員采取行動并推動結果；定義執行行動的預期時間，推動行動節奏以交付成果。
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二、組織高效會議小貼士
基于過往大量參與會議的經歷及總結，我們給出了一些組織高效會議的最佳做法：
永遠準時開始。準點開始是對準時參會人的尊重，同時邀請遲到人員在會后了解他們錯過的內容。
把開始時間安排在整點后的15分鐘。這樣讓參會人有時間從他們的上一個會議轉換到你的會議。
介紹每位參會人并解釋參會原因。這讓大家了解自己在此次會議中國被期望扮演的角色，并鼓勵大家踴躍參與。
介紹會議目標并展示議程。在開始前詢問變更的建議或澄清。
按照議程一項一項地過議題。每次只過一項議題，在進入下一個議題之前要確保所有參會人員都認為上一個議題已經討論完成。把突出事項和問題放到一個跟蹤問題清單中以便后續的跟蹤。
關注時間并確保小組注意力集中地討論。
準時結束會議。即時議程中的議題沒有討論完，必要的話，在小組成員都在的情況下組織加時會議或后續跟蹤會議。如果你比預期用時短，參會人員會有自己賺到的心理。
把突出事項分配給合適的小組成員，并制定預期完成的時間。
感謝參會人的參與并強調會議工作的價值。使參會人對自己自己在會議上所付出的時間感到滿意。
十二小時內將會議紀要發送給相關方。這里的相關方不僅僅指與會人員。
怎么的會議才算好？個人理解，能夠解決問題，達到會議目的的會議就是好的，那些帶來難題、浪費時間的會議是不好的，低效的，甚至是無效的。
怎樣組織一次高效地會議？
必須是會前有準備，會中有效率，會后有執行。
首先，會前準備。
一、確定會議時間。事前咨詢與會決策領導時間，盡量選擇一個大部分領導都能參加的時間。或者由大領導拍板會議時間。
二、確定會議地點。一般選在單位正規會議室，或者相應會議規模需求選擇的酒店會場。
三、確定會議主題和議題。根據會議類型來確定。比如純總結類，布置工作類會議，可直接咨詢大領導意見。比如日常辦公會議，可收集各部門的意見，收集議題和上會材料。比如專題會議，直接根據發起者意見確定。
四、發布通知。通知上必須明確會議時間、地點、會議主題、會議議程、參會人員以及對參會人員提出的要求。如果涉及費用，也需明確費用標準等。如果因各種原因，無法一次發布信息明確的通知，也可以提前發預通知。
五、會場準備。
(一)根據需求，擺放桌椅，有U字型，回字型，課桌型……
(二)擺好席簽。
1.會議席簽和用餐席簽擺放不一致，用餐時，左手比右手大；開會時，右手比左手大。
2.一般情況下，有顯示屏或PPT的，主要領導以面對大屏展開排位。如果無，一般大領導座位位于面對進門口的會場位置的中間。如果有其他單位貴賓參會，一般貴賓列坐面對進門口的會場位置，我方根據大領導坐于貴賓對面中間位置先右后左排開。
(三)提前在位置上布置上會材料、紙筆、水等。
(四)提前準備好并測試好話筒、PPT、投影、宣傳片等。
(五)大型會議，需準備好領導發言稿和主持詞。若有對外宣傳需求，需提前聯系媒體，準備好會議通稿。
(六)大型會議需在外召開的，要聯系好酒店，做好用車、住宿和用餐安排。
其次，會中注意（隨機應變）。
(一)主持人了解會議議程，掌握并控制會議時間。無特殊需求，遵循會議議程安排進行。
(二)做好會議錄音和攝像。如果系重要大型會議，可安排全程錄像。
(三)如需對外宣傳，安排專人對接媒體需求。一般會議快結束時發布新聞通稿。
(四)茶歇或會中休息時可安排播放音樂。（一般大型會議安排。）
(五)會議進行期間，要盡量保持好會場環境。時刻關注周圍噪音，光線。若含有機密內容，要有專人在會場外把門。
(六)若會上播放宣傳片，要及時關燈，確保效果。
再次，會后執行。
(一)做好會議記錄，發布會議紀要。以文件形式明確會議精神，成果和各方職責。
(二)若有新媒體平臺，根據會議機密情況明確是否發布會議信息。需對外宣傳的會議，需及時跟進與會記者，確認媒體發布信息是否有負面信息。
(三)專門部門和專人督促會議明確事項的落實。
在會議開始前要有一個較為完備的計劃，如果你的計劃詳細，那么行動起來就會省力不少。
一個會議的順利召開需要協調各方力量，要同時兼顧好許多方面，因此你的計劃一定要盡可能的周全，只有這樣在具體實施的時候才不至于慌亂。
首先要確定好參加會議的人員，及時向領導掌握好情況，在做到心中有數，對于每一個參會人員都確保能夠通知到位，同時對于會議想要邀請的嘉賓一定要提前聯系，避免因為時間問題不能到場。
其次，要做好會議地點的布置工作，這是很重要的一項工作，會場的布置要根據會議主題來確定，一定要簡潔、大方，列好會議所需物品的清單，按照座位的順序有序的擺放好，包括姓名牌和水杯等物品，同時要對會議用到的物品進行登記，以便會議結束后入檔保存或及時歸還。
做好會議期間的接待工作，對于那些遠道而來的參會人員一定要安排好食宿問題，盡可能的為他們提供一個良好的參會環境。
在會議開始時，要做好簽到工作，可以派一名專人來負責這項工作，同時要做好會議的引導工作，避免參會人員有找不到座位的情況。
做好會議的記錄工作，要選派一名素質過硬的秘書來完成這項工作，會議記錄是很重要的，要把領導的會議精神詳細的記錄下來，以便于日后向大家傳達會議精神。
會議結束后，要及時的歸還布置會場所需的道具，同時對領導精神進行整理。
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