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公司的文件管理規(guī)定旨在提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。下面是公司文件管理細(xì)則，歡迎參閱。
公司文件管理規(guī)定范文 1
1.總則
為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，特制訂本制度。
2.文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類(lèi)文件由辦公室歸口管理。
3.收文的管理
3.1公文的簽收
3.1.1凡來(lái)公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交辦公室機(jī)要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書(shū)均要注意檢查封口和郵戳。對(duì)于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
3.1.2對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
3.2公文的編號(hào)保管
3.2.1辦公室文書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類(lèi)登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。
3.2.2本公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。
3.3公文的閱批與分轉(zhuǎn)
3.3.1凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要月即辦。
3.3.2一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室機(jī)要秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理。如涉
及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.3.3為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)2天(特殊情況例外)。
3.4文件的傳閱與催辦
3.4.1傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
3.4.2閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過(guò)2天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見(jiàn)”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.4.3閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
3.4.4文件閱完后，應(yīng)送交辦公室機(jī)要秘書(shū)，切忌橫傳。
3.4.5辦公室機(jī)要秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
3.4.6按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。
4.發(fā)文的管理
4.1發(fā)文的規(guī)定
4.1.1全公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于公司，各群眾團(tuán)體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
4.1.2各群眾團(tuán)體、部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向公司提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發(fā)文，則由公司按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以公司×字發(fā)文。
4.1.3對(duì)全公司影響較大，涉及兩個(gè)以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
4.2發(fā)文的范圍
4.2.1凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
4.2.2公司下發(fā)文件主要用于：①公布公司規(guī)章制度;
②轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的公司文件;③公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);
④公布公司性的重大開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
⑤發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);⑥其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。
4.2.3公司上行文、外發(fā)文主要用于：
①對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;
②同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開(kāi)發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。
4.2.4在公司日常項(xiàng)目開(kāi)發(fā)和經(jīng)營(yíng)管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)部門(mén)書(shū)面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。
4.2.5凡各業(yè)務(wù)部門(mén)如開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以簡(jiǎn)寫(xiě)名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
4.2.6各業(yè)務(wù)部門(mén)與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各簡(jiǎn)寫(xiě)的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查)，不用公司名義發(fā)文。
5.文件的立卷與歸檔 5.1文件的歸檔范圍
5.1.1凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：①上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);
②公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的種類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;
③經(jīng)理辦公室、總務(wù)會(huì)、公司管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專(zhuān)業(yè)例會(huì)記錄;
④公司一級(jí)組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;
⑤有保存價(jià)值的人民來(lái)信，來(lái)訪記錄及處理結(jié)果;
⑥參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材
料等;
⑦上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)公司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;
⑧反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;
⑨公司日志和大事記;
⑩公司向上級(jí)請(qǐng)求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
5.1.2業(yè)務(wù)部門(mén)、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
5.2立卷要求
5.2.1文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
5.2.2立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
5.2.3要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
5.2.4上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
6.文件的銷(xiāo)毀
6.1對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，公司機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)。
6.2經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)派專(zhuān)車(chē)分別由公司機(jī)要秘書(shū)和正(副)主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷(xiāo)毀。
公司文件管理規(guī)定范文2
為了規(guī)范公司公文處理程序，保證公文高效、安全、流暢運(yùn)行，特制定本條例，本條例適用于公司所屬各部門(mén)。公司辦公室是公司公文和外來(lái)公文的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)收、發(fā)文處理和文檔管理工作。
第一條公文的種類(lèi)
一、決定、決議類(lèi)
1、對(duì)重要事項(xiàng)或重大活動(dòng)作出安排，用“決定”。
2、對(duì)會(huì)議討論通過(guò)，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。
二、通知、通報(bào)類(lèi)
1、適用于批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)公文、發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)要求下屬單位辦理和通知有關(guān)單位了解或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用“通知”。
2、表?yè)P(yáng)批評(píng)、處分獎(jiǎng)勵(lì)、傳達(dá)重要情況，用“通報(bào)”。
三、報(bào)告、請(qǐng)示類(lèi)
凡上行文均使用呈批呈閱件。其中，向上級(jí)主管和部門(mén)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，用“報(bào)告”;向上級(jí)主管和部門(mén)請(qǐng)求批示、批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。
四、公函類(lèi)
對(duì)外商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)，用“函”。
五、會(huì)議紀(jì)要
記錄和傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，以便在一定范圍內(nèi)貫徹與執(zhí)行，用“會(huì)議紀(jì)要”。
第二條公文的格式
一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、主題詞、密級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送機(jī)關(guān)、附注、發(fā)送范圍等部分組成。
一、公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，并應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)和公文種類(lèi)。如：公司××部關(guān)于××××的通知。
二、發(fā)文字號(hào)。
(一)發(fā)文字號(hào)包括公司、部門(mén)字號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。
(二)公司級(jí)文件。
1、使用“上發(fā)”字的，僅限于由總經(jīng)理起草和公司辦公會(huì)確定的文件。
2、使用“上(*)發(fā)”字的，特指由某一部門(mén)主辦的、涉及公司全局的或需要多個(gè)部門(mén)配合的文件可以以公司名義下發(fā)，但須由部門(mén)經(jīng)理對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行審核后在“審簽人”處簽字確認(rèn)。
3、使用“上(*)發(fā)”字的，若為幾個(gè)部門(mén)聯(lián)合發(fā)文，則只標(biāo)明主辦部門(mén)發(fā)文字號(hào)，并由主辦部門(mén)經(jīng)理對(duì)內(nèi)容進(jìn)行審核后在“審簽人”出簽字。如財(cái)務(wù)部和服務(wù)部聯(lián)合發(fā)文，主辦單位為服務(wù)部的公司級(jí)文件發(fā)文字號(hào)為：
(三)部門(mén)文件不使用公司字號(hào)，直接由部門(mén)字號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)組成。部門(mén)文件主要用于部門(mén)內(nèi)部管理事務(wù)，以下情況不得以部門(mén)文件下發(fā)：涉及規(guī)章制度類(lèi)文件;涉及公司財(cái)務(wù)制度或財(cái)務(wù)規(guī)定的制定、修改的文件，需見(jiàn)股份公司批文，并以公司級(jí)文件形式由總經(jīng)理本人直接簽發(fā);涉及獎(jiǎng)懲的文件;涉及其他部門(mén)的文件。
三、主題詞是公文標(biāo)題的簡(jiǎn)縮詞，用于電腦文件的檢索。如《關(guān)于春節(jié)放假的通知》主題詞簡(jiǎn)寫(xiě)為“春節(jié)放假通知”。
四、公文一律加蓋印章，并應(yīng)注明簽發(fā)人。
五、加蓋印章的頁(yè)面如無(wú)正文時(shí)，應(yīng)在頁(yè)面左上方括符說(shuō)明(此頁(yè)無(wú)正文)。
六、公文應(yīng)注明發(fā)送范圍和印數(shù)。上行文用“報(bào)送、并報(bào)、抄報(bào)”字樣，下行文用“發(fā)送”;平行文用“主送、抄送”字樣。輪流傳看一份文件，應(yīng)注明“傳閱”字樣。上行文一般只標(biāo)識(shí)一個(gè)報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)，如需同時(shí)報(bào)送幾個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)，可以用并報(bào)、抄報(bào)形式。有時(shí)為了使領(lǐng)導(dǎo)之間、部門(mén)之間相互了解各自對(duì)某一文件的看法、意見(jiàn)、態(tài)度可采用傳閱方式。
七、密級(jí)公文應(yīng)分別標(biāo)明“秘密”字樣，是否屬于秘密應(yīng)由發(fā)文主管單位領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。
八、緊急公文應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“急”。
九、文件頁(yè)面標(biāo)準(zhǔn)格式(附件1-1、1-2、1-3)。
第三條行文規(guī)則
一、公司各部門(mén)之間未對(duì)有關(guān)問(wèn)題協(xié)商一致時(shí)，一律不得各自向下行文。
二、公司各部門(mén)可以聯(lián)合行文。
三、公司所屬各部門(mén)不得越級(jí)請(qǐng)示。
四、請(qǐng)示的公文一般應(yīng)一文一事。
第五條起草公文要求。
一、起草必須使用辦公室統(tǒng)一的文件格式。
二、公文簽發(fā)涉及公司全局性重要文件由總經(jīng)理簽批，辦公室下發(fā)。涉及某一方面工作的部門(mén)文件由主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如涉及其他部門(mén)，以公司級(jí)文件下發(fā)。
三、凡以“上(*)發(fā)”字號(hào)發(fā)出的公文，必須報(bào)辦公室審核。審核的重點(diǎn)：是否需要行文，公文內(nèi)容、文字表達(dá)、文種使用、格式等是否符合本條例的有關(guān)規(guī)定。各部門(mén)發(fā)出的公文由部門(mén)經(jīng)理審核，報(bào)辦公室備案存檔。
四、公文用印應(yīng)填寫(xiě)用印登記，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批后，辦公室方可辦理。部門(mén)自行用印，應(yīng)建立登記制度，辦公室將隨時(shí)不定期進(jìn)行檢查。
五、傳遞秘密公文時(shí)，必須采取相應(yīng)的保密措施，確保文件安全。
第六條收文處理程序。
一、公文的收發(fā)、傳閱登記制度由辦公室統(tǒng)一制定，并隨時(shí)抽查各部門(mén)執(zhí)行情況(收文登記、文件編號(hào)、傳閱追蹤記錄等)。
二、對(duì)需要催辦的文件，要建立嚴(yán)格的登記制度。承辦部門(mén)必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將承辦處理情況，填妥收文處理箋向發(fā)文部門(mén)復(fù)命。
三、公文辦理完畢，主辦部門(mén)應(yīng)將公文處理情況和結(jié)果書(shū)面向主管領(lǐng)導(dǎo)回復(fù)。
四、各部門(mén)凡需由總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)簽批的公文，一律由辦公室呈報(bào)，其處理程序見(jiàn)“第六條收文處理程序”。
第七條公文立卷、銷(xiāo)毀。
一、與公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，重要會(huì)議文件資料，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的合同、協(xié)議、公司文件、部門(mén)文件等一切重要文件均應(yīng)歸檔。
二、公司各相關(guān)單位應(yīng)在當(dāng)年三月三十日前，將上年度應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料收集整理后，向辦公室集中移交。
三、辦公室收到各單位交來(lái)的歸檔文件、資料后，采取年度—組織機(jī)構(gòu)—檔案內(nèi)容的分類(lèi)編目方法，進(jìn)行整理立卷。
四、沒(méi)有存檔價(jià)值和存查必要的公文，應(yīng)由辦公室列出清單，征求業(yè)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)后，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)即可銷(xiāo)毀。對(duì)于批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的文件，要指定專(zhuān)人(兩人以上)監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀文件清冊(cè)上簽名。
公司文件管理規(guī)定范文3
1.目的：為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化管理，做好公司文件管理工作，確保使用文件的統(tǒng)一性和有效性，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。
2.適用范圍：本制度適用于公司所有文件的管理。
3.定義：公司文件是傳達(dá)方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。
4.文件處理程序：公司各部門(mén)都應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、尊重客觀、理論聯(lián)系實(shí)際、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，努力提高文件質(zhì)量和處理效率。文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。
4.1總裁辦負(fù)責(zé)公司行政文件的編制、發(fā)放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。
4.2公司各職能部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)的文件編制、編號(hào)、登記、存檔、更改和專(zhuān)用文件的管理，發(fā)放文件必須在總裁辦備份存檔，并接受總裁辦的檢查與監(jiān)督。
5.文件分類(lèi)：公司的公文主要可分為以下類(lèi)：
5.1管理制度：適用于公司各部門(mén)的規(guī)范性程序的明確，包括條例、制度、規(guī)定、管理辦法。“條例”一般應(yīng)用于系統(tǒng)性制度匯編;“制度”一般應(yīng)用于某一方面職能的明確;“規(guī)定”應(yīng)用于一項(xiàng)具體工作的明確;“管理辦法”一般是對(duì)條例、制度或規(guī)定的細(xì)化性操作程序明確。
5.2工作通知：適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件，批轉(zhuǎn)下級(jí)文件，要求下級(jí)辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng);
5.3人事通知適用于公司人員錄用、晉升、調(diào)動(dòng)、降職、獎(jiǎng)懲等事項(xiàng)的公布。
5.4工作報(bào)告適用于下級(jí)因?yàn)槟稠?xiàng)工作對(duì)上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)請(qǐng)示的行文。
5.5會(huì)議紀(jì)要適用于公司各級(jí)會(huì)議進(jìn)行的記錄的文件。
5.6對(duì)外發(fā)函適用于公司因某項(xiàng)事情對(duì)外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人發(fā)送的文件。
5.7決定、決議：對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，用“決定”;經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹的事項(xiàng)，用“決議”。
5.8通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要信息。
5.9請(qǐng)示：向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。
5.10批復(fù)：答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用“批復(fù)”。
6.文件格式：
6.1公司所有文件采用A4豎版模式，四周頁(yè)邊距設(shè)置為2.5CM，頁(yè)腳設(shè)置為1.5CM，采用數(shù)字形式; 6.2文件首頁(yè)頂部添加公司徽標(biāo)和中英文名稱(chēng)。
6.3文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門(mén))、抄報(bào)(送)單位(部門(mén))等部分組成;
6.4文件標(biāo)題使用華文中宋體小二號(hào)，其他均使用宋體五號(hào)，1.5倍行距。標(biāo)題與公司徽標(biāo)間空一行;標(biāo)題下方靠右為發(fā)文編號(hào);發(fā)文編號(hào)與正文之間可空一行;正文中小標(biāo)題可使用粗體;章節(jié)段落之間可空一行;文件落款位置偏右，正文與落款之間空二行;有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，與正文間隔一行、與落款間隔二行。
6.5發(fā)文字號(hào)包括代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào);公司各類(lèi)文件須統(tǒng)一編制發(fā)文編號(hào)，編號(hào)數(shù)字不分按年度時(shí)間順序排序。
6.5.1公司級(jí)發(fā)文瑞普總字【XXXX】XXX號(hào)，一般適用公司級(jí)重大決定、戰(zhàn)略、管理制度等方面發(fā)文，其他各部門(mén)發(fā)文為該部門(mén)為主要責(zé)任的相關(guān)工作文件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免類(lèi)發(fā)文瑞普人字【XXXX】XXX號(hào)
6.5.3總裁辦發(fā)文瑞普辦字【XXXX】XXX號(hào)
6.5.4財(cái)務(wù)部發(fā)文瑞普財(cái)字【XXXX】XXX號(hào)
6.5.5研發(fā)部發(fā)文瑞普研字【XXXX】XXX號(hào)
6.5.6質(zhì)管部發(fā)文瑞普質(zhì)字【XXXX】XXX號(hào)
6.5.7營(yíng)銷(xiāo)中心發(fā)文瑞普銷(xiāo)字【XXXX】XXX號(hào)
6.6簽發(fā)人：制度類(lèi)和通知類(lèi)文件在落款處上方應(yīng)加“簽發(fā)人”項(xiàng)目，由相關(guān)負(fù)責(zé)人手寫(xiě)簽名。文件底部應(yīng)添加與文字頁(yè)面等寬兩橫線，兩橫線間下添加“報(bào)送、發(fā)送、抄送、印制份數(shù)”等項(xiàng)目，1.5倍行距。“報(bào)送”為需要了解此文件的總監(jiān)級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)，“主送”對(duì)象為該文件直接關(guān)系到的部門(mén)或人員，“抄送”對(duì)象為該文件不直接相關(guān)卻應(yīng)該了解的部門(mén)或人員。對(duì)于版面一頁(yè)稍多的文件，文檔正文部分可以適當(dāng)縮小行距，使該文件保持在一頁(yè)內(nèi)，但是如果不能保證蓋章生效和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，在文件的第二頁(yè)開(kāi)頭可寫(xiě)明此頁(yè)無(wú)正文的字樣。
6.7密級(jí)：公司文件密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”、“內(nèi)部文件”四級(jí)，注在文件的右上角。
6.8緊急程度：最緊急、最重要、權(quán)重最大的工作或事項(xiàng)，標(biāo)注“緊急”或“急”字樣，經(jīng)理、主管以上人員閱辦此類(lèi)文件要求引起高度關(guān)注，以最快的速度，組織最有力的資源，統(tǒng)籌安排、科學(xué)組織、協(xié)調(diào)配合、逐項(xiàng)落實(shí)，確保工作在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)按期完成。
6.9具體要求：
6.9.1文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括文件的主要內(nèi)容;
6.9.2文件中包括項(xiàng)目符號(hào)、文件編號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě)，分層標(biāo)識(shí)。年月日、人名、地名、文件名稱(chēng)、事物名稱(chēng)等，一般不要簡(jiǎn)稱(chēng)，文件必須加蓋公司公章。
例：一.
(一) 1、(1) 2、(1)„„
或：1. 1.1 1.1.1 2. 2.1 2.1.1,„„
6.9.3文件最后一頁(yè)的頁(yè)腳橫線上方有主題詞;
6.9.4公司兩頁(yè)以上頁(yè)數(shù)文件都必須添加頁(yè)碼，位置為頁(yè)面底端，對(duì)齊方式為居中，首頁(yè)顯示頁(yè)碼，格式為默認(rèn)格式;
6.9.5文件內(nèi)容要求按章按條款依次排列，結(jié)構(gòu)完整、層次清楚;實(shí)事求是、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、標(biāo)點(diǎn)正確、用字準(zhǔn)確、格式規(guī)范;
6.9.6本規(guī)定中其他未規(guī)定事宜，應(yīng)按照應(yīng)用文標(biāo)準(zhǔn)格式編輯。
7.收文：
7.1收文一律使用《天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司收文簿》;
7.2外單位來(lái)文均由總裁辦指定專(zhuān)人收文，由總裁辦統(tǒng)一拆封、登記，由行政總監(jiān)填寫(xiě)《文件閱辦單》提出處理意見(jiàn)后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。
7.3文書(shū)處理工作：
7.3.1文書(shū)處理包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程序;
7.3.2部門(mén)文件平時(shí)的管理，要求實(shí)行分類(lèi)管理，文件夾側(cè)面標(biāo)題設(shè)置為4個(gè)字，添加公司徽標(biāo)和英文簡(jiǎn)稱(chēng)。如：行政管理、公司制度、公司證件、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。文件夾內(nèi)設(shè)目錄便于查找。標(biāo)題格式詳見(jiàn)附表;
8.發(fā)文：
8.1發(fā)文執(zhí)行天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司發(fā)文流程，發(fā)文程序如下：公司內(nèi)部發(fā)文：
擬稿人→核稿人：部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)(經(jīng)理、總監(jiān))審核→公司主管領(lǐng)導(dǎo)(總監(jiān)、副總裁)核準(zhǔn)→編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對(duì)外發(fā)文：
擬稿人→部門(mén)經(jīng)理或總監(jiān)、副總裁審核→總裁核準(zhǔn)→編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案
9.附則：
9.1本制度的最終解釋權(quán)及修改權(quán)歸天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司總裁辦;
9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負(fù)責(zé)，經(jīng)公司總裁批準(zhǔn)后下發(fā);
9.3本制度自下發(fā)之日起生效。
9.4附相關(guān)支持性文件。
9.4.1文件頁(yè)面格式
9.4.2文件閱辦單
9.4.3公文擬稿紙
9.4.4標(biāo)題格式
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(豫國(guó)土資發(fā)〔2010〕95號(hào))
廳機(jī)關(guān)各處室,廳屬各單位:
現(xiàn)將《河南省國(guó)土資源廳保密規(guī)定》予以印發(fā),請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。
二○一○年十一月十六日
河南省國(guó)土資源廳保密規(guī)定
根據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、《河南省實(shí)施細(xì)則》和國(guó)土資源部等上級(jí)部門(mén)有關(guān)保密規(guī)定,結(jié)合本廳實(shí)際,制定本規(guī)定。
第一章總則
第一條本廳保密工作,必須貫徹黨的基本路線和新形勢(shì)下保密工作的指導(dǎo)思想,堅(jiān)持積極防范、突出重點(diǎn),既確保國(guó)家秘密又便利各項(xiàng)工作的方針。
第二條本廳保密工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)和保密工作與業(yè)務(wù)部門(mén)相結(jié)合的原則,實(shí)行保密工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。廳長(zhǎng)負(fù)全面領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任;分管保密工作的副廳長(zhǎng)負(fù)具體組織領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任;分管其他方面工作的廳領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)做好職責(zé)范圍內(nèi)的保密工作;各處室負(fù)責(zé)同志為本處室保密工作的第一責(zé)任人,要經(jīng)常對(duì)工作人員進(jìn)行保密教育,定期檢查保密工作。
第三條本廳工作人員,要增強(qiáng)保密意識(shí),強(qiáng)化保密觀念,自覺(jué)遵守國(guó)家保密法規(guī)和本廳各項(xiàng)保密制度。
第四條廳保密委員會(huì)負(fù)責(zé)本廳保密管理,廳保密辦與主管處室負(fù)責(zé)其日常工作。要按照上級(jí)規(guī)定,重點(diǎn)做好保密要害部門(mén)和要害部位的保密工作。
第二章國(guó)家秘密與保密守則
第五條國(guó)家秘密是關(guān)系國(guó)家的安全和利益,依照法定程序確定,在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。
國(guó)家秘密的密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。
第六條廳領(lǐng)導(dǎo)干部保密守則
一、不泄露黨和國(guó)家秘密。
二、不在無(wú)保密保障的場(chǎng)所閱辦、存放秘密文件、資料。
三、不擅自或指使他人復(fù)制、摘抄、銷(xiāo)毀或私自留存帶有密級(jí)的文件、資料。確因工作需要復(fù)印的,復(fù)印件應(yīng)按同等密級(jí)文件管理。
四、不在非保密筆記本或未采取保密措施的電子信息設(shè)備中記錄、傳輸和儲(chǔ)存黨和國(guó)家秘密事項(xiàng)。
五、不攜帶秘密文件、資料進(jìn)入公共場(chǎng)所或進(jìn)行社交活動(dòng)。特殊情況確需攜帶時(shí),須經(jīng)本單位保密部門(mén)或主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并由本人或指定專(zhuān)人嚴(yán)格保管。
六、不準(zhǔn)用無(wú)保密措施的通信設(shè)施和普通郵政傳遞黨和國(guó)家秘密。
七、不準(zhǔn)與親友和無(wú)關(guān)人員談?wù)擖h和國(guó)家秘密,管好身邊工作人員和配偶、子女。
八、不在私人通信及公開(kāi)發(fā)表的文章、著作、講演中涉及黨和國(guó)家秘密。
九、不在涉外活動(dòng)或接受記者采訪中涉及黨和國(guó)家秘密。確因工作需要涉及或提供黨和國(guó)家秘密的,應(yīng)事先報(bào)經(jīng)有相應(yīng)權(quán)限的機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。
十、不在出國(guó)訪問(wèn)、考察等外事活動(dòng)中攜帶涉及黨和國(guó)家秘密的文件、資料或物品;確因工作需要攜帶的,須按有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù),并采取嚴(yán)格的保密措施。
第七條工作人員保密守則
一、不該說(shuō)的國(guó)家秘密絕對(duì)不說(shuō),不該知道的絕對(duì)不問(wèn),不該看的絕對(duì)不看。
二、不準(zhǔn)私自或者在無(wú)保密保障的情況下,制作、收發(fā)、傳遞、使用、存放、銷(xiāo)毀國(guó)家秘密文件、資料和物品。
三、不準(zhǔn)攜帶國(guó)家秘密文件、資料和其他秘密載體參觀、游覽、探親訪友或者進(jìn)入其他公共場(chǎng)所。
四、不準(zhǔn)通過(guò)普通郵政傳遞屬于國(guó)家秘密的文件、資料和其他物品。
五、不準(zhǔn)在私人交往和通信中涉及國(guó)家秘密。
六、不準(zhǔn)向家屬、子女、親友及其他不應(yīng)知悉者談?wù)搰?guó)家秘密。
七、不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)搰?guó)家秘密。
八、不準(zhǔn)用無(wú)線電話及無(wú)保密措施的電話、電報(bào)、傳真、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等傳輸國(guó)家秘密。
九、不準(zhǔn)向國(guó)內(nèi)外公開(kāi)發(fā)行的報(bào)刊及電臺(tái)、電視臺(tái)投寄涉及國(guó)家秘密的文件、資料及圖文、聲像制品,或者在接受記者采訪、接待外賓時(shí)隨意涉及國(guó)家秘密。
十、不準(zhǔn)擅自攜帶國(guó)家秘密文件、資料和其他秘密載體出境或參加外事活動(dòng)。
十一、不準(zhǔn)擅自引帶境外人員到軍事禁區(qū)、國(guó)家規(guī)定不對(duì)外開(kāi)放的區(qū)域或者要害部位活動(dòng)。
十二、不準(zhǔn)向主管機(jī)關(guān)隱瞞自己或者他人的泄密行為。
第八條涉密人員對(duì)外交流保密守則
一、公開(kāi)的對(duì)外交流活動(dòng)不得涉及國(guó)家秘密。
二、在對(duì)外交流合作中,確需對(duì)外提供國(guó)家秘密的,要按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù),并要求對(duì)方承擔(dān)保密義務(wù)。
三、參加對(duì)外交流活動(dòng)不得攜帶國(guó)家秘密載體(包括載有國(guó)家秘密信息的便攜式計(jì)算機(jī)),因工作確需攜帶或向境外傳遞機(jī)密級(jí)、秘密級(jí)秘密載體的,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定辦理審批手續(xù),并采取切實(shí)可靠的保密措施;任何情況下,不得攜帶或向境外傳遞絕密級(jí)秘密載體。
四、談?wù)撋婕皣?guó)家秘密的事項(xiàng)要注意場(chǎng)合,防止被竊聽(tīng);不得在涉外公共場(chǎng)所及外方提供的場(chǎng)所談?wù)撋婕皣?guó)家秘密的事項(xiàng)。
五、不得在沒(méi)有保密措施的通訊工具中傳遞國(guó)家秘密;不得使用明碼或者未經(jīng)中央有關(guān)機(jī)關(guān)審查批準(zhǔn)的密碼傳遞國(guó)家秘密。
六、在境外遇到危及所攜帶的國(guó)家秘密載體安全的緊急情況時(shí),要立即銷(xiāo)毀所攜帶的秘密載體,并及時(shí)向本單位的保密工作部門(mén)報(bào)告。
第九條發(fā)生泄密問(wèn)題要及時(shí)采取補(bǔ)救措施,并立即向本單位保密工作部門(mén)報(bào)告。
發(fā)生泄密事件后,對(duì)有關(guān)責(zé)任人的追究按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第三章保密管理
第十條收發(fā)秘密公文、機(jī)要信件和涉密資料、刊物、音像制品等國(guó)家秘密載體,應(yīng)認(rèn)真登記、編號(hào),內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)應(yīng)嚴(yán)格履行交換手續(xù)。本廳機(jī)關(guān)秘密載體的日常管理由廳機(jī)要室負(fù)責(zé)。廳屬各單位應(yīng)設(shè)立機(jī)要室或?qū)Ｂ毴藛T負(fù)責(zé)本單位秘密載體的管理工作。
第十一條本廳機(jī)關(guān)國(guó)家秘密文件、資料由廳機(jī)要室統(tǒng)一收發(fā),并與非涉密文件分開(kāi),單獨(dú)保存。確因工作需要必須由處室或個(gè)人存放的,應(yīng)存入保險(xiǎn)柜并采取必要的保密措施。
第十二條機(jī)要人員領(lǐng)取保密文件,有關(guān)部門(mén)應(yīng)提供車(chē)輛保障。領(lǐng)取絕密文件和密碼電報(bào)應(yīng)實(shí)行二人護(hù)送制。
因工作需要借閱秘密公文(不含絕密級(jí)),應(yīng)履行手續(xù),妥善保管,及時(shí)退還,不經(jīng)批準(zhǔn)不得外借。
絕密級(jí)的國(guó)家秘密,符合上級(jí)部門(mén)批準(zhǔn)范圍內(nèi)的人員才能接觸。
第十三條涉密公文的翻印和復(fù)印須經(jīng)廳保密辦批準(zhǔn)。
絕密公文未經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn),不得翻印、復(fù)印,不得自行擴(kuò)大閱讀、使用范圍,不得對(duì)外泄露。密碼電報(bào)不得翻印、復(fù)制。領(lǐng)導(dǎo)在絕密文件和密碼電報(bào)上的批示,需要下級(jí)部門(mén)貫徹落實(shí)的,應(yīng)由工作人員另紙謄寫(xiě)批示原文。為說(shuō)明問(wèn)題,可以概括標(biāo)注原件標(biāo)題。
屬于國(guó)家秘密的復(fù)制件,應(yīng)采取與原件相同的登記、保管措施。復(fù)制件應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制單位的戳記。不準(zhǔn)擅自翻印、復(fù)印、錄制和摘記秘密公文。
復(fù)制屬于國(guó)家秘密的文件、資料和其他物品,或者摘錄、引用、匯編其屬于國(guó)家秘密的內(nèi)容,不得擅自改變?cè)拿芗?jí)。匯編涉及國(guó)家秘密的資料,應(yīng)經(jīng)廳保密辦審查,并按其中的最高密級(jí)確定匯編資料的密級(jí)。
第十四條秘密公文應(yīng)在辦公室或機(jī)要室閱讀。離退休領(lǐng)導(dǎo)因身體情況確需要在家閱讀的,應(yīng)有專(zhuān)人送閱、收回等保密措施,不得讓家屬和其他人員閱讀。
閱讀絕密級(jí)的秘密公文、資料必須在指定的符合保密要求的辦公場(chǎng)所進(jìn)行。
第十五條草擬公文時(shí),起草人應(yīng)依照國(guó)家有關(guān)部委和中央機(jī)關(guān)會(huì)同國(guó)家保密局制定的《國(guó)家秘密及其密級(jí)具體范圍的規(guī)定》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《保密范圍》),認(rèn)定是否屬于國(guó)家秘密。若屬于國(guó)家秘密,則要在擬文稿紙上提出秘密等級(jí)、保密期限等初步意見(jiàn),并注明定密依據(jù),而后按程序批準(zhǔn)確定。定密依據(jù)要注明《保密范圍》的文號(hào)和條款。對(duì)《保密范圍》未明確但又需要認(rèn)定密級(jí)的事項(xiàng),由廳保密辦依照規(guī)定,逐級(jí)申報(bào)有權(quán)確定該事項(xiàng)密級(jí)的上級(jí)保密工作部門(mén)確定。
涉及國(guó)家秘密的科技成果、地質(zhì)資料、測(cè)繪圖件等專(zhuān)業(yè)資料的定密工作,按照國(guó)家有關(guān)部門(mén)規(guī)定的《保密范圍》執(zhí)行。不能確定密級(jí)但又不宜公開(kāi)的我廳有關(guān)文件或?qū)I(yè)資料,按內(nèi)部文件和資料管理。
國(guó)家秘密的保密期限,除有特殊規(guī)定外,絕密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)三十年,機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)二十年,秘密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)十年。保密期限一般按最高期限確定。
秘密載體應(yīng)正確做出標(biāo)志(即密級(jí)★保密期限),并限定接觸范圍。
第十六條印制秘密公文應(yīng)在機(jī)關(guān)文印室,指定專(zhuān)人按規(guī)定份數(shù)印制,廢紙應(yīng)及時(shí)銷(xiāo)毀。
郵寄涉密文件、資料,應(yīng)按規(guī)定通過(guò)機(jī)要通信部門(mén)傳遞,或由專(zhuān)人領(lǐng)取,不準(zhǔn)托人代收、代轉(zhuǎn)。
第十七條加強(qiáng)傳真機(jī)管理,秘密公文不得通過(guò)普通傳真機(jī)傳輸。
做好利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息處理的保密工作。采用計(jì)算機(jī)或其他電子技術(shù)存儲(chǔ)、處理國(guó)家秘密的,必須采取保密技術(shù)措施。計(jì)算機(jī)及應(yīng)用系統(tǒng)的用戶(hù)密鑰及口令應(yīng)嚴(yán)格管理,不得向無(wú)關(guān)人員泄露,并切實(shí)做到口令定期更換。廳機(jī)關(guān)辦公室局域網(wǎng)應(yīng)與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)和其他公共信息網(wǎng)絡(luò)物理隔斷。在網(wǎng)上發(fā)布信息應(yīng)經(jīng)過(guò)保密審查,嚴(yán)禁在公共信息網(wǎng)站上發(fā)布、傳遞涉密信息及未經(jīng)批準(zhǔn)公布的內(nèi)部資料。
第十八條加強(qiáng)廳網(wǎng)站信息管理,網(wǎng)站發(fā)布的信息必須符合國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定,不得發(fā)布涉密信息。
下列信息不得在網(wǎng)站上發(fā)布:
一、尚未議定的信息。
二、廳機(jī)關(guān)內(nèi)部事務(wù)。
三、對(duì)外業(yè)務(wù)辦理的中間過(guò)程數(shù)據(jù)。
四、依據(jù)法律、法規(guī)或有關(guān)規(guī)定不得公開(kāi)的其他信息。
第十九條召開(kāi)具有屬于國(guó)家秘密內(nèi)容的會(huì)議和其他活動(dòng),經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)采取保密措施,并對(duì)參加人員進(jìn)行保密教育,規(guī)定具體要求。嚴(yán)禁擅自印發(fā)具有涉密內(nèi)容的會(huì)議文件,要求會(huì)后收回的文件應(yīng)全部收回。與會(huì)人員不得泄露會(huì)議內(nèi)容。需要向下級(jí)傳達(dá)的文件,應(yīng)按規(guī)定的范圍和內(nèi)容傳達(dá)。
第二十條各種秘密公文、資料、刊物應(yīng)定期清理、歸檔和清退、銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的秘密公文、資料、刊物必須造冊(cè)登記,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后送指定地點(diǎn)銷(xiāo)毀。嚴(yán)禁向廢品收購(gòu)部門(mén)出售資料、刊物及內(nèi)部公文等。作廢的公文草稿應(yīng)予銷(xiāo)毀,不準(zhǔn)作為垃圾處理。
第二十一條本廳工作人員上班時(shí)間外出時(shí)應(yīng)鎖門(mén),下班時(shí)清理桌面,公文入柜,關(guān)窗鎖門(mén),不準(zhǔn)把外來(lái)辦事的人員單獨(dú)留在辦公室,不準(zhǔn)帶與工作無(wú)關(guān)的人員到辦公室,不準(zhǔn)在辦公室留客住宿。
第二十二條本廳工作人員調(diào)動(dòng)工作和離崗、離職前,應(yīng)當(dāng)將所保管的秘密載體全部清退,并辦理移交手續(xù)。
第二十三條需要?dú)w檔的秘密載體,按照國(guó)家有關(guān)檔案法律法規(guī)歸檔。涉密檔案的查閱,須經(jīng)廳保密辦批準(zhǔn)。
第二十四條本廳各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員發(fā)現(xiàn)國(guó)家秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時(shí),應(yīng)當(dāng)立即采取補(bǔ)救措施并及時(shí)報(bào)告廳保密辦。
第二十五條對(duì)泄露國(guó)家秘密的本廳工作人員,除視情節(jié)輕重按照《保密法》及有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定進(jìn)行處理外,當(dāng)年不能評(píng)先和記功授獎(jiǎng)。
第四章保密制度
第二十六條機(jī)要文件管理制度
一、廳辦公室主任為機(jī)要文件管理第一責(zé)任人。
二、機(jī)要員要認(rèn)真履行職責(zé),嚴(yán)格遵守各項(xiàng)保密規(guī)定,確保文件閱讀規(guī)范、管理嚴(yán)格。
三、從交換員處接收到的機(jī)要文件要有交接手續(xù)。對(duì)收到的機(jī)要文件要及時(shí)分類(lèi)登記,加簽后送辦公室主任或受委托的副主任閱批,并按照閱批要求專(zhuān)卷送各位廳領(lǐng)導(dǎo)傳閱;當(dāng)日送閱的機(jī)要文件必須當(dāng)日收回,存放在保險(xiǎn)柜內(nèi),不得在機(jī)要室外過(guò)夜。
四、嚴(yán)格按照文件的發(fā)布層次和有關(guān)規(guī)定閱讀傳達(dá)機(jī)要文件,任何單位和個(gè)人不得擅自擴(kuò)大或縮小閱讀傳達(dá)范圍。
五、需要機(jī)關(guān)處室、直屬單位閱知、辦理的機(jī)要文件,須通知處室、單位主要負(fù)責(zé)人到機(jī)要室閱文。處室、單位需要借閱的機(jī)要文件,必須由正式職工登記簽字后方可借取,并要求其及時(shí)歸還。
六、嚴(yán)禁復(fù)制、匯編絕密級(jí)機(jī)要文件。從嚴(yán)控制復(fù)制、匯編機(jī)密、秘密級(jí)機(jī)要文件,確有需要的必須嚴(yán)格履行報(bào)批手續(xù)。復(fù)制、匯編發(fā)至市地師級(jí)以下的中央、省委文件,須報(bào)省委辦公廳批準(zhǔn)。
七、標(biāo)有密級(jí)的中央文件按年度進(jìn)行清退和銷(xiāo)毀。其他標(biāo)有密級(jí)的機(jī)要文件,按省委辦公廳通知要求進(jìn)行清退和銷(xiāo)毀。在每年完成上年度機(jī)要文件的清退、銷(xiāo)毀工作后,要將有關(guān)清退和銷(xiāo)毀情況寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告,經(jīng)第一負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)省委辦公廳。
八、銷(xiāo)毀機(jī)要文件必須嚴(yán)格履行審批登記手續(xù),由兩名以上機(jī)要人員到保密管理部門(mén)指定的單位監(jiān)督銷(xiāo)毀,確保文件不丟失、不漏銷(xiāo)。
九、任何個(gè)人不得私自銷(xiāo)毀、留存機(jī)要文件,未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自攜帶外出。
十、存儲(chǔ)機(jī)要文件的磁盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)按所存文件的最高密級(jí)管理。未經(jīng)批準(zhǔn),任何單位和個(gè)人不得將文件在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中存儲(chǔ)、傳輸。
第二十七條機(jī)要閱文室管理制度
一、凡閱文者須辦理閱文手續(xù)。
二、閱文者必須遵守保密紀(jì)律,確保黨和國(guó)家機(jī)密的安全。
三、愛(ài)護(hù)文件,不隨意亂劃、抽頁(yè)等,閱前當(dāng)面清點(diǎn),閱后要經(jīng)機(jī)要人員點(diǎn)收,并簽字。
四、不讓看的機(jī)要文件絕對(duì)不看,不該問(wèn)的機(jī)密絕對(duì)不問(wèn),不該說(shuō)的機(jī)密絕對(duì)不說(shuō),不在非保密本上記錄機(jī)密內(nèi)容。
五、保持室內(nèi)衛(wèi)生,為了確保安全,嚴(yán)禁在室內(nèi)抽煙。
六、嚴(yán)禁在室內(nèi)大聲喧嘩。
第二十八條機(jī)要文件辦理程序及要求
一、簽收:簽收機(jī)要文件時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)機(jī)要編號(hào),啟封后按發(fā)文通知單逐件清點(diǎn),重要文件逐頁(yè)清點(diǎn),若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)向發(fā)文機(jī)關(guān)查詢(xún)并采取相應(yīng)的處理措施。
二、登記:文件簽收后,按中央、國(guó)務(wù)院、省委、省政府分類(lèi)在收文登記簿和發(fā)文登記簿上登記,注明來(lái)文單位、發(fā)往單位、發(fā)文字號(hào)、文件標(biāo)題密級(jí)、緩急時(shí)限、份數(shù)、份號(hào)、收發(fā)時(shí)間等。
三、呈批:文件附上處理箋后,及時(shí)呈辦公室主任批示。
四、分發(fā):文件經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任批示后應(yīng)及時(shí)分發(fā),一般當(dāng)天分發(fā)完畢,并在收文登記簿上注明處理情況。對(duì)各單位機(jī)要文件的領(lǐng)取實(shí)行監(jiān)簽,以免錯(cuò)領(lǐng)和漏簽,每周還應(yīng)進(jìn)行一次檢查,每季度對(duì)發(fā)文情況進(jìn)行一次核對(duì)。
五、傳閱:嚴(yán)格按《機(jī)要文件傳閱制度》辦理。
六、回收:機(jī)要文件傳閱完畢后應(yīng)及時(shí)回收,核對(duì)后入柜,以備存檔;發(fā)往各單位的機(jī)要件,于次年3月底前回收完畢,并嚴(yán)格履行核對(duì)、簽字手續(xù)。
七、歸檔:機(jī)要文件的歸檔要齊全,分類(lèi)要準(zhǔn)確,并于次年4月底前完成。
八、銷(xiāo)毀:機(jī)要文件的銷(xiāo)毀要嚴(yán)格登記手續(xù),注明所銷(xiāo)文件的發(fā)文字號(hào)、份數(shù)及銷(xiāo)毀時(shí)間,由廳機(jī)要室集中銷(xiāo)毀。
九、清退機(jī)要文件,應(yīng)按照發(fā)文登記簿逐單位、逐份清點(diǎn),嚴(yán)格履行簽字手續(xù)。對(duì)超過(guò)清退期限的單位,及時(shí)督促,限期交回,省軍級(jí)文件按省委辦公廳要求,及時(shí)上交,并履行手續(xù)。
十、傳真電報(bào)和本廳秘密級(jí)以上文件,視同機(jī)要文件進(jìn)行管理。
第二十九條機(jī)要文件交接制度
一、機(jī)要交換員要在規(guī)定時(shí)間到省直機(jī)關(guān)交換站交換機(jī)要文件,按規(guī)定履行簽收手續(xù)。
二、交換文件工作人員不得遲到、缺席,如需請(qǐng)假要在交換前一天向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示,并安排好接替人員。
三、對(duì)交換回來(lái)的文件優(yōu)先處理機(jī)要文件,對(duì)機(jī)要文件的發(fā)文單位、編號(hào)、日期逐項(xiàng)逐份進(jìn)行登記后送至機(jī)要室,由機(jī)要員負(fù)責(zé)簽收。
四、機(jī)要文件不得在收發(fā)室停留,不得隨意拆封。
五、機(jī)要員外出,應(yīng)指定接收人員并通知機(jī)要交換員。機(jī)要交換員要將機(jī)要文件交指定人員簽收,不得隨意交其他人轉(zhuǎn)交。
第三十條機(jī)要文件收發(fā)登記制度
一、按發(fā)文通知單逐件核對(duì)包內(nèi)文件,重要文件逐頁(yè)查看。
二、嚴(yán)格收發(fā)登記,收文登記要注明來(lái)文單位、文件字號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)、收到時(shí)間;發(fā)文登記要注明文件字號(hào)、編號(hào)、發(fā)文時(shí)間;嚴(yán)格實(shí)行監(jiān)簽,杜絕漏簽現(xiàn)象,注意檢查郵封是否有破損。
三、中央、省委大范圍文件,按各單位固定文件順序號(hào)分發(fā);小范圍文件,應(yīng)視文件內(nèi)容提出分發(fā)意見(jiàn),然后報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后加印記、編號(hào)分發(fā)。
四、外發(fā)郵寄的機(jī)要件嚴(yán)格登記、編號(hào),并與外收發(fā)履行簽字手續(xù)。
五、嚴(yán)格遵守季度核文制度,防止出現(xiàn)問(wèn)題。
第三十一條機(jī)要文件傳閱制度
一、所有機(jī)要文件均應(yīng)先呈辦公室主任閱批,然后按批辦的范圍進(jìn)行傳閱,不得漏傳或自行擴(kuò)大范圍。
二、文件傳閱應(yīng)做到迅速、及時(shí)。急件(含傳真電報(bào))單件辦理,隨到隨辦,一辦到底。一般件在半月內(nèi)處理完畢。對(duì)需要具體落實(shí)的文件,應(yīng)先送主管領(lǐng)導(dǎo)提出落實(shí)意見(jiàn),再呈主要領(lǐng)導(dǎo)審閱。
三、若傳閱過(guò)程中黨組書(shū)記有批示意見(jiàn),應(yīng)及時(shí)按指示意見(jiàn)辦理。需要反饋結(jié)果的文件,應(yīng)及時(shí)催辦和反饋,并在文件上注明。
四、及時(shí)掌握文件走向,嚴(yán)禁文件在傳閱過(guò)程中失控,文件不得橫傳,文件收回后應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn),傳閱、辦理情況的記錄要完整清楚。
五、文件傳閱、辦理完后,應(yīng)分類(lèi)存入保險(xiǎn)柜,以備歸檔和利用。
第三十二條機(jī)要文件借閱制度
一、凡借閱文件者,持借閱證方可借閱,借閱時(shí)要嚴(yán)格履行登記手續(xù)。
二、查閱省軍級(jí)文件、絕密級(jí)文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在機(jī)要閱文室內(nèi)閱讀,一般不外借。
三、借閱人員不得私自復(fù)印、翻印文件或隨意摘錄文件內(nèi)容,不得在文件上涂改、勾畫(huà)。
四、借閱人員要愛(ài)護(hù)文件,妥善保密,確保安全。凡造成文件損壞、丟失者,按有關(guān)規(guī)定處理。
五、借閱文件應(yīng)按時(shí)歸還,并在《文件借閱登記簿》上注銷(xiāo)借閱手續(xù),注明歸還日期。
第三十三條機(jī)要文件清退、銷(xiāo)毀制度
一、當(dāng)年的機(jī)要文件應(yīng)在次年四月底前清退、銷(xiāo)毀完畢。
二、清退機(jī)要文件,應(yīng)按照發(fā)文登記簿逐單位、逐份清點(diǎn),嚴(yán)格履行簽字手續(xù)。省軍級(jí)文件按省委辦公廳要求,及時(shí)上交,并履行手續(xù)。
三、對(duì)超過(guò)清退期限的單位,及時(shí)督促,限期交回。
四、對(duì)丟失機(jī)要文件的單位,嚴(yán)格按照《保密法》規(guī)定,進(jìn)行嚴(yán)肅處理。
五、文件銷(xiāo)毀要嚴(yán)格清點(diǎn)、登記,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,實(shí)行二人監(jiān)銷(xiāo),定點(diǎn)銷(xiāo)毀,做到不漏銷(xiāo)、不誤銷(xiāo)。
第三十四條秘密載體銷(xiāo)毀程序
一、廳機(jī)關(guān)各處室每年3月底前將上年度擬銷(xiāo)毀的各類(lèi)秘密載體(包括以文字、數(shù)據(jù)、符號(hào)、圖形、圖像、聲音等方式記載秘密信息的紙介質(zhì)、磁介質(zhì)、光盤(pán)等)整理送廳機(jī)要室。
二、廳機(jī)要室對(duì)擬銷(xiāo)毀的秘密載體審核、登記并填報(bào)《秘密載體清理登記表》。
三、廳辦公室主任對(duì)擬銷(xiāo)毀的各類(lèi)秘密載體審批并簽署意見(jiàn)。
四、廳辦公室機(jī)要人員將擬銷(xiāo)毀的各類(lèi)秘密載體送交省國(guó)家保密局銷(xiāo)毀中心,同時(shí)報(bào)送《秘密載體清理登記表》。
五、所有登記、送交、銷(xiāo)毀的各種手續(xù)及時(shí)存檔備查。
第三十五條保密要害部門(mén)、部位保密管理制度
一、保密要害部門(mén)、部位要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和程序確定,實(shí)行“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則,做到嚴(yán)格管理、責(zé)任到人、嚴(yán)密防范、確保安全。
二、保密要害部門(mén)應(yīng)是機(jī)關(guān)使用和管理國(guó)家秘密的最基層的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)。保密要害部位應(yīng)是集中制作、存儲(chǔ)、保管?chē)?guó)家秘密載體的最直接的專(zhuān)用、獨(dú)立、固定場(chǎng)所。
三、廳保密委員會(huì)應(yīng)根據(jù)情況變化適時(shí)對(duì)保密要害部門(mén)、部位做出調(diào)整,并按要求報(bào)相應(yīng)保密工作部門(mén)確認(rèn)或備案。
四、定期檢查保密要害部門(mén)、部位的保密管理和保密技術(shù)防范情況;定期對(duì)保密環(huán)境和涉密載體進(jìn)行檢查,解決存在問(wèn)題,及時(shí)消除泄密隱患。
五、保密要害部門(mén)、部位工作人員上崗前,應(yīng)由單位進(jìn)行涉密資格審查;新錄用、調(diào)入的工作人員,應(yīng)在上崗前接受保密教育和培訓(xùn)。
六、保密要害部門(mén)、部位使用涉密計(jì)算機(jī)、涉密電磁介質(zhì)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定;保密要害部門(mén)、部位秘密載體應(yīng)在安全可靠的設(shè)備中保存,并明確管理責(zé)任人,采取嚴(yán)格的管理措施。
第三十六條保密要害部門(mén)、部位主要負(fù)責(zé)人職責(zé)
一、確保國(guó)家秘密的絕對(duì)安全。
二、結(jié)合本部門(mén)、部位的實(shí)際,制定具體的保密管理制度和防范措施。
三、與所屬工作人員簽訂保密責(zé)任書(shū),建立崗位責(zé)任制,把保密責(zé)任落實(shí)到人。
四、定期進(jìn)行保密教育,使所屬工作人員增強(qiáng)保密意識(shí),掌握必備的保密知識(shí)和技能。
五、對(duì)所屬工作人員辭職、調(diào)動(dòng)、因私出國(guó)(境)申請(qǐng)?zhí)岢鲆庖?jiàn)。
六、對(duì)所屬工作人員執(zhí)行保密制度、遵守保密紀(jì)律的情況進(jìn)行監(jiān)督、考核。
七、定期對(duì)保密環(huán)境和涉密載體進(jìn)行檢查,及時(shí)消除泄密隱患。
第五章附則
第三十七條本規(guī)定由廳保密辦負(fù)責(zé)解釋。
第三十八條本規(guī)定自印發(fā)之日起施行。
紀(jì)要。紀(jì)要主要是記載會(huì)議主要精神和議定事項(xiàng)的公文。會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)。
一是具有特定的記載對(duì)象、記載內(nèi)容，可以反映取得一致意見(jiàn)的內(nèi)容，也可以反映未取得一致意見(jiàn)的內(nèi)容。
二是具有較強(qiáng)的提煉和擇要功能，會(huì)議紀(jì)要不同于會(huì)議記錄，不是對(duì)會(huì)議的所有內(nèi)容的機(jī)械記錄，而是對(duì)會(huì)議內(nèi)容加以整理和提煉，擇其精華和主要精神予以紀(jì)之，以突出“要”字。
三是具有慣用的稱(chēng)呼用語(yǔ)，通常采用第三人稱(chēng)，段首慣用“會(huì)議認(rèn)為”“會(huì)議提出”“會(huì)議決定”“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”“會(huì)議號(hào)召”等。
寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要須注意的問(wèn)題。
一是善于正確集中會(huì)議討論的意見(jiàn)，多方了解各種意見(jiàn)，既要反映多數(shù)人的意見(jiàn)，也要反映少數(shù)人的正確的意見(jiàn)，并須經(jīng)過(guò)與會(huì)人員的反復(fù)討論修改，取得與會(huì)人員的同意后，方可發(fā)出。
二是突出會(huì)議中心和要點(diǎn)，做到重點(diǎn)突出、主題明確。
三是條理化，對(duì)會(huì)議討論的問(wèn)題和意見(jiàn)分類(lèi)別、分層次、分順序地加以歸納，使人們看后能夠把握要領(lǐng)，便于記憶和落實(shí)。
【溫馨提示】會(huì)議議定事項(xiàng)作廢通知和會(huì)議紀(jì)要作廢的問(wèn)題，以上的文章解決了您的問(wèn)題嗎？部分內(nèi)容來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢(xún)。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議會(huì)場(chǎng)，青島會(huì)議酒店，青島會(huì)議接送，青島會(huì)議服務(wù)，青島會(huì)議用車(chē)，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。
本文標(biāo)題：會(huì)議議定事項(xiàng)作廢通知，會(huì)議紀(jì)要作廢